Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

Für Umsteiger, die zuvor mit Microsoft Office gearbeitet haben, ist die Bedienung von OpenOffice zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit OpenOffice erleichtern.

Tipp: Automatische Basic-Makros gezielt starten

Eine Gefahr in Windows sind die so genannten Makroviren. Die stecken meist in Dokumenten der Office-Anwendungen Word und Excel von Microsoft. Da aber auch OpenOffice automatisch Makros starten und ausführen kann, ist die Gefahr dort ebenfalls vorhanden, wenn auch OpenOffice von den Virenprogrammierern bisher "vernachlässigt" wird. Das trifft sogar auf OpenOffice unter Linux zu, wobei hier ein weiterer Sicherheitsfaktor ins Spiel kommt: Aufgrund der Rechte- und Benutzerverwaltung unter Linux kann vielleicht das Home-Verzeichnis des Benutzers Schaden nehmen, nicht aber das ganze System.

Da Sicherheit in OpenOffice eine große Rolle spielt, können Sie den Unbilden schon vorsorglich gezielt einen Riegel vorschieben. Dazu wählen Sie Extras / Optionen und wechseln im Untermenü OpenOffice.org zum Bereich Sicherheit. Hier stellen Sie ein, wie das Programm mit Basic-Skripten und Java-Code in OpenOffice-Dokumenten verfahren soll.

Die Möglichkeiten, Basic-Code auszuführen oder nicht, sind dabei in OpenOffice ausgeklügelter als in Microsofts Office-Paket. Standardmäßig erlaubt OpenOffice das Ausführen von Basic-Makros in Dokumenten im Programm-, Benutzer- und Arbeitsverzeichnis. Dafür sorgt die Option Gemäß Pfadliste unter Makro ausführen. In dieser Pfadliste sind die zuvor erwähnten Verzeichnisse aufgelistet. Werden aus anderen Verzeichnissen heraus Dokumente geöffnet, die Makros enthalten, fragt OpenOffice bei eingeschalteter Option Nachfragen bei anderen Dokumentquellen nach, ob es die Makros ausführen soll oder nicht. Sie können OpenOffice auch so einstellen, dass es Sie Vor Ausführung immer warnen soll.

Tipp: Verzeichnisse in der Pfadliste ändern

Die Pfadliste, also die Liste der Verzeichnisse, aus denen OpenOffice-Dokumente ohne Sicherheitsabfragen gestartet werden, können Sie selbst erweitern oder auch Einträge löschen.

Dazu wählen Sie Extras / Optionen und wechseln im Untermenü OpenOffice.org zum Bereich Sicherheit. Sie löschen Verzeichnisse aus der Pfadliste, indem Sie den unerwünschten Eintrag mit der linken Maustaste markieren und rechts daneben auf die Schaltfläche Löschen klicken. Die Zeile wird ohne Nachfrage entfernt.

Um ein Verzeichnis hinzuzufügen, tragen Sie den vollständigen Pfad in das Feld Neuer Pfad ein. Speichern Sie zum Beispiel alle eigenen Office-Dokumente im Unterverzeichnis texte/ Ihres Home-Verzeichnisses, sollte der Eintrag /home/Ihr_Benutzername/texte lauten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Verzeichnis in die Pfadliste zu übernehmen.

Abb. 1: Wenn Sie ein Verzeichnis in die Pfadliste hinzufügen wollen, müssen Sie neben "Neuer Pfad" das Verzeichnis eintragen und "Hinzufügen" wählen.

Tipp: Abreißleisten im Textdokument benutzen

Am linken Rand eines Textdokuments liegt die Werkzeugleiste. Hier sind vier der ersten fünf Menüs (Einfügen, Objekte einfügen, Zeichenfunktionen anzeigen und Formular) als Abreißmenüs ausgelegt. Sie reißen sie ab, indem Sie mit der linken Maustaste etwas länger auf das Symbol klicken. Daraufhin öffnet sich die Abreißleiste mit weiteren Befehlen. Diese Abreißleiste platzieren Sie auf dem Desktop, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Titelleiste klicken und dann die Symbolleiste mit gedrückter Maustaste von der Werkzeugleiste wegziehen oder per Klick einen Befehl auf diesen Leisten ausführen.

Abb. 2: In der Werkzeugleiste verstecken sich hinter vier der ersten fünf Menüeinträge die Abreißleisten "Einfügen", "Objekt einfügen", "Zeichenfunktionen" und "Formularfunktionen".

Tipp: Initial im Absatz erzwingen

Die ersten Absätze eines Buchkapitels oder eines Zeitschriftenbeitrags beginnen oft mit einem so genannten Initial: Das erste Zeichen des Absatzes wird größer geschrieben und reicht dabei meist über mehrere Zeilen.

In OpenOffice setzen Sie die Markierung in den Absatz, in dem ein Initial erscheinen soll. Dann wählen Sie Format / Absatz und wechseln auf die Registerkarte Initialen. Dort schalten Sie die oberste Option Initialen anzeigen an.

Anschließend haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Form und Größe des Initials besser zu bestimmen. Markieren Sie zum Beispiel die Option Ganzes Wort, um das erste Wort des Absatzes in ein Initial zu verwandeln. Statt eines Wortes können Sie auch eine bestimmte Anzahl der Zeichen festlegen, die als Initial formatiert werden -- von einem bis zu neun.

Auch die Zahl der Zeilen, über die sich ein Initial ausdehnt, können Sie definieren. Hier beträgt die Mindestgröße zwei Zeilen, das Maximum wiederum neun Zeilen. Sogar den Abstand zum Text können Sie in OpenOffice auf den Millimeter genau definieren: Hier reicht die Skala von 0 bis 2 cm.

Abb. 3: Mit nur einem Klick erzwingen Sie, dass ein ganzes Wort als Initial eines Absatzes fungiert.

Tipp: Etiketten mit fortlaufenden Nummern drucken

Möchten Sie Etiketten mit einer fortlaufenden Nummer versehen, etwa zur Beschriftung chemischer Proben? Dann wählen Sie in einem beliebigen OpenOffice-Modul den Befehl Datei / Neu / Etiketten. Im folgenden Dialogfeld Etiketten suchen Sie auf der Registerkarte Format das Format heraus, das Sie bedrucken wollen. Achten Sie außerdem noch darauf, dass im Register Zusätze die Option Inhalte synchronisieren eingeschaltet ist. Nun klicken Sie unten auf die Schaltfläche Neues Dokument, um ein neues Dokument mit der gewünschten Aufteilung anzulegen.

Der Vorteil dieser Methode ist: Durch das Synchronisieren der Inhalte brauchen Sie nur das Etikett oben links zu bearbeiten und dann die Schaltfläche Etiketten synchronisieren zu drücken, um die Änderungen in alle Etiketten zu übernehmen.

Für die fortlaufende Nummerierung fügen Sie Sie einen Feldbefehl in das erste Etikett ein. Setzen Sie dazu die Markierung an die Stelle, an der die Nummer erscheinen soll. Dann drücken Sie [Strg-F2] oder rufen den Befehl Einfügen / Feldbefehl / Andere auf. Wechseln Sie im Dialog Feldbefehle in das Register Variablen. Dort markieren Sie links in der Liste den Feldtyp Variable setzen.

Geben Sie nun im Feld Name einen Namen für die Variable ein, zum Beispiel Probe. Damit der Wert der Variablen von einem Etikett zum nächsten jeweils um den Wert 1 erhöht wird, tragen Sie in das Feld Wert die Formel Probe + 1 ein. Anschließend klicken Sie auf Einfügen, um den ersten Wert in das erste Etikett oben links einzufügen. Danach Schließen Sie den Dialog Feldbefehle und klicken auf Etiketten synchronisieren, um die Werte in die anderen Etiketten einzutragen.

Abb. 4: Mit der Formel "Probe + 1" und anschließender Synchronisation erscheinen auf Etiketten fortlaufende Nummern.

Tipp: Funktionen der Statusleiste besser nutzen

In OpenOffice-Dokumenten birgt die Statusleiste verschiedene Informationen und Funktionen, mit denen Sie sich die Arbeit erleichtern können. In einem Textdokument sind das zum Teil andere als in einer Tabelle, einer Präsentation oder einer Zeichnung (siehe Kasten "Informationen und Funktionen in der Statusleiste").

Welche Informationen und Funktionen angezeigt werden, legen Sie selbst fest. Dazu wählen Sie Extras / Anpassen und wechseln ins Register Statusleiste. Dort sind alle Felder aufgeführt, die die Statusleiste anzeigen kann. Die aktivierten erkennen Sie am Häkchen vor der Option. Hinzufügen und Entfernen geschieht einfach per Klick.

Möchten Sie die Reihenfolge ändern, verschieben Sie einzelne Elemente mit gedrückter linker Maustaste nach oben oder unten. Die Statusleiste bringen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen in den Ursprungszustand zurück: Das geschieht ohne weitere Nachfrage.

Abb. 5: Welche Informationen und Funktionen in der Statusleiste angezeigt werden sollen, legen Sie im Dialogfenster "Anpassen" fest.

Informationen und Funktionen in der Statusleiste
Über die Statusleiste erhalten Sie Informationen und kommen an wichtige Funktionen heran -- in Texten, Tabellen, Präsentationen, Zeichnungen, HTML- und Globaldokumenten.
	Text-, HTML- und Globaldokument
Seitennummer	Ein Doppelklick öffnet den Navigator, mit dessen Hilfe Sie im Dokument navigieren. Ein Klick mit der rechten Maustaste auf das Feld zeigt alle Textmarken eines Dokuments; Wählen Sie eine aus, um direkt dorthin zu gelangen.
Seitenvorlage	In diesem Feld steht die aktuell benutzte Seitenvorlage. Per Doppelklick können Sie diese bearbeiten, durch einen Klick mit der rechten Maustaste können Sie die Seitenvorlage ändern.
Maßstab	Funktion, um den Seitenmaßstab zu ändern. Ein Doppelklick öffnet das Dialogfenster Maßstab, in dem Sie den Maßstab auch stufenlos ändern können; ein Klick mit der rechten Maustaste zeigt im Kontextmenü alle vorhandenen Maßstäbe außer der stufenlosen Option.
Einfügemodus	Das Feld zeigt den aktuellen Einfügemodus. Der steht entweder auf EINFG (= Einfügemodus) oder ÜBER (= Überschreibmodus). Mit der linken Maustaste oder mit der [Einfg]-Taste wechseln Sie den Modus.
Selektionsmodus	Das Feld zeigt den aktuellen Auswahlmodus. Der steht entweder auf STD (= Standard), ER (= Erweitern) oder ERG (= Ergänzen). Mit der linken Maustaste wechseln Sie den Modus.
Hyperlinks aktiv	In diesem Feld schalten Sie mit der linken Maustaste zwischen dem Ausführen von Hyperlinks (HYP) und dem Bearbeiten der Hyperlinks (SEL) um.
Dokument geändert	Das Feld ist ein reines Anzeigefeld. Ein Sternchen (*) weist darauf hin, dass der aktuelle Text geändert und noch nicht gesichert wurde.
Größe	Je nach Kontext werden auf einen Doppelklick hin unterschiedliche Dialoge geöffnet: im normalen Text etwa der Dialog Feldbefehle, in einer Texttabelle der Dialog Tabellenformat mit dem aktivierten Register Umrandung.
Aktuelle Uhrzeit	In diesem Feld wird die Uhrzeit angezeigt.
Aktuelles Datum	Hier wird das Datum angezeigt.
Tabellenzelle	In diesem Feld wird die Zellbezeichnung einer Texttabelle angezeigt.
	Tabelle
Position im Dokument	Das Feld zeigt die Nummer der aktuellen Tabelle und die Gesamtzahl der Tabellen des Dokuments an.
Seitenformat	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Maßstab	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Einfügemodus	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Selektionsmodus	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Dokument geändert	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Größe	Hier werden die Ergebnisse verschiedener Funktionen wie Anzahl, Anzahl2, Maximum, Minimum, Mittelwert und Summe eingeblendet. Die Funktion können Sie per Klick mit der rechten Maustaste wechseln, das Ergebnis bezieht sich immer auf die markierten Zellen.
Aktuelle Uhrzeit	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Aktuelles Datum	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
	Präsentation oder Zeichnung
Aktueller Kontext	Hier steht zum Beispiel, welcher Textteil gerade markiert ist und in welchem Absatz und welcher Zeile die Markierung steht.
Größe	Wenn ein Objekt markiert ist, können Sie in diesem Feld per Doppelklick den Dialog Position und Größe öffnen und die Werte des Objekts ändern.
Maßstab	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Dokument geändert	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Seite/Ebene	Dieses Feld zeigt im Normalmodus die aktuelle Seitennummer.
Layout	In diesem Feld steht die aktuell benutzte Seitenvorlage. Per Doppelklick können Sie diese bearbeiten, durch einen Klick mit der rechten Maustaste können Sie die Seitenvorlage ändern.
Aktuelle Uhrzeit	siehe Text-, HTML- und Globaldokument
Aktuelles Datum	siehe Text-, HTML- und Globaldokument

Tipp: Zahl der Zellen mit Werten ermitteln

Möchten Sie wissen, wie viele Zellen innerhalb einer Tabelle überhaupt Werte enthalten? Dann markieren Sie die gesamte Tabelle durch einen Klick auf die Schaltfläche links neben der Spalte A und oberhalb der ersten Zeile. Danach wählen Sie in der Statusleiste im Feld Größe die Funktion Anzahl2. Das Feld Größe enthält eine der Funktionen Anzahl, Anzahl2, Maximum, Minimum, Mittelwert und Summe oder keinen Wert.

Die Funktion Anzahl2 zählt, wie viele Werte eine Liste von Argumenten enthält. Die Liste entspricht in diesem Fall der gesamten Tabelle. Wählen Sie stattdessen die Funktion Anzahl, erhalten Sie als Ergebnis, in wie vielen Zellen der Tabelle Zahlen stehen.

Abb. 6: Um herauszufinden, wie viele Zellen einer Tabelle Werte enthalten, markieren Sie die gesamte Tabelle und wählen im Kontextmenü des Feldes "Größe" die Funktion "Anzahl2".

Tipp: Summe mehrerer Zellen ermitteln

In Calc können Sie die Summe mehrerer Zellen recht schnell ermitteln. Klicken Sie dazu auf die Zelle unterhalb einer Liste von Zahlen, dann auf das Summen-Symbol in der Rechenleiste und danach auf die [Eingabe]-Taste -- schon erscheint das Ergebnis in der Zelle.

Wenn Sie das Ergebnis nicht unbedingt als Wert in einer Zelle benötigen, geht es sogar noch schneller: Öffnen Sie in der Statusleiste im Feld Größe mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü und wählen die Funktion Summe. Markieren Sie nun die Zellen, die Sie addieren möchten -- und sofort erscheint das Ergebnis im Größe-Feld der Statusleiste. (fan)

Abb. 7: Mit der Funktion "Summe" im Feld "Größe" in der Statusleiste ermitteln Sie schnell die Summe aller markierten Zellen.

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