OpenOffice.org Tipps und Tricks zu OpenOffice.org von Thomas Hümmler

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OpenOffice.org ist ein umfangreiches Büropaket. Und für einen Umsteiger, der zuvor vielleicht mit Microsoft Word gearbeitet hat, ist die Bedienung zunächst ungewohnt - und manche Funktionen sind auch einfach deshalb nicht zu finden, weil Sie an ganz anderer Stelle stehen. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit OpenOffice.org erleichtern.

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Adresse nachträglich ändern

Während der Installation von OpenOffice.org konnten Sie Ihre persönlichen Daten eingeben. Diese können Sie über Feldbefehle in Texte, Tabellen und andere Dokumente einfügen. Was aber, wenn Sie umgezogen sind? Dann ändern Sie die Daten ganz einfach über Extras/Optionen. Wechseln Sie ins Menü OpenOffice.org/Benutzerdaten und geben Ihre neue Anschrift ein.

Menü-Schriftart ersetzen

Unter Linux sieht OpenOffice.org nach der Installation oftmals recht breiig aus. Das liegt an der Menüschrift und deren Skalierung. Doch das können Sie mit Hilfe der Schriftersetzung schnell ändern. Wechseln Sie über das Extras-Menü zu den Optionen. Dort wählen Sie unter OpenOffice.org das Menü Schriftersetzung.

Tragen Sie nun links in die Liste die Schriftart Andale Sans UI ein und wählen rechts eine andere, etwa Helvetica. Klicken Sie nun rechts auf die Schaltfläche Übernehmen und markieren unten anschließend die Optionen Immer und Bildschirm.

Die Skalierung der Schrift ändern Sie im Menü Ansicht. Stellen Sie dort den Wert auf 99 Prozent - dann sieht es besser aus.

Abb. 1: Mit diesen Einstellungen sehen die Menüs von OpenOffice.org besser aus

Direkter Zugriff auf den Webbrowser

In manchen Dokumenten findet man Internet-Adressen, die gleich als Hyperlink ausgelegt sind. Das gilt aber nicht nur für Verweise ins Internet, sondern genauso auch für E-Mail-Adressen. Denn sobald Sie in OpenOffice.org eine Internet- oder E-Mail-Adresse eintippen, wird diese als Hyperlink ausgelegt. Wenn Sie nun auf so einen Hyperlink klicken, passiert zunächst aber nichts. Das liegt daran, dass Sie erst noch die Programme definieren müssen, die beim Klick auf diesen Link geöffnet werden.

Gehen Sie dazu über das Extras-Menü in die Optionen. Wechseln Sie unter OpenOffice.org in das Menü Hilfsprogramme. Wenn Sie bisher vielleicht mit OpenOffice.org unter Windows gearbeitet haben, wird Sie dieses Menü überraschen. Unter Linux können Sie nämlich Programme auswählen, die bei bestimmten Verknüpfungen ausgeführt werden. Unterschieden wird hier jeweils nach der Art des Internet-Protokolls:

• HTTP: normale Internetseite
• HTTPS: sichere Internetseite
• FTP: FTP-Server
• MAILTO: E-Mail-Adresse

Tragen Sie in das Feld rechts neben jedes Protokoll das Programm ein, mit dem Sie das Protokoll verknüpfen möchten. Für HTTP und HTTPS wären das zum Beispiel mozilla für den Mozilla Navigator oder konqueror für den KDE-Browser Konqueror. Als Mail-Programm könnten Sie zum Beispiel das Programm kmail eintragen.

Auf die Pfadangabe können Sie verzichten, da alle Programme meist im Suchpfad liegen. Wenn nicht, wählen Sie das Programm mit Pfadangabe über die Schaltfläche rechts aus.

Und schließlich können Sie unter Linux noch das Programm für den Datei-Manager wählen. Der wird dann gestartet, wenn in OpenOffice.org eine Datei mit einem unbekannten Dateityp aufgerufen wird.

Abb. 2: Unter Linux können Sie die Protokolle HTTP, HTTPS, FTP und MAILTO mit bestimmten Programmen verbinden, unter Windows nicht

Den Hilfe-Agenten ausschalten

Den so genannten Help Agent, also das Licht, das manchmal aufgeht, können Sie ausschalten oder die Anzeigedauer ändern, falls Ihnen die Vorgabe, eine halbe Minute, zu lang erscheint. Wechseln Sie dazu im Extras-Menü zu den Optionen. Unter OpenOffice.org gehen Sie ins Menü Allgemein. Dort können Sie durch einen Klick auf Aktivieren den Hilfe-Agenten ausschalten und auch wieder einschalten. Oder Sie verkürzen oder verlängern die Anzeigedauer - hier liegt der Einstellbereich zwischen 5 Sekunden und einer Minute.

Übrigens: Wenn Sie den Help Agent zu einer bestimmten Situation, etwa der Autokorrektur, drei Mal nacheinander nicht geöffnet haben, weist er künftig auf diese Situation nicht mehr hin. Mit Zurücksetzen stellen Sie die Grundeinstellung wieder her.

Die Sache mit der Maus

Wenn Sie in OpenOffice.org in einem Dialog etwas bestätigen müssen, können Sie sich vielleicht einige Mausbewegungen sparen, wenn Sie die Mauspositionierung ändern. Die nämlich gibt vor, wie wie der Mauszeiger in neu geöffneten Dialogen positioniert wird. Voreingestellt ist Keine automatische Positionierung, Sie können aber auch auf die Vorgegebene Schaltfläche oder zur Dialog Mitte springen. Dazu wählen Sie im Extras-Menü die Optionen. Unter OpenOffice.org gehen Sie ins Menü Ansicht. Rechts unten finden Sie die Mauspositionierung.

Ganz unten können Sie außerdem das Verhalten der mittleren Maustaste beeinflussen. Unter Linux steht diese Option auf Zwischenablage einfügen. Wählen Sie etwas mit der Maus aus und drücken die mittlere Maustaste, wird es genau dort eingefügt, wo der Mauszeiger gerade hinzeigt.

Text- und Absatzformate gießen

Eine sehr schnellle Möglichkeit, einem Text an verschiedenen Stellen ein bestimmtes Format zuzuweisen, ist der Gießkannenmodus im Stylist von OpenOffice.org. Den Stylist holen Sie auf den Schirm mit der Funktionstaste [F11] oder über das Format-Menü. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Gießkannenmodus, wählen ein Format und klicken nun mit der linken Maustaste in den Text. Übrigens funktioniert dieser Modus nicht nur im Textprogramm Writer, sondern auch in den anderen Modulen des Office-Pakets.

Standardpfad für das Arbeitsverzeichnis ändern

Die Pfade zu den OpenOffice.org-Ordner definieren Sie über Extras/Optionen/OpenOffice.org/Pfade. Einige der Einträge dort sollten Sie nicht ändern, andere können Sie ohne weiteres an eigene Bedürfnisse anpassen. So zum Beispiel den Pfad zu den Grafiken oder zum Arbeitsverzeichnis. Letzteres ist unter Linux auf /home/Benutzername eingestellt. Das ist das Verzeichnis, welches mit Datei/Öffnen als erstes angezeigt wird. Soll da zum Beispiel ein Unterordner wie OOo-Dokumente eingestellt werden, markieren Sie Arbeitsverzeichnis, klicken auf Bearbeiten, wählen den Pfad aus und bestätigen mit Auswählen.

Wenn Sie sich im Pfaddschungel mal verlaufen haben, ist auch das kein Problem: Markieren Sie einfach den Typ und klicken auf Standard, um die ursprüngliche Einstellung wiederherzustellen.

Dem Datenverlust vorbeugen

Linux ist stabil und OpenOffice.org eigentlich auch. Trotzdem kommt es ab und zu vor, dass sich das Office-Paket einfach so mir nichts, dir nichts verabschiedet. Um vor eventuellen Datenverlusten gefeit zu sein, können Sie die Option Automatisch speichern alle X Minuten einschalten. Diese finden Sie unter Extras/Optionen/Laden/Speichern/Allgemein. Stellen Sie ein Intervall zwischen 1 und 60 Minuten ein. So sparen Sie sich während des Arbeitens das Sichern mit [Strg-S]. Damit die Arbeit flott weitergehen kann, sollten Sie allerdings Mit Rückfrage abschalten.

Abb. 3: Dem Datenverlust beugen Sie vor, wenn Sie das automatische Sichern einschalten

Standarddateiformat einstellen

Arbeiten Sie im Team, wo sonst Microsoft Office das vorherrschende Brüopaket ist? Dann können Sie bei Bedarf OpenOffice.org so konfigurieren, dass Dateien standardmäßig immer im jeweiligen Microsoft-Dateiformat gespeichert werden.

Wechseln Sie dazu über Extras/Optionen/Laden/Speichern zum Menü Allgemein. Unter Standard Dateiformat wählen Sie für jeden Dokumenttyp, in welchem Format dieser gespeichert werden soll. So können Sie zum Beispiel Textdateien immer im Microsoft-Word-Format speichern oder Tabellen in Excel. Doch Achtung: Wählen Sie ein anderes Format, verzichten Sie auch auf einige OpenOffice.org-Vorzüge wie die Positionierung des Cursors an der zuletzt bearbeiteten Textstelle.

Wörter schneller fetten oder unterstreichen

Viielleicht haben Sie es schon in E-Mails gesehen. Wenn ein Wort von Sternchen (*) umschlossen ist, soll das Fettschrift bedeuten. Steht vor einem Wort und direkt danach ein Unterstrich (_), steht das für eine unterstrichene Darstellung. In E-Mails, die keine Fonts und Schriftschnitte darstellen können, kann man sich so behelfen. Diese Eigenschaft gibt es auch iin OpenOffice.org - und zwar in allen Modulen. Tippen Sie einfach *fett*, um das Wort "fett" zu fetten; oder versuchen Sie es mit _unterstrichen_, um das Wort "unterstrichen" zu unterstreichen.

Wörter, Zeichen und Zeilen im Dokument zählen lassen

Sie wollen wissen, wie viel Sie geschrieben haben und wie lang ihr Text nun genau ist. Wählen Sie dazu Datei/Eigenschaften. Wechseln Sie auf das Register Statistik. Nun sehen Sie, wie viele Zeichen, Wörter, Absätze, Seiten, Tabellen, Grafiken und OLE-Objekte ihr Text hat. Wenn Sie außerdem wissen wollen, wie viele Zeilen es sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren.

Texte schneller formatieren mit Tastenkombinationen

Einige Befehle sind über die Tastatur meist viel schneller ausgeführt. So zum Beispiel die Zeichenformate für doppeltes Unterstreichen, Hoch- und Tiefstellen, die Absatzausrichtungen links, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz sowie drei verschiedenen Zeilenabstände.

In OpenOffice.org funktionieren diese Formatierungen in Zusammenhang mit der [Strg]-Taste. Die Zeichen, die Sie formatieren wollen, müssen zuvor markiert sein. Wollen Sie den Absatz ändern, muss die Markierung in diesem Absatz stehen. Zeichenformatierungen schalten Sie wieder aus, indem Sie erneut die selbe Tastenkombination drücken. Absatzformatierungen ändern Sie, indem Sie eine andere Formatierung wählen. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht.

Tabelle 1: Tastenkombinationen
Wirkung	Tastenkombination
Doppelt unterstreichen	[Strg-D]
Fett	[Strg-F]
Hochstellen	[Strg-H]
Kursiv	[Strg-K]
Tiefstellen	[Strg-T]
Unterstreichen	[Strg-U]
Linksbündig	[Strg-L]
Rechtsbündig	[Strg-R]
Zentriert	[Strg-E]
Blocksatz	[Strg-B]
Einzeiliger Zeilenabstand	[Strg-1]
Zweizeiliger Zeilenabstand	[Strg-2]
1,5 zeiliger Zeilenabstand	[Strg-5]

Bilder zuschneiden

Wenn Sie in eine Zeichnung ein Bild eingefügt haben, und die Ränder eventuell nicht schön sind, können Sie es mit dem Zuschneiden-Dialog so anpassen, dass die Ränder verschwinden.

Markieren Sie dazu das Bild und klicken in der Objektleiste unterhalb der Funktionsleiste ganz rechts auf die Schaltfläche Zuschneiden. Passen Sie nun die Ränder des Bildes an, indem Sie im Bereich Zuschneiden die Größe der Ränder ändern. Geben Sie entweder den exakten Wert ein oder stellen Sie den Abstand mit Hilfe der Drehpfeile rechts neben den Eingabefeldern ein. In der Vorschau rechts zeigt ein Rahmen den künftigen Inhalt des Bildes. Wenn Sie alles korrekt eingestellt haben, klicken Sie auf OK.

Abb. 4: Überflüssige Ränder entfernen Sie in einem Bild mit der "Zuschneiden"-Funktion

Brüche kleiner machen

Erscheinen Ihnen die Brüche in einer Formel zu groß und möchten Sie diese kleiner dargestellt haben. Dann sollten Sie im Format-Menü den Textmodus einschalten. Damit wird eine Formel in einer Textzeile angezeigt. Das betrifft außer der Darstellung von Brüchen zum Beispiel auch Operatoren wie das Integralzeichen.

Abb. 5: Schalten Sie in Math in den Textmodus, um Brüche und Integrale in einer Zeile darzustellen

Schnell einen Brief schreiben

Haben Sie ab und zu das Problem, nur mal eben einen Brief schreiben zu wollen, der aber zumindest einige Standards berücksichtigt. Dann nutzen Sie doch den entsprechenden Autopilot unter Datei/Autopilot. Der beschert in wenigen Schritten ein ansehliches Ergebnis.

Im ersten Schritt entscheiden Sie sich für die grobe Form (privat oder geschäftlicher Brief) und die Stilart. Dann können Sie eine Grafik als Logo wählen oder statt dessen in das Eingabefeld einen Text schreiben, der als Logo dient; oder aber Sie verzichten auf ein Logo. Das hat den Vorteil, dass Sie sich auch nicht über das Positionieren Gedanken machen müssen. Schritt 3 beschert Ihnen Ihre Benutzerdaten, die Sie entsprechend löschen oder erweitern können. Außerdem ist zunächst eingeschaltet, dass Ihr Absender auch über dem Empfängerfeld erscheint - bei Briefumschlägen mit Sichtfenster eine sinnvolle Sache.

Danach geben Sie die Anschrift des Empfängers ein oder wählen diese aus einer OpenOffice.org-Datentabelle. Im folgenden Schritt entscheiden Sie sich für die Elemente, die der Brief enthalten soll, wie zum Beispiel die so genannten Leitwörter "Ihr Zeichen" und "Ihr Schreiben vom". Wählen Sie danach Weiter, um die Fußzeile zu gestalten und im anschließenden Dialog die Kopfzeile. Danach können Sie noch Dokument-Informationen eingeben, die mit dem Brief gespeichert werden. Im letzten Schritt kommen noch die Druckoptionen. Danach klicken Sie auf Fertig stellen und Sie erhalten eine Briefvorlage, in die Sie nur noch den Brieftext eingeben müssen - den Rest hat der Autopilot für Sie erledigt. (fan)

Abb. 6: Mit Hilfe des Autopilots erzeugen Sie in wenigen Schritten einen professionellen Standardbrief

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