OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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Für Umsteiger, die zuvor vielleicht mit Microsoft Office gearbeitet haben, ist die Bedienung von OpenOffice zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks erleichtern Ihnen den Umgang mit OpenOffice.

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Tipp: Einstellungen für Math-Formeln festlegen

Unter Extras / Optionen / Formel / Einstellungen können Sie bestimmen, wie neue Math-Formeln gedruckt werden sollen. Dort stehen im Bereich Druck Optionen folgende drei Optionen:

• Titelzeile (Voreinstellung: markiert): Wenn markiert, wird der beim Speichern eingegebene Titel mit ausgedruckt. * Formeltext (markiert): Wenn markiert, wird der Inhalt des Kommandos-Fensters mit ausgedruckt. * Rahmen (markiert): Wenn markiert, wird der Formelbereich beim Drucken mit einer dünnen Linie umrahmt.

Außerdem legen Sie im Bereich Druckformat die Größe der Formel beim Druck fest. Die Originalgröße ist voreingestellt. Die Formel wird damit in der aktuellen Schriftgröße ausgedruckt. Wählen Sie dagegen Seite anpassen, füllt die Formel die gesamte Druckseite aus. Unter Skalierung können Sie eine Formel um einen bestimmten Faktor verkleinern oder vergrößern.

Abb. 1: Mit diesen Einstellungen drucken Sie mathematische Formeln auf die gesamte Seite.

Tipp: Schneller in Math mit Funktionstasten

Wenn Sie im Kommandos-Fenster von Math eine Formel eingeben, sehen Sie dort Platzhalter oder auch Fehler. Folgende Tastenkombinationen helfen dabei, die Arbeit mit Math zu beschleunigen: * [F2] springt zum nächsten Platzhalter. * [Umschalt-F2] springt zum vorhergehenden Platzhalter. * [F3] springt zum nächsten Fehler. * [Umschalt-F3] springt zum vorhergehenden Fehler.

Tipp: Math-Formeln in Writer, Calc und Impress übernehmen

Eine Math-Formel übernehmen Sie in Writer, Calc oder Impress mit dem Befehl Einfügen / Objekt / Formel. Daraufhin erscheinen das Kommandos-Fenster und das Auswahl-Menü. Dafür ist die Objektleiste verschwunden, und die Menüleiste hat sich verändert.

Jetzt können Sie im Kommandos-Fenster die gewünschte Formel schreiben oder über Extras / Formel importieren eine Formel importieren.

Um die Schriftgröße anzupassen, wählen Sie Format / Schriftgrößen und ändern im folgenden Dialogfenster die Basisgröße, bis es passt. Das Gleiche können Sie auch mit der Schrift machen, indem Sie statt der Größe den Befehl Schriftarten im Format-Menü wählen.

Anschließend klicken Sie an eine Stelle im Dokument, um zu Writer, Calc oder Impress zurück zu kommen. Wenn Sie nun speichern, wird die Formel mit dem Dokument gesichert.

Tipp: Übereinander stehende Funktionen mit Math erzeugen

In Abbildung 2 sehen Sie ein Integral mit einem Bruch als Integrand. Im Kommandos-Fenster geschrieben sieht dieses so aus:

int csub{0} csup{%pi over 4} {{sin(x)} over {cos(x)}dx}

Eine solche Formel erzeugen Sie über das Auswahl-Menü. Klicken Sie unter Operatoren auf Integral, dann unter Formatierungen auf Subscript unten. Löschen Sie mit [Entf] den markierten Platzhalter und wechseln mit [F2] zum nächsten. Tippen Sie 0 (null) und wechseln mit [Ende] ans Ende der Formel. Klicken Sie auf Superscript oben, löschen mit [Entf] den Platzhalter und wechseln mit [F2] zum nächsten. Klicken Sie unter Unäre/Binäre Operatoren auf Division (Bruch). Schreiben Sie %pi. Das Prozentzeichen bedeutet, das ein Symbol folgt; fehlte es, würde dort nur pi stehen, so aber sehen Sie den griechischen Buchstaben. Wechseln Sie mit [F2] zum nächsten Platzhalter und schreiben 4.

Das rote Fragezeichen hinter dem Integral deutet darauf hin, dass dem Integral noch etwas fehlt -- in diesem Fall der Bruch der Winkelfunktionen. Den tragen Sie in geschweiften Klammern ein. Achten Sie darauf, nicht nur Zähler und Nenner in geschweifte Klammern zu setzen, sondern den gesamten Bruch, sonst wandert das Integral in den Nenner.

Klicken Sie also zunächst unter Klammern zweimal auf Gruppierungs Klammern, dann unter Funktionen auf Sinus. Schreiben Sie x und setzen die Markierung hinter die erste schließende Gruppierungsklammer. Nun klicken Sie unter Unäre/Binäre Operatoren auf Division (Bruch), löschen mit [Entf] den ersten Platzhalter und wechseln mit [F2] zum nächsten. Klicken Sie unter Klammern erneut auf Gruppierungs Klammern, danach unter Funktionen auf Cosinus und tippen ein x. Wechseln Sie hinter die letzte schließende Gruppierungsklammer und schreiben abschließend dx.

Abb. 2: Übereinander stehende Funktionen erzeugen Sie in Math schnell und ohne größere Umstände.

Tipp: Calc-Funktionsliste dauerhaft anzeigen lassen

Calc hat über 360 Funktionen. Damit Sie bei so vielen Möglichkeiten nicht die Übersicht verlieren, können Sie sich die Liste der Funktionen dauerhaft anzeigen lassen. Das machen Sie über den Befehl Einfügen / Funktionsliste. Daraufhin erscheint rechts die Liste. Über die Schaltfläche Fixieren können Sie diese so anheften, dass keine Tabelleninhalte dahinter verschwinden.

Tipp: Arbeiten mit dem Funktionsautopilot

Die Funktionsliste von Calc gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen. Das ist hilfreich, aber nicht immer ausreichend. Wenn Sie nur selten mit der Tabellenkalkulation arbeiten, aber trotzdem komplexere Formeln erzeugen wollen, hilft der so genannte Funktionsautopilot. Bevor Sie diesen starten, markieren Sie zunächst die Zelle, in die Sie eine Formel eintragen möchten. Dann öffnen Sie den Autopilot über Einfügen / Funktion oder die Schaltfläche Funktionsautopilot in der Rechenleiste oberhalb der Tabelle.

Tipp: Briefumschläge mit Writer bedrucken

Wenn Sie schnell einen fensterlosen Briefumschlag bedrucken wollen, hilft Ihnen Writer mit dem Befehl Einfügen / Briefumschlag. Im Register Format legen Sie fest, wo das Absender- und das Empfängerfeld positioniert werden. Auf dem Register Drucker bestimmen Sie, wie Sie den Umschlag im Druckerschacht anlegen müssen. Die Symbole oben bedeuten von links nach rechts:

• Waagerecht links: Umschlag linksbündig und quer in den Druckerschacht einlegen. * Waagerecht Mitte: Umschlag mittig und quer in den Druckerschacht einlegen. * Waagerecht rechts: Umschlag rechtsbündig und quer in den Druckerschacht einlegen. * Senkrecht links: Umschlag linksbündig und längsseits in den Druckerschacht einlegen. * Senkrecht Mitte: Umschlag mittig und längsseits in den Druckerschacht einlegen. * Senkrecht rechts: Umschlag rechtsbündig und längsseits in den Druckerschacht einlegen.

Mit Von oben bedrucken und Von unten bedrucken legen Sie zudem fest, ob die zu bedruckende Vorderseite nach oben oder nach unten eingelegt wird. Übrigens merkt sich OpenOffice die zuletzt eingegebenen Werte.

Tipp: Besprechung planen mit dem Autopilot

Manche Anwender beklagen, dass in OpenOffice keine Vorlagen mitgeliefert werden (obwohl es welche gibt: siehe Leserbrief in Ausgabe 07/2003; http://www.easylinux.de/Artikel/ausgabe/2003/07/006-leser/). Für einige Bereiche ist das auch gar nicht nötig. Wenn Sie zum Beispiel eine Besprechung planen, hilft Ihnen in OpenOffice der Autopilot Agenda. Hier geben Sie Ort und Zeit an, wo und wann die Besprechung stattfinden soll. Sie können eine Teilnehmerliste definieren und die Tagesordnungspunkte mit der jeweiligen ungefähren Länge erfassen. Das damit erzeugte Dokument listet dann die genauen Anfangs- und Endzeiten für jeden einzelnen Punkt auf.

Sinnvoll ist auch die letzte Option des Autopiloten: Hier können Sie wählen, ob zusätzlich ein Protokollformular erzeugt werden soll. Darauf können Sie den Diskussionsverlauf, Ergebnisse, noch zu erledigende Punkte, die Verantwortlichkeit und weitere Termine notieren.

Abb. 3: Mit dem Autopilot "Agenda" planen Sie in kurzer Zeit eine Besprechung.

Tipp: Wörter automatisch ergänzen

Die automatische Wortergänzung ist eines der Highlights von OpenOffice. Sie funktioniert so: Sie tippen zum Beispiel in Writer einen Text, und OpenOffice schlägt nach einer vorgegebenen Mindestlänge ein Wort vor. Ist es das gewünschte, können Sie den Vorschlag durch Drücken der Eingabe-Taste (Voreinstellung) übernehmen; ist es das falsche, schreiben Sie einfach weiter. Möchten Sie ein Leerzeichen an das automatisch eingefügte Wort anhängen, markieren Sie die entsprechende Option. Außerdem können Sie dort festlegen, mit welcher Taste Sie den Vorschlag übernehmen möchten, wie lang ein Wort mindestens sein muss und wie viele Einträge in der Liste aufgenommen werden (Voreinstellung: 500, mindestens 50, maximal 10000).

Tipp: Wortergänzungsliste speichern und wieder laden

Ist die automatische Rechtschreibprüfung eingeschaltet, werden in die Wortergänzungsliste nur Wörter aufgenommen, die von der Rechtschreibprüfung erkannt werden. Wenn Sie OpenOffice beenden, wird diese Liste der meist richtig geschriebenen Wörter gelöscht. Sie können sie aber mit einem Trick wieder herzaubern: Markieren Sie alle Einträge mit [Strg-A], kopieren diese mit [Strg-C] und fügen sie dann mit [Strg-V] in ein neues Dokument ein. Dieses speichern Sie und laden es als erstes Dokument beim nächsten Start. Dadurch wird die Liste sofort wieder zusammengestellt.

Abb. 4: Nicht gewünschte Einträge können Sie aus der Wortergänzungsliste löschen.

Tipp: Überschriften wie von Geisterhand setzen

In Writer können Sie bestimmte Absatzvorlagen automatisch setzen. Diese Option müssen Sie über Extras / AutoKorrektur/AutoFormat im Register Optionen einschalten: Setzen Sie dort einen Haken vor Vorlagen anwenden.

Wenn Sie danach mit der Absatzvorlage Standard eine Zeile eingeben, die mit einem Großbuchstaben beginnt, am Ende keinen Punkt hat und anschließend noch zwei Zeilenumbrüche folgen, erhält diese Zeile automatisch die Absatzvorlage Überschrift 1 und die Leerzeilen werden entfernt. Beginnen Sie so eine Zeile mit einem oder mehreren Tabulatoren, wird sie zu einer untergeordneten Überschrift.

Abb. 5: Schalten Sie die Option Vorlagen anwenden ein, werden Überschriften automatisch formatiert.

Tipp: Keine Hyperlinks im Dokument

Wenn Sie eine Web-Adresse eingeben, wandelt OpenOffice diese automatisch in einen Hyperlink um. Das gilt laut Voreinstellung sowohl während der Eingabe als auch beim Nachbearbeiten. Möchten Sie das nicht, schalten Sie die Option unter Extras / AutoKorrektur/AutoFormat im Register Optionen aus. Entfernen Sie beide Haken links neben URL erkennen. Dann bleiben WWW-Adressen künftig als Text stehen.

Tipp: Doppelte Leerzeichen ignorieren

Schleichen sich bei Ihnen gelegentlich mehrere Leerzeichen zwischen zwei Wörtern in einem Text ein? Mit der Option Doppelte Leerzeichen ignorieren unter Extras / AutoKorrektur/AutoFormat im Register Optionen können Sie dieses Ärgernis einfach abstellen. Schalten Sie die Option ein, werden mehrfache Leerzeichen zu einem einzigen zusammengefasst. Sie können dann beliebig oft auf die Leertaste drücken, es erscheint trotzdem nur ein Leerzeichen.

Wollen Sie trotzdem einmal mehrere Leerzeichen hintereinander eingeben, können Sie vor einem Leerzeichen jeweils ein Leerzeichen einfügen und diesen Vorgang beliebig oft wiederholen.

Tipp: Tabelle über die Tastatur erzeugen

Sie brauchen schnell eine zweispaltige Tabelle und der Weg über Einfügen / Tabelle dauert Ihnen zu lang? Dann erzeugen Sie die Tabelle einfach mittels Tastatureingabe. Als Spaltenbegrenzung dient das Pluszeichen "+". Die Breite der Spalten definieren Sie entweder mit dem Minuszeichen "-", dem Unterstrich "_" oder der Tabulatortaste. Zum Abschluss drücken Sie die [Eingabe]-Taste.

Für eine zweispaltige Tabelle geben Sie also zum Beispiel ein: [+], [Tab], [+], [Tab], [+]. Sobald Sie nun die [Eingabe]-Taste drücken, erscheint die Tabelle auf den Bildschirm.

Wollen Sie die Tabelle per Tastatur vergrößern oder verkleinern, müssen Sie die [Alt]-Taste drücken und mit einer der vier Cursor-Tasten die aktuelle Spalte oder Zeile vergrößern bzw. verkleinern. Drücken Sie zur [Alt]-Taste zusätzlich die [Umschalt]-Taste, wird die linke oder obere Kante bewegt -- die Spalte selbst bleibt an ihrem Ort stehen. Wenn Sie zusätzlich auch noch die [Strg]-Taste drücken, wird nur die aktuelle Zelle statt der ganzen Zeile oder Spalte verkleinert bzw. vergrößert.

Wie stark sich Zeilen und Spalten auf diese Weise ändern, können Sie unter Extras / Optionen / Textdokument / Tabelle im Bereich Tastaturbedienung einstellen.

Weitere Zeilen und Spalten fügen Sie so per Tastatur in die Tabelle ein: Wechseln Sie mit der Tastenkombination [Alt-Einfg] in den Einfügemodus für Tabellen. Dieser gilt für drei Sekunden, in denen Sie eine der Cursor-Tasten drücken können, um rechts, links, ober- oder unterhalb der aktuellen Zeile oder Spalte eine neue Zeile oder Spalte einzufügen. Drücken Sie zusätzlich zur Cursor-Taste die [Strg]-Taste, wird keine Spalte oder Zeile eingefügt, sondern die Nachbarzelle geteilt.

Löschen können Sie eine Spalte oder Zeile, indem Sie mit der Tastenkombination [Alt-Entf] in den Löschmodus für Tabellen wechseln. Dieser gilt ebenfalls für drei Sekunden, und Sie können mit Hilfe einer Cursor-Taste rechts, links, ober- oder unterhalb der aktuellen Position eine Zeile oder Spalte löschen. Wenn Sie im Löschmodus zusätzlich zur Cursor-Taste die [Strg]-Taste drücken, wird die aktuelle Zelle mit der Nachbarzelle zu einer Zelle verbunden. (hge)

Abb. 6: Eine Tabelle können Sie auch mittels Tastatureingaben erzeugen. Selbst das Verbinden von Zellen geht damit schneller als mit der Maus.

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