Überstunden berechnen mit Calc Statt Stechuhr von Thomas Hümmler

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Eine leichte Übung für Calc ist der Stundennachweis oder die Überstundentabelle. Hier tragen Sie die tägliche Arbeitszeit, Wochenenden und Urlaub ein. Den Rest macht Ihr PC.

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Wer zu viel arbeitet, schadet seiner Gesundheit, wer zu wenig arbeitet, schadet der Firma -- Den goldenen Mittelweg zu finden, ist schwierig. Da hilft es, wenn man über seine Arbeitszeiten Buch führt. Eine Calc-Tabelle beschränkt das auf wenige Eingaben täglich: Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten.

Titelzeilen und Spaltenüberschriften

• 1. Für die Überstundentabelle öffnen Sie in OpenOffice zunächst eine neue Tabelle mit Datei/Neu/Tabellendokument. Tragen Sie in die Zellen A1 bis A4 Folgendes ein:
  • A1: Stundennachweis
  • A2: Monat:
  • A3: Name:
  • A4: Abteilung:
• 2. Den Text Stundennachweis vergrößern Sie auf 16 Punkt und weisen ihm das Attribut Fett zu. Die weiteren drei Einträge richten Sie rechtsbündig aus, setzen sie auf 12 Punkt Größe und ebenfalls fett. Achten Sie darauf, dass hinter Monat: , Name: und Abteilung: jeweils ein Leerzeichen steht.

  
  

• 3. Darunter, in die fünfte Zeile, kommen die Spaltenüberschriften:
  • A5: Tag
  • B5: Beginn
  • C5: Ende
  • D5: Pause
  • E5: Arbeitszeit Ist
  • F5: Arbeitszeit Soll
  • G5: Überstunden
  All diesen Einträgen weisen Sie die Attribute Fett und Horizontal zentriert ausrichten zu.

  
  

• 4. Die Einträge in den Zellen E5 und F5 ragen über die Zelle hinaus. Das korrigieren Sie, indem Sie in beiden Zellen den Zeilenumbruch einschalten. Dazu markieren Sie die Zellen und wählen Format/Zelle. Wechseln Sie zum Register Ausrichtung und schalten die Option Zeilenumbruch ein. Wenn Sie nun mit OK bestätigen, werden die Zellen nach Arbeitszeit umbrochen.

  
  

Tage in die Tabelle eintragen

In die Zellen A6 bis A36 tragen Sie die Tage eines Monats ein. Sie könnten nun nacheinander die Tage von 1 bis 31 eintragen, oder Sie nutzen die Funktion von Calc, Zahlenreihen automatisch auszufüllen. Das geht so:

• 1. Schreiben Sie 1 in die Zelle A6, drücken die [Eingabe]-Taste und markieren anschließend erneut die Zelle A6.
• 2. Bewegen Sie nun den Mauszeiger in die rechte untere Ecke der markierten Zelle über den so genannten Ziehpunkt. Sobald sich der Mauszeiger in ein Kreuz verwandelt, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen nun die Markierung nach unten, bis in dem Tool-Tipp die 31 zu sehen ist. Erscheint der Tool-Tipp nicht, schalten Sie ihn mit Hilfe/Tipp ein.

Wollen Sie nicht mit der Maus arbeiten, benutzen Sie das Dialogfeld Reihe füllen.

• 1. Markieren Sie eine genügend große Zahl Zellen ab der Zelle A6 nach unten, etwa bis zur Zelle A40. Wählen Sie Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe. Im folgenden Dialog müssen unter Richtung die Option Unten und unter Reihentyp die Option Arithmetisch eingeschaltet sein. In den Feldern darunter legen Sie folgende Werte fest:
  • Startwert: 1
  • Endwert: 31
  • Inkrement: 1 (steht schon da)

  
  

• 2. Bestätigen Sie mit OK, werden die Zellen bis zur Zelle A36 ausgefüllt. Da die Zellen noch markiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Horizontal zentriert ausrichten.

Zeiteinträge und Arbeitszeiten richtig formatieren

In die Spalten B, C und D tragen Sie die Arbeitszeiten ein. In Spalte B schreiben Sie den Arbeitsbeginn, in Spalte C den Feierabend und in Spalte D, wie lang die Pausen sind. Beginnen Sie morgens zum Beispiel um halb acht, tragen Sie 7:30 in die Zelle ein. Endet die Arbeitszeit nachmittags um fünf, tragen Sie 17:00 als Arbeitsende ein. Pausen von weniger als einer Stunde tragen Sie mit führender 0 ein, also etwa 0:45.

Aus Ihren Eingaben errechnet Calc die Arbeitszeit und die Überstunden. Alle diese Zellen könnten aber besser formatiert sein: Geben Sie etwa in der Spalte B 7:30 ein, erscheint 07:30:00 in der Tabelle -- das sieht nicht gut aus. Ändern Sie das so:

• 1. Markieren Sie die Zellen B6 bis G36. Wählen Sie Format/Zelle und wechseln in das Register Zahlen.
• 2. Wählen Sie aus der Liste Kategorie die Zeit und markieren den obersten Eintrag in der Liste Format.
• 3. Nun erscheint unten der Format-Code HH:MM. Löschen Sie hier das erste H. Damit werden bei einstelligen Stunden keine führenden Nullen angezeigt. Bestätigen Sie mit der [Eingabe]-Taste, um das Format zu übernehmen und in der Kategorie Benutzerdefiniert zu sichern.

  
  

Arbeitszeit und Überstunden ausrechnen

In der Spalte E soll jeweils die Arbeitszeit der einzelnen Tage stehen, errechnet nach der Formel: "Arbeitsende minus Arbeitsbeginn minus Pause". Auf das Tabellenblatt übertragen, lautet die Formel in Zelle E6: =C6-B6-D6 (siehe Abbildung 1). Erweitern Sie die Formel nach unten bis zur Zelle E36.

Abb. 1: Mit der Formel "=C6-B6-D6" berechnen Sie in der Zelle "E6" die geleistete Arbeitszeit.

Die Soll-Arbeitszeit in Spalte F können Sie direkt eintragen und nach unten erweitern. Möchten Sie das Arbeitsblatt auch an Kollegen weitergeben, die nicht so geschickt im Umgang mit Calc sind, passen Sie die Felder entsprechend an:

• 1. Schreiben Sie in die Zelle A37 Tägliche Arbeitszeit:, fetten die Zelle und formatieren sie linksbündig.
• 2. In Zelle C37 tragen Sie die tägliche Arbeitszeit ein. Formatieren Sie diese Zelle mit dem zuvor definierten Zeitformat ohne die führende Null.

  
  

• 3. Setzen Sie die Markierung in die Zelle F6 und tragen dort =C$37 ein. Dadurch ändern Sie den relativen Bezug der Zelle in einen absoluten.
• 4. Erweitern Sie den Wert der Zelle F6 nach unten. Wegen des vorangestellten Dollarzeichens bleibt damit in tiefer gelegenen Zellen der Bezug auf die Zeile 37 erhalten.

  
  

Überstunden berechnen

Die Überstundenberechnung in Spalte G ist eine Subtraktion ähnlich der der Arbeitszeiten aus Spalte E: "Geleistete Arbeitszeit minus zu leistende Arbeitszeit".

• 1. Tragen Sie in die Zelle G6 die Formel =E6-F6 ein und erweitern diese bis zur Zelle G36.

  
  

• 2. Die Zellen sind nach wie vor markiert. Wechseln Sie über Format/Zelle zum Register Zahlen. Unter Format-Code tragen Sie H:MM;[ROT]- H:MM ein. So werden negative Werte, also geschuldete Arbeitszeit in Rot gekennzeichnet, und Sie erhalten einen besseren Überblick. Dieser Format-Code ist eine Erweiterung des ersten selbst definierten Codes (H:MM) und kann diesen ersetzen. Bestätigen Sie abschließend mit OK.

  
  

Arbeitszeiten und Überstunden addieren

Berechnen Sie die Gesamtarbeitszeit:

• 1. Schreiben Sie in Zelle D37 Summe: und setzen Sie die Markierung in Zelle E37.
• 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Summe in der Rechenleiste. Dadurch werden die Zellen E6 bis E36 markiert, und Sie brauchen nur noch [Eingabe] zu drücken.

  
  

• 3. Markieren Sie die Zellen E37, F37 und G37. Mit Bearbeiten/Ausfüllen/Rechts erweitern Sie die Formel in dieser Zelle nach rechts bis zur Zelle G37, um die Summenformel für die zu leistende Arbeitszeit und die Überstunden zu erzeugen. Fetten Sie alle Zellen von E37 bis G37.

  
  

• 4. Passen Sie den Format-Code für die drei Zellen E37 bis G37 an: Öffnen Sie mit Format/Zelle den Dialog Zellattribute und wechseln zum Register Zahlen. Geben Sie als Format-Code [H]:MM;[ROT]- [H]:MM ein. Das H in eckigen Klammern bewirkt, dass mehr als 24 Stunden angezeigt werden können. (Auch dieser Format-Code kann die bisher definierten ersetzen.) Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

  
  

• 5. Addieren Sie alte und neue Überstunden: Schreiben Sie in die Zelle E38 Überstunden Vormonat: und in Zelle E39 Überstunden gesamt: und fetten beide Zellen. Tragen Sie in Zelle G39 die Formel =G37+G38 ein. In die Zelle G38 übertragen Sie von Hand die Überstunden des letzten Monats.

  
  

• 6. Weisen Sie den Zellen G37 und G38 das benutzerdefinierte Zahlenformat [H]:MM;[ROT]- [H]:MM zu und fetten anschließend beide.

Nicht jeder Monat hat 31 Tage

Das Grundgerüst der Stundennachweis-Tabelle steht. Bekommen Sie keinen Schreck, wenn Sie am Monatsanfang ein riesiges Stundendefizit haben -- Die Tabelle kann noch verbessert werden.

Jeder Monat hat mindestens 28 Tage, aber nicht alle haben 31. Das berücksichtigen Sie mit einer Formel, die den 29., 30. und 31. Tag erst dann anzeigt, wenn an ihnen tatsächlich gearbeitet wird. Die Formel in Zelle A34 lautet:

=WENN(ISTLEER(B34);"";WENN(ISTZAHL(A33);A33+1;""))

Hier wird zunächst geprüft, ob in der Zelle B34, dem Arbeitsbeginn, etwas eingetragen ist. Ist das der Fall, prüft Calc, ob in der Zelle darüber eine Zahl steht; dann wird zu dieser der Wert 1 addiert.

Die Formel füllen Sie nach unten bis zur Zelle A36 aus (siehe Abbildung 2).

Abb. 2: Die Formel in der Formelleiste zeigt nur so viele Tage an, wie der Monat hat.

Wochenene, Urlaub, Krankenstand

An Wochenenden, wenn Sie Urlaub haben oder krank sind, gibt es keinen Arbeitsbeginn. Statt der Uhrzeit geben Sie in diesen Fällen in der Spalte B einfach W (für Wochenende), U (für Urlaub) und K (für Krankheit) ein.

Ihren Urlaub berechnen Sie so:

• 1. Schreiben Sie in die Zellen A38 bis A41:
  • A38: Gesamturlaub:
  • A39: Bisher genommen:
  • A40: Aktueller Urlaub:
  • A41: Resturlaub:
  Die Zellen formatieren Sie fett und linksbündig.

  
  

• 2. In Zelle C38 tragen Sie Ihren Jahresurlaubsanspruch ein. In Zelle C39 schreiben Sie, wie viel Urlaub Sie bereits in Anspruch genommen haben.
• 3. In Zelle C40 geben Sie folgende Formel ein:

  =ZÄHLENWENN(B6:B36;"U")
  

  Diese zählt alle Us, also alle Urlaubstage aus Spalte B zusammen.

  
  

• 4. In Zelle C41 subtrahieren Sie vom Gesamturlaub den bisher beanspruchten, und errechnen so Ihren Resturlaub:

  =C38-C39-C40
  

  
  

Nullanzeigen ausschalten

Weiter geht es mit der geleisteten Arbeitszeit. Dort erscheint zunächst in allen Zellen 0:00. Das schalten Sie mit folgender Formel in der Zelle E6 aus:

=WENN(ODER(ISTLEER(B6);ISTTEXT(B6));"";C6-B6-D6)

Calc prüft zunächst, ob Spalte B leer ist oder Text enthält (den Eintrag für Wochenende, Urlaub oder Krankheit). Ist beides nicht der Fall, wird subtrahiert. Erweitern Sie auch diese Formel bis hinunter in die Zelle E36.

Ähnlich sieht auch die Formel in der Zelle F6 aus:

=WENN(ISTZAHL(E6);C$37;"")

Calc prüft, ob in E6 eine Zahl steht und fügt dann die tägliche Arbeitszeit ein. Erweitern Sie auch diese bis in die Zelle F36, und schon verschwinden die negativen Überstunden.

Die gleiche Formel kommt in die Zelle G6, allerdings mit der Überstundenrechnung:

=WENN(ISTZAHL(F6);E6-F6;"")

Diese Formel prüft, ob in F6 eine Zahl steht. Wenn ja, wird gerechnet, sonst bleibt die Zelle leer. Erweitern Sie auch diese Formel bis zur Reihe 36.

Abb. 3:Mit den entsprechenden Formeln unter "Arbeitszeit Ist", "Arbeitszeit Soll" und "Überstunden" werden Nullwerte nicht mehr angezeigt.

Zellensperre aufheben und Dokument schützen

Jetzt sind nur noch ein paar Abschlussarbeiten zu erledigen: Wählen Sie ein Thema aus (siebte Schaltfläche von oben in der Werkzeugleiste), um den Hintergrund einzufärben und die Zellen noch weiter zu formatieren.

Alsbald sollten Sie das Dokument gegen Änderungen schützen, müssen zuvor aber die Zellen freigeben, die der Benutzer ändern darf:

• 1. Markieren Sie dazu mit Hilfe der [Strg]-Taste folgende Zellen: B2 bis B4, B6 bis D36, C37 bis C39 und G38.

  
  

• 2. Wählen Sie Format/Zelle und wechseln zum Register Zellschutz. Deaktivieren Sie die Option Gesperrt für diese Zellen und schließen das Dialogfenster mit OK.

  
  

• 3. Jetzt schützen Sie die Tabelle: Wählen Sie Extras/Dokument schützen/Tabelle. Im Dialog können Sie ein Kennwort festlegen oder einfach OK drücken.

  
  

Jetzt können Sie sich an die eigentliche Arbeit machen -- und die Arbeitszeiten einhalten. (fan)

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