OpenOffice Tipps und Tricks zu OpenOffice von Thomas Hümmler

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Für Umsteiger, die zuvor mit Microsoft Office gearbeitet haben, ist die Bedienung von OpenOffice zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks erleichtern Ihnen den Umgang mit OpenOffice.

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Kein Ärger mit der neuen Rechtschreibung

Können Sie von Gewohnheiten nicht lassen und schreiben einige Wörter immer noch nach der alten Rechtschreibung? Etwa "feuerspeiend" statt "Feuer speiend", "wieviel" an Stelle von "wie viel" oder "Zuspätkommen" und nicht "Zu-Spät-Kommen"? Wenn Sie mit der neuen Rechtschreibung auf Kriegsfuß stehen, nutzen Sie doch die Ersetzungsfunktion der Autokorrektur von OpenOffice. Das funktioniert übrigens nicht nur mit den Wörtern, die nach der alten Rechtschreibung in einem Wort geschrieben wurden, sondern auch mit solchen, die früher getrennt und in gemischter Schreibweise geschrieben wurden wie "des weiteren" (nun: "des Weiteren"), "rote Johannisbeeren" ("Rote Johannisbeeren") oder "Hohe Schule" ("hohe Schule").

Dazu wählen Sie Extras/AutoKorrektur/AutoFormat und wechseln zum Register Ersetzung. Tragen Sie im Feld Kürzel das Wort ein, wie es nach der alten Rechtschreibung geschrieben wurde. Unter Ersetzen durch geben Sie die heute richtige Schreibweise ein und klicken auf Neu, um sie zu übernehmen.

Abb. 1: Weniger Probleme mit der neuen Rechtschreibung haben Sie, wenn Sie die Ersetzungstabelle entsprechend anpassen.

Ersetzungstabelle der Autokorrektur wird nicht angewendet

Damit die Ersetzung beim Schreiben eines Textes automatisch erfolgt, müssen in OpenOffice zwei Bedingungen erfüllt sein: Unter Extras/AutoKorrektur/AutoFormat im Register Optionen muss Ersetzungstabelle anwenden in der Liste [E] markiert sein. Außerdem müssen Sie im Untermenü Format/AutoFormat die Option Während der Eingabe gewählt haben. Übrigens: Diese beiden Einstellungen sind bei OpenOffice Standard, so dass Sie dort nichts ändern müssen.

Vorangehenden Absatz unterstreichen

Während des Schreibens können Sie einen ganzen Absatz unterstreichen, indem Sie im folgenden Absatz drei Zeichen tippen und die [Eingabe]-Taste drücken. Der Unterstrich kann dann im (unterstrichenen) Absatz über den Befehl Format/Absatz im Register Umrandung bearbeitet und gelöscht werden. Im Folgenden eine Auflistung der verfügbaren Zeichen mit ihrer jeweiligen Wirkung:

• 0,5pt Einzelstrich: ---
• 1,0pt Einzelstrich: ___
• 1,1pt Doppelstrich: ===
• 4,5pt Doppelstrich: ***
• 6,0pt Doppelstrich: ~~~
• 9,0pt Doppelstrich: ###

Falls Sie mit den drei Zeichen nicht das gewünschte Ergebnis erzielen, müssen Sie über Extras/AutoKorrektur/AutoFormat im Register Optionen das Kästchen vor Umrandung anwenden markieren.

Abkürzungen automatisch in Ausnahmeliste aufnehmen

In OpenOffice gibt es eine Liste mit Abkürzungen, nach denen kein Großbuchstabe folgen soll, und eine mit Wörtern, die mit zwei Großbuchstaben beginnen. Diese Listen finden Sie über den Befehl Extras/AutoKorrektur/AutoFormat im Register Ausnahmen. Hier können Sie Abkürzungen oder Wörter hinzufügen, löschen oder in die jeweiligen Listen Automatisch aufnehmen (das ist die Voreinstellung). Voraussetzung für das automatische Aufnehmen ist, dass unter Extras/Autokorrektur/AutoFormat im Register Optionen in der Spalte ([E]) eine Markierung vor der Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen (wegen der Abkürzungen) beziehungsweise vor der Option ZWei Großbuchstaben am WOrtanfang korrigieren (wegen Wörtern wie AG, UStG, BAföG). Außerdem muss die Option Ersetzungstabelle anwenden ebenfalls markiert sein -- das ist ebenfalls die Voreinstellung.

Meist brauchen Sie sich um die Einstellungen nicht weiter zu kümmern und müssen nur die Ausnahmelisten pflegen. Neue Einträge geben Sie in das jeweilige Eingabefeld ein und klicken auf Neu. Es geht sogar noch einfacher: Machen Sie während des Schreibens eine vom Programm vorgenommene Korrektur sogleich mit [Strg-Z] rückgängig, wird die Ausnahme automatisch in die Liste aufgenommen.

Autotexte in Briefe einfügen

Möchten Sie zum Beispiel ein Bewerbungsschreiben aufsetzen, können Sie dafür einen vorgefertigten Baustein nutzen, einen so genannten Autotext. Schreiben Sie BEW und drücken die Taste [F3] -- schon wird ein Text mit einer Stellenbewerbung dort eingefügt, wo kurz zuvor die Buchstaben "BEW" standen. Eingebettet in die Bausteine SGDH ("Sehr geehrte Damen und Herren") und MFG ("Mit freundlichen Grüßen") ist der Brief damit schon beinahe fertig. Eine Liste vorgefertigter Autotexte steht im Kasten "Autotexte in OpenOffice".

Sie können Autotexte auch mit der Maus aussuchen, indem Sie links in der Werkzeugleiste etwas länger auf das Symbol Autotext bearbeiten klicken, um das Untermenü zu öffnen. Nun können Sie aus einem der Untermenüs per Klick einen Textbaustein auswählen.

Abb. 2: Im Dialog "AutoText" suchen Sie die Textbausteine heraus. Im Feld rechts sehen Sie eine Vorschau des jeweils gewählten Bausteins.

Tabelle 1: Autotexte in OpenOffice
Nur für Vorlagen
Kopfzeile Erste Seite Festschrift	H1C
Kopfzeile Erste Seite Newsletter	H1N
Kopfzeile Erste Seite Prospekt	H1B
Kopfzeile Festschrift	HC
Kopfzeile Links Festschrift	HLC
Kopfzeile Links Newsletter	HLN
Kopfzeile Links Prospekt	HLB
Kopfzeile Newsletter	HN
Kopfzeile Prospekt	HB
Kopfzeile Rechts Festschrift	HRC
Kopfzeile Rechts Newsletter	HRN
Kopfzeile Rechts Prospekt	HRB
Protokoll: Ergebnis-TOP	PT1
Protokoll: Verlaufs-TOP	PT2
Standard
1. Mahnung	M1
2. Mahnung	M2
Bewerbung: Absage	BEWABS
Bewerbung: Absage, Unterlagen behalten	BEWUNT
Bewerbung: Eingangsbestätigung	BEWEIN
Bewerbung: Einladung zum Vorstellungsgespräch	BEWVOR
Bewerbungsanschreiben	BEW
Blindtext	BT
Formel-Numerierung	FN
Kündigung	KÜ
Lizenzvertrag Software	LIZ
Mit freundlichen Grüßen	MFG
Sehr geehrte Damen und Herren	SGDH
Urheberrechtsvermerk Literatur	UL
Zahlungsbedingung	ZBED
Visitenkarten
Klassisch, mit Namen	KLA2
Klassisch, mit Namen, ohne Slogan	KLA3
Klassisch, nur Firma	KLA1
Modern, mit Namen	MOD2
Modern, nur Firma	MOD1

Umwandlung in Datumsformat in Texttabellen verhindern

Wenn Sie in einer Texttabelle eine Zahl eingeben, wandelt Writer diese normalerweise automatisch in ein Datum um. In den Regionaleinstellungen ist festgelegt, welches Zeichen automatisch ersetzt wird -- in amerikanischen Systemen gilt der Schrägstrich (/) als Trenner, im deutschsprachigen Raum der Punkt (.).

Das hat zum Teil unerwünschte Auswirkungen: Tippen Sie 14.7 in eine Tabellenzelle ein, wird diese korrekt in das Datum 14.7.2003 gewandelt. Geben Sie hingegen den Bruch 7/14 ein, wandelt OpenOffice diesen in das Datum 1.7.2014 um. Wenn Sie dieses Verhalten nicht möchten, können Sie die Ersetzung folgendermaßen ausschalten:

1. Wählen Sie Extras / Optionen
2. Wechseln Sie in Menü Textdokument / Tabellen
3. Entfernen Sie im Bereich Eingabe in Tabellen das Häkchen vor dem Eintrag Zahlenerkennung und bestätigen mit OK.

Wollen Sie die automatische Umwandlung nur für eine Zelle ausschalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Zelle. Im Kontextmenü können Sie per Klick das Häkchen vor dem Eintrag Zahlenerkennung entfernen. Anschließend können Sie in die Zelle einen Bruch wie 7/14 eingeben, ohne dass er in ein Datum umgewandelt wird.

Abb. 3: Wenn Sie die Option "Zahlenerkennung" ausschalten, können Sie in Tabellen auch Brüche eingeben, ohne dass diese in ein Datum gewandelt werden.

Verschiedene Anführungszeichen im Text

Normalerweise ersetzt Writer die Anführungszeichen durch typografische. In deutscher Schrift steht dabei das vordere unten und ist nach links unten geöffnet (wie die Zahl 99); das Abführungszeichen hingegen steht oben und ist nach rechts oben geöffnet (wie die 66).

In OpenOffice können Sie sowohl für die doppelten Anführungszeichen als auch für die einfachen Anführungszeichen typografische Alternativen festlegen. Möchten Sie außer den deutschen auch die französischen Anführungszeichen (»«) im Text nutzen, können Sie diese zum Beispiel anstelle der einfachen Anführungszeichen verwenden: Wählen Sie Extras/AutoKorrektur/AutoFormat und wechseln zum Register Typografische Anführungszeichen. Markieren Sie im Bereich Einfache Anführungszeichen das Feld Ersetzen, wählen dann die Schaltfläche Am Wortanfang beziehungsweise Am Wortende und suchen das jeweilige Zeichen heraus. Für den Wortanfang legen Sie Sie das Zeichen 0x00BB (187) aus dem Bereich Latein-1 fest, für das Wortende das Zeichen 0x00AB (171).

Wenn Sie danach mit der [Umschalt]- und der [#]-Taste das einfache Anführungszeichen eingeben, sollte das französische erscheinen -- falls nicht, schalten Sie diese Option über Extras/AutoKorrektur/AutoFormat im Register Optionen ein. Markieren Sie dort die Option "Gerade" Anführungszeichen durch "typografische" ersetzen.

Abb. 4: Wenn Sie im Text verschiedene typografische Anführungszeichen verwenden wollen, können Sie zum Beispiel die einfachen durch andere ersetzen.

Fehlercodes in Calc richtig deuten

Wenn Sie in der Tabellenkalkulation Calc in einer Formel falsche Werte eingeben, erhalten Sie in der Eingabezelle einen Fehlercode zusammen mit dem Hinweis Err:. Ist die Zelle aktiv, die den Fehler beinhaltet, sehen Sie den Klartext des Fehlers in der Statusleiste.

Woran das liegt, geht aus der Tabelle "Fehlercodes in Calc" hervor. Darin steht links der Fehlercode, in der Mitte der Klartext und rechts eine Erklärung, die Ihnen hilft, den Fehler zu beheben. (fan)

Abb. 5: Wenn eine Zelle mit einer Fehlercode aktiviert ist, können Sie unten in der Statusleiste die Fehlermeldung im Klartext sehen.

Tabelle 2: Fehlercodes in Calc
Fehlercode	Klartext	Erklärung
501	Ungültiges Zeichen	Ein Zeichen, das in diesem Kontext ungültig ist.
502	Ungültiges Argument	Ein Argument einer Funktion hat einen ungültigen Wert, z. B. eine negative Zahl bei Funktion WURZEL().
503	Ungültige Gleitkommaoperation	Division durch 0 oder andere Rechnungen, die einen Überlauf des definierten Wertebereiches erzeugen.
504	Fehler in der Parameterliste	Ein Parameter einer Funktion ist ein ungültiger Typ, z. B. Text statt Zahl, oder eine Bereichsreferenz statt einer einzelnen Zellreferenz.
505	Interner Syntaxfehler	Nicht belegt.
506	Ungültiges Semikolon	Nicht belegt.
507	Fehler in der Klammerung	Nicht belegt.
508	Fehler in der Klammerung	Etwa eine schließende Klammer ohne zugehörige öffnende oder fehlende schließende Klammer inmitten der Formel (fehlende schließende Klammern am Ende der Formel werden automatisch angehängt).
509	Fehlender Operator	In einer Rechnung wie =2(3+4) fehlt zwischen 2 und der Klammer ( ein Operator, etwa * oder /.
510	Fehlende Variable	Zwei Operatoren, von denen der zweite kein unärer Operator ist, folgen direkt aufeinander, z. B. =1+*2, während =1+-2 als Ergebnis -1 hat.
511	Fehlende Variable	Die Funktion benötigt mehr Variablen als angegeben, z. B. UND() und ODER() ohne Parameter.
512	Formel zu lang	Compiler: Gemeint ist die interne Anzahl Tokens (maximal 512), die nichts mit der Stringlänge der eingegebenen Formel zu tun hat, sondern die Anzahl Operatoren, Variablen, Klammern etc. Interpreter: Formeln, die zu viele Matrizen auf einmal erzeugen (maximal 150), auch Basic-Funktionen, die ein zu großes Array als Parameter bekommen würden (max. 0xFFFE, also 65534 Bytes).
513	Zeichenkette zu lang	Compiler: Ein Bezeichner in der Formel ist größer als 64KB. Interpreter: Ein Ergebnis einer Zeichenkettenoperation ist größer als 64KB.
514	Interner Überlauf	Sortieroperationen mit zu vielen numerischen Daten (maximal 100000) oder Überlauf des Rechen-Stacks.
515	Interner Syntaxfehler	Nicht belegt.
516	Interner Syntaxfehler	Eine Matrix wird auf dem Rechen-Stack erwartet, ist aber nicht vorhanden.
517	Interner Syntaxfehler	Unbekannter ausführbarer Code; tritt beispielsweise dann auf, wenn ein Dokument mit einer neuen Funktion in einer alten Calc-Version geladen wird, die diese Funktion noch nicht hat.
518	Interner Syntaxfehler	Eine Variable soll aus dem Rechen-Stack entfernt werden, ist aber dort gar nicht vorhanden.
519	kein Ergebnis (In der Zelle steht nicht Err:519 sondern #WERT!)	Eine Funktion konnte keinen Wert liefern, der der Definition entspricht, oder eine in der Formel referenzierte Zelle enthält Text statt einer benötigten Zahl.
520	Interner Syntaxfehler	Der Compiler hat sich ihm selbst unbekannten Code erzeugt.
521	Interner Syntaxfehler	Kein Ergebnis auf dem Rechen-Stack.
522	Zirkuläre Referenz	Eine Formel verweist direkt oder indirekt auf sich selbst und unter Extras / Optionen / Tabellendokument / Berechnen sind die Iterationen nicht aktiviert.
523	Rechenverfahren konvergiert nicht	Einige (finanz-)statistische Funktionen, die einem bestimmten Wert zustreben müssen, es aber nicht tun, oder Iterationen von zirkulären Referenzen, die nicht innerhalb der eingestellten maximalen Schritte die minimale Änderung erreichen.
524	Ungültiger Bezug (in der Zelle steht nicht Err:524 sondern #REF!)	Compiler: Ein Spalten- oder Zeilenbeschriftungsname konnte nicht aufgelöst werden. Interpreter: In der Formel wird eine Zelle referenziert, deren Spalte, Zeile oder Tabelle gelöscht wurde, oder die außerhalb des gültigen Bereichs liegen würde.
525	Ungültiger Name (in der Zelle steht nicht Err:525 sondern #NAME?)	Ein Bezeichner konnte nicht ausgewertet werden, weil keine gültige Referenz, kein gültiger Bereichsname, keine Spalten- oder Zeilenbeschriftung und kein Makro vorhanden sind, das Dezimaltrennzeichen falsch ist oder das entsprechende Add In nicht gefunden wurde.
526	Interner Syntaxfehler	Wird nicht mehr verwendet, könnte aber aus alten Dokumenten kommen, wenn das Ergebnis einer Formel ein Bereich war.
527	Interner Überlauf	Interpreter: Zu tiefe Verschachtelung der Referenzen (Zelle referenziert Zelle, die Zelle referenziert, die Zelle referenziert, ...).

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