Termine und Aufgaben verwalten mit KOrganizer Pünktlich erledigt von Anja M. Wagner

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Termin vergessen? Aufgabe nicht erledigt? Mit KOrganizer wäre das nicht passiert und das Leben ein wenig stressfreier. Das KDE-Tool bietet eine komfortable grafische Oberfläche, mit der Sie Termine und Aufgaben verwalten.

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KOrganizer ist eine eigenständige Anwendung und startet nach der Installation durch Eingabe von korganizer in den Schnellstarter ([Alt]+[F2]).

Die Arbeitsoberfläche ist in drei Bereiche geteilt. Links oben steht eine Monatsübersicht, die keine Textfelder, sondern nur Zahlen und abgekürzte Wochentage zeigt. Diese Übersicht nennt sich Termin-Navigator (SuSE) oder Datums-Navigator (Red Hat), weil Tage, an denen Termine eingetragen sind, gefettet erscheinen (Abbildung 1).

Abb. 1: Die Arbeitsoberfläche von KOrganizer mit den wichtigsten Bereichen.

Unter dem Navigator listet ein Feld die eingetragenen Aufgaben auf. Den größten Teil der Oberfläche macht die Kalender-Ansicht aus. Sie kann über Buttons im mittleren Teil der Werkzeugleiste umgeschaltet werden zwischen der Ansicht eines Tages, einer Arbeitswoche von Montag bis Freitag, der gesamten Woche und des Monats (Abbildung 1).

Der Termin- bzw. Datums-Navigator ist eine Art ewiger Kalender. Über die vier Navigations-Buttons mit den Pfeilen können Sie in der Zeit zurück oder vor gehen. Die Buttons mit den Doppelpfeilen lassen das Jahr vor- bzw. zurück springen, die Pfeil-Buttons den Monat. Zurück in der Zeit können Sie bis 1753 klicken, den Vorlauf haben wir bei 2401 abgebrochen.

Die Tagesübersicht des im Termin-Navigator angeklickten Datums erscheint im Hauptfenster. Freundliche Graustufen unterteilen den Tag nach Arbeits- und sonstiger Zeit. Eine rote Linie (die so genannte Marcus-Bains-Linie) markiert die aktuelle Tageszeit. Dies können Sie nach eigenem Geschmack verändern. Aber bevor wir uns um das Design kümmern, soll zunächst an Hand einiger Beispiele erklärt werden, wie Termine und Aufgaben eingetragen werden (Abbildung 1).

Termin erstellen

Es steht ein Besuch beim Zahnarzt ins Haus, nur zur Kontrolle, aber diese Verabredung verdrängt man gerne aus dem Gedächtnis.

1. Also Aktionen/Neuer Termin in der Menüleiste gewählt.

   

2. Eine Eingabemaske öffnet sich, in der Sie den neuen Termin beschreiben. In der Textzeile "Zusammenfassung" tragen Sie den Text ein, der im Kalender erscheinen soll. Geeignet ist also ein Schlagwort wie "Zahnarzt". Dies ist nicht immer möglich: Ist der Text, den Sie hier eingeben möchten, länger als vorgesehen, wird er im Kalender abgeschnitten. Wie Sie ihm mehr Platz in der Anzeige zuweisen können, erklären wir weiter unten.

   

3. Wählen Sie nun das Datum Ihres Zahnarztbesuchs aus und geben Anfangs- und Endzeit des Termins ein. Die Zeiten können Sie aus dem Dropdown-Menü im Viertelstundentakt auswählen. Manuell kann aber auch jeder beliebige Zeitpunkt eingetragen werden.
4. Die Option Wiederkehrender Termin lassen Sie deaktiviert, da es sich ja um einen einmaligen oder zumindest nicht regelmäßigen Termin handelt.
5. Die Option Erinnerung dagegen aktivieren Sie, damit der Zahnarzt nicht vergeblich auf Sie wartet, falls keine Zahnschmerzen an den Besuch erinnern.
6. Sie legen fest, wieviele Minuten, Stunden oder Tage Sie vor dem Termin erinnert werden wollen.
7. Klicken Sie auf den Symbol-Button mit der Note und wählen Sie eine Sound-Datei aus.

   

8. Der Zeitraum des Termins kann im Kalender als Beschäftigt oder Frei angezeigt werden. Ein Unterschied in der Anzeige ist allerdings auch in der neuesten Version des KOrganizer nicht zu erkennen.
9. Im großen Textfeld können Sie bei Bedarf weitere Informationen und Details zum Termin eintragen, zum Beispiel Adresse und Telefonnummer des Arztes oder eine Frage, die Sie ihm stellen wollen.
10. Zu guter Letzt kann der Termin einer Kategorie zugeordnet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorie und wählen eine unter zwölf vorgegebenen aus. Besprechung, Bildung, Geschäft, Verschiedenes und ähnliches stehen zur Verfügung.

    

11. Sie können eigene Kategorien hinzufügen. Klicken Sie auf Kategorie bearbeiten und schreiben in die Textzeile am Fuß des neuen Fensters "Arzt".

    

12. Nach dem Klick auf Hinzufügen erscheint die neue Kategorie in der Liste der bereits vorhandenen. Markieren Sie eine Kategorie, um sie zu entfernen oder zu bearbeiten, zum Beispiel um aus Geschäft Job oder Beruf zu machen.
13. Setzen Sie ein Häkchen vor die ausgewählte Kategorie und bestätigen mit Anwenden/OK. Es ist nicht zwingend erforderlich eine Kategorie auszuwählen. Da Sie aber die Arbeitsoberfläche von KOrganizer so einrichten können, dass jede Kategorie farblich anders hervorgehoben wird, kann dies die Orientierung im Terminkalender erleichtern.

Regeln festlegen

Einen regelmäßig wiederkehrenden Termin müssen Sie nur einmal einrichten. KOrganizer setzt dann den Termin nach Ihren Regeln an die entsprechenden Stellen.

1. Sie treffen sich einmal im Monat mit Freunden, um Doppelkopf zu spielen. Dies tun Sie an jedem ersten Samstag des Monats. Wählen Sie erneut Aktionen/Neuer Termin in der Menüleiste.
2. Die Einstellungen können Sie wie bei einem einmaligen Termin vornehmen, nur aktivieren Sie diesmal die Option Wiederkehrender Termin.

   

3. Dadurch wird die Registerkarte Eintrag wiederholen aktiv. Hier legen Sie die Kriterien der Terminwiederholung fest. Findet der Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich statt? Das Eingabefeld rechts verändert sich entsprechend der Wiederholungsfrequenz. In unserem Beispiel wählen Sie Monatlich. Stellen Sie nun ein, dass sich der Termin an jedem ersten Samstag des Monats ereignet. Auch die Eingabe jedes zweiten oder dritten Samstags ist möglich.

   

4. Sie können Ausnahmen von diesem Rhythmus festlegen, zum Beispiel Feiertage. Klicken Sie im Bereich Ausnahmen auf den kleinen Pfeil rechts neben der Datumszeile. Ein kleiner Kalender öffnet sich, und Sie wählen die Ausnahme aus.

   

5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Jede Ausnahme muss einzeln hinzugefügt werden. Auf diesem Weg sollten nur Termine mit unregelmäßigen Ausnahmen eingetragen werden.
6. Bei regelmäßigen Ausnahmen sollten Sie die Wiederholungsregel anpassen. Ein Termin, der nur an bestimmten Tagen in der Woche anfällt, zum Beispiel nur Montag bis Freitag, sollte als wöchentlich gekennzeichnet und die Wochentage, an denen der Termin stattfindet, angekreuzt werden.

   

7. Ebenso können Sie das Ende des regelmäßigen Termins einstellen, zum Beispiel, wenn Sie zehn Mal zur Tanzstunde gehen.

Natürlich können auch jährliche Termine wie Geburtstag, Hochzeitstag oder ähnliches eingetragen werden. Termine, die nicht an eine Uhrzeit gebunden sind, wie zum Beispiel Geburtstage, erscheinen im oberen Feld der Tagesansicht und fallen so gleich ins Auge.

Termine verändern

Einmalige Termine können Sie in der Tages- oder Wochenansicht mit der Maus verschieben und verändern. Klicken Sie in das Terminfeld und halten die Maustaste gedrückt, wird der Zeiger zum Kreuz. Sie können nun den Termin "anfassen" und an eine andere Stelle des Tages oder mit Hilfe des Termin-Navigators auf einen anderen Tag schieben. Führen Sie den Mauszeiger an den Rand des Terminfeldes, verändert er sich zum Doppelpfeil, Sie können den Rand ziehen und so den Zeitraum des Termins verändern.

Regelmäßige Termine lassen sich nicht mit der Maus verschieben.

1. Sollen diese verändert werden, öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Bearbeiten, um die Konfiguration eines Termins zu ändern.

   

2. Ein Klick auf Anzeigen im Kontext-Menü zeigt die vollständige Zusammenfassung des Termins: Datum, Uhrzeit und die weiteren Informationen, falls Sie beim Erstellen welche eingetragen haben.

   

3. Mit der Option Benachrichtigung an/aus im Kontext-Menü deaktivieren oder aktivieren Sie den Erinnerungsalarm.

Teilnehmer einladen

Auch Termine mit mehreren Teilnehmern können konfiguriert werden. Gehen Sie bei der Terminerstellung zunächst so vor wie bei jedem anderen Termin auch.

1. Wählen Sie die Registerkarte Teilnehmer.
2. Klicken Sie auf Neu. In den Textzeilen tragen Sie Name und eventuell E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein.

   

3. Seine Funktion beim Treffen kann im Dropdown-Menü zwischen Teilnehmer, Freiwilliger Teilnehmer, Beobachter und Leiter ausgesucht werden.
4. Als Status des Teilnehmers stehen acht Möglichkeiten zur Auswahl: Von Benötigt Vorbereitung bis In Bearbeitung.
5. Nachdem Sie alle Eigenschaften festgelegt haben, klicken Sie auf Anwenden.
6. Müssen die Angaben zum Teilnehmer später verändert werden, weil er zum Beispiel abgesagt hat, markieren Sie den Teilnehmer durch einen Klick mit der Maus, nehmen die Änderungen vor und bestätigen erneut mit Anwenden.

Sollen Einladungen per E-Mail verschickt werden, muss natürlich die Email-Adresse des Teilnehmers eingetragen ein.

1. Klicken Sie in das Terminfeld im Kalender und wählen in der Menüleiste Planer/Publizieren.
2. KMail startet mit einer vorbereiteten E-Mail. Beim Empfänger Ihrer Einladung stehen in der Betreffzeile die Zusammenfassung, im E-Mail-Text Datum, Anfangs- und Endzeit der Verabredung.

   

Aufgaben notieren

Viele Dinge im Leben müssen erledigt werden, ohne dass Sie an einen festen Termin gebunden sind: Das Auto muss gewaschen, die Steuererklärung eingereicht, der Anzug zur Reinigung gebracht und ein Essen mit einem Kollegen vereinbart werden. All diese Dinge gehören in die Liste der Aufgaben. Immer wenn Sie KOrganizer starten, fallen Ihnen dann im unteren linken Feld die unerledigten Aufgaben mahnend ins Auge.

1. Um einen Eintrag in der Aufgabenliste zu erstellen, wählen Sie in der Menüleiste Aktionen/Neue Aufgabe.
2. Sie gehen ähnlich wie beim Erstellen eines neuen Termins vor: Legen Sie bei Bedarf Datum und Zeit fest.

   

3. Auch der Aufgabe können Sie eine Kategorie und die Priorität zuweisen. Bei komplexeren Aufgaben, zum Beispiel "Steuererklärung", können Untergruppen wie "Steuerkarte suchen" eingerichtet werden. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf eine Aufgabe das Kontextmenü und wählen Neue Aufgaben-Untergruppe.

   

4. Die Aufgaben können per Drag & Drop innerhalb des Aufgabenfensters verschoben oder in einen ebenfalls auf dem Desktop geöffneten anderen KOrganizer kopiert werden.
5. Erledigte Aufgaben versehen Sie mit einem Häkchen. Sie bleiben so lange in der Liste, bis Sie per Rechtsklick Abgeschlossene Aufgaben löschen wählen.

   

Individuell gestalten

Ihren individuellen Terminplaner konfigurieren Sie über Einstellungen/KOrganizer einrichten in der Menüleiste. Wer Sie sind, können Sie dem Terminplaner im Abschnitt Persönlich mitteilen (Abbildung 2). Textzeilen für Name und E-Mail-Adresse stehen bereit. Ob und wenn ja in welchen Minutenintervallen der Kalender automatisch gespeichert wird, stellen Sie hier ebenso ein wie Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm.

Abb. 2: KOrganizer will wissen, wer Sie sind.

Der Bereich Zeit & Datum bezieht sich auf die Fünf-Tage-Darstellung der Woche. Voreingestellt beginnt der Arbeitstag um 8 und endet um 17 Uhr. Passen Sie dies Ihrem Arbeitstag an, indem Sie Ihre Zeiten eintragen.

Schriftart und -größe können Sie im Abschnitt Schriftarten verändern.

Die augenfälligsten Veränderungen im KOrganizer können Sie im Bereich Farben vornehmen. Für Arbeits- und Freizeit sowie für die Kategorien der Termine und Aufgaben können Farben gewählt werden und so das Erscheinungsbild, wie bei den KDE-Anwendungen üblich, nach den eigenen Vorlieben gestaltet werden. Um eine Farbe auszuwählen, klicken Sie auf die jeweiligen Buttons rechts und suchen eine Farbe mit der Maus im Farbfenster aus oder geben den entsprechenden HTML-Code ein (Abbildung 3).

Abb. 3: Farbig hervorgehobene Kategorien fallen auf.

Interessant ist vor allem die Farbauswahl für die Kategorien: Voreingestellt werden alle Kategorien mit einem hellen Grauton dargestellt. Heben Sie eine Kategorie mit einer auffälligeren Farbe hervor, wissen Sie auf einen Blick, um welche Art Termin es sich handelt. Wählen Sie im Dropdown-Menü der Kategorien zum Beispiel Besonderes und klicken auf Farbe auswählen.

Der Abschnitt Ansichten birgt noch einige nützliche Optionen: Stellen Sie ein, zu welcher Stunde Ihr Tag beginnt. Die hier eingestellte Stunde erscheint in der Tagesansicht ganz oben. Zu den davor liegenden Stunden muss gescrollt werden, denn natürlich beginnt jeder Tag wie im richtigen Leben um Mitternacht. Über den Schieberegler verändern Sie die Kästchengröße, die die halben Stunden in der Tagesübersicht bekommen.

Monatsübersicht optimal nutzen

In der Monatsübersicht ist nicht viel Platz für Ihre Termineinträge, deshalb werden die Zusammenfassungen nach wenigen Buchstaben abgeschnitten. Das Feld eines jeden Tages kann mit einem Rollbalken versehen werden. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Option Bildlaufleisten in der Monatsübersicht aktivieren. Nun können Sie mit dem Verschieben des Balkens den vollständigen Eintrag lesen (Abbildung 4).

Abb. 4: Mit dem Rollbalken kann man den gesamten Texteintrag lesen.

Die schnell unübersichtliche weil kleine Monatsansicht kann fensterfüllend, also maximal bildschirmgroß angezeigt werden. Das gleiche gilt für die Aufgabenliste. Sind die Optionen deaktiviert, erscheinen die Anzeigen im Hauptfenster, das zwei Drittel der Arbeitsoberfläche einnimmt.

Sehr hilfreich ist die Option Kurztipps für Anzeige der Termin-Zusammenfassungen einschalten. Ist sie aktiviert und der Mauszeiger wird über den Termin im Kalender bewegt, erscheint der gesamte Text in einem Extrafeld. Sie kennen dies von den Erklärungen zu Schaltflächen in KDE (Abbildung 5).

Abb. 5: Der kleine Infotext erscheint bei Mausberührung.

Die beiden Optionen Tägliche Ereignisse im Termin-Navigator anzeigen und Wöchentliche Ereignisse im Termin-Navigator anzeigen (unter Red Hat Linux heißt er Datums-Navigator) sollten deaktiviert sein. So werden nur die unregelmäßigen Termine im Navigator gefettet. Andernfalls sind schnell alle Einträge fett und ihr Informationswert gleich Null. Die rote Marcus-Bains-Linie, die in der Tagesübersicht die aktuelle Zeit markiert, kann hier deaktiviert werden.

Einträge suchen lassen

Wenn Sie den KOrganizer einige Zeit intensiv nutzen, wird es vorkommen, dass Sie sich fragen: "Wann war das noch?", aber nicht den Terminplaner mit der Maus "durchklicken" wollen. Brauchen Sie auch nicht, denn es gibt über Bearbeiten/Suchen in der Menüleiste eine nützliche Hilfe. Geben Sie den Suchbegriff ein. Er kann mit den Platzhaltern "*" für beliebig viele Zeichen und "?" für genau ein Zeichen kombiniert werden. Legen Sie den Datumszeitraum der Suche und wo gesucht werden soll (ob in den Zusammenfassungen, Beschreibungen und/oder Kategorien) fest. Mit einem Doppelklick auf ein Suchergebnis öffnet sich die Anzeige des Termins, und er kann bearbeitet werden (Abbildung 6).

Abb. 6: Mit der Suchfunktion finden Sie jeden Termin wieder.

Bei einem Kalender muss es nicht bleiben: Mit Datei/Neu können Sie weitere anlegen. Alle Kalender werden als vcs-Dateien in Ihr Home-Verzeichnis unter /home/Benutzername/.kde/share/apps/korganizer gespeichert. Der Punkt vor "/.kde" zeigt an, dass es sich hier um ein "verstecktes" Verzeichnis handelt.

Über Datei/Öffnen wechseln Sie zu einem anderen Kalender, denn in einem KOrganizer-Fenster kann immer nur einer benutzt werden. Nur der aktive Kalender öffnet sich beim Start des Programms. Der Status erscheint in der Titelleiste des geöffneten KOrganizer-Fensters. Wollen Sie einen anderen Kalender aktivieren, öffnen Sie ihn und wählen Datei/Aktivieren.

Mehrere Kalender können zusammengeführt werden. Klicken Sie dazu auf Datei/Kalender zusammenführen. Das Verzeichnis, in dem alle Kalenderdateien gespeichert sind, öffnet sich, und Sie wählen diejenige aus, die in den gerade geöffneten Kalender integriert werden soll. Der so hinzugefügte Kalender bleibt dabei bestehen (Abbildung 7). (hge)

Abb. 7: Kalender für jede Gelegenheit können Sie bei Bedarf zu einem zusammenfassen.

Installation

KOrganizer unter SuSE Linux Das Tool gehört zum Umfang einer Standardinstallation des Betriebssystems und kann also gleich gestartet werden. KOrganizer unter Red Hat-Linux Nach der Standardinstallation von Red Hat Linux und dem Wechsel von GNOME zu KDE suchen Sie KOrganizer vergeblich in KDE. Das Programm muss erst nachinstalliert werden. Dies ist kein Problem, denn es gehört zu den Software-Paketen der Distribution. Starten Sie über das K-Menü/Systemeinstellungen/Hinzufügen/Entfernen von Applikationen. Bei Red Hat 8 führt der Weg über K-Menü/Systemeinstellungen/Pakete. Sie werden zur Eingabe des Root-Passwort aufgefordert. Nach der Überprüfung des Status der Systempakete listet der Red-Hat-Paketmanager die verfügbaren Software-Pakete nach Kategorien sortiert auf. Im obersten Bereich Desktops klicken Sie auf Details rechts neben dem Eintrag KDE Desktopumgebung. Im Abschnitt Extra Pakete setzen Sie ein Häkchen vor kdepim -- dahinter verbirgt sich nämlich der KOrganizer -- und bestätigen mit Schließen. Nach dem Klick auf Aktualisieren werden Sie aufgefordert, die dritte (die zweite bei Red Hat Linux 8.0) Installtions-CD einzulegen. Ist der KOrganizer installiert und das System aktualisiert, starten Sie das Tool über den Schnellstarter [Alt]+[F2] und Eingabe von "korganizer" in Kleinbuchstaben.

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