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Erschienen in EasyLinux 01/2005   »   Ausgabe bestellen

Etiketten in OpenOffice drucken

Nette Etiketten


Die Weihnachtszeit ist traditionell auch mit Briefeschreiben verbunden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit OpenOffice Adress- und Geschenketiketten drucken, damit Sie möglichst wenig von Hand schreiben müssen.

von Marcel Hilzinger

Bestimmt waren auch Sie schon mit der Aufgabe konfrontiert, an mehrere Bekannte einen Brief schreiben zu müssen. Möchten Sie dabei auf jedem Brief den Adressaten mit Namen benennen, hilft Ihnen die Seriebrief-Funktion von OpenOffice, die wir in der Ausgabe 12/2004 kurz vorstellten. Mit wenig Mehraufwand nimmt Ihnen OpenOffice auch das Beschriften der Briefumschläge ab. Sie brauchen dazu lediglich Selbstklebe-Etiketten vom Papierladen und diesen Artikel.

Datenquelle erstellen

Um Etiketten zu drucken benötigen Sie eine OpenOffice Tabelle oder eine andere Datenbankquelle, die Ihre Adressen enthält (siehe Abbildung 1). Öffnen Sie dazu ein neues Tabellendokument und legen Sie mindestens folgende Spalten an: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort. Danach tragen Sie in der zweiten Zeile Ihre Bekannten ein und speichern Ihre Tabelle unter einem beliebigen Namen.

Abb. 1: So könnte Ihre Beispieltabelle aussehen.

Jetzt soll OpenOffice diese Tabelle als Datenquelle verwenden. Drücken Sie [F4] oder öffnen Sie den entsprechenden Dialog über Ansicht / Datenquellen, erscheint über dem aktuellen Dokument das Datenquellenfenster. In der Grundeinstellung beinhaltet OpenOffice bereits eine Datenbank für Literatureinträge mit dem Namen Bibliography. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Eintrag und wählen Sie Datenquellen verwalten... erscheint das auf Abbildung 2 zu sehende Dialogfenster.

Abb. 2: In diesem Dialogfenster verwaltet OpenOffice seine Datenquellen.

Klicken Sie hier auf Neue Datenquelle und wählen Sie anschließend unter Datenbanktyp den Eintrag Tabellendokument aus. Um die neu erstellte Beispieltabelle hinzuzufügen drücken Sie mit der Maus auf das Symbol hinter dem Textfeld Datenquellen-URL und wählen dann das entsprechende Dokument aus. Schließlich geben Sie der Datenquellen einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel Adressbuch. Sind Sie mit den Einstellungen fertig, sieht das Dialogfenster wie in Abbildung 3 aus. Klicken Sie nun auf OK zeigt OpenOffice unter den Datenquellen nebst der Bibliography auch das Adressbuch an.

Abb. 3: Mit diesen Einstellungen errichten Sie aus einem Tabellendokument eine Datenquelle.

Etiketten einrichten

Ist die Datenquelle fertig, starten Sie über Datei / Neu / Etiketten den Dialog zum Erstellen von verschiedenen Etiketten (siehe Abbildung 4). Hier wählen Sie unter Datenbank den Eintrag für das Adressbuch aus und unter Tabelle das entsprechende Spreadsheat (in der Regel Tabelle1) . Danach klicken Sie auf die Liste Datenbankfeld und fügen nach der Auswahl die einzelnen Felder über das Pfeil-Symbol ins Aufschrift-Feld ein. Um die einzelnen Felder bereits entsprechend Anzuorden, benutzen Sie die [Enter]- und die Leertaste.

Abb. 4: In diesem Dialog legen Sie fest, welche Datenbankfelder auf das Etikett kommen.

Nun suchen Sie sich über Marke und Typ die richtigen Etiketten aus. Finden Sie Ihre Etiketten nicht, wählen Sie unter Typ den Eintrag [Benutzer] und stellen dann auf dem Reiter Format die entsprechenden Werte ein. Schließlich wechseln Sie auf den Reiter Zusätze und wählen die Option Inhalte synchronisieren an. Ist die Option aktiv, lassen sich die Einstellungen an einer Etikette auf alle weiteren übertragen. Sind Sie mit den Einstellungen fertig, erstellt OpenOffice die Etiketten über einen Klick auf Neues Dokument (siehe Abbildung 5).

Auf dem Dokument sind zunächst nur die Platzhalter zu sehen, die konkreten Daten noch nicht. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit, einen anderen Schrifttypen einzustellen oder die Anordnung der Felder zu ändern. Beachten Sie bei der Schriftgröße, dass die tatsächlichen Werte oft mehr Platz einnehmen, als die Platzhalter. Sieht Ihr erstes Etikett so aus, wie Sie auch alle weiteren haben möchten, klicken Sie auf Etiketten synchronisieren. Spätestens jetzt sollten Sie Ihr Dokument speichern.

Abb. 5: Ist das erste Etikett fertig, passt Etiketten synchronisieren automatisch alle weiteren an.

Zum Drucken der Etiketten wählen Sie Datei / Drucken. OpenOffice fragt darauf, ob Sie einen Serienbrief drucken möchten. Klicken Sie auf Ja und im Seriendruck-Dialog auf OK. Jetzt erscheint der Druckerdialog. Hier lohnt es sich, die Etiketten zunächst mit Hilfe des KPrinters in eine PDF-Datei zu drucken, damit Sie diese noch auf Fehler hin überprüfen können. Sind Sie sich sicher, wählen Sie einfach den entsprechenden Drucker aus, und klicken auf OK. OpenOffice fügt dann während dem Druck die Datensätze auch in die Datei ein. Möchten Sie nachträglich noch Datensätze zum Tabellendokument hinzufügen, müssen Sie OpenOffice neu starten, damit die Änderungen wirksam werden.

Adressen importieren

Gerade bei Adressen bietet es sich an, ein bestehendes Adressbuch als Datenquelle zu verwenden. Am einfachsten geht dies, wenn Sie Ihre Adressen im Mailprogram von Mozilla speichern. Um diese Adressen OpenOffice zugänglich zu machen starten Sie über Datei / AutoPilot / Adress-Datenquelle den Adress-Wizzard und wählen als Typ des externen Adressbuches Mozilla/Netscape. Nach einem Klick auf Weiter geben Sie der Datenquelle einen aussagekräftigen Namen und klicken dann auf Fertig stellen. Jetzt sollten Ihre Mozilla-Kontakte über [F4] erreichbar sein und Sie können damit wie oben beschrieben Etiketten erstellen.

Benutzen Sie das KDE-Adressbuch, müssen Sie zuerst Ihre Kontakte in ein für OpenOffice verständliches Format exportieren. Wählen Sie dazu im KDE-Adressbuch den Menüpunkt Datei / Exportieren / CVS-Liste exportieren... aus. Bestimmen Sie nun im Fenster Auswahl der zu exportierenden Kontakte, welche Adressen Sie exportieren möchten. Sind es alle, klicken Sie einfach auf OK. Darauf erscheint ein Dateimanager-Fenster, in dem Sie auswählen können, wo Kaddressbook die Datei speichern soll. Wählen Sie das entsprechende Verzeichnis aus und klicken Sie auf Speichern. Möchten Sie lieber einen eigenen Namen für die Datei, ändern Sie unter Adresse: noch den vorgegebenen Dateinamen.

Starten Sie nun in OpenOffice den Adress-Wizzard über Datei / AutoPilot / Adress-Datenquelle wählen Sie andere externe Datenquelle. Nach einem Klick auf Weiter / Einstellungen erscheint das Dialogfenster Adress Datenquelle anlegen (siehe Abbildung 6).

Abb. 6: In diesem Dialog richten Sie eine externe Adress-Datenquelle ein.

Wählen Sie unter Datenbanktyp den Eintrag Text aus und geben Sie der Datenquelle einen Namen (zum Beispiel KDE-Adressen). Klicken Sie nachher auf das Symbol hinter dem Textfeld Datenquellen-URL und wählen Sie das Verzeichnis aus, wohin Sie Ihre KDE-Adressen exportiert haben. Klicken Sie nun auf den Reiter Text und wählen Sie als Feldtrenner ,, als Tausendertrennzeichen ' (Hochkommata) und unter Erweiterung den Eintrag csv. Klicken Sie nun auf den Reiter Tabellen, sehen Sie alle Dateien mit der Endung *.csv, die sich in dem von Ihnen augewählten Verzeichnis befinden. In der Regel ist das nur Ihr exportiertes Adressbuch. Klicken Sie nun auf OK gelangen Sie zum Punkt Feldzuordnung (siehe Abbildung 7). Hier wählen Sie aus, welchen Eintrag des KDE-Adressbuches OpenOffice für welches Feld verwenden soll. Mit einem Klick auf das entsprechende Rollmenü ordnen Sie die einzelnen Felder zu. Sehen Sie im Rollmenü keine Einträge oder nur einen einzigen, sehr langen Eintrag, müssen Sie nochmals zurück zu dem auf Abbildung 6 zu sehenden Dialog und über den Reiter Text einen anderen Feldtrenner einstellen. Sind die Einstellungen in Ordnung klicken Sie auf Fertig stellen. Sie finden nun die neue Datenquelle über [F4].

Abb. 7: In diesem Dialog bestimmen Sie welches Feld welche Inhalte enthält.

Eigene Vorlagen erstellen

Gerade in der Weihnachtszeit möchten Sie vielleicht auch mal was in Farbe drucken, zum Beispiel Etiketten für Geschenkpackungen oder für selbstgekochte Marmelade. Dazu eignen sich die fertigen OpenOffice-Vorlagen oft nicht, eigene zu erstellen ist aber auch nicht schwer. Öffnen Sie ein neues Textdokument und stellen Sie über Format Seite die Seitenränder auf 0,0cm ein. Nach dem Bestätigen über OK weist Sie OpenOffice.org darauf hin, dass Ihr Drucker wahrscheinlich nicht die ganze Seite bedrucken kann. Übernehmen Sie die Einstellungen trotzdem.

Jetzt müssen Sie sich entscheiden, wie groß Ihre Etiketten werden sollen. Optimalerweise nehmen Sie eine Größe, die sich durch das A4-Seitenformat (21 x 29,7 cm) teilen lässt, Sie können aber auch ein beliebiges Maß wählen. Möchten Sie zum Beispiel 4 x 4 cm große Etiketten erstellen, dann fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten (5 x 4cm = 20cm) und 7 Zeilen (7 x 4cm = 28cm) ein. Wählen Sie dazu Einfügen / Tabelle und geben Sie die entsprechenden Werte unter Tabellengröße ein. Da alle Etiketten gleich aussehen sollen, benötigt die Tabelle keine Überschrift. Klicken Sie deshalb auf das entsprechende Feld, um die Option abzuwählen (siehe Abbildung 8).

Abb. 8: Eigene Etiketten lassen sich am einfachsten über eine Tabelle herstellen.

Markieren Sie nun die gesamte Tabelle mit [Strg]+[A] und wählen Sie dann Format / Tabelle. Auf dem Reiter Tabelle wählen Sie unter Ausrichtung die Option Zentriert. Danach wechseln Sie auf den Reiter Spalten, wählen die Option Spalten gleichmäßig ändern an und setzen im ersten Feld die Spaltenbreite auf 4,00cm (siehe Abbildung 9). Nach einem Klick auf das zweite Feld ändert OpenOffice die übrigen Spalten automatisch. Möchten Sie die Tabellenumrahmung später als Hilfslinie für das Ausschneiden der Etiketten verwenden, wechseln Sie auf den Reiter Umrandung und stellen unter Linie die Farbe auf Hellgrau oder Grau 20% ein. Möchten Sie gar keine Linien auf dem Ausdruck haben, wählen Sie als Stil Keine. Nach einem Klick auf OK gelangen Sie zum Dokument zurück. Die Tabelle sollte nun in der Blattmitte zentriert sein.

Abb. 9: OpenOffice passt Tabellen automatisch der Seitenbreite an. Hier ändern Sie diese Einstellungen.

Jetzt gilt es noch die Höhe der einzelnen Zeilen anzupassen. Markieren Sie dazu nochmals die gesamte Tabelle mit [Strg]+[A] und wählen Sie dann Format / Zeile / Höhe. Geben Sie als Wert 4,00cm ein, entfernen Sie die Markierung vor der Option dynamisch anpassen. Das Verhindert, dass OpenOffice eine Zelle (ein Etikett) automatisch vergrößert. Nach einem Klick auf OK ist Ihre Schablone fast fertig. Da die meisten Drucker den Blattanfang nur sehr schwer bedrucken, sollten Sie die eingestellten Seitenränder jetzt wieder korrigieren. Im Beispiel bleiben 1,7 cm für oben und unten übrig. Wählen Sie deshalb nochmals Format / Seite und stellen Sie die Seitenränder oben auf 1,00cm. Bei anderen Etikettgrößen müssen Sie die Werte dementsprechend anpassen.

Spätestens jetzt sollten Sie das Dokument als Vorlage speichern. Klicken Sie dazu auf Datei / Speichern unter und wählen Sie dann als Dateityp OpenOffice.org 1.0 Text Document Template (.stw) aus. Schliessen Sie nun das Dokument und öffnen Sie es bitte erneut über Datei / Öffnen. OpenOffice erzeugt nun ein neues Dokument mit dem Titel Unbekannt1 auf Grund Ihrer Vorlage. Möchten Sie anstelle eines neuen Dokumentes die Vorlage nochmals bearbeiten (etwa weil ihnen ein Fehler unterlaufen ist), müssen Sie die Datei über Datei / Dokumentvorlage / Bearbeiten... öffnen. Wie Sie Dokumentvorlagen verwalten, ist weiter unten beschrieben.

Farbe ins Spiel

Nun gestalten Sie die erste Zelle so, wie Sie auch die übrigen gerne hätten. Um eine Grafik einzufügen wählen Sie Einfügen / Grafik / Aus Datei..., und klicken dann doppelt auf das entsprechende Bild. Für Etiketten der Größe 4 x 4 cm eignen sich zum Beispiel die Icons unter /opt/kde3/share/icons (SuSE Linux) respektive /usr/share/icons/hicolor (Mandrake Linux und Fedora Core 2) in der Größe 64x64 oder 128x128. Nach dem Einfügen der Grafik klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf das Bild (es kriegt dann einen Rahmen mit grünen Vierecken), dann mit der rechten, und wählen aus dem Kontextmenü Verankerung / Als Zeichen. Nun fügen Sie den gewünschten Text ein, zum Beispiel Dieses Geschenk ist für NAME. Fröhliche Weihnachten! (siehe Abbildung 10a). Anstelle von Name fügen Sie nun das entsprechende Datenbankfeld ein.

Abb. 10a: So sehen die Weihnachtsetiketten in der Rohfassung aus.

Abb. 10b: Mit den Feldbefehlen überprüfen Sie, ob die Felder korrekt eingefügt wurden.

Wählen Sie dazu Einfügen / Feldbefehl / Andere.... Unter dem Reiter Datenbank finden Sie Ihre Datenbanken. Wählen Sie als Feldtyp zunächst das Seriendruckfeld aus, dann unter Datenbankauswahl das entsprechende Feld (siehe Abbildung 11). Klicken Sie auf Einfügen, wählen Sie anschließend Nächster Datensatz und klicken Sie dann erneut auf Einfügen. Damit druckt OpenOffice nicht den ganzen Bogen mit demselben Vornamen, sondern wählt immer den nächsten Datensatz. Überprüfen Sie nun mit Ansicht / Feldbefehle, ob beide Einträge vorhanden sind (siehe Abbildung 10b).

Abb. 11: Hier fügen Sie das entsprechende Datenbankfeld ein.

Schalten Sie dann die Feldbefehl-Ansicht wieder aus und markieren Sie die erste Zelle (inklusive Bild) mit der Maus. Drücken Sie nun hintereinander [Strg]+[C], [Strg]+[A] und [Strg]+[V] (die [Strg]-Taste müssen Sie dazu nicht loslassen) fügt OpenOffice die erste Zelle in alle übrigen ein -- fertig. Das Drucken erfolgt wie oben über Datei / Drucken. OpenOffice fragt, ob Sie einen Serienbrief drucken möchten. Klicken Sie auf Ja und im nächsten Fenster auf OK, erscheint der Druckdialog. Hier wählen Sie wieder Ihren Drucker oder KPrinter, um zuerst in eine PDF-Datei zu drucken.

Möchten Sie von einem Etikett (zum Beispiel für Ihre Freundin oder Ihren Freund) mehrere Exemplare Drucken lassen Sie einfach den Eintrag Nächster Datensatz so lange weg, wieviele Exemplare Sie drucken möchten. Natürlich lassen sich auch Schrifttyp und Schriftfarbe für jedes Etikett beiliebig einstellen. Das fertige Resultat sieht dann wie in Abbildung 12 aus.

Abb. 12: So sieht das fertige Dokument aus. Sie müssen es nur noch Drucken und die Etiketten ausschneiden.

OpenOffice Extras

Reichen die internen Vorlagen nicht aus, lohnt sich für Standard-Anwendungen wie CD-oder VHS-Hüllen auch ein Blick auf http://ooextras.sf.net. Hier stehen unter Labels Zahlreiche Etiketten-Vorlagen zum Download bereit, unter Anderem auch für Avery CD-Labels. Um die Vorlagen den OpenOffice-Vorlagen hinzuzufügen, wählen Sie Datei / Dokumentvorlage / Verwalten. Im neuen Dialogfenster (siehe Abbildung 13) wählen Sie rechts die entsprechenden Kategorie aus. Um eine neue Kategorie zu erstellen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Ordner und wählen dann Neu. Daraufhin legt OpenOffice einen neuen Vorlagenordner mit Namen Unbenannt an. Um ihm einen passenden Namen zu geben, müssen Sie gleich nach dem Anlegen des Ordners den neuen Namen eintippen, erst dann [Return] drücken. Ein späteres umbenennen des Ordners ist nicht möglich.

Abb. 13: Über dieses Dialogfenster lassen sich neue Vorlagen hinzufügen.

Um eine Vorlage dem Ordner hinzuzufügen klicken Sie auf Befehle und wählen den Punkt Vorlage importieren... aus. Die hinzugefügten Vorlagen öffnen Sie dann in OpenOffice über Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente.

Ganz leich lassen sich auch Selbstklebe-Etiketten mit Ihrer eigenen Adresse drucken. Wählen Sie dazu Datei / Neu / Etiketten und klicken Sie auf dem Reiter Etiketten den Eintrag Adresse an. OpenOffice fügt nun Ihre Adresse ein, und nach einem Klick auf Neues Dokument sind Ihre Adress-Etiketten fertig. Das Programm greift dazu auf die Angaben unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Benutzerdaten zurück. Bleiben deshalb nach dem Anklicken von Adresse die Felder leer, überprüfen Sie bitte, ob Sie Ihre Benutzerdaten in OpenOffice eingetragen haben. (mhi)

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