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OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

Für Umsteiger, die zuvor vielleicht mit Microsoft Office gearbeitet haben, ist die Bedienung von OpenOffice zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit OpenOffice erleichtern.

Viele Arbeitsschritte rückgängig machen

Standardmäßig können Sie in OpenOffice die letzten 20 Aktionen und Schritte zurücknehmen. Wem das nicht reicht, der kann es unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Arbeitsspeicher ändern. Im Bereich Rückgängig können Sie die Anzahl der Schritte von 1 bis 100 angeben. Wenn Sie einen schnellen Rechner mit viel Arbeitsspeicher besitzen, können Sie diesen Wert erhöhen, ohne dass die Arbeitsgeschwindigkeit darunter leidet. Haben Sie hingegen einen Computer mit wenig Arbeitsspeicher und langsamer Festplatte, verringern Sie diese Zahl -- etwa auf fünf Schritte.

Abb. 1: Hier stellen Sie die Zahl der Arbeitsschritte ein, die Sie zurücknehmen können.

Das Erscheinungsbild von OpenOffice ändern

Wenn Sie im Kontrollzentrum von KDE einen anderen Stil einstellen, ändert sich das Aussehen der meisten Programme. Allerdings lässt das OpenOffice unberührt, da es weitgehend systemunabhängig programmiert ist und sein Erscheinungsbild selbst verwaltet. Sie können es aber in OpenOffice selbst ändern: Wechseln Sie dazu über Extras / Optionen / OpenOffice.org zum Menü Ansicht. Dort können Sie in der Liste Erscheinungsbild das Aussehen von OpenOffice ändern: Außer Standard können Sie dem Programm ein Macintosh-, X-Window- und OS/2-Aussehen verpassen.

Farbige Registerkarten

Dialoge wie die zur Zeichen- oder Absatzformatierung haben ihre Befehle und Funktionen auf vielen verschiedenen Karteikarten untergebracht. Um diese besser voneinander zu unterscheiden, können Sie OpenOffice anweisen, die Registerkarten farbig darzustellen. Dazu wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Ansicht und markieren die Option Farbige Registerkarten.

Abb. 2: Mit farbigen Registerkarten haben Sie mehr Übersicht in umfangreichen Dialogen.

Den ganzen Bildschirm nutzen

Haben Sie einen kleinen Monitor und möchten in Tabellen, Texten und Präsentationen mehr sehen? Dann können Sie zum Beispiel das Programmfenster per Mausklick maximieren und die Symbolleisten ausblenden. Noch mehr zu sehen bekommen Sie mit Hilfe der Funktion Ansicht / Ganzer Bildschirm (bzw. [Strg-Umschalt-J]). Dann wird zusätzlich noch die Menüleiste versteckt. Statt dessen erscheint nur noch eine Leiste mit der Schaltfläche Gesamtbild. Sobald Sie darauf klicken (oder abermals [Strg-Umschalt-J] drücken), wird wieder auf die ursprüngliche Darstellung umgeschaltet. Übrigens: Auch in der Ganzbildschirmdarstellung können Sie über die Tastenkürzel die Menüs der Hauptmenüleiste öffnen, etwa mit [Alt-D] das Datei- oder mit [Alt-H] das Hilfemenü.

Alle Menüeinträge sichtbar

Vielleicht kennen Sie das von Microsoft Office: Wenn Sie ein Menü öffnen, sind nur einige wichtige Befehle zu sehen. Die anderen erscheinen, sobald Sie unten im Menü auf den Pfeil klicken. Das stört manchmal, weil die Menüs unterschiedlich lang sind und man sich immer neu zurechtfinden muss.

Bei OpenOffice ist das ähnlich. Es zeigt in der Voreinstellung nur die Befehle in den Menüs, die zum jeweiligen Kontext passen. Wollen Sie immer alle Menüeinträge sehen, die es gibt, schalten Sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Ansicht die Option Inaktive Menüeinträge ein. Dann werden auch die nicht zum Kontext passenden angezeigt, können allerdings nicht verwendet werden.

Warnung bei falschem Papier

Unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Drucken können Sie im Bereich Drucker-Warnungen einstellen, auf welche Situation Sie beim Drucken hingewiesen werden wollen. Markieren Sie Papiergröße oder Papierorientierung, um eine Fehlermeldung zu erhalten, wenn der Drucker nicht über die im Dokument eingestellte Papiergröße oder -ausrichtung verfügt. Die Transparenz-Warnung ist voreingestellt. Somit werden Sie immer gewarnt, wenn im Dokument transparente Objekte enthalten sind, und beim Drucken erscheint ein Dialog, in dem Sie wählen können, ob die Transparenz gedruckt werden soll oder nicht.

Schriften ersetzen im Druck und auf dem Monitor

Wenn Sie Schriften ersetzen wollen, müssen Sie zunächst unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Schriftersetzung die Option Ersetzungstabelle anwenden markieren. Dann können Sie links eine Schriftart wählen oder eine hineinschreiben, die durch die Schriftart im rechten Listenfeld ersetzt werden soll. Klicken Sie auf Übernehmen, um das Schriftenpaar in die Tabelle darunter zu übertragen. Nun haben Sie vier Möglichkeiten: Markieren Sie Immer, um die Originalschrift auch dann zu ersetzen, wenn sie auf dem Rechner vorhanden ist. Markieren Sie es nicht, werden nur Schriften ersetzt, die nicht vorhanden sind. Markieren Sie Bildschirm, werden die Schriften nur am Bildschirm ersetzt, sonst auch beim Ausdruck.

Daraus ergeben sich folgende Kombinationen:

Immer an, Bildschirm an: Die Schrift wird nur auf dem Bildschirm ersetzt.
Immer an, Bildschirm aus: Die Schrift wird beim Druck ersetzt.
Immer aus, Bildschirm an: Die Schrift wird nur auf dem Bildschirm ersetzt, und das auch nur, wenn sie auf dem Rechner nicht vorhanden ist.
Immer aus, Bildschirm aus: Die Schrift wird nur beim Ausdruck ersetzt, und das auch nur, wenn sie auf dem Rechner nicht vorhanden ist.

Abb. 3: Die Schrift "Thorndale" wird nur beim Ausdruck ersetzt -- und das auch nur, wenn sie auf dem Rechner nicht vorhanden ist.

Makroviren aus Microsoft-Office-Dokumenten entfernen

In OpenOffice können Sie problemlos Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumente mit Makroviren öffnen und diese unschädlich machen. Wechseln Sie über Extras / Optionen / Laden/Speichern zu den VBA_Eigenschaften. Hier können Sie festlegen, wie OpenOffice mit VBA-Code (VBA = Visual Basic for Applications; Programmiersprache in Microsoft Office) umgehen soll. Wählen Sie Basic Code zum Bearbeiten laden, wird VBA-Code aus einem Microsoft-Office-Dokument geladen und als OpenOffice-Basic-Modul am Dokument abgelegt. Der VBA-Code wird zwischen Sub- und End Sub-Befehle geklammert und auskommentiert. Speichern Sie das Dokument im OpenOffice-Format, wird der Code mitgespeichert, beim Speichern in ein anderes Format nicht.

Die Option Original Basic Code wieder speichern hält den VBA-Code in einem internen Speicher, bis das Dokument geschlossen wird. Beim Speichern im Microsoft-Format wird der VBA-Code wieder unverändert mit gespeichert, beim Speichern in andere Formate nicht. Um eventuelle Makro-Viren aus einem Microsoft-Dokument zu entfernen, schalten Sie die Option Original Basic Code wieder speichern aus und speichern das Dokument im Microsoft-Format. Das Dokument wird dann ohne den VBA-Code gesichert, und Sie können es problemlos in Microsoft Office laden.

Abb. 4: Mit OpenOffice können Sie Makro-Viren aus Microsoft-Office-Dokumenten entfernen.

Wörter und Zeichen zählen

OpenOffice kann von sich aus keine Wörter und Zeichen eines markierten Textes zählen. Mit dem folgenden Makro können Sie es ihm aber beibringen. Es zählt die Wörter und Zeichen des gesamten sowie des markierten Textes und zeigt sie in einer Dialogbox an (siehe Listing im Kasten).

Listing: Word-Count

xDocument = thiscomponent xSelection = xDocument.getCurrentSelection() nSelCount = xSelection.getCount() nAllChars = xDocument.CharacterCount nAllWords = xDocument.WordCount nSelChars = 0 nSelWords = 0 for nSel = 0 to nSelCount - 1 sText = xSelection.getByIndex(nSel).getString() nCount = Len(sText) bLastWasseparator = true 'first letter starts a word for i=1 to nCount Select Case Mid(sText,i,1) Case " ", "(", ")", chr(9), "[", "]", "{", "}" bLastWasseparator = true nSelChars = nSelChars + 1 Case chr(10), chr(13) bLastWasseparator = true Case Else if bLastWasseparator then nSelWords = nSelWords + 1 Endif nSelChars = nSelChars + 1 bLastWasseparator = false End Select next i next nSel msgbox "Dokument" + chr(13) + " Zeichen: " + nAllChars + chr(13) + " Wörter: " + nAllWords + chr(13) + chr(13) + "Markiert" + chr(13) + " Zeichen: " + nSelChars + chr(13) + " Wörter: " + nSelWords, 64, "Wörter und Zeichen zählen"

Um das Makro in OpenOffice zu integrieren, wählen Sie Extras / Makro. Unter Makroname geben Sie wordcount ein und klicken auf Neu, um den Makroeditor zu starten. Dort stehen bereits die zwei Zeilen Sub wordcount und End Sub. Tragen Sie den Makro-Code aus dem Listing-Kasten zwischen diesen beiden Befehlen ein. Wenn Sie eine Internetverbindung haben, können Sie den Makro-Code auch von unserer Homepage http://www.easylinux.de herunterladen und per Drag & Drop einfügen. Speichern Sie anschließend das Makro über Datei / Speichern und schließen den Makroeditor mit Datei / Schließen. Danach markieren Sie einen Text und wählen Extras / Makro. Markieren Sie das Makro links in der Liste und klicken auf Ausführen, um die Zeichen und Wörter zu zählen.

Abb. 5: Ein neues Makro "wordcount" zählt Wörter und Zeichen.

Achtung beim Dateiaustausch mit Word

Wenn Sie regelmäßig mit Word-Benutzern Dokumente austauschen, verzichten Sie auf spezielle Formatierungen und Funktionen. Unterschiede gibt es zum Beispiel in den Gliederungen. Wenn Sie diese etwa aus Writer nach Word übertragen, bleibt pro Gültigkeitsbereich einer Seitenvorlage nur die erste Gliederung erhalten -- Word kann nicht mehr verarbeiten. Die darauf folgenden Gliederungen erhalten dasselbe Layout wie die erste. Machen Sie sich also erst gar nicht die Mühe, mehrere Layouts zu definieren.

Setzen Sie in Writer auch keine Grafiken als Aufzählungszeichen ein. Denn da muss Word ebenfalls passen, weil es diese nicht kennt. Auch mit Einzügen kann es beim Export aus Writer heraus zu Unstimmigkeiten kommen, da Word nicht alle Funktionen von OpenOffice Writer unterstützt. Das gleiche gilt auch für Zeichen nach und vor Nummern.

Was für Aufzählungen gilt, kommt leider auch bei Schrifteffekten vor: Alle Durchstreichungen werden in Word als einfache dargestellt, da Word nur einfache beherrscht.

Importieren Sie Grafik-Textboxen und Beschriftungen aus Vorlagen, werden die meisten Attribute als direkte Absatz- und Zeichenattribute übernommen. Einige können jedoch verloren gehen.

Calc-Funktionsliste ständig geöffnet

Damit Sie bei den vielen Funktionen in Calc die Übersicht bewahren, können Sie sich eine Liste der Funktionen dauerhaft anzeigen lassen. Das machen Sie über den Befehl Einfügen / Funktionsliste. Daraufhin erscheint rechts die Liste. Über die Schaltfläche Fixieren können Sie diese so anheften, dass keine Tabelleninhalte dahinter verschwinden.

Fehlersuche mit dem Detektiv

Beim Schreiben und Arbeiten mit Tabellen, Funktionen und Formeln schleichen sich immer mal wieder Fehler ein. Gerade, wenn die Tabellen sehr umfangreich sind, verliert man beim Verfolgen des Fehlers ab und zu den Überblick.

Leichter wird es mit Hilfe des Tabellendetektivs unter Extras / Detektiv. Hier können Sie Spuren zu Vorgänger- und Nachfolgerzellen legen, die dann blau kenntlich gemacht werden. Dazu markieren Sie die Zelle, in der Sie den Fehler vermuten, und wählen entweder Extras / Detektiv / Spur zum Vorgänger oder Extras / Detektiv / Spur zum Nachfolger.

Damit erfahren Sie, woher die Zelle ihre Werte bezieht. Allerdings werden nur die Werte aus dem aktiven Tabellenblatt angezeigt, auch wenn die Formel Werte aus anderen Tabellenblättern übernimmt.

Noch schneller können Sie übrigens mit dem Detektiv arbeiten, wenn Sie unter Extras / Detektiv den Füll-Modus einschalten. Damit wird der Mauszeiger zum Füll-Modus-Symbol, und Sie können beliebig Zellen anklicken, von denen dann die Spuren zum Vorgänger angezeigt werden. Beenden können Sie den Modus durch Drücken der [Esc]-Taste.

Mit einem Theme schnell zur ansprechenden Tabelle

Möchten Sie ganz auf die Schnelle eine ansprechende Tabelle erzeugen? Dann bedienen Sie sich doch der Theme-Auswahl, die Sie über die Schaltfläche Themenauswahl links auf der Werkzeugleiste erreichen.

Ein Klick darauf öffnet den Dialog Themen-Auswahl. Hier können Sie an Stelle des Standardthemes eines von 18 weiteren wählen. Die Palette reicht von Blue Jeans über Grüne Trauben und Neon bis zu Pastell, Pool-Party und Schwarz-Weiß.

Wählen Sie ein Theme, erhalten Sie damit gleichzeitig zwölf neue Benutzervorlagen für Zellen. Diese geben Schrift, Umrandung und Farben für den Hintergrund, den Spaltenkopf und weitere Zellen vor.

Abb. 6: Mit Hilfe der Theme-Auswahl erhalten Sie schnell eine ansprechend gestaltete Tabelle samt Benutzervorlagen.

Fenster fixieren

In großen Tabellen mit Überschriften möchten Sie diese vielleicht immer sehen, und nur die Werte der anderen Zellen sollen gescrollt werden können. Kein Problem: Wählen Sie dazu einfach Fenster / Fixieren. Damit wird alles links und oberhalb der aktuellen Zelle fixiert und kann nicht mehr gescrollt werden. Mehrere Varianten sind möglich:

Überschrift links und rechts: Markieren Sie die Zelle B2 vor dem Fixieren.
Nur Spaltenüberschrift oben: Markieren Sie die Reihe B vor dem Fixieren.
Nur Zeilenüberschrift links: Markieren Sie die Spalte 2 vor dem Fixieren.

(hge)

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