Vorlagen in OpenOffice.org Warum kompliziert, wenn's auch einfach geht? von Thomas Hümmler

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OpenOffice.org nutzt genauso wie Microsoft Office Vorlagen. Das Arbeiten damit ist allerdings etwas anders. Eigentlich einfacher, wenn man es erst einmal begriffen hat.

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Writer kennt Vorlagen für Absätze, Zeichen, Seiten, Nummerierungen und Rahmen; Calc hat Zellvorlagen; Draw und Impress welche für Grafik- und Präsentationsobjekte; nicht zu vergessen die Dokumentvorlagen von OpenOffice.org selbst. Ganz schön verwirrend, zumal für Umsteiger von Microsoft Office. Doch wenn man erst einmal die dahinter stehende Ordnung und Hierarchie verstanden hat, weiß man die Vorlagen gut für sich zu nutzen.

Arbeiten mit dem Stylist

Zugang zu diesen Vorlagen ermöglicht der so genannte Stylist, den Sie mit Format/Stylist, über die Schaltfläche Stylist ein/aus oder der Funktionstaste [F11] an- und ausschalten können.

Abb. 1: Hier sehen Sie den Stylist in hierarchischer Darstellung. Alle Absatzvorlagen basieren auf der Standard-Vorlage

Abb. 2: Den Stylist können Sie bei gedrückter [Strg]-Taste mit einem Doppelklick ans Programmfenster heften

Stylist andocken

Wie jede Symbolleiste und andere Fenster (wie Navigator und Gallery), so können Sie auch den Stylist am Fensterrand andocken. Klicken Sie dazu bei gedrückter [Strg]-Taste doppelt irgendwo in den Stylist. Er wird daraufhin links neben der Werkzeugleiste platziert. Um die allerdings wieder zu Gesicht zu bekommen, müssen Sie den Stylist noch über die Reißzweck-Schaltflächte fixieren. Das Lösen geschieht wie auch bei den anderen Symbolleisten, indem Sie bei gedrückter [Strg]-Taste erneut doppelt darauf klicken.

Oben links im Stylist wechseln Sie über die Symbole zu den jeweils in einem Dokumenttyp verfügbaren Vorlagenarten. Oben rechts stehen die Befehle Gießkannenmodus, Neue Vorlage aus Selektion und Vorlage aktualisieren.

Mit dem Gießkannenmodus können Sie schnell mit nur einem Klick Formatierungen zuweisen. Klicken mit der rechten Maustaste irgendwo ins Dokument macht die Zuweisungen einzeln rückgängig. Ein erneuter Klick auf das Gießkannensymbol (oder Drücken der [Esc]-Taste) schaltet den Modus wieder aus. Die einzige Ausnahme dieser Methode: Bei Zeichenvorlagen müssen Sie die zu formatierenden Zeichen markieren anstatt nur zu klicken.

Haben Sie zum Beispiel einen Absatz erstellt, den Sie als Vorlage übernehmen möchten, stellen Sie die Markierung hinein und klicken im Stylist auf Neue Vorlage aus Selektion (bei einer Zeichenvorlage müssen Sie die Zeichen markieren, die Sie als Vorlage übernehmen wollen). Haben Sie eine Absatz geändert und soll dies in eine Vorlage übernommen werden, setzen Sie die Markierung hinein, klicken einmal auf die Vorlage (sofern Sie nicht schon markiert ist) und dann auf Vorlage aktualisieren.

Unten aus der Liste können Sie einen Bereich wählen, welche Vorlagen der jeweils gewählten Vorlagenart im Stylist aufgelistet werden sollen:

• Hierarchisch: Stellt die Vorlagen hierarchisch dar.
• Alle Vorlagen: Zeigt alle Vorlagen.
• Verwendete Vorlagen: Zeigt die im Dokument benutzten Vorlagen. Das sind auch genau die, die Sie in der Objektleiste aus der Liste Vorlage anwenden wählen können.
• Benutzervorlagen: Zeigt die selbst definierten Vorlagen.
• Automatisch: Zeigt die zum aktuellen Kontext passenden Vorlagen.
• Textvorlagen: Zeigt die für Text sinnvollen Vorlagen.
• Kapitelvorlagen: Zeigt die für Kapitel sinnvollen Vorlagen.
• Listenvorlagen: Zeigt die für Listen sinnvollen Vorlagen.
• Verzeichnisvorlagen: Zeigt die für Verzeichnisse sinnvollen Vorlagen.
• Vorlagen Sonderbereiche: Zeigt die für Kopfzeilen, Fußnoten, Tabellen, Beschriftungen und andere Sonderbereiche sinnvollen Vorlagen.
• HTML-Vorlagen: Zeigt die Vorlagen für HTML-Dokumente.
• Bedingte Vorlagen: Zeigt die selbst definierten bedingten Vorlagen.

Abb. 3: Ein "Besuchter Internet -Link" ist normalerweise rot unterstrichen. In dieser Zeichenvorlage können Sie das ändern

Abb. 4: Wenn Sie für das Dokument die Ränder ändern wollen, müssen Sie die Standard-Seitenvorlage bearbeiten

Abb. 5: Eine Zelle in Calc mit der Vorlage "Ergebnis" ist ursprünglich unterstrichen und kursiv. Wenn Ihnen das nicht gefällt, ändern Sie hier die Vorlage

Abb. 6: Die Zeichenprogramme von OpenOffice.org bieten Vorlagen für Grafik- und Präsentationsobjekte. Hier sehen Sie die Vorlage "Maßlinie", eine Grafikobjektvorlage aus Draw

Neue Vorlagen erstellen

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine neue Vorlage zu erstellen: Entweder Sie markieren im Stylist eine Vorlage und wählen im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl Neu, um auf Basis der gewählten Vorlage eine neue zu erstellen. Oder aber Sie setzen die Markierung in den entsprechend formatierten Text und wählen Neue Vorlage aus Selektion.

Der zweite Weg öffnet lediglich ein Dialogfenster, in das Sie den Vorlagennamen eintragen. Im ersten Fall jedoch gelangen Sie direkt in den Dialog für den jeweiligen Vorlagentyp, in dem Sie die Vorlage einstellen können.

Das Dialogfenster ähnelt denen, die Sie über das Format-Menü auf dem Schirm holen. Es sind allerdings je nach Dokument- und Vorlagentyp einige Register mehr enthalten. Für Absatzvorlagen in Writer etwa sind das folgende Register:

• Verwalten: Hier legen Sie den Namen der Vorlage, die Folgevorlage und die verknüpfte Vorlage fest.
• Schrift: Das Register dient zum Einstellen von Schrift und Sprache.
• Schrifteffekte: Bestimmen Sie Effekte wie Auszeichnungen, Durch- und Unterstreichungen.
• Bedingung: Dieses Register erscheint nur bei so genannten bedingten Vorlagen. Das ist zu Beginn nur die Absatzvorlage Textkörper. Neue bedingte Vorlagen können Sie nicht über die Schaltfläche Neue Vorlage aus Selektion erstellen.
• Position: Hier stellen Sie unter anderem die Schrift hoch oder tief.

Die Register Schrift, Schrifteffekte und Position sind dieselben wie die, die Sie auch über Format/Zeichen erhalten.

Vorlagen verwalten

Das Register Verwalten finden Sie in jeder Vorlagenart für jeden Dokumenttyp. Allerdings enthält es jeweils unterschiedliche Optionen. Zuoberst steht aber in allen der Name der Vorlage. Dann folgt eventuell die Folgevorlage. Darunter stehen dann die Optionen Verknüpft mit und Bereich und unten schließt sich ein Informationsbereich an, der Auskunft gibt, welche Einstellungen eine Vorlage enthält.

Die Folgevorlage betrifft die Absatz- und Seitenvorlagen in Writer. Hier geben Sie an, welche Vorlage jeweils nach einem Absatz oder einer Seite kommen soll. So ist zum Beispiel die Absatzvorlage Textkörper die Folgevorlage für alle Überschriften. Wenn Sie also am Ende einer Überschrift die Eingabetaste drücken, können Sie ohne Neuformatieren gleich mit den normalen Textformatierungen weiter arbeiten.

Verknüpft mit gibt an, auf welcher Vorlage die aktuelle basiert. Das betrifft die Hierarchie der Vorlagen. Ändern Sie die Basisvorlage, werden die Änderungen auch in allen damit verknüpften geändert.

Unter Bereich ordnen Sie die Vorlage einem Bereich zu, in dem eine Vorlage gelistet werden soll. Für eigene Vorlagen sollten Sie hier die Benutzervorlagen wählen. So haben Sie diese immer schnell im Zugriff.

Bei Absatz- und Rahmenvorlagen steht auf diesem Register außerdem die Option Automatisch aktualisieren. Wenn Sie dies einschalten, wird eine Formatvorlage beim Ändern des Rahmens oder Absatzes automatisch aktualisiert. Sie sparen sich damit das Klicken auf die Schaltfläche Vorlage aktualisieren.

Abb. 7: Die eigens definierte Absatzvorlage "Fließtext" ist mit der Standardvorlage verknüpft und steht im Bereich "Benutzervorlagen"

Bedingte Vorlagen

Bedingte Vorlagen bieten die Möglichkeit, einen gesamten Text mit nur einer Vorlage zu gestalten, aber trotzdem in bestimmten Bereichen andere Vorlagen einzusetzen. Die Bereiche sind die so genannten Kontexte, denen andere Vorlagen zugewiesen werden. Übrigens: Nur Absatzvorlagen können bedingte Vorlagen sein.

In einem frisch installierten OpenOffice.org gibt es zu Beginn nur die Absatzvorlage Textkörper. Mit dem Befehl Neu im Kontextmenü des Stylisten können Sie jedoch auch selber bedingte Absatzvorlagen erzeugen. Markieren Sie dazu im Register Bedingung die Option Als bedingte Vorlage.

In der Liste darunter sind die Kontexte für eine bedingte Vorlage aufgeführt: Tabellen-Kopfzeile, Tabelle, Rahmen, Bereich, Fußnote, Endnote, Kopfzeile, Fußzeile, die zehn Gliederungsebenen und die zehn Nummerierungsebenen. All diesen Kontexten können Sie eine bestimmte Absatzvorlage zuweisen. Dazu markieren Sie einen dieser Kontexte und klicken danach doppelt auf eine Vorlage in der Liste Absatzvorlagen; diese erscheint dann unter Verwendete Vorlage. In der Objektleiste wird dann später die bedingte Vorlage angezeigt, der Bereich selbst allerdings mit der verwendeten Vorlage formatiert.

Abb. 8: Bedingte Vorlage: Nur über "Neu" im Kontextmenü der Vorlagen können Sie eine bedingte Vorlage erzeugen und einem Kontext eine andere Vorlage zuweisen

Abb. 9: Vorher: Die Kopfzeile hat die Absatzvorlage "Kopfzeile", wie Stylist und Objektleiste verraten

Abb. 10: Nachher: Mit einer bedingten Vorlage ändert sich der Kontext. Hier zum Beispiel wird an Stelle der "Bedingten Vorlage (Test)" für die Kopfzeile die Vorlage "Überschrift 1" benutzt

Vorlagen für Dokumente

Zeichenvorlagen definieren den Schriftstil eines oder mehrerer Zeichen; Absatzvorlagen legen fest, wie unterschiedliche Bereiche eines Textes formatiert werden; Dokumentvorlagen schließlich bestimmen die Art eines Dokuments - das kann ein Brief sein, aber genauso gut eine Tabelle oder eine Präsentation.

Dokumentvorlagen sind demnach Dateien, die als Vorlage für eigene Dokumente dienen. StarOffice 6 bringt schon eine ganze Menge Dokumentvorlagen mit, in OpenOffice.org hingegen sind zu Beginn keine vorhanden. Das können Sie ändern: Entweder Sie übernehmen die Dokumentvorlagen aus StarOffice 5.2, falls Sie zuvor damit gearbeitet haben, oder Sie erstellen eigene Dokumentvorlagen.

In StarOffice gibt es Dokumentvorlagen aus den unterschiedlichsten Bereichen, sei es Bildung, Finanzen, Verträge oder Präsentationen. In OpenOffice.org müssen Sie sich derlei Vorlagen zunächst besorgen oder selbst herstellen. Das ist eigentlich recht einfach: Sie formatieren ein Dokument, wie es Ihnen passt, und dann speichern Sie es als Dokumentvorlage. Der Befehl dazu ist Datei/Dokumentvorlage/Speichern.

Unter Datei/Dokumentvorlage/Verwalten können Sie alle Ihre Dokumentvorlagen verwalten. Hier finden Sie in der Netzwerkversion alle Dokumentvorlagen aus dem Verzeichnis /share/template/german der Netzversion und aus dem Verzeichnis user/template der Workstation-Installation.

Das Dialogfenster Dokumentvorlagen verwalten ist recht einfach aufgebaut. Links stehen die verschiedenen Bereiche (Verzeichnisse) von Dokumentvorlagen, rechts die Dokumente. Im Listenfeld darunter wählen Sie jeweils, ob Dokumente oder Dokumentvorlagen angezeigt werden. Ein Doppelklick auf ein Verzeichnis links zeigt alle Dokumentvorlagen dieses Ordners, ein Doppelklick auf die Dokumentvorlage alle verwendeten Vorlagen.

Wenn Sie einen Bereich der Dokumentvorlagen markieren, können Sie über die Schaltfläche Befehle einen neues Verzeichnis erzeugen oder Dokumentvorlagen in das markierte Verzeichnis importieren. Verzeichnisse, die Sie erzeugt haben, können Sie auch wieder löschen. Lediglich der Bereich Standard ist davon ausgeschlossen.

Sehr hilfreich ist auch folgende Funktion: Per Drag&Drop können Sie aus Dokumenten und Dokumentvorlagen rechts wie links die verschiedenen Formatvorlagen zwischen Dokumenten und Dokumentvorlagen hin- und herschieben. Das Verschieben geht einfach per Drag&Drop, das Kopieren von Vorlagen mit Hilfe der zusätzlich gedrückten [Strg]-Taste.

Wenn Sie später auf Grundlage einer Dokumentvorlage eine Datei erstellen wollen, wählen Sie Datei/Neu/Vorlagen und Dokumente und dort die gewünschte Vorlage. (fan)

Abb. 11: Das Verwalten der Dokumentvorlagen ist einfach. Links stehen die Dokumentvorlagen, rechts die derzeit geöffneten Dokumente mit den jeweiligen Vorlagen

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