Erschienen in EasyLinux 11/2003

Präsentationen mit Open Office

Beam me up!

von Inga Rapp

Overhead-Projektoren sind von gestern, die Beamer haben den Konferenztisch erobert. Kaum ein Vortragender findet sich noch zu irgendeiner Veranstaltung ohne Laptop unterm Arm ein. Doch es muss nicht immer PowerPoint sein -- mit OpenOffice Impress basteln Sie ebenso schöne Präsentationen.

Der Raum verdunkelt sich, alle Anwesenden wenden ihren Blick nach vorne. Auf der Leinwand erscheint wie von Geisterhand... Nein, nicht der Kinovorspann, sondern das Deckblatt einer Präsentation. Was vor ein paar Jahren noch eher ungewöhnlich war, ist inzwischen weitgehend Standard. Ob Referat in der Schule, wissenschaftlicher Vortrag an der Universität oder Produktpräsentation beim Geschäftspartner, bunte und anschauliche Präsentationen der Inhalte sind selbstverständlich. Um in Eigenregie die Leinwand bunt zu bestücken, leistet das OpenOffice-Modul Impress gute Dienste.

Der Assistent macht die Vorarbeit

Nach dem Start öffnet OpenOffice standardmäßig das Modul Writer, also die Textverarbeitung. Über den Menüpunkt Datei / Neu rufen Sie den Präsentationsassistenten auf. Wählen Sie im ersten Schritt Leere Präsentation. Dazu will OpenOffice wissen, welche Seitenvorlage Sie bevorzugen. Wenn Sie noch keine eigenen Vorlagen besitzen, wählen Sie entweder eine der OpenOffice-eigenen, oder Sie markieren den Eintrag Original. Ihr Ausgabemedium legen Sie ebenfalls in diesem Dialogfeld fest: Das ist im Regelfall ein Bildschirm, auch wenn Sie Ihre Präsentation später "an die Wand werfen". Für den Computer ist ein Beamer -- platt gesagt -- nichts anderes als eine Art Bildschirm.

Abb. 1: Einige Vorlagen bringt OpenOffice bereits mit.

Im dritten Schritt des Assistenten bestimmen Sie, wie die erste Folie (oder Dia, wie sie der Assistent nennt) auf dem Bildschirm erscheint. Wenn die Checkbox Vorschau angehakt ist, sehen Sie in dem kleinen Beispielfeld direkt, wie die angebotenenen Effekte wirken. Bei der Art der Präsentation empfiehlt sich im Regelfall Standard. OpenOffice schaltet hier nur dann weiter (lässt neuen Text einfliegen oder wechselt das Dia), wenn Sie dies per Klick oder Tastendruck fordern. Die Option automatisch wechselt das Dia nach einer von Ihnen festgelegten Zeitspanne.

Nach dem Klick auf Fertig stellen präsentiert Ihnen OpenOffice eine Auswahl vorgefertigter Layouts für das Deckblatt. Hier bietet es sich an, das voreingestellte zweite Layout, Titeldia, zu übernehmen. Ein letzter Klick auf OK führt Sie zum neuen Präsentationsdokument.

Hintergründig

Bevor Sie jetzt den einladenden Blindtext, den OpenOffice in die Textkästen eingefügt hat, durch eigenen Text ersetzen, lohnt sich ein kleiner Umweg, mit dem Sie sich später viel Arbeit sparen. Klicken Sie dazu links unten im Fenster auf den Button Hintergrundansicht (siehe Abbildung 2).

Abb. 2: Unverzichtbares, arbeitserleichterndes Feature: die Hintergrundansicht.

Die Hintergrundansicht ist in OpenOffice das, was bei PowerPoint der Master ist: eine Folie, die bestimmt, wie alle weiteren Folien formatiert werden sollen. Was Sie in der Hintergrundansicht einstellen, müssen Sie später nicht jedesmal neu formatieren.

Um für alle Folien einen einheitlichen farbigen Hintergrund festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche und wählen Seite / Seite einrichten. Auf dem zweiten Reiter des Einrichtungsdialogs, Hintergrund, hält OpenOffice eine reiche Auswahl an Farbtönen, Verläufen und Hintergrundbildern parat, die Sie durch Markieren und Klick auf OK in Ihre Musterfolie übernehmen.

Auch die Formatierung der Schrift erledigen Sie direkt in der Hintergrundansicht. Klicken Sie einfach in ein Textfeld und ändern Sie dann -- wie aus der Textverarbeitung gewohnt -- Schrifttyp, -größe und -farbe nach Ihren Wünschen.

Abb. 3: Einmal gestalten, für alle Folien übernehmen. In der Hintergrundansicht schaffen Sie das Corporate Design.

Seitenzahlen leicht gemacht

Seitenzahlen schaffen Orientierung für den Zuhörer. Über den Menüpunkt Einfügen / Feldbefehle / Seitennummer fügen Sie eine auf jeder Seite sichtbare Seitennummer ein. Eine kleine 1 erscheint nun im Textfeld mitten auf der Folie. Dort steht sie eher ungünstig, mit der Maus ziehen Sie den Textkasten an den gewünschten Ort, beispielsweise den unteren rechten Rand der Folie. Wem die kleine 1 zu einsam erscheint, ergänzt sie um die Gesamtzahl der Folien, also zum Beispiel "1/7" oder "1 von 7". OpenOffice zählt automatisch aufwärts, tastet die von Ihnen eingegeben Zeichenfolge "/7" oder "von 7" jedoch praktischerweise nicht an.

Wenn Sie mit der Textgestaltung fertig sind, wechseln Sie über den Seitenansichtsknopf links unten aus der Hintergrundansicht zurück zur Präsentation. Die vordefinierten Textfelder sind nun nach der Musterseite formatiert. Sie können die Formatierung jeder einzelnen Folie, beispielsweise die Größe des Textfeldes oder die Farbe der Schrift immer noch nach Belieben ändern. Innerhalb der Seitenansicht wirkt sich dies ausschließlich auf das aktuelle Dia und nicht auf die gesamte Präsentation aus.

Gestalten Sie nun Ihr Deckblatt: Tragen Sie Ihren Namen ein, das Datum und nicht zuletzt den Titel Ihres Vortrages. In unserem Beispiel wollen wir eine Horde Programmierer darüber informieren, wie Fehlermeldungen gestaltet werden sollten, damit die Kommunikation zwischen User und Computer reibungslos läuft. Als Überschrift wählen wir "Irren ist menschlich".

Das möchten wir natürlich noch mit einem Bild illustrieren, das inhaltlich zum Vortrag passt. Was liegt in unserem Fall näher als ein Fragezeichen, das Symbol der totalen Ratlosigkeit und Verwirrung? Schließlich ist es häufig genug das, was Fehlermeldungen bei Nutzern auslösen.

Abb. 4: Oben rechts in der Symbolleiste versteckt sich die Gallery.

Dafür lässt sich praktischerweise die OpenOffice-eigene Gallery nutzen. Sie erreichen sie über den kleinen Button oben rechts (siehe Abbildung 4) oder über das Menü Extras. Im Bereich 3D-Effekte finden Sie unter anderem auch das Fragezeichen in verschiedenen Farben. Über die rechte Maustaste fügen Sie es mit Hinzufügen, Kopie in Ihre Folie ein. Ebenso wie das Seitenzahlfeld erscheint es einfallslos in der Mitte der Folie. Ziehen Sie es an den Platz, wo es Ihnen am besten gefällt, und zupfen Sie es mit der Maus auf die richtige Größe zurecht.

Über das Menü Einfügen, Seite geht es zur nächsten Folie, der Gliederung des Vortrages, die als einfache Bullet-Liste formatiert ist. Ihre Gliederungsfolie könnte beispielsweise so aussehen wie in Abbildung 5.

Abb. 5: Ein Vorschlag zur Gliederung.

Tortenwerfen

Die nächste Folie präsentiert das Ergebnis einer Kundenbefragung -- ein ständig wiederkehrendes Element in Vorträgen. Um statistische Ergebnisse in Diagrammform zu gießen, rufen Sie den Menüpukt Einfügen / Diagramm auf. Das in der Mitte der Folie erscheinende Diagramm wird genau so formatiert, wie es Ihnen aus dem Tabellenkalkulationsmodul vertraut ist. Ein Rechtsklick mit der Maus und die Auswahl von Diagrammdaten gibt Ihnen die Möglichkeit, die Daten des Diagrammes zu bearbeiten und die Legende zu verändern.

Mit einem Rechtsklick auf das eingefügte Diagramm und der Option Diagrammtyp verändern Sie die Art der Darstellung. Vielleicht liebäugeln Sie statt der standardmäßig angebotenen Balken mit einem 3D-Kuchen? Drehen und wenden Sie den Kuchen, bis er Ihnen perspektivisch gefällt. Markieren Sie einzelne Bereiche des Diagramms und verändern Sie über den Menüpunkt Objekteigenschaften Farben, Formen und Beschriftungen.

Abb. 6: Diagramme lassen sich direkt aus Impress heraus bearbeiten.

Das Diagramm überlappt nun Ihr Textfeld, dessen Größe durch die Hintergrundansicht vorgegeben ist. Aber vorgegeben heißt nicht gleich festgelegt, mit der Maus ziehen Sie einfach die Größe des Textfeldes zurecht, bis das Feld neben das Diagramm passt.

Sackgasse Gedächtnislücke

Wer sich während des Vortrags nicht nur auf sein Gedächtnis verlassen will, dem bietet OpenOffice die Möglichkeit, Notizen mit der Präsentation kombiniert auszudrucken. Sie erreichen die Notizansicht über das Menü Ansicht, Arbeitsansicht. Im oberen Teil des Bildes erscheint Ihre Folie, im unteren Teil serviert Ihnen OpenOffice einen Notizzettel.

Haben Sie auch nur einen normal großen Monitor, also 15" oder 17"? Dann meinen Sie wahrscheinlich nach dem ersten Blick, dass dieser Notizzettel nicht einmal als Spickzettel taugt: Die Schrift ist so klein, dass selbst eine Lupe an ihre Grenzen stößt. Legen Sie in diesem Fall die reale Lupe beiseite und greifen Sie auf die virtuelle Lupe zurück. Die versteckt sich hinter der Bezeichnung Maßstab im Menü Ansicht. Bei 100% werden Ihre Notizen schon wesentlich lesbarer werden. Die Standardgröße der Schrift für die Notizen ist auf 20 pt festgelegt, für einen normalen Brief nutzt die Allgemeinheit etwa 12 pt. Wenn Ihnen der Platz knapp wird, verkleinern Sie einfach die Schrift.

Abb. 8: Ohne Lupe kaum zu lesen: die eigenen Notizen.

Abb. 9: Wer dient hier wem? Der Computer dem Menschen oder umgekehrt?

Bilder halten den Blick des Publikums eher gefangen (und das Publikum damit wach!) als purer Text. Bilder einzubinden, die nicht aus der Gallery kommen, funktioniert fast genauso wie das Einbinden des Diagrammes vorhin. Ansicht / Einfügen / Grafik bringt Sie zu einem Dateiauswahldialog. Nach dem Klick auf Öffnen fügt sich das ausgewählte Bild in die Mitte der Folie ein. Ebenso wie beim Diagramm oder dem Fragezeichen aus der Gallery können Sie auch hier das Bild auf die benötigte Größe zurechtstutzen und dort platzieren, wo es am besten zur Geltung kommt.

Eine grafische Zusammenfassung, zum Beispiel in Form einer so genannten Mind Map, am Ende des Vortrags ist ein netter Service für die Zuhörer. Hierfür lassen sich die Zeichenfunktionen von OpenOffice gut nutzen.

Abb. 10: Grafische Zusammenfassung des Vortrags.

Legen Sie eine neue Folie an und entfernen Sie dort das Textfeld: Markieren Sie es mit der Maus und drücken die [Entf]-Taste.

Mind Maps

Als Grundlage für die Mind Map lässt sich schon Verwendetes wie die Grafik der Kundenbefragung nutzen. Dazu markieren Sie die Grafik, kopieren sie über die entsprechende Funktion im Kontextmenü und fügen sie auf der letzten Folie wieder ein. Wählen Sie Ihre bevorzugte Größe aus, markieren Sie die Einzelbestandteile und setzen Sie über die Objekteigenschaften im Kontextmenü den Wert der Transparenz jeweils auf 50%.

Wenn Sie nun die halb durchsichtige Grafik komplett markieren und aus dem Menü der rechten Maustaste die Option Anordnung / Ganz nach hinten auswählen, weisen Sie dieser Grafik den hintersten Platz im Gesamtbild zu. Alle Grafiken und Objekte, die Sie danach auf die Folie platzieren, überlappen diese Grafik.

Über Einfügen / Grafik ergänzen Sie noch das das Bild einer Sackgasse und komplettieren es mit einem Textfeld mit der Aufschrift "Fehlermeldung".

Abb. 11: Die linke Werkzeugleiste ist ein unverzichtbarer Helfer in allen Zeichen-Lagen.

In der Werkzeugleiste am linken Bildschirmrand findet sich ein kleines Rechteck. Wenn Sie es anklicken, aktivieren Sie die Funktion, ein Rechteck mit der Maus zu zeichnen. Der Mauszeiger verändert sich und wird zu einem Kreuz. Setzen Sie dieses Kreuz einfach irgendwo auf Ihrer Folie auf und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Rechteck so groß, wie Sie es haben möchten.

Auch Zeichnungsobjekte lassen sich detailliert bearbeiten. Wie so häufig führt der kürzeste Weg über die rechte Maustaste. Ein Klick auf Fläche bringt Sie beispielsweise in einen ausführlichen Farbauswahldialog. Wie wäre es mit einem dunklen Rot? Mit einem Doppelklick erzeugen Sie einen Cursor. In der Menüleiste finden Sie das Textverarbeitungsmenü. Toben Sie sich aus: Schriftfarbe, -größe und -stil.

Ebenfalls in der linken Werkzeugleiste findet sich ein Symbol mit einem kleinen Pfeil darauf. Wenn Sie die Maustaste länger gedrückt halten, klappt es aus und präsentiert Ihnen eine Anzahl verschiedenartiger Pfeile. Vielleicht gefällt Ihnen ja einer davon gut genug, um ihn als Verbindung zwischen der symbolischen Sackgasse und dem Fehlermeldungsrechteck zu nutzen? Auch hier verändert sich wieder der Mauszeiger, und Sie können die beiden Objekte mit einer Linie verbinden. Wenn Sie die Maus loslassen, verwandelt sich die Linie automatisch in den von Ihnen ausgewählten Pfeil.

Die beiden türkisen Quadrate an den Enden des Pfeiles signalisieren, dass das Objekt "Pfeil" gerade markiert ist und bearbeitet werden kann. Versuchen Sie es auch hier mit dem bereits bewährten Rechtsklick und dem Menüpunkt Linie. Formatieren Sie die Breite der Linie, die Art der Linienenden und die Farbe sowie die Transparenz nach Ihren Vorstellungen.

Vervollständigt werden soll die Mind Map mit Textkästchen, in denen die Bedingungen für eine sinnvolle Fehlermeldung stehen. Mit dem Rechteck-Tool aus der linken Werkzeugleiste ziehen Sie dazu ein Rechteck auf und formatieren Sie es nach Belieben. Einmal basteln reicht in diesem Fall, das fertige Objekt duplizieren Sie anschließend dreimal. Dazu markieren Sie das Rechteck und wählen im Kontextmenü Kopieren, danach dreimal Einfügen -- Arbeit gespart! Vorsicht, die drei neuen Rechtecke sitzen noch genau am selben Platz wie das erste. Doch wenn Sie einfach das oberste Rechteck markieren und an einen anderen Platz verschieben, kommen darunter auch die übrigen zum Vorschein.

Richtig verbunden

Nun stehen die kleinen Rechtecke neben den übrigen Objekten herum, als hätten sie nichts mit ihnen zu tun. Inhaltlich haben sie das durchaus, also muss auch eine optische Verbindung her. Nützlich ist hierfür das Werkzeug direkt unter dem Pfeil-Symbol, das sie mit so genannten Verbindern versorgt.

Diese verbinden zwei Objekte miteinander und sorgen dafür, dass diese Verbindung auch noch dann erhalten bleibt, wenn Sie die Objekte an einen anderen Ort verschieben. Verbinder können nur an ganz bestimmten Punkten ansetzen. Klicken Sie das Verbinderwerkzeug an. Wenn Sie nun die Maus über die Seite bewegen, markiert OpenOffice automatisch die schon vorhandenen Objekte und zeigt, an welchen Punkten Sie solch einen Verbinder ansetzen können. Klicken Sie auf einen dieser Punkte und führen Sie die Maus mit gedrückter Maustaste zum Endpunkt der Verbindung. OpenOffice zeichnet nun eine Linie zwischen den beiden Objekten.

Abb. 12: OpenOffice bietet Ihnen eine Menge Verbindungsmöglichkeiten an.

Abb. 13: Verbinder bleiben einfach kleben, egal was man mit den daran hängenden Objekten anstellt.

Verschieben Sie nun eines der Objekte, reißt die Linie nicht ab, sondern passt sich dem entsprechend an.

Nur nicht loslassen

Wenn Sie mit Ihrer Präsentation soweit zufrieden sind, drücken Sie die Tastenkombination [Strg-F2] oder klicken auf den Button Bildschirmpräsentation ganz links unten in der Werkzeugleiste, um sie abzuspielen. Die Präsentation füllt nun den ganzen Bildschirm. Mit einem Druck auf die Leertaste oder einem Klick mit der linken Maustaste sorgen Sie dafür, dass sie sich vom Fleck bewegt.

Irgendwie fehlt Ihnen etwas? Die Folien erscheinen einfach nur so hintereinander, nichts fliegt herein und nichts lässt auf sich warten? Bis jetzt fehlt noch ein ganz wesentliches, wenn auch nicht unumstrittenes Element einer Präsentation: die Animation.

Animier mich!

Über den Menüpunkt Bildschirmpräsentation / Diawechsel legen Sie fest, wie das aktuelle Dia seinen Platz auf dem Bildschirm findet -- der Assistent hatte das nur fürs Deckblatt festgelegt.

Abb. 14: Effektgestaltung auf OpenOffice-Art.

Im Prinzip verfahren Sie nun mit allen Objekten, allen Textfeldern, Bildern, Pfeilen und ähnlichem so. Markieren Sie das jeweilige Objekt und öffnen Sie den Effekte-Dialog. Das geht entweder über das Symbol in der Werkzeugleiste links oder über das Menü Bildschirmpräsentation / Effekt.

Das kleine Vorschaufenster zeigt Ihnen immer, was Sie gerade anstellen, wenn Sie auf den grünen Haken Zuweisen klicken. Das Symbol Reihenfolge in der oberen Zeile hilft Ihnen, die richtige Erscheinungsreihenfolge Ihrer Objekte festzulegen. Besonders bei der Mind Map der letzten Folie ist hier Handarbeit gefragt. Ganz einfach legen Sie die Reihenfolge mit der Maus per Drag & Drop fest; markieren Sie das strittige Objekt und ziehen Sie es in der Liste des Effekt-Fensters an die Stelle, wo es hin soll.

Keine Angst vor Power Point

Wer ohne eigenen Laptop anreist, muss nicht darum bangen, ob auf dem Vortragsrechner OpenOffice installiert ist: OpenOffice speichert Präsentationen auch im PowerPoint-Format. Ändern Sie einfach im Dialog unter Datei / Speichern unter das Format in Microsoft Power Point 97/2000/XP. Dieses Format liest die kommerzielle Präsentationsvariante aus Redmond relativ problemlos ein. Allein mit einigen Kleinigkeiten kann es nichts anfangen: Wenn Sie beispielsweise einen radialen Verlauf als Hintergrund gewählt haben, wie in diesem Fall, zeigt PowerPoint nur einen linearen Verlauf an. Auch mit animierten Bildern im GIF-Format steht es auf Kriegsfuß; die Animation fällt unter den Tisch.

Aber damit lässt sich leben, wenn man vorab davon weiß. PowerPoint-Nutzer, die auf einem Laptop mit OpenOffice präsentieren wollen, haben es deutlich schwerer. Da interpretiert OpenOffice schon einmal die Gliederungspunkte nicht als solche und nummeriert sie stur durch, so dass Ihnen auf Folie 15 Gliederungspunkt Nummer 137 begegnet.

Der Import von in PowerPoint erstellten Präsentationen erfordert meist einiges an Nacharbeit, der Export von OpenOffice nach PowerPoint funktioniert dagegen im Normalfall ziemlich problemlos, von kleineren Tücken der Technik einmal abgesehen. Damit sind Sie als Linux-Anwender auf jeden Fall auf der sicheren Seite, auch wenn Sie Ihre Präsentation später auf einem Windows-Rechner mit PowerPoint abspielen müssen.

Allheilmittel HTML?

Falls Sie völlig formatunabhängig sein wollen, exportieren Sie Ihre Präsentation in HTML. HTML ist auf jedem Betriebssystem mit einem Browser darstellbar. Allerdings gehen hierbei sämtliche Animationen verloren.

Wählen Sie zum HTML-Export im Menü Datei den Punkt Exportieren. OpenOffice setzt Ihnen den hinlänglich bekannten Speichern-Dialog vor die Nase, in dem es unter Dateityp schon Webseite eingetragen hat.

OpenOffice erwartet von Ihnen, dass Sie Ihrer Präsentation ein Design zuweisen. Wenn dies Ihr erster HTML-Export ist, haben Sie noch keines und müssen es daher erstellen. Wählen Sie also Neues Design und klicken auf Weiter. Sie haben dann, je nach OpenOffice-Version, verschiedenste Auswahlmöglichkeiten bezüglich der Art der Veröffentlichung: HTML mit und ohne Frames, automatisch mit und ohne feste Zeitangabe oder als Web Cast, über ASP oder in Kombination mit einem Perl-Script. Die einfachste Variante mit den wenigsten Fehlerquellen ist Standard HTML-Format. Falls Sie nicht möchten, dass Ihre Notizen mit ins World Wide Web wandern, entfernen Sie den Haken bei Notizen anzeigen. Im nächsten Dialogfeld bestimmen Sie, ob Grafiken als GIF oder als JPG exportiert werden sollen. Das GIF-Format beherrscht nur eine beschränkte Anzahl Farben, wenn Sie also Fotos in Ihre Präsentation integriert haben, sollten Sie sich auf jeden Fall für JPG entscheiden. In der voreingestellten JPG-Komprimierungsrate von 75% ist die Präsentation auch in der höchsten angebotenen Auflösung, bei 1024x768 Pixeln, noch gut lesbar. Im vorletzten Schritt wählen Sie die Schaltflächen für die Navigation aus.

Abb. 15: Auch für den Export nach HTML bietet Impress einen Assistenten an.

Im letzten Schritt bestimmen Sie das Farbschema für den Hintergrund und die Navigationslinks. Ihre Folien erscheinen nach dem Export als Bilder, die Darstellung Ihrer Präsentation an sich bleibt also unverändert. Der Klick auf Fertig stellen sorgt für den endgültigen Export. Jetzt können Sie Ihre Präsentation in jedem beliebigen Browser, beispielsweise in Mozilla oder Konqueror, wie in Abbildung 16, anschauen. (eba)

Abb. 16: Erfolgreich exportiert -- Ihre Präsentation als Website.

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