Outlook-Klon

von Inga Rapp

Evolution sorgt dafür, dass Outlook-User sich auch unter Linux wie zu Hause fühlen können. Wer E-Mail, Adress- und Terminverwaltung gern in einer Hand hat, für den lohnt sich ein Blick auf Evolution. Wir beschreiben die ersten Schritte.

Wozu viele einzelne Programme benutzen, wenn eines alles kann? Das ist das Motto von Evolution: Nicht nur mailen, sondern auch Adressen und Termine verwalten, die neuesten Nachrichten abrufen und das aktuelle Wetter in den entferntesten Regionen der Welt anzeigen kann das Outlook nachempfundene Programm aus der Open-Source-Software-Schmiede Ximian.

Unter Red Hat ist Evolution das Standard-Mail-Programm, Sie rufen es daher einfach über das Mail-Symbol in der Kontroll-Leiste oder über den Eintrag Internet/Email im K-Menü auf.

SuSE-Nutzer, die einen Blick auf Evolution werfen wollen, müssen das Programm zuerst nachinstallieren, da es nicht in der Standard-Software-Auswahl dabei ist. Dies geht am schnellsten über das Work-Menü in der Kontrollleiste: Wählen Sie Administration/Software nachinstallieren/Internet/Kommunikation/Ximian-Evolution. Nach der Eingabe des Root-Passworts startet das Software-Installationsmodul von YaST. Legen Sie die CD 2 ein. YaST installiert die zum Betrieb von Evolution nötigen Software-Pakete. Evolution greift auf viele Programme der Desktop-Umgebung GNOME zurück; wenn Sie bisher keine GNOME-Programme verwendet haben, kann die Installation daher recht umfangreich sein. Danach müssen Sie sich einmal aus- und wieder einloggen, damit das System einige für Evolution wichtige Einstellungen auf den neuesten Stand bringt. Anschließend starten Sie Evolution über den Menüpunkt Internet/Kommunikation im K-Menü.

Konfiguration

Beim ersten Start von Evolution begrüßt Sie der hauseigene Assistent, der Sie in wenigen Schritten durch die Konfiguration führt. Im ersten Dialog stellen Sie den Namen, der auf ausgehenden E-Mails erscheinen soll, und Ihre E-Mail-Adresse ein.

Nach dem Klick auf Weiter fragt der Assistent, welche Art von Posteingangs-Server Sie benutzen. In den meisten Fällen ist POP oder IMAP die richtige Antwort (siehe Kasten 1 und Abbildung 1). Genauere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Internet Service Provider (ISP). Der verrät auch den exakten Namen des Servers. Diesen tragen Sie in Evolution unter dem Stichwort Rechner ein.

Abb. 1: Der POP-Server ist für den Mailempfang zuständig

Im Feld Benutzername tragen Sie den Namen ein, mit dem Sie sich bei Ihrem Mail-Provider anmelden. Wenn Ihr Provider Verschlüsselung beim Mail-Empfang anbietet, können Sie zusätzlich die Checkbox Sichere Verbindung (SSL) verwenden markieren. Ein Klick auf Weiter bringt Sie zur nächsten Seite des Einstellungsassistenten.

Die Karte Erhalten von E-Mail fragt nach dem Abholungsintervall und der Nachrichtenspeicherung. Hier definieren Sie den Zeitabstand, der zwischen zwei neugierigen Blicken auf den Mail-Server liegen soll. Diese Option sollten Sie jedoch nur aktivieren, wenn eine ständige Anbindung ans Internet besteht.

Kopien der erhaltenen Mails sicherheitshalber auf dem Server zu lassen, kann sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise den Umstieg erst einmal proben wollen und Ihre Mails noch mit einem weiteren Mail-Programm, z. B. unter Windows, abrufen. Eines der verwendeten Programme sollte jedoch dafür zuständig sein, auf dem Server liegende Mails zu löschen, damit das Postfach nicht überquillt und der Server für Sie keine Mails mehr annimmt.

Analog zur POP-Dialogbox nehmen Sie die Eingaben zum Versand vor. Unter Rechner tragen Sie den Postausgangs-Server, den SMTP-Server, ein. Anschließend geben Sie in der folgenden Dialogbox dem gerade konfigurierten Zugang noch einen Namen.

Zuletzt muss noch die Zeitzone eingestellt werden, in der sich der Computer befindet. Für deutsche User ist die Einstellung Europa/Berlin die richtige. Allerdings hat die sich in der Liste sehr weit unten versteckt. Um sich das Scrollen im Menü zu sparen, klicken Sie einfach in der dargestellten Weltkarte auf Deutschland.

Falls Sie sich im Assistenten irgendwo vertippt haben, finden Sie die gerade getroffenen Einstellungen (und einiges mehr) später im Menü Werkzeuge/Einstellungen wieder.

Danach ist es so weit: Evolution zeigt sich in vollem Gewand! Die Oberfläche erinnert stark an den großen Bruder Outlook aus dem Hause Microsoft. Wer schon einmal mit Outlook gearbeitet hat, wird sich hier schnell zurecht finden. Der Reiter Zusammenfassung präsentiert kompakt alles im Überblick: den Inhalt der Mailboxen, Termine, Aufgaben, unter Red Hat die neuesten Software-Nachrichten -- und das aktuelle Wetter von Boston (siehe Abbildung 2).

Abb. 2: Evolution -- Heimat für ehemalige Outlook User

Wenn Sie der wolkenlose Himmel über Boston relativ kalt lässt, solange es in Oberpfaffenhofen aus Kübeln gießt, ist auch das schnell angepasst: Über das Menü Werkzeuge/Einstellungen der Zusammenfassung konfigurieren Sie die Zusammenstellung, die Evolution beim Start präsentiert. Im Reiter Wetter klickt man sich in der Baumstruktur links zur nächstgelegenen deutschen, österreichischen oder schweizerischen Wetterstation durch und nimmt sie mit Hinzufügen in die Anzeige auf.

Nun sind die wichtigsten Einstellungen getätigt, die erste Test-Mail ist fällig. Zur Abteilung Mail kommen Sie über das Symbol Eingang in der Leiste links.

Ein Klick auf Datei/Neu/Nachricht verschicken oder den Button Neue Nachricht in der Symbolleiste bringt das E-Mail-Formular ans Tageslicht (siehe Abbildung 3). Klickfaule Menschen können auch einfach die Tastenkombination [Strg-N] benutzen.

Abb. 3: Geschafft -- die erste Test-Mail kann auf die Reise gehen!

Im Feld An: wird der glückliche Empfänger eingetragen; der Betreff teilt mit, worum es geht. Die eigentliche Nachricht wird wie üblich im Textfeld eingetragen. Je nach Lust und Laune kann man auch eine Signatur anhängen. Wenn nichts besonderes definiert worden ist, nimmt Evolution automatisch die eigene E-Mail-Adresse. Im Gegensatz zu seinem Vorbild Outlook trennt es die Signatur richtig ab.

Ein beherzter Klick auf Abschicken befördert die kleine Mail in die große weite Welt des Internets. Mit etwas Glück ist sie schon ein paar Sekunden später abrufbar. Der Button Verschicken/Empfangen erledigt wie bei Outlook beide Aufgaben automatisch in einem.

Importeur

Früher oder später stellt sich der Wunsch ein, alte E-Mails und das Adressbuch aus Outlook zu importieren. Hierbei hilft der Menüpunkt Datei/Importieren.

Auch an dieser Stelle steht Ihnen wieder ein Assistent, der "Evolution-Importdruide", zur Seite (siehe Abbildung 4). Evolution kann E-Mails im von vielen Mail-Programmen verwendeten mbox-Format und aus Outlook Express bis Version 4 importieren. Schade nur, dass kaum jemand noch OE 4 verwendet -- 5 oder 6 sind aktuell... Doch auch diese proprietären Formate lassen sich mit einem kleinen Trick nach Evolution transportieren: Importieren Sie dazu Ihr Outlook-Mailarchiv in ein Mail-Programm, das mit diesem Format umgehen kann, selbst aber das mbox-Format zum Speichern verwendet, z. B. Mozilla, Netscape oder Eudora. Anschließend importieren Sie die Dateien in Evolution.

Über das LDAP-Format lässt sich das Outlook-Adressbuch in Evolution einlesen. Auch die vCards, eine Art elektronischer Visitenkarte Microsoftscher Art, würde Evolution gerne einlesen. Leider klappt gerade das nur bedingt, so dass Ausdrucken und Abtippen -- also Handarbeit -- sicherlich die nervenschonendere Variante ist.

Abb. 4: Windows-Mail-Archive finden ihren Weg nach Evolution

Richtig abgelegt

Nicht jeder hat gerne tausende von E-Mails in seinem Posteingang. Auf Dauer geht dabei der Überblick verloren. Wie die meisten gängigen Mail-Programme kann auch Evolution mit einer hierarchischen Ordnerstruktur umgehen.

Es gibt zwei Wege, einen neuen Ordner anzulegen. Der eine führt über das Menü Datei/Neu/Ordner. Der andere Weg besteht in einem Rechtsklick auf den Ordner, dem ein weiterer Ordner untergeordnet werden soll, also beispielsweise den Ordner Posteingang. Nach dem Rechtsklick erscheint ein Menü, das den Punkt Neuer Ordner zur Auswahl anbietet. Der neu erstellte Ordner kann beliebig benannt werden, ob Finanzamt oder Tante Erna, das ist dem Programm herzlich egal. Die eingegangenen E-Mails lassen sich nun per Drag & Drop oder über das Kontextmenü auf die Ordner verteilen.

Wer die Sortiererei von Hand Leid ist, spart sich mit ein paar geschickt gesetzten Filterregeln viel Mühe (siehe Abbildung 5). Über das Menü Werkzeuge kann man Filter generieren, die beispielsweise alle Mails eines bestimmten Absenders in einen Extra-Ordner sortieren. Dazu lassen sich mit Filter aus Nachricht erzeugen die Daten aus einer vorhandenen Mail bequem übernehmen.

Abb. 5: Filter sortieren Spam in einen Extra-Ordner.

Löschorgien

Beim Löschen von Mails wartet Evolution mit ein paar Besonderheiten auf. Ein Klick auf Bearbeiten/Löschen entfernt eine Mail nicht sofort, sondern markiert sie zuerst einmal als gelöscht. Auf diese Weise vermeidet man versehentliches Löschen. Alternativ kann man zu diesem Zweck auch die Tastenkombination [Strg-D] nutzen.

Um zum Löschen markierte E-Mails wirklich loszuwerden, wählen Sie im Menü Aktionen den Menüpunkt Säubern oder benutzen die Tastenkombination [Strg-E]. Dieser Befehl lässt unerwünschte E-Mails endgültig im Datennirwana verschwinden.

Ein Blick über den Tellerrand des Aktionsmenüs hinaus kann in diesem Zusammenhang übrigens für Verwirrung sorgen. Da findet sich doch im Menü Ansicht eine Option Ausgewählte Nachrichten verbergen. Wer nun glaubt, die vielen zum Löschen markierten Mails einfach aus der Übersicht ausblenden zu können, hat sich geschnitten. In diesem Zusammenhang meint die Vokabel "markiert" leider nicht die zum Löschen markierten E-Mails, sondern sie bezieht sich auf die blau unterlegten Nachrichten, die im rechten Fenster im unteren Teil in der so genannten Vorschau angezeigt werden.

Evolution ist genau wie Outlook so etwas wie die vielbeschworene eierlegende Wollmilchsau. Das Programm kann recht viel, so dass sich auch ein Blick über den Tellerrand der schon bekannten Menüs lohnt. (eba)

Kasten 1: E-Mail Basics

Die Kommunikation per E-Mail funktioniert ähnlich wie mit der altbekannten gelben Post. Der Briefträger wird allerdings durch die Elektronik ersetzt -- das geht nicht nur wesentlich schneller, sondern schützt auch vor Hundebissen.

Das Pendant zum gelben Postkasten heißt bei E-Mails Server und steht bei einem Mail-Provider. Im Wesentlichen handelt es sich um einen größeren und leistungsfähigeren Computer als den, der auf dem häuslichen Schreibtisch steht -- sehr oft läuft darauf allerdings auch ein Linux.

Wenn Computer miteinander reden, folgen Sie wie die Diplomaten einem genauen Protokoll, das festlegt, was wann zur Sprache kommt. Hält sich einer der beiden nicht ans Protokoll, wird die Kommunikation abgebrochen. Für E-Mail sind vor allem drei Protokolle wichtig: SMTP, IMAP4 und POP3.

Die Abkürzung SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und bedeutet soviel wie "Briefe bitte hier reinschmeißen." Der Server heißt dementsprechend dann meist smtp.meinprovider.de, also "der Server, der meine Post annimmt und bei meinem Provider steht."

POP- und IMAP-Server sind für die Verteilung der Post zuständig. Das funktioniert ähnlich wie ein Großstadt-Postamt morgens um 4 Uhr: Alle Mails werden nach Empfängern sortiert und in verschiedene Fächer eingeordnet. Diese Fächer auf dem Server nennt man Mail-Boxen.

POP3 steht für Post Office Protocol und ist wie ein Briefträger: Es leert das Fach auf Anfrage in die lokale Mailbox auf dem persönlichen Computer. IMAP4, das Internet Mail Access Protocol dagegen behält alle Mails auf dem Server, auf den eigenen Rechner wird nur eine Kopie geladen. Sämtliche Ordner und sonstige Strukturen, die für Ordnung und Übersicht sorgen sollen, sind bei IMAP auf dem Server gelagert. Verwendet man POP, so lädt das Lieblings-Mail-Programm alle Mails in einen Posteingangsordner, um von dort aus lokal weiter zu sortieren.

Die meisten kostenlosen oder kostengünstigen Anbieter von E-Mail-Adressen (wie beispielsweise web.de oder GMX) bieten zusätzlich noch die Möglichkeit, über den Browser und eine WWW-Oberfläche die persönliche Post zu bearbeiten.

In vielen Fällen wird die Art des E-Mail-Briefkastens, also POP3 oder IMAP4, vom Provider vorgegeben.

Wenn Sie eine E-Mail verschicken, wird diese vom Ihrem Computer aus an den SMTP-Server Ihres Mail-Providers übertragen. Dieser leitet sie an den SMTP-Server des Empfängers der Mail weiter. Früher oder später, meist schon nach wenigen Sekunden, landet sie dort und wird in das POP3- oder IMAP-Postfach einsortiert. Dort wartet sie, bis der Empfänger mit seinem Mail-Programm den Briefkasten leert und sie abholt. Schickt er eine Antwort, liefert sein Mail-Programm diese an den SMTP-Server seines Providers. Der sorgt wiederum für die Weiterleitung durch das weltweite Datennetz, bis sie im POP3- oder IMAP-Postfach des Empfängers landet. Der kann jetzt wieder eine Antwort schreiben und die über den SMTP-Server...

Die E-Mail-Adresse setzt sich aus verschiedenen Teilen zusammen, die durch das @-Zeichen (den so genannten Klammeraffen) getrennt sind. Der vordere Teil ist der persönliche; meist entspricht er dem Benutzernamen. Nach dem @ folgt der Name des Providers, der normalerweise auch für Versand und Empfang von E-Mails zuständig ist. Zum Schluss, nach dem Punkt, folgt die so genannte top level domain, also die Länderkennung. .de steht beispielsweise für Deutschland, .at für Österreich und .ch für die Schweiz

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