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Erschienen in EasyLinux 07/2003   »   Ausgabe bestellen

Musterbriefe mit Writer gestalten

Brief nach DIN

von Thomas Hümmler


Eine Textverarbeitung wie Writer wird am häufigsten dazu benutzt, Briefe zu schreiben. Empfehlungen für den Aufbau solcher Schreiben, die in jedes Kuvert mit Fenster passen sollen, geben zwei deutsche Industrienormen.

Es hat lange gedauert, bis in Büros und Köpfen der PC als Schreibmaschinenersatz akzeptiert war. Da wundert es kaum, dass aus der DIN 5008 und der DIN 676 erst 1996 die "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" wurden. Fünf Jahre später wurde am 16.05.2001 die Neufassung der DIN 5008 verabschiedet. Diese regelt seitdem die Gestaltung von Geschäftsbriefen.

Die wichtigsten Änderungen der neuen DIN 5008

  • Währungsbezeichnungen können vor oder hinter dem Betrag stehen. Im Text sollen sie hinter dem Betrag stehen: "125,00 EUR"; "EUR 125,00"; "Bitte überweisen Sie 125,00 EUR auf das Konto..."
  • Große Zahlen werden dreistellig mit Leerzeichen gegliedert: 42 000 km; 2 500 km; 3,141 592 654
  • Geldbeträge werden dreistellig mit Punkt gegliedert, um Lesefehler zu vermeiden: 1.250,43 EUR; 12.500,00 EUR
  • Telefonnummern werden nicht mehr mit Klammern und Zweierschritten gegliedert. Stattdessen stehen Leerzeichen zwischen Landeskennung (mit + davor), Ortsnetzkennzahl und Anschluss. Durchwahlen können mit einem Bindestrich getrennt werden. Die Gebührenziffern in Sondernummern stehen separat. Faxnummern werden mit "Fax" gekennzeichnet: +49 1234 567890; 01234 5678-90; 0180 5 43210; Fax 01234 567891
  • Zwischen zwei Absätzen steht eine Leerzeile.
  • Vor und nach einer Aufzählung wird eine Leerzeile eingefügt.
  • Einzurückender Text beginnt 2,54 cm vom linken Schreibrand. Vor und nach der Einrückung wird eine Leerzeile eingefügt.

Maße und Aufteilung des Briefbogens hingegen kommen aus der Norm 676. Anhand dieser beiden Vorschriften kann man sehr gut eine allgemein gültige Briefvorlage gestalten, die in jedes Briefkuvert passt. Allerdings sind beide Normen nur eine Richtschnur für wichtige Elemente wie Anschrift und Absender -- in der Gestaltung Ihrer persönlichen Briefvorlage sind Sie ansonsten weitgehend frei.

So haben Sie denn auch gleich die Wahl zwischen dem "Sparbrief" und dem "Normalbrief". Der Unterschied zwischen diesen beiden beträgt immerhin fast 17 mm (um genau zu sein: 16,9 mm), die Sie beim Sparbrief mehr Platz für Text haben, denn dort rutschen der Briefkopf und die weiteren Elemente um dieses Maß nach oben. Wegen dieser Abweichung wird der Sparbrief auch anders gefaltet. Nachteil: Es bleibt Ihnen weniger Raum für die Gestaltung des Briefkopfs.

Briefkopf gestalten

Diese Briefkopffläche beträgt beim Normalbrief 45 mm in der Höhe (Sparbrief: etwa 28 mm), und Sie können sie über die gesamte Breite ausnutzen. Außerdem können Sie die Fläche rechts vom Anschriftenfeld verwenden, so dass reichlich Platz vorhanden sein müsste. Allerdings sollten Sie beim Gestalten des DIN-A4-Blattes wegen des Druckers darauf achten, eine Randzone von mindestens einem halben Zentimeter freizulassen.

Gerade weil die Gestaltung des Briefkopfes frei ist, ist sie schwierig: Der Kopf kann einfach nur den Absender enthalten, aber ebenso kann dort ein Logo, eine Grafik oder ein Clipart plaziert werden.

Überlegen Sie genau, ob eine Grafik dem Image entspricht, das Sie dem Empfänger vermitteln wollen: bunt und schrill oder seriös und geschäftlich. Zudem hat ein Clipart nichts Persönliches, weil andere das gleiche nutzen könnten.

Aus diesen Gründen bietet es sich an, auf Schrift zu setzen und diese lieber persönlich zu gestalten. Wie für eine Grafik gilt auch hier: Weniger ist mehr; maximal zwei Schriften reichen völlig aus. Setzt man dann noch sparsam verschiedene Auszeichnungen (fett oder kursiv) und Größen ein, kann das typographische Ergebnis sehr gelungen wirken.

Absenderangabe über dem Adressfeld

Die eigene Anschrift über dem Adressfeld erspart das Umschlag-Beschriften. Weitere Vorteile sind: Es wird nur einmal gemacht und sieht professioneller aus.

Die Vorgehensweise ist einfach: Öffnen Sie zunächst mit dem Befehl Einfügen / Rahmen das Dialogfenster Rahmen. Hier geben Sie im Register Typ folgende Werte ein:

Abb. 1: Der erste Textrahmen im Briefformular enthält Angaben zum Absender. Im Sparbrief muss die vertikale Position bei 2,8 cm stehen.

Bevor Sie auf OK klicken, wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. (Wenn Sie später alle Einträge vorgenommen haben, können Sie auch noch den Inhalt schützen.) Auch jetzt klicken Sie noch nicht auf OK, sondern löschen zunächst auf der Registerkarte Umrandung unter Linienanordnung alle bis auf die untere. Danach bestätigen Sie mit OK.

Nun setzen Sie die Markierung in den Textrahmen und wählen den Befehl Einfügen / Feldbefehle / Andere. Wechseln Sie im Dialog Feldbefehle ins Register Dokument. Markieren Sie den Feldtyp Absender und wählen nacheinander in der Auswahl-Liste: Vorname, Nachname (alternativ auch Firma), Straße, Land, PLZ und Ort. Klicken Sie jeweils auf Einfügen, um die Auswahl in den Rahmen zu übernehmen. Schließen Sie danach das Dialogfenster wieder.

Jetzt steht in diesem Rahmen Ihre Adresse, wenn Sie die Benutzerdaten unter Extras / Optionen eingetragen haben. Setzen Sie im Rahmen hinter die einzelnen Felder Leerzeichen oder Bindestriche (zwischen Land und PLZ). Zwischen die einzelnen Gruppen wie Name, Straße und Ort sollten Sie der Übersichtlichkeit halber zwei Leerzeichen und ein Trennzeichen in die Mitte setzen, etwa einen Bindestrich, ein Sternchen oder ein Sonderzeichen.

Diese Absenderzeile sollten Sie auf 8 bis 6 Punkt Größe formatieren -- größer wirkt es protzig (und passt vielleicht nicht hinein), kleiner ist es schlecht lesbar. Dazu markieren Sie alles mit [Strg-A] und stellen über Format / Zeichen im Register Schrift den Schriftgrad auf 8, 7 oder 6 Punkt.

Dann wechseln Sie ins Register Position, um die Absenderzeile näher an die Linie heranzubringen. Wählen Sie als Position Tief und setzen die Schriftgröße rel. auf 100%. Mit OK kommen Sie zurück zum Text. Wenn Sie den Text noch etwas höher oder tiefer plazieren möchten, müssen Sie die Prozentangabe unter Hoch/Tief um entsprechend ändern (zum Beispiel auf 30%).

Schöner sieht es zudem aus, wenn Sie die Zeile zentrieren. Das schalten Sie über Format / Absatz im Register Ausrichtung um -- oder aber über die entsprechende Schaltfläche in der Objektleiste.

Anschriftenfeld positionieren

Unter dem Absenderfeld kommt das Anschriftenfeld. Es ist 40 mm hoch und 75 mm breit. Das gilt sowohl für den Spar- als auch für den Normalbrief. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie bei der Absenderzeile: Fügen Sie zunächst einen Rahmen mit Einfügen / Rahmen ein. Im Dialogfenster geben Sie im Register Typ folgende Werte ein:

Wechseln Sie wie zuvor ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. In der Registerkarte Umlauf wählen Sie Durchlauf und schalten die Option Im Hintergrund ein. Damit ist gewährleistet, dass der Text auf der Absenderzeile nicht verschwindet. Im Register Umrandung wählen Sie unter Linie den Eintrag - Keine -. Bestätigen Sie mit OK.

Insgesamt ist im Anschriftenfeld Platz für neun Zeilen. Je nach gewählter Schriftart sollten Sie die Größe anpassen: Benutzen Sie die Schriftart Times, sind 11 Punkte das Maximum. Damit wäre das Feld entsprechend ausgefüllt, und auch ein schlecht sehender Postbeamter wird es Ihnen danken.

Abb. 2: Der Rahmen mit den Empfängerangaben muss durchlaufend sein und im Hintergrund stehen, sonst verschwindet der Text in der Absenderzeile.

In die erste Zeile des Anschriftenfelds kommt die Versandart (etwa Einschreiben oder Eilbrief). Nach einer Leerzeile beginnt die eigentliche Adresse mit Namen, Straße und Hausnummer. Vor der Zeile mit Postleitzahl und Ort können Sie eine weitere Leerzeile einfügen. (Das gilt nicht in der Schweiz.) Der Ort muss weder groß geschrieben noch unterstrichen werden; nur bei Briefen ins Ausland empfiehlt die Post, den Bestimmungsort in Großbuchstaben zu schreiben.

Anschrift aus einem Adressbuch übernehmen

Wenn Sie über Extras / Datenquellen ein Adressbuch mit OpenOffice verbunden haben, können Sie Felder wie Firma, Abteilung, Vor- und Nachname sowie die Anschrift auf einen Klick aus dieser Datenbank in das Anschriftenfeld übernehmen.

Dazu sollten Sie zunächst mit Ansicht / Feldbefehle die Ansicht der Feldbefehle einschalten. Nun setzen Sie die Markierung in das Anschriftenfeld und wählen Einfügen / Feldbefehl / Andere. Markieren Sie im Register Funktionen den Feldtyp Versteckter Absatz. Geben Sie als Bedingung zum Beispiel NOT COMPANY ein, wenn COMPANY das Serienbrieffeld für die Firma ist. Dann wechseln Sie zum Register Datenbank, wählen den Feldtyp Serienbrieffeld, markieren COMPANY im Adressbuch und klicken auf Einfügen.

Klicken Sie in den Textrahmen hinter den Feldbefehl und fügen einen Absatz ein. Dann aktivieren Sie wieder das Dialogfenster Feldbefehle.

Nun fügen Sie für die Abteilung (DEPARTMENT) einen zweiten versteckten Absatz mit der Bedingung NOT DEPARTMENT ein. Wählen Sie den Feldtyp Bedingter Text auf der gleichen Registerkarte und geben Sie als Bedingung DEPARTMENT !="" ein. (Das bedeutet, dass das Datenbankfeld nicht leer ist.) Unter Dann tragen Sie das Serienbrieffeld Adressbuch.address.DEPARTMENT ein.

Abb. 3: Abteilung oder nicht? Diese Bedingung im Adressfeld trifft zu, wenn das Feld DEPARTMENT im gewählten Datensatz nicht leer ist.

Danach klicken Sie auf Einfügen, wechseln in den Textrahmen, fügen einen Absatz ein und aktivieren wieder das Dialogfenster Feldbefehle.

Diese beiden Bedingungen prüfen, ob im jeweiligen Datensatz die Felder für Firma und Abteilung Daten enthalten. Ist das der Fall, werden diese ins Empfängerfeld übernommen, ansonsten erscheinen sie nicht.

Fügen Sie einen weiteren versteckten Absatz mit der Bedingung NOT LASTNAME ein. Wenn im Datensatz also kein Nachname steht, erscheint dieser Absatz nicht. Wenn er erscheint, soll vorne der Vorname (FIRSTNAME) oder -- falls nicht bekannt -- die Anrede (PREFIX) stehen. Das erledigt erneut der Feldtyp Bedingter Text. Geben Sie als Bedingung FIRSTNAME !="" ein. Unter Dann tragen Sie das Serienbrieffeld Adressbuch.address.FIRSTNAME ein, unter Sonst das Feld Adressbuch.address.PREFIX und klicken auf Einfügen.

Wechseln Sie in den Textrahmen und fügen ein Leerzeichen ein. Dann aktivieren Sie wieder das Dialogfenster Feldbefehle und fügen das Serienbrieffeld LASTNAME ein.

Ein weiteres Mal geben Sie im Textrahmen einen Absatz ein, fügen dann das Serienbrieffeld ADDRESS (Straße) ein, geben zwei Absätze ein und fügen abschließend noch die Felder POSTALCODE und CITY für die Postleitzahl und den Ort getrennt durch ein Leerzeichen ein.

Nun schließen Sie das Fenster und schalten im Menü Ansicht die Feldbefehle wieder aus. Fügen Sie abschließend oben noch zwei Absätze ein (für die Versandart und die Leerzeile).

Abb. 4: Wenn Sie alle Feldbefehle wie beschrieben eingetragen haben, stehen diese neun Zeilen im Anschriftenfeld.

Abb. 5: So erscheint später das Anschriftenfeld, bevor Sie die Daten aus dem Adressbuch übernehmen.

Leitwörter einfügen

Die Zeile unter dem Anschriftenfeld enthält die so genannten Leitwörter der Bezugszeichenzeile. Das sind die in Geschäftsbriefen oft vorhandenen Phrasen "Ihre Zeichen", "Ihre Nachricht vom", "Unser Zeichen" und "Datum". Zum Teil variieren die Leitwörter. So werden -- etwa in Behördenschreiben -- die zwei ersten oft zusammengerückt, und an die dritte Stelle kommt dann die Telefonnummer mit der Durchwahl des Absenders.

Leitwörter wirken ungemein geschäftlich und wichtig, sind aber nicht zwingend notwendig. Wer sie braucht, sollte aber wissen, wo sie beim Normalbrief stehen: genau 97,4 mm vom oberen Rand entfernt. Das ist so festgelegt, damit sie noch oberhalb der Falz stehen und nicht geknickt werden.

Die Bezugszeichenzeile für die Leitwörter wird genau wie die Absenderzeile mit einem Rahmen erzeugt: Wählen Sie Einfügen / Rahmen und geben Sie im Register Typ folgende Werte ein:

Wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. Auf der Registerkarte Umrandung löschen Sie unter Linienanordnung alle bis auf die untere. Bestätigen Sie mit OK.

Setzen Sie die Markierung in den Textrahmen, wählen Format / Absatz und wechseln zum Register Tabulator. Erzeugen Sie drei linke Tabulatoren bei 5, 10 und 15 Zentimeter. Danach schreiben Sie die Texte in den Rahmen und setzen diese auf 8 Punkt Größe. (Alles markieren und über Format / Zeichen / Schrift den Schriftgrad wählen.) Diese Größe wird gewählt, weil es dezenter wirkt. Setzen Sie auch die Texte dieser Zeile -- wie weiter oben erläutert -- tiefer und damit näher an die Linie heran.

Abb. 6: Geben Sie in der Bezugszeichenzeile diese Tabulatoren ein, um später die Leitwörter richtig zu positionieren.

Ist das erledigt, markieren Sie den Rahmen und kopieren ihn über Bearbeiten / Kopieren. Dann klicken Sie an eine andere Stelle, um die Markierung des Rahmens wieder aufzuheben, und fügen den kopierten Rahmen mit Bearbeiten / Einfügen ein. Wählen Sie Format / Rahmen und im Register Umrandung unter Linie den Eintrag - Keine -.

Auf der Registerkarte Umlauf wählen Sie Durchlauf und schalten Im Hintergrund ein. Im Register Typ ändern Sie die vertikale Position auf 10,2 cm (beim Sparbrief auf 8,5 cm). Bestätigen Sie mit OK, und Sie haben damit die Textzeile unterhalb der Bezugszeichenzeile erzeugt.

Markieren Sie in diesem Rahmen die vorhandenen Texte, ändern deren Position von Tief zurück auf Normal, stellen die Schriftgröße wieder auf den normalen Wert und löschen sie dann. Hinweis: Sie können sich hier künftig die Eingabe des Datums sparen, indem Sie es über Einfügen / Feldbefehl / Datum als Feld einfügen.

Betreff, Anrede und Textbeginn

Der Betreff steht drei Zeilen unterhalb der Leitwörterzeilen auf der Position 114,3 mm (beim Sparbrief auf 97,4 mm). Das Wort "Betreff" selbst (eventuell mit abschließendem Doppelpunkt) wird heutzutage dem eigentlichen Anliegen des Briefes nicht mehr vorangestellt; mit anderen Worten: Der Betreff steht allein und nicht mehr hinter "Betreff" oder "Betreff:". Um den Grund des Schreibens hervorzuheben, können Sie statt dessen die Betreffzeile fetten.

Die Anrede im Brief steht in der dritten Zeile unterhalb des Betreffs. Die üblichen Floskeln (wie "Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrte Frau Dr. Neumann" oder "Lieber Hans") schließen mit einem Komma ab. Anreden wie "Sehr verehrte Damen, sehr geehrte Herren" sind inzwischen überholt; wenn überhaupt, sollte man sie nur noch bei Festreden oder anderen Anlässen benutzen.

Ein anderes Relikt vergangener Zeiten und ebenso "out" wie die "Verehrung" ist der Abschluss der Anrede mit einem Ausrufezeichen (spöttisch: Lärmbalken).

Um die Position des Betreffs und der Anrede schnell zu finden, bietet es sich an, mit Textmarken zu arbeiten. Im Ergebnis können Sie später später mit Hilfe des Navigators (Befehl Bearbeiten / Navigator) schnell zur gewünschten Stelle auf der Seite gelangen.

Dazu passen Sie zunächst die Seiteneinstellungen über Format / Seite an. Ändern Sie im Register Seite folgende Seitenränder:

Abb. 7: Der eigentliche Brief beginnt mit dem Betreff. Das wird bei der Einstellung der Seitenränder berücksichtigt.

Der erste Absatz der Seite wird mit [Strg-F] fett formatiert. Dann wird über Einfügen / Textmarke die neue Marke "Betreff" hinzugefügt.

Drei Zeilen tiefer kommt die Anrede und direkt dahinter ein Komma, so dass man sich dieses später ersparen kann. Der Absatz wird nicht gefettet; und die Textmarke, die hier am Anfang der Zeile verankert wird, lautet "Anrede". Zwei Zeilen tiefer beginnt der Text. Er erhält die Textmarke "Briefbeginn".

Textmarken können Sie übrigens auch für weitere Elemente des Briefes definieren und setzen, etwa für das Anschriftenfeld und die zweite Bezugszeichenzeile.

Abb. 8: Wenn Sie an die wichtigen Stellen im Brief Textmarken einfügen, können Sie später schnell dorthin wechseln.

Faltmarken setzen

An den Faltmarken ist zu erkennen, wo der Briefbogen gefaltet werden muss, damit er in einen Standard-Briefumschlag passt. Abhängig davon, ob der Brief nach Spar- oder Normalbriefnorm gestaltet wird, sind die Faltmarken zu setzen: Die Faltmarke für den Sparbrief steht auf 8,7 cm, die für den Normalbrief bei 10,5 cm (vom oberen Blattrand). Wer will, kann eine zweite Faltmarke auf 14,85 cm setzen; die unterstützt dabei, den Brief für einen DIN-C5-Umschlag zu falten (oder richtig zu lochen). Das ist aber eigentlich überflüssig, da der Briefbogen hier genau auf die Hälfte gefaltet wird.

Nicht immer an die Norm halten

Was nützt die schönste Norm, wenn sich keiner daran hält? Probieren Sie mit einem Umschlag aus, ob die Einstellungen für das Anschriftenfeld passen. Wenn nicht, ändern Sie die Marken entsprechend. Ein Praxistest mit dem Plus-Brief der Deutschen Post AG zeigt, dass trotz eingehaltener Maßangaben der Norm der erstellte Brief nicht richtig ins Kuvert passt. Aber dem können Sie abhelfen: Verschieben Sie die Faltmarke auf 10,2 Zentimeter (8,5 Zentimeter beim Sparbrief), dann steht sie genau zwischen den zwei Bezugzeichenzeilen.

Die Faltmarken werden mit Hilfe einer Linie erzeugt. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Zeichenfunktionen anzeigen und wählen die Linie. Ziehen Sie eine kurze Linie irgendwo auf der Seite. Dann wählen Sie bei markierter Linie Format / Position und Größe. Geben Sie folgende Werte im Register Position ein:

Wechseln Sie auf die Registerkarte Größe und geben Sie folgende Werte ein:

Die anderen Werte müssen nicht geändert werden -- sie entsprechen den Vorgaben; die Höhe ist der kleinste Wert, den man einstellen kann.

Der Wert für die horizontale Position ist auf 0,5 cm gesetzt, weil ein Laserdrucker nicht näher am Rand drucken kann. Auch hier gilt wie schon beim Feld für den Briefkopf: Entweder probieren Sie es aus oder Sie sehen im Handbuch des Druckers nach, wie groß der Druckbereich ist und passen die Faltmarken eventuell daran an.

Abb. 9: Damit ein Brief richtig ins Kuvert geht, setzen Sie die Faltmarke an der richtigen Position.

Geschäftsangaben und Ähnliches

Auf Privatbriefbögen können Geschäftsangaben entfallen. Damit haben Sie etwas mehr Platz für Ihren Text. Für die Geschäftsangaben stehen nach der Norm die letzten 17 mm des Blattes zur Verfügung. Dort stehen etwa die Lieferadresse mit Postleitzahl der Hausanschrift, Telefon, Fax und Kontoverbindungen. Hinzu kommen die Gesellschaftsform (etwa GmbH oder AG), Handelsregisternummer, Sitz des Registergerichts und die Namen des Vorsitzenden und der Vorstandsmitglieder (beziehungsweise Vorständler und Aufsichtsratvorsitzender einer Aktiengesellschaft).

Auch für die Geschäftsangaben gilt: Nicht zu dick auftragen -- eine Schriftgröße von 8 Punkt (maximal 9) reicht aus. Auf gar keinen Fall sollten Sie hier fetten. (hge)

Abb. 10: Der Normalbrief in der Seitenansicht. Oberhalb der Absenderzeile und rechts bleibt noch viel Platz für die Selbstdarstellung und Gestaltung des Briefkopfs.


Abb. 11: Die Seitenansicht zeigt es, ein Brief im Sparnormmaß hat mehr Platz für Text, dafür weniger für den Briefkopf.

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