Rechnungsformular in OpenOffice Writer

Rechnen in Dokumenten

von Thomas Hümmler

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Schreiben Sie hin und wieder Rechnungen oder wollen Sie Ergebnisse von Formeln in Ihre Texte einfügen? Mit den Rechenfunktionen von OpenOffice Writer ist das kein Problem. Dazu müssen Sie nicht mal eine Calc-Tabelle als OLE-Objekt einfügen.

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Mit der Textverarbeitung schreibt man, mit der Tabellenkalkulation rechnet man. Diese Aussage gilt schon lange nicht mehr. Sie können in Writer ebenso rechnen wie Sie Texte in Tabellenzellen tippen können. Zwar ist das eine Programm besser für bestimmte Aufgaben geeignet als das andere, und umgekehrt. Und es spricht in komplexen Berechnungen auch manches dafür, eine Calc-Tabelle als OLE-Objekt in ein Textdokument einzufügen. Aber für viele Berechnungen brauchen Sie nicht auf externe Quellen zugreifen. Diese können Sie einfacher und schneller im Text selbst berechnen.

Die Rechenleiste

Das geschieht in OpenOffice Writer mit Hilfe der Rechenleiste. Diese Symbolleiste für Textdokumente dient den Berechnungen im Text und in Textabellen. Sie holen Sie hervor mit einem Druck auf die Taste F2. Die Rechenleiste ist unterteilt in fünf Bereiche:

• Zellenbezug: In diesem Feld ganz links wird angezeigt, in welcher Zelle einer Texttabelle der Cursor steht. Rechnen Sie direkt im Text, steht hier Textformel.

• Formel: Aus dem Untermenü können Sie eine Formel in den Text oder eine Texttabelle einfügen. Welche Funktionen OpenOffice Writer beherrscht, steht im Kasten "Funktionen-Übersicht".

• Abbrechen: Klicken Sie auf das Symbol, um den Inhalt der Eingabezeile zu verwerfen und die Rechenleiste zu schließen.

• Übernehmen: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, übernehmen Sie den Inhalt der Eingabezeile in den Text oder die Texttabelle und schließen die Rechenleiste.

• Formelbereich: Ganz rechts in der Rechenleiste weist ein Gleichheitszeichen darauf hin, dass Sie hier eine Formel eingeben können. Tragen Sie diese entweder direkt ein oder klicken Sie im Untermenü des Formel-Symbols auf die geeignete Formel.

Abb. 1: Die Rechenleiste in OpenOffice Writer ist unterteilt in fünf Bereiche.

Funktionen-Übersicht
Grundrechenarten
Befehl	Syntax	Funktion	Beispiel
Addition	+	Berechnet die Summe	1 + 1
Subtraktion	-	Berechnet die Differenz	10 - 9
Multiplikation	MUL oder *	Berechnet das Produkt	100 MUL 1,16
Division	DIV oder /	Berechnet den Quotienten	100 DIV 1,16
Grundfunktionen im Formel-Untermenü
Befehl	Syntax	Funktion	Beispiel
Summe	SUM	Berechnet die Summe von markierten Zellen	SUM zeigt die Summe der Werte in den Zellen von D1 bis D4
Runden	ROUND	Rundet eine Zahl auf die angegebene Zahl Dezimalstellen	3,1415926 ROUND 2 zeigt 3,14
Prozent	PHD	Berechnet einen Prozentwert	100 + 16 PHD zeigt 116
Wurzel	SQRT	Berechnet die Quadratwurzel	SQRT 25 zeigt 5
Potenziere	POW	Berechnet die Potenz	2 POW 3 zeigt 8
Operatoren
Befehl	Syntax	Funktion	Beispiel
Listentrenner	|	Trennt die Elemente in Listen voneinander	SUM (||) zeigt die Summe der Zellen D1, D2, D3, D4, D6 und D10
Gleich	EQ oder ==	Testet auf Gleichheit. Wenn gleich, ist das Ergebnis 1 (wahr), sonst 0 (falsch)	EQ 2 zeigt 1 (wahr), wenn der Inhalt von A1 gleich 2 ist
Nicht Gleich	NEQ oder !=	Testet auf Ungleichheit	NEQ 2 zeigt -1 (wahr), wenn der Inhalt von A1 nicht gleich 2 ist
Kleiner Gleich	LEQ oder <=	Testet auf kleiner oder gleich	LEQ 2 zeigt -1 (wahr), wenn der Inhalt von A1 kleiner oder gleich 2 ist
Größer Gleich	GEQ oder >=	Testet auf größer oder gleich	GEQ 2 zeigt -1 (wahr), wenn der Inhalt von A1 größer oder gleich 2 ist
Kleiner	L oder <	Testet auf kleiner	L 2 zeigt -1 (wahr), wenn der Inhalt von A1 kleiner 2 ist
Größer	G oder >	Testet auf größer	G 2 zeigt -1 (wahr), wenn der Inhalt von A1 größer 2 ist
Logisches Oder	OR	Testet auf logisches Oder	0 OR 0 zeigt 0 (falsch), alles andere zeigt -1 (wahr)
Logisches Exklusives Oder	XOR	Testet auf logisches Exklusives Oder	1 XOR 0 und 0 XOR 1 zeigen -1 (wahr)
Logisches Und	AND	Testet auf logisches Und	1 AND 1 zeigt -1 (wahr), alles andere zeigt 0 (falsch)
Logisches Nicht	NOT oder !	Testet auf logisches Nicht	NOT 0 (falsch) zeigt -1 (wahr)
Statistische Funktionen
Befehl	Syntax	Funktion	Beispiel
Mittelwert	MEAN	Berechnet das arithmetische Mittel der Werte in einem Bereich oder einer Liste	MEAN 1 | 2 | 3 zeigt 2
Minimalwert	MIN	Berechnet den kleinsten Wert einer Liste oder eines Bereichs	MIN 1 | 2 | 3 zeigt 1
Maximalwert	MAX	Berechnet den größten Wert einer Liste oder eines Bereichs	MAX 1 | 2 | 3
Funktionen
Befehl	Syntax	Funktion	Beispiel
Sinus	SIN	Berechnet den Sinus in Radiant	SIN (PI/2)
Cosinus	COS	Berechnet den Cosinus in Radiant	COS 90
Tangens	TAN	Berechnet den Tangens in Radiant	TAN 1
Arcussinus	ASIN	Berechnet den Arcussinus in Radiant	ASIN 0
Arcuscosinus	ACOS	Berechnet den Arcuscosinus in Radiant	ACOS 0
Arcustangens	ATAN	Berechnet den Arcustangens in Radiant	ATAN 1

Direkt im Text rechnen

Wenn Sie etwas berechnen wollen und das Ergebnis in einen Text einfügen wollen, ist das mit der Rechenfunktion von Writer in wenigen Schritten erledigt:

1.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Ergebnis eingefügt werden soll.

2.

Drücken Sie [F2] zum Anzeigen der Rechenleiste.

3.

Geben Sie hinter dem Gleichheitszeichen die Formel Ihrer Berechnung ein, zum Beispiel 100 * 1,16.

4.

Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf Übernehmen. Damit wird das Ergebnis an der gewünschten Textstelle eingefügt.

Beim Zusammenstellen der Formel gibt es verschiedene Möglichkeiten. So können Sie zum Beispiel zu einem Betrag von 100 Euro die Mehrwertsteuer mit der Formel 100 * 1,16 (oder 100 MUL 1,16) hinzurechnen. Eine andere Variante bieten die Funktionen aus dem Formel-Menü der Rechenleiste. Klicken Sie auf das Formel-Symbol, erscheint ein Menü, aus dem Sie eine Funktion wählen können. Diese wird an der Cursorposition in die Rechenleiste übernommen. Wollen Sie nun zu den 100 Euro die 16 Prozent hinzurechnen, geht das so:

1.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Ergebnis eingefügt werden soll.

2.

Drücken Sie [F2] zum Anzeigen der Rechenleiste.

3.

Geben Sie hinter dem Gleichheitszeichen die Formel 100 + 16, gefolgt von einem Leerzeichen, ein.

4.

Wählen Sie aus dem Formel-Menü den Eintrag Prozent.

5.

Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf Übernehmen.

Das Ergebnis ist im Text grau hinterlegt. Das deutet darauf hin, dass es als so genannter Feldbefehl eingefügt ist. Sollte statt dem Ergebnis 116 dort der Text Formel einfügen -- gefolgt von der Formel -- stehen, schalten Sie über den Befehl Ansicht / Feldbefehle (oder [Strg-F9]) die Ansicht der Feldbefehle aus.

Haben Sie etwas in der Formel falsch geschrieben, können Sie dieses korrigieren, indem Sie doppelt auf den Feldbefehl bzw. das Ergebnis klicken. Daraufhin öffnet das Dialogfenster Feldbefehl bearbeiten: Variablen. Dort können Sie im Eingabefeld Formel die Rechenformel ändern.

Abb. 2: Nach einem Doppelklick auf den Feldbefehl können Sie die Formel bearbeiten.

Tipp: Rechnen ohne Rechenleiste

Steht im Text eine Rechenformel, die Sie nicht über die Rechenleiste eingegeben haben, können Sie auch von dieser ganz einfach das Ergebnis berechnen und es an anderer Stelle in den Text einfügen: 1. Markieren Sie die Rechenformel im Text, die außer Zahlen und Rechenbefehlen nichts weiter enthalten darf. Wenn Sie Währungszeichen hinzufügen, sorgen Sie dafür, dass diese außerhalb der eigentlichen Formel stehen, da es sonst einen Syntaxfehler gibt. Steht zum Beispiel EUR 100 * 1,16 in Ihrem Text, markieren Sie 100 * 1,16. 2. Drücken Sie nun [Strg-+] oder wählen Sie Extras / Berechnen. Damit speichern Sie das Ergebnis der Berechnung in der Zwischenablage. 3. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Text, wo Sie das Ergebnis der Berechnung einfügen wollen, und drücken [Strg-V] (bzw. wählen Bearbeiten / Einfügen). Wenn das Ergebnis die Rechenformel ersetzen soll, versetzen Sie den Cursor nicht, sondern drücken gleich [Strg-V].

Rechnen in Texttabellen

Wenn Sie über Einfügen / Tabelle eine Tabelle in der Text eingefügt haben, können Sie darin ebenfalls rechnen. Hier müssen Sie zunächst den Cursor in die gewünschte Zelle setzen. Anschließend genügt -- wie Sie es vielleicht von der Tabellenkalkulation gewohnt sind -- die Eingabe eines Gleichheitszeichens (=), um die Rechenleiste zu öffnen. Nun können Sie wie oben beschrieben eine Formel in die Zelle eingeben.

Texttabellen werden genauso behandelt wie Tabellen in Calc. Die Reihen werden von oben nach unten durchnumeriert, die Spalten von links nach rechts buchstabiert. Oben links in der Tabelle steht also immer die Zelle A1. Zur besseren Orientierung erscheint links in der Rechenleiste und unten in der Statuszeile außerdem der aktuelle Zellbezug.

Wollen Sie mit Zellverweisen rechnen, müssen Sie die jeweiligen Zellen in spitze Klammern setzen, also etwa <A1>. Auf mehrere nebeneinander stehende Zellen verweisen Sie, indem Sie zwischen die erste und die letzte Zelle einen Doppelpunkt setzen -- <A1:A3> meint also die Zellen A1, A2 und A3. Die Zellbezüge können Sie eintippen; leichter tun Sie sich indes, wenn Sie die jeweiligen Zellen mit der Maus markieren und per Klick einfügen. Daraufhin wird der korrekte Zellenbezug in der Eingabezeile eingefügt. Nun können Sie weitere Parameter eingeben und danach die Eingabe mit einem Klick auf Übernehmen abschließen.

Tabelle für Rechnungsformular

Ein Rechnungsformular ist eigentlich aufgebaut wie ein ganz normaler Geschäftsbrief. Einen Geschäftsbrief erzeugen Sie entweder mit Hilfe des Autopiloten über Datei / AutoPilot / Brief. Sie können aber auch den Musterbrief aus der EasyLinux-Ausgabe 7/2003 als Vorlage benutzen. Als Betreff schreiben Sie "Rechnung" und an Stelle des Textes wird eine Tabelle eingebaut, welche Artikel, Preise und zu zahlende Summe enthält.

Für so ein Rechnungsformular brauchen Sie eine Tabelle mit mindestens vier Spalten: Menge, Artikel, Preis und Gesamtpreis. Je nach Anforderung kommen noch weitere hinzu, etwa eine für unterschiedliche Mehrwertsteuersätze oder für laufende Nummern. Sinnvoll ist es, sich das Formular zunächst zu skizzieren, bevor Sie mit dem Aufbau beginnen.

Ebenso wichtig wie die Zahl der Spalten ist die Zahl der Zeilen. Wie lang die Tabelle sein soll, hängt auch von der Menge der Rechnungsposten ab. Sieben Zeilen belegen meist schon die Überschrift, die Summe, die Mehrwertsteuer, die Endsumme und die drei Summenstriche. Insgesamt sollten Sie die Tabelle daher etwa 12 bis 20 Zeilen lang machen.

Die Tabelle erzeugen Sie dann wie folgt:

1.

Legen Sie über Einfügen / Tabelle eine Tabelle an. Wählen Sie im Bereich Tabellengröße die Zahl der Spalten und der Zeilen (in diesem Beispiel 4 Spalten und 12 Zeilen). Auf der Registerkarte Umrandung wählen Sie - Keine - als Linie.

2.

Tragen Sie die Überschriften ein und verschieben Sie die Spalten so, dass auch größere Beträge noch in die Zellen passen.

3.

Nun tragen Sie in der Spalte Gesamtpreis (in diesem Beispiel die Spalte D) in der zweiten Zeile die Formel =<B2>*<C2> ein.

4.

Leider gibt es in Texttabellen den Befehl Nach unten ausfüllen nicht. Deshalb müssen Sie Schritt 3 analog für alle darunter liegenden Zellen mit dem Gesamtpreis wiederholen.

5.

In die Zelle D7 kommt der erste Summenstrich. Setzen Sie die Markierung in die Zelle und öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. In welcher Zelle die Markierung steht, können Sie unten rechts in der Statusleiste erkennen.

Wählen Sie den Eintrag Zahlenformat. Im folgenden Dialogfeld ist die Kategorie Text angewählt und als Format-Code steht im Feld unten ein Klammeraffe (@). Setzen Sie die Markierung hinter den Klammeraffen und tippen zehn Gleichheitszeichen. Bestätigen Sie mit einem Klick auf Hinzufügen und anschließendem OK, um die Gleichheitszeichen in die Zelle einzutragen.

6.

Markieren Sie nun die Zelle D10, klicken im Kontextmenü auf Zahlenformat und wählen das soeben erzeugte Format. Bestätigen Sie mit OK, um die Gleichheitszeichen auch in der Zelle D10 einzutragen. Anschließend verfahren Sie genauso mit der Zelle D12.

7.

Schreiben Sie in die Zelle C8 den Text Summe:. Setzen Sie die Markierung in die Zelle D8 und klicken in der Objektleiste auf das Summe-Symbol. Daraufhin öffnet die Rechenleiste. Nun markieren Sie die Zellen D2 bis D6 und bestätigen mit Übernehmen.

8.

In die Zelle C9 tragen Sie den Mehrwertsteuersatz ein - das sind derzeit 7 oder 16 Prozent. Wählen Sie dann im Kontextmenü das Zahlenformat. Im folgenden Dialogfeld wählen Sie die Kategorie Prozent, löschen den Format-Code unten in der Zeile und tragen statt dessen # % MwSt. ein. Das Doppelkreuz dient als Platzhalter für die Prozentzahl, der hinzugefügte Text muss in Anführungszeichen gesetzt werden. Klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf OK, um die Zelle entsprechend zu formatieren.

9.

Setzen Sie die Markierung in die Zelle D9. Tragen Sie dort die Formel =<D8>*<C9> ein; so wird der Mehrwertsteuersatz berechnet.

10.

Schreiben Sie in die Zelle C11 Endsumme: und setzen die Markierung in die Zelle D11. Tragen Sie dort die Formel =<D8>+<D9> ein, um Summe und Mehrwertsteuer zu addieren.

11.

Markieren Sie die Zellen C2 bis D6. Wählen Sie im Kontextmenü Zahlenformat und in der Kategorie Währung. Als Format wählen Sie dann zum Beispiel -1.234,00 EUR und bestätigen mit OK. Das selbe Zahlenformat wählen Sie anschließend auch für die Zellen D8, D9 und D11.

12.

Jetzt können Sie die Tabelle noch gestalten, zum Beispiel die standardmäßig kursiv und zentriert gesetzten Überschriften anpassen und die Ausrichtung der Zellen kontrollieren. Außerdem sollten Sie die einzelnen Spalten der besseren Übersichtlichkeit halber noch mit Linien versehen. Markieren Sie die Zellen A1 bis D1, wählen im Kontextmenü Tabelle und wechseln zum Register Umrandung. Unter Linienanordnung schalten Sie per Klick die untere Linie ein und bestätigen mit OK. Anschließend markieren Sie die Zellen A1 bis D6 und wiederholen die Prozedur. Statt der unteren schalten Sie nun jedoch die mittlere, senkrechte Linie ein.

Damit ist die Tabelle für das Rechnungsformular eigentlich fertig und Sie können Ihre Rechnungen schreiben. Speichern Sie das Formular als Vorlage, dann erhalten Sie jedes Mal ein leeres Rechnungsformular, wenn Sie die Datei per Klick öffnen. Die in diesem Beispiel erzeugte Tabelle hat fünf Zeilen für Artikel und Preise. Brauchen Sie mehr, erzeugen Sie einfach eine längere Tabelle. Die können Sie auch leicht später wieder zusammenstreichen, wenn Sie zum Beispiel nur zwei oder drei Artikel berechnen:

1.

Markieren Sie die überflüssigen Zeilen und wählen im Kontextmenü den Befehl Zeile / Löschen.

2.

Damit rutschen alle anderen Zeilen nach oben, die Summen-Formel für die einzelnen Positionen stimmt nicht mehr und in den Formelzellen steht "  Fehlerhafter Ausdruck  ". Markieren Sie die erste Zelle mit einem Fehler und schalten mit [F2] die Rechenleiste ein. In der Summen-Formel steht ein Fragezeichen. Markieren Sie nun einfach noch einmal die Zellen, die addiert werden sollen.

3.

Sobald Sie danach auf Übernehmen klicken, wird wieder richtig gerechnet und auch alle anderen fehlerhaften Ausdrücke, die auf der ersten Formel fußen, verschwinden.

Rechnen über mehrere Tabellen

Sie können innerhalb eines Dokuments auch über mehrere Tabellen rechnen. Dabei werden die einzelnen Tabellen über den Tabellennamen identifiziert. Die erste Tabelle heißt Tabelle1, die zweite Tabelle2 usw.

In einem Rechnungsformular etwa könnten Sie unter der Rechnungstabelle eine zweite, einzellige Tabelle erzeugen, in der Sie diese Endsumme nochmals aufführen. Diese Tabelle ist eingebettet in einen Satz wie "Wir bitten um Überweisung des Betrags in Höhe von XXX auf unser Konto". Statt der drei X platzieren Sie dort die einzellige Tabelle. Wenn Sie wollen, können Sie auch noch eine dritte Tabelle erzeugen, in der noch einmal gesondert die Mehrwertsteuer steht.

Um die Endsumme einfach noch einmal in der zweiten Tabelle aufzuführen, müssen Sie dort lediglich auf die entsprechende Zelle in der ersten Tabelle verweisen -- zum Beispiel =<Tabelle1.D8>, wenn die Endsumme in der Zelle D8 der ersten Tabelle steht. Die Formel in der dritten Tabelle könnte dann lauten: =<Tabelle2.A1> * 0,16. Damit berechnen Sie aus der Endsumme 16 Prozent Mehrwertsteuer.

Die zweite ebenso wie die dritte Tabelle formatieren Sie anschließend so, dass der Rahmen nicht sichtbar ist. Positionieren Sie diese entsprechend im Text, fällt dann gar nicht mehr auf, dass es sich dabei um Tabellen handelt. Das geht so:

1.

Schreiben Sie den Text und erzeugen die erste Tabelle. Schreiben Sie darunter den Text, der die Endsumme und die Mehrwertsteuer enthält, etwa: "Im Betrag vom EUR 92,77 sind EUR 12,80 Mehrwertsteuer enthalten". Die beiden Summenbeträge werden jeweils durch einzellige Tabellen ersetzt.

2.

Fügen Sie nun über Einfügen / Rahmen einen Rahmen ein. Im Bereich Verankerung wählen Sie Am Zeichen. Auf dem Register Umrandung wählen Sie als Linie - Keine -. Anschließend verschieben Sie den Rahmen an die gewünschte Position.

3.

Klicken Sie außerhalb des Rahmens, um die Selektion zu entfernen. Dann klicken Sie in den Rahmen, damit die Markierung darin steht.

4.

Jetzt fügen Sie in den Rahmen eine einzellige Tabelle ein. Wählen Sie Einfügen / Tabelle und stellen unter Tabellengröße den Wert für Spalten und Zeilen jeweils auf 1.Klicken Sie auf OK.

5.

Wählen Sie Format / Tabelle und wechseln ins Register Umrandung. Klicken Sie unter Linie auf - Keine - und stellen Sie den Abstand zum Text für alle Seiten auf 0,00cm.

6.

Öffnen Sie das Kontextmenü und klicken dort auf Zahlenformat. Wählen Sie in der Kategorie Zahl das dritte Format von oben.

7.

Nun schreiben Sie die Rechenformel in die Zelle. Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein und markieren die Zelle mit der Endsumme aus der ersten Tabelle. Beenden Sie die Eingabe durch einen Klick auf Übernehmen und Sie sehen den Endbetrag in dieser Zelle, sofern in der ersten Tabelle entsprechende Summen eingetragen sind.

Anschließend erzeugen Sie die dritte Tabelle für die Mehrwertsteuer. Gehen Sie dabei vor, wie in Schritt 1 bis 7 beschrieben. Schritt 8 hingegen ist anders:

8.

Um die Mehrwertsteuer aus der Endsumme zu berechnen, schreiben Sie folgende Rechenformel in die dritte Tabelle: =<Tabelle2.A1> - <Tabelle2.A1> / 1,16 round 2. Beenden Sie die Eingabe durch einen Klick auf Übernehmen und Sie sehen den Endbetrag in dieser Zelle, sofern in der ersten Tabelle entsprechende Summen eingetragen sind.

Mit der vorhergehenden Formel errechnen Sie die Mehrwertsteuer (<Tabelle2.A1> / 1,16), ziehen diese von der Endsumme (<Tabelle2.A1>) ab und runden Sie auf zwei Stellen (round 2). Ob Sie die Funktion round groß oder klein schreiben, spielt dabei keine Rolle -- Writer versteht beides. (fan)

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