Adressdaten für OpenOffice-Dokumente einrichten.

Richtig adressiert

von Fred Andresen

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Briefe auf Mausklick, auch das geht mit OpenOffice. Und dank einer Adressbuch-Datei ist mit wenig Aufwand der Empfänger eingetragen.

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Schämen Sie sich, wenn Sie immer wieder an die gleichen Leute schreiben, und jedesmal wieder deren Adresse nachschlagen müssen. Aber schämen Sie sich nicht wegen Ihrer Vergesslichkeit, sondern weil Sie ihren PC unterfordern. Der dient nämlich auch als Adressbuch. Das müssen Sie Ihrem OpenOffice nur beibringen.

Um Serienbriefe zu gestalten, legen Sie eine Dokumentvorlage an, fügen Platzhalter für Namen und Anschrift ein, und bestimmen eine Tabelle, mit deren Einträgen OpenOffice die Platzhalter ersetzt. Das ist alles und das ist auch nützlich, wenn Sie nur oft die gleichen Leute anschreiben, Ihre Versicherung oder Ihren Erbonkel -- die Briefvorlage braucht ja keinen festgelegten Inhalt haben.

Datenquelle: Eine einfache Textdatei

Haben Sie einen Musterbrief entworfen, sei es lediglich mit einem eigenen Briefkopf, sei es als pedantische DIN-Vorlage wie im Juli-Heft von EasyLinux beschrieben, brauchen Sie nur noch eine Datenquelle. Das ist eine Datei, in die Sie die Adressen eintragen -- einmal -- und die sie dann immer wieder verwenden. OpenOffice kann aus nahezu allen gebräuchlichen Datenbankformaten lesen; für ein simples Adressbuch genügt jedoch eine einfache Textdatei. So eine ist darüber hinaus kinderleicht mit Linux-Bordmitteln zu verwalten und wirklich portabel, das heisst, sie kann ohne weiteres auch auf jedem anderen Rechner benutzt werden. Textdateien benötigen nämlich wenig Platz, weit weniger, als etwa ein Word-Dokument mit geichem Inhalt.

Haben Sie noch keine Adressdatei, dann legen Sie mit einem beliebigen Texteditor eine an. Wichtig ist, dass es sich um eine reine Textdatei handelt, die keine Formatierungsinformationen enthält. Wenn Sie die Datei mit dem OpenOffice Writer schreiben, achten Sie darauf, sie mit Datei / Speichern unter... un dem Dateityp: Text (.txt) abzuspeichern (siehe Abbildung 1). Das gilt entsprechend auch für andere Editoren. Das Beispiel heisst hier "adressen.txt".

Abb. 1: Die Adressdatei muss in reinem Textformat gespeichert werden.

Die Adressdatei ist einfach aufgebaut: Jede Zeile enthält genau eine Adresse, die einzelnen Bestandteile stehen dabei in gleicher Reihenfolge hintereinander und sind durch ein einheitliches Trennzeichen separiert. Welches Trennzeichen Sie benutzen, ist egal -- da ein Semikolon (";") in Adressen gewöhnlich nicht vorkommt, ist es eine gute Wahl.

Die Adressdatei in diesem Beispiel hat nur wenige Einträge (Zeilen). Die einzelnen Adressen folgen dem Schema Name;Vorname;Anschrift;Land;Postleitzahl;Ort. Leerzeichen sind nicht nötig, weil ja das Semikolon die Felder trennt (siehe Abbildung 2). In der ersten Zeile der Beispieldatei steht die Bezeichnung der einzelnen "Felder". Das schadet unter OpenOffice nicht, ist aber auch nicht zwingend nötig.

Abb. 2: In der Adressdatei trennt das Semikolon die einzelnen Felder voneinander.

Vorlage und Tabelle zusammenführen

Um dem OpenOffice-Paket die Adressdatei bekannt zu machen, dient das Menü Extras / Datenquelle.... (Dort gibt es übrigens schon eine Literaturdatenbank: Bibliography -- die ist für uns aber wertlos.) In wenigen Schritten ist die Adressdatei in eine Dokumentvorlage eingebunden:

Schritt 1

Öffnen Sie eine bestehende Dokumentvorlage oder legen Sie ein neues Dokument an, das Sie als Vorlage verwenden wollen.

Schritt 2

Öffnen Sie das Menü Extras / Datenquelle...

Schritt 3

Klicken Sie im Menü links oben auf Neue Datenquelle. Im Listenfeld darunter wird sogleich ein neuer Eintrag Datenquelle 1 angezeigt.

Schritt 4

Der rechte Bereich des Menüs zeigt die Registerkarte Allgemein. Geben Sie dort als Name eine selbsterklärende Bezeichnung für die Adressdatei an, zum Beispiel "Adressen privat". Als Datenbanktyp wählen Sie "Text" und bei der Datenquellen-URL erwartet OpenOffice den Pfad zu der Adressdatei. Der Button ("...") rechts neben der Vorgabe öffnet eine grafische Verzeichnisauswahl, in der Sie sich bis zu dem Verzeichnis durchklicken können, in dem Sie adressen.txt gespeichert hatten (siehe Abbildung 3).

Abb. 3: Aus der Registerkarte allgemein erfährt OpenOffice, wo und nach welchen Tabellen es für Serienbriefe suchen soll.

Schritt 5

Wechseln Sie auf die Registerkarte Text. Hier können Sie die Voreinstellungen übernehmen, wenn als Feldtrenner das Semikolon festgelegt ist. Dezimal- und Tausendertrennzeichen sind zwar für Deutschland falsch (vertauscht), die kommen aber in Adressdaten nicht vor. Haben Sie in der ersten Zeile der Adressdatei wie in unserem Beispiel die Feldnamen angegeben, lassen Sie auch die Checkbox Text beinhaltet Kopfzeile aktiviert.

Schritt 6

Auf der Registerkarte "Tabellen" sehen Sie die Adressdatei, die für OpenOffice nichts anderes als ein Tabellendokument ist (siehe Abbildung 4). Mit Tabellenzeilen für die einzelnen Einträge und Tabellenspalten für die jeweiligen Felder. Finden Sie die Adressdatei hier nicht, oder erhalten Sie eine Fehlermeldung, stimmt vermutlich der Pfad nicht, den Sie vorher auf der Registerkarte Allgemein unter Datenquellen-URL angegeben haben.

Abb. 4: Ist der Dateipfad richtig gesetzt, erkennt OpenOffice die Textdatei als Tabelle. Damit andere Textdateien nicht stören, lassen sie sich ausblenden.

Schritt 7

Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK, dann legt OpenOffice die neue "Datenbank" Adressen privat an. Dass es sich dabei nur um eine simple Textdatei handelt, macht gar nichts.

Aus den OpenOffice-Modulen Writer (Textverarbeitung) und Calc (Tabellenkalkulation) können Sie mit [F4] jederzeit das Fenster Datenquellen öffnen. Um die Felder der Adressdatei in eine vorhandene Dokumentvorlage einzutragen, verfolgen Sie diese Schritte:

Schritt 1

Öffnen Sie mit [F4] oder dem Menü Ansicht / Datenquellen die Datenbankansicht.

Schritt 2

Klappen Sie im linken Bereich den Baum auf: Adressen privat / Tabellen. Ein Klick auf adressen zeigt im rechten Feld den Inhalt an: Die Adressdaten in tabellarischer Darstellung.

Schritt 3

Um ein Feld an eine beliebige Stelle Ihrer Dokumentvorlage zu platzieren, klicken Sie es an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Cursor an die gewünschte Stelle. Hat er sich zu einem Pfeil mit zusätzlichem [+]-Symbol verwandelt, können Sie ihn loslassen, und in der Dokumentvorlage erscheint ein grau hinterlegtes Feld, das in spitzen Klammern den Namen des Feldes trägt, das Sie so in die Dokumentvorlage "gezogen" haben (siehe Abbildung 5).

Abb 5: Die Felder für die Adressdaten lassen sich mit der Maus von der Tabelle an den richtigen Platz in der Dokumentvorlage ziehen.

Schritt 4

Entspricht die Vorlage Ihren Anforderungen, legen Sie sie mit Datei / Speichern unter... in einem beliebigen Verzeichnis ab. Sie müssen Sie nur wiederfinden.

Serien- und Einzelbriefe

Ein neues Dokument auf Basis dieser Dokumentvorlage können Sie entweder als Serienbrief schreiben -- das bedeutet, ein gleichlautender Brief geht an jeden Adressaten aus der Liste -- oder Sie nutzen die Adressdatei als Nachschlagewerk, um die Daten nur eines bestimmten Emfängers in Ihrem Brief anzugeben.

Öffnen Sie die Datenquellen wie oben beschrieben über das Menü oder die [F4]-Taste oder klicken Sie auf das kleine Tabellensymbol in der Symbolleiste am linken Fensterrand (das vierte Symbol von unten).

Um einen Serienbrief zu schreiben, wählen Sie das Menü Extras / Seriendruck.... Im nachfolgenden Fenster legen Sie fest, dass der Serienbrief aus diesem Dokument erstellt werden soll. Im folgenden Fenster Seriendruck können Sie detailliert auswählen, ob Serienbriefe aus einzelnen oder allen Datensätzen generiert werden sollen, ob diese gedruckt oder in eine Datei geschrieben werden, und wie die Dateinamen heissen sollen (siehe Abbildung 6).

Abb. 6: Mit der Seriendruck-Funktion erstellen Sie eine Reihe von gleichlautenden Briefen an verschiedene Empfänger.

Um alternativ nur einen einzelnen Adressaten anzugeben, wählen Sie im Hauptfenster, nachdem Sie die Datenquellen geöffnet haben, den gewünschten Eintrag aus. Sie können entweder direkt durch die Liste scrollen -- das ist einfacher, wenn die so übersichtlich wie das Beispiel ist -- oder Sie benutzen die in der oberen Symbolleiste angebotenen Datenbankfunktionen, um einzelne Adressen zu selektieren. Haben Sie einen Adressaten ausgewählt, bringt ein Klick auf das Symbol Daten in Felder (aus der zweiten Symbolleiste von oben das dritte Symbol von rechts) die Anschrift an den richtigen Platz. Drucken, ins Kuvert und ab in die Post. Es gibt übrigens auch eine Dokumentenvorlage für Briefkuverts -- vielleicht setzen Sie dort ja auch gleich die passenden Felder ein.

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