KDEs Office-Alternative

Erste Schritte in KWord

von Thomas Hümmler

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KOffice ist eine Alternative zu OpenOffice, dem Standard-Office-Paket unter Linux. Es braucht weniger Platz, startet schneller und hat auch sonst alles, was eine ausgewachsene Office-Suite braucht.

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KWord heißt die Textverarbeitung von KOffice. Sie arbeitet rahmenorientiert und ist damit schon fast ein kleines DTP-Programm. Rahmenorientierte Textverarbeitungen funktionieren so, dass auf einer Seite einer oder mehrere Rahmen platziert werden und in diese Rahmen der Text geschrieben wird. Die Rahmen können Sie vergrößern, verkleinern und verschieben. Wenn Sie einen Rahmen verkleinern, wird der Text darin entsprechend angepasst. Verknüpfen Sie mehrere Rahmen, läuft der Text jeweils im nächsten Rahmen weiter, sobald der erste Rahmen mit Text gefüllt ist.

Abb. 1: KWord arbeitet rahmenorientiert. Das Layout dieser Seite beispielsweise hat drei Rahmen, von denen zwei verbunden sind.

Außer Text können Sie auch viele andere Daten in einen Rahmen setzen, etwa Tabellen, Bilder oder Datenbankformulare. Doch bevor Sie mit den Rahmen arbeiten können, müssen Sie -- wie in jedem anderen Programm auch -- zunächst ein neues Dokument anlegen. In KWord geht das so:

Schritt 1

Öffnen Sie den KOffice-Arbeitsbereich über das K-Menü.

Schritt 2

Anschließend klicken Sie links in der Komponentenleiste auf das KWord-Symbol.

Schritt 3

Der Auswählen-Dialog (Choose) öffnet sich. Hier öffnen Sie ein vorhandenes Dokument oder erzeugen ein neues. Das neue Dokument ist entweder leer oder basiert auf einer Vorlage. Die Vorlagen stehen in den Registern Seitenlayout (Page Layout) und Textorientiert (Text Oriented). Markieren Sie eine Vorlage und klicken danach auf die Schaltfläche OK.

Abb. 2: Im "Auswählen"-Dialog erzeugen Sie ein neues Dokument basierend auf einer Vorlage.

Die textorientierten Vorlagen heißen 2-spaltig (Two Columns), A4, Einfacher Text (Plain Text), Memo und US Letter. Die Vorlagen A4 und Einfacher Text entsprechen einem neuen, leeren Dokument. Seitenlayout-Vorlagen gibt es nur zwei: Einfach (Simple Layout) und Faxvorlage (Fax Template). Die Vorlage Einfach enthält drei Textrahmen, von denen zwei verknüpft sind -- Sie kann als Basis für einfache Zeitungen dienen.

Variablen ändern

Die Vorlagen Fax und Memo enthalten bereits Text -- allerdings englischen -- im oberen Teil und einige Variablen. Den Text können Sie ändern, indem Sie ihn markieren und deutsch überschreiben.

Die Datumsvariable ist weder in der einen noch der anderen Vorlage korrekt: Es fehlen jeweils die Satzzeichen. Statt Sonntag 17 August 2003 müsste es richtig heißen: Sonntag, 17. August 2003. Dass es sich bei der Datumsangabe um eine Variable handelt, erkennen Sie sofort, wenn Sie über Ansicht / Formatierungszeichen (View / Formatting Characters) die Formatierungszeichen einschalten. Dann wird der Variablentext in Blau dargestellt.

Abb. 3: Über "Ansicht / Formatierungszeichen" schalten Sie die Formatierungszeichen und die Anzeige der Variablen ein und aus.

Ändern können Sie die Variable so:

Schritt 1

Klicken Sie doppelt auf das Datum, um es zu markieren. Wählen Sie Einfügen / Variable / Datum / Aktuelles Datum (fest) (Insert / Variable / Date / Current Date (fixed)). Das stellt sicher, dass sich das Datum nicht ändert, wenn Sie die Datei ein zweites Mal an einem anderen Tag öffnen.

Schritt 2

Schalten Sie die Option Benutzerdefiniert (Custom) ein. Nun können Sie im Feld darüber den Eintrag Lokal (Locale) markieren und bearbeiten.

Schritt 3

Schreiben Sie dddd, dd. MMMM yyyy für das richtige Datumsformat. Sie können die einzelnen Elemente auch aus der Liste darunter zusammenklicken -- Punkt und Komma müssen Sie nach wie vor per Tastatur eingeben.

Abb. 4: Das Datumsformat können Sie im oberen Feld anpassen; unten wird angezeigt, wie es im Dokument erscheint.

Nach diesen Änderungen sollten Sie die Datei als Vorlage speichern:

Schritt 1

Dazu wählen Sie Datei / Vorlage aus Dokument erstellen (File / Create Template From Document).

Schritt 2

Im folgenden Dialog geben Sie der neuen Vorlage einen Namen und markieren die Gruppe, in die das Dokument als Vorlage aufgenommen werden soll.

Künftig können Sie beim Anlegen eines neuen Dokuments auch Ihre neue Vorlage wählen.

Mit Rahmen arbeiten

Im Gegensatz zu anderen Textverarbeitungen wie OpenOffice Writer oder Microsoft Word arbeitet KWord rahmenorientiert. In die Rahmen schreiben Sie Ihre Texte. Dadurch haben Sie mehr Gestaltungsfreiheit, auch wenn Sie die mit etwas mehr Vorarbeit bezahlen.

Um Text auf eine Seite zu schreiben, muss immer ein Rahmen vorhanden sein. Der ist bei einem neuen, leeren Dokument stets von Haus aus vorhanden. Wollen Sie einen neuen Rahmen innerhalb oder neben dem ersten positionieren, fügen Sie einen neuen Rahmen ein -- unternehmen Sie weiter nichts, verhält sich dieser Rahmen wie in anderen Textverarbeitungen: Sie können Text hineintippen oder Tabellen und Bilder einfügen.

Sie können den neuen Rahmen mit einem vorhandenen verbinden: Damit läuft der Text des vorhandenen in den neuen Rahmen:

Schritt 1

Wählen Sie Einfügen / Textrahmen (Insert / Text Frame) oder drücken Sie die Funktionstaste [F2].

Schritt 2

Der Mauszeiger ändert seine Form in ein Kreuz. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Textrahmen auf.

Schritt 3

Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint der Dialog Rahmen verbinden (Connect Frame). Wechseln Sie ins Register Textrahmen verbinden (Connect Text Frames). Die Option Neuen Rahmensatz erstellen (Create a new frameset) ist markiert. KWord schlägt Ihnen direkt darunter im Feld Name des Rahmensatzes (Name of frameset) einen Namen für den neuen Rahmen vor. Ändern Sie diesen in einen aussagekräftigen wie zum Beispiel Anschrift.

Schritt 4

Klicken Sie statt auf OK auf einen der Rahmen in der Liste darüber. Wählen Sie hier den Rahmen, mit dem der neue verbunden werden soll. Markieren Sie einen Rahmensatz, wird auch die obere Option aktiviert. Klicken Sie auf OK, um die Werte zu übernehmen.

Abb. 5: Wenn Sie einen neuen Rahmen in das Dokument einfügen, geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen.

Größe und Position des Rahmens bestimmen

Um den Rahmen genauer auf der Seite zu positionieren, wechseln Sie zum Register Position/Größe (Geometry). Hier legen Sie Breite und Höhe des Rahmens in Millimeter ebenso fest wie die genaue Position von links bzw. oben. (Hinweis: Diese Option fehlt noch in der RC1-Version von Red Hat Linux 8.0.)

Ähnlich wie in einem DTP-Programm bestimmen Sie auf dieser Registerkarte die Außenränder des Rahmens. Ändern Sie dazu die Werte im Bereich Außenränder in mm (Margins in mm). Möchten Sie nicht nur einen Rand, sondern gleich alle ändern, ersparen Sie sich Arbeit, wenn Sie die Option Gleichzeitig ändern (Synchronize changes) einschalten.

Abb. 6: Im diesem Register ändern Sie die Größe und die Randabstände eines Rahmens.

Hier zeigt sich eine weitere Verwandtschaft mit DTP-Programmen: Während Textverarbeitungen meist nur auf einen Zehntel Millimeter genau positionieren können, hat KWord das um eine Stelle erweitert. Das ist zwar nicht so präzise wie etwa bei Quark Xpress, aber immerhin genauso gut wie bei Scribus, dem Layoutprogramm für Linux (siehe den Artikel auf Seite 34).

Was tun, wenn der Rahmen zu klein für Text ist?

Haben Sie den Textrahmen positioniert, können Sie eigentlich die Markierung hineinsetzen und lostippen. Das funktioniert auch in den meisten Fällen -- manchmal aber nicht mit den gewünschten Ergebnissen: Wenn Sie einen neuen Textrahmen erzeugen, müssen Sie zwei Dinge beachten:

• Was passiert, wenn der Text nicht in den Rahmen passt?

• Was geschieht mit dem Rahmen auf eventuell folgenden Seiten?

Die Antwort liegt in den KWord-Standardeinstellungen: Falls ein Text nicht in den vorgesehenen Rahmen passt, wird auf der Folgeseite weitergeschrieben. Dazu wird zunächst eine Folgeseite erzeugt, in die der überschüssige Text fließt. Für diesen Fluss sorgt die zweite voreingestellte Option, die den Rahmen auf der neuen Seite mit dem der vorhergehenden verbindet.

Wenn dieses Standardverhalten unerwünscht ist, etwa bei einer Briefvorlage, auf deren erster Seite das Anschriftenfeld erscheinen soll, verhindern Sie es so:

Schritt 1

Nachdem Sie den Rahmen aufgezogen und seine Position und Größe definiert haben, wechseln Sie auf die Registerkarte Optionen (Options).

Schritt 2

Im Bereich Falls Text nicht in den Rahmen passt (If Text is too long for Frame) wählen Sie die Option Größe des letzten Rahmens anpassen (Resize last frame). Damit wird der Rahmen entsprechend vergrößert, falls der Text nicht hineinpasst. Das kann aber dazu führen, dass das Anschriftenfeld zu groß für das Fenster des Kuverts wird. Abhilfe schafft die Option Überschüssigen Text nicht anzeigen (Don't show the extra text); das ist in Red Hat Linux 8.0 noch voreingestellt. Damit bleibt die Rahmengröße erhalten und zuviel Text im Anschriftenfeld ist einfach nicht zu sehen.

Schritt 3

Unter Bei Erstellung von neuen Seiten (On new Page Creation) wählen Sie die zweite Option Keinen Folgerahmen erstellen (Don't create a followup frame, die Voreinstellung in Red Hat 8.0). Dann wird der Rahmen für das Anschriftenfeld nicht an die gleiche Stelle auf einer zweiten oder dritten Briefseite gestellt. (fan)

Abb. 7: Mit diesen Einstellungen erzeugen Sie einen Rahmen, der auf den folgenden Seiten eines Dokuments nicht wiederholt wird.

KOffice unter SuSE Linux installieren

Warum einfach, wenn es auch schwierig geht? KOffice ist in der SuSE-Standardinstallation nicht enthalten und Sie müssen jedes Programm einzeln nachinstallieren. So gehts: Schritt 1 Öffnen Sie das Work-Menü rechts neben dem K-Menü. Wählen Sie den Eintrag Administration und im folgenden Menü den Befehl Software nachinstallieren. Schritt 2 Wählen Sie Büroprogramme / KOffice-Arbeitsbereich. Unter diesem Eintrag finden Sie KOffice nach der Installation auch im K-Menü. Schritt 3 Im folgenden Dialogfenster geben Sie das Root-Passwort ein. Dann müssen Sie die angeforderte CD einlegen. Schritt 4 Die Schritte 1 bis 3 wiederholen Sie für die weiteren Programme von KOffice. Die finden Sie unter Büroprogramme / Kalkulation / KSpread, Büroprogramme / Kalkulation / KFormula, Büroprogramme / Präsentation / Kivio, Büroprogramme / Präsentation / KChart, Büroprogramme / Textverarbeitung / KWord, Graphik / Vektorgrafik / KPresenter und Graphik / Vektorgrafik / Kontour.

KOffice unter Red Hat Linux installieren

KOffice ist auch unter Red Hat Linux standardmäßig nicht installiert. Sie können es aber ohne großen Aufwand nachträglich installieren: Schritt 1 Öffnen Sie das K-Menü. Wählen Sie den Eintrag Systemeinstellungen und im folgenden Menü den Befehl Pakete (bzw. Hinzufügen/Entfernen von Applikationen in Red Hat Linux 9). Schritt 2 Im folgenden Dialogfenster geben Sie das Root-Passwort ein. Dann klicken Sie unter den Applications (Anwendungen) beim Eintrag Office/Produktivität auf die Schaltfläche Details. Daraufhin erscheint die Paketliste dieser Gruppe. Markieren Sie koffice und klicken auf Schließen. Schritt 3 Zurück im ersten Dialogfenster klicken Sie auf Aktualisierung. Legen Sie die angeforderten Medien ein, von denen KOffice installiert wird. Schritt 4 Nach der Installation finden Sie KOffice und seine Programme im K-Menü unter Extras / Office (bzw. Office / Weitere Office-Applikationen in Red Hat Linux 9).

Die Module von KOffice

KOffice ist das mit KDE verbandelte Office-Programm. Es besteht aus insgesamt acht Modulen und dem Dachprogramm Koffice-Arbeitsplatz. Ein Office-Paket besteht über die Textverabeitung hinaus natürlich noch aus weiteren Programmen. Das ist auch in KOffice nicht anders -- neben KWord gibt es noch die üblichen Module: KSpread (Tabellenkalkulation), KPresenter (Präsentationsprogramm), KChart (für Charts und Graphen), Kontour (Zeichenprogramm) und KFormula (Formelgenerator). KOffice enthält darüber hinaus ein Programm für Flussdiagramme (Kivio) und eines für Vektorgraphiken (Karbon14).

Funktionen von KWord

KWord nutzt definierte Vorlagen. Damit können Sie mit einem Mausklick komplexe Dokumente erzeugen. Wie jede professionelle Textverarbeitung bietet auch KWord das automatische Nummerieren von Listen; als Aufzählungspunkte akzeptiert KWord jedes beliebige Zeichen. Sie können Absatz-, Rahmen- und Tabellen-Layouts gestalten, um den Aufwand während der Textbearbeitung so gering wie möglich zu halten. KWord kann unterschiedliche Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiten verwalten. Die Textsuche ist leistungsfähig: Sie können damit Text nach Schrift, -größe oder Formatierung suchen und ersetzen. KWord hat die KParts-Unterstützung eingebaut: Sie können aus jedem anderen Koffice-Programm Daten und Dokumente in einen Kword-Text integrieren. Für die spätere Bearbeitung benötigt KParts nur die Werkzeuge des integrierten Moduls. Vorteil dabei ist: KParts muss nicht die gesamte Anwendung starten. Dank des integrierten Formel-Editors können Formeln auch direkt in KWord eingebettet werden. KWord kann ein Inhaltsverzeichnis automatisch generieren und aktualisieren. Wie OpenOffice beherrscht KWord automatisches Vervollständigen. Im- und Exportfilter für andere Textformate.

Import- und Exportfilter in KWord

KWord liest in der Version 1.2 etwa zehn Dateiformate, allerdings bisher nur rudimentär. Abiword: KWord kann Abiword-Formate lesen und schreiben, allerdings mit einigen Ausnahmen wie Listen, Spalten, Kopf- und Fußzeilen. Die Tabulatoren werden zum Teil unterstützt. AmiPro: Formatierter Text, Absätze und Stile werden unterstützt, weitere Dinge wie Rahmen, eingebettete Bilder und Formeln hingegen nicht. Applix Word: Hierfür bietet KWord nur einen Importfilter, der allerdings Stile und Bilder beim Konvertieren unter den Tisch fallen lässt. Docbook: In diesem Format -- genauer gesagt in der SGML-Version -- kann KWord nur schreiben, jedoch werden nur einfache Formatierungen wie Fett und Kursiv unterstützt. Hancom Word: Texte aus Hancom Word 5.2 und 6 übernimmt KWord ohne Formatierungen. HTML: Einfache HTML-Dokumente, die nicht über simple Formatierungen hinausgehen, werden gelesen. KWord kann HTML in drei Modi schreiben. Der so genannte erweiterte Modus beherrscht auch Cascading Style Sheets, Version 2. LaTeX: KWord kann LaTeX-Dokumente importieren und einfache Texte exportieren. MIF: Texte können importiert und exportiert werden, Formatierungen gehen verloren. Microsoft Word 97/2000: Lesen möglich, allerdings werden Funktionen wie Kopf- und Fußzeilen, eingebettete Objekte und andere nicht unterstützt. Microsoft Write: Lesen ziemlich gut möglich. PalmDoc: Das Standardformat Palm-kompatibler Geräte kann KWord lesen und schreiben, sogar mit Kompression. Plain Text: ASCII sollte jedes Textprogramm lesen und schreiben können, und das ist daher für KWord selbstverständlich. Rich Text Format: Das Microsoft-Format kann KWord bis auf die üblichen Ausnahmen (Fußnoten, mehrere Spalten, eingebettete Bilder) lesen und schreiben. Wireless Markup Language: Die Beschreibungssprache für WAP-Handies kann KWord bis auf einige WML-Tags lesen und schreiben. Wireless Bitmaps (WBMP) werden nicht unterstützt. WordPerfect: Von Version 5.1 bis zur Version 2002 kann KWord WordPerfect-Dokumente lesen und schreiben. Die üblichen Ausnahmen: Styles, Rahmen, Graphiken...

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