Tipps und Tricks zu OpenOffice

Auf Groß- oder Kleinbuchstaben wechseln

Wenn Sie einen Text geschrieben haben und Sie möchten einen Teil komplett in Groß- oder Kleinbuchstaben setzen, ist das ganz einfach: Markieren Sie den gewünschten Text und wählen anschließend Format / Groß-/Kleinschreibung. Im folgenden Untermenü klicken Sie entweder auf den Befehl Großbuchstaben oder auf den Eintrag Kleinbuchstaben, um die markierte Textpassage zu ändern.

Formatvorlagen aus einer anderen Datei übernehmen

Sie möchten in einen Text bestimmte Vorlagen aus einer anderen Vorlagen- oder Textdatei übernehmen? Das geht über den Befehl Format / Vorlagen / Laden. Im folgenden Dialogfenster Vorlagen laden wählen Sie, welche Vorlagen aus welcher Datei Sie laden möchten. Links in der Liste Bereiche ist zunächst der Eintrag Standard markiert. Daher werden rechts unter Vorlagen diejenigen Vorlagen gelistet, die im voreingestellten Dokumentvorlagenverzeichnis gespeichert sind. Weitere Einträge unter Bereiche sehen Sie, wenn Sie Unterverzeichnisse im Vorlagenverzeichnis eingerichtet haben.

Rechts markieren Sie die Vorlage, aus der Sie die Formatvorlagen übernehmen wollen.

Als Nächstes legen Sie fest, welche Vorlagen Sie übernehmen wollen. Zur Auswahl stehen Text (also die Absatz- und Zeichenvorlagen), Rahmen, Seiten und Nummerierung; die Textvorlagen sind bereits markiert. Die Option Überschreiben sollten Sie markieren, wenn Sie Formatvorlagen im aktuellen Dokument durch gleichnamige Vorlagen des ausgewählten Dokuments ersetzen möchten. OpenOffice geht dabei davon aus, dass Sie wissen, was Sie tun: Gleichnamige Formatvorlagen werden ohne Sicherheitsabfrage überschrieben.

Wollen Sie die Formatvorlagen statt aus einer Dateivorlage aus einem anderen Dokument laden, klicken Sie auf Aus Datei, um per Dateiauswahldialog eine andere Datei zu laden.

Abb. 1: Formatvorlagen aus einer anderen Vorlagendatei übernehmen Sie mit dem Befehl "Format / Vorlagen / Laden".

Formatvorlagen mit dem Vorlagenkatalog bearbeiten

Im Vorlagenkatalog (Format / Vorlagen / Katalog) bearbeiten und verwalten Sie die Formatvorlagen eines Dokumentes. Sie können hier außerdem neue Formatvorlagen erstellen. Sobald Sie den Vorlagenkatalog öffnen, sehen Sie im oberen Listenfeld den Vorlagentyp des Bereichs, in dem der Cursor steht (siehe Tabelle "Vorlagentypen in OpenOffice Writer"). Steht er in einem Textabsatz, sehen Sie zunächst die Absatzvorlagen, steht er in einer Aufzählung, sehen Sie zuerst die Nummerierungsvorlagen. Klicken Sie auf das Listenfeld, um einen anderen Vorlagentyp zu wählen.

Darunter werden die Vorlagen des aktuellen Vorlagentyps aufgelistet. Die aktuell gewählte Vorlage unter der Cursor-Position ist markiert. Hier wählen Sie eine andere Vorlage per Doppelklick. Um eine Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Ändern.

Damit Sie in vielen Vorlagen nicht den Überblick verlieren, können Sie diese mit Hilfe des unteren Listenfeldes sortieren und von OpenOffice übersichtlicher darstellen lassen. Welche Vorlagen in den einzelnen Bereichen angezeigt werden, steht in der Tabelle "Vorlagenbereiche in OpenOffice".

Um eine neue Vorlage zu erzeugen, wählen Sie im oberen Listenfeld den Vorlagentyp, dem diese Vorlage zugeordnet werden soll. Danach klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Neu und Sie erhalten den entsprechenden Einstelldialog.

Abb. 2: Im Vorlagenkatalog verwalten Sie die Formatvorlagen Ihrer Dokumente.

Vorlage aus markiertem Text erzeugen

Mehrere Wege führen zu einer neuen Formatvorlage: Wählen Sie zum Beispiel im Vorlagenkatalog einen Vorlagentyp und klicken anschließend die Schaltfläche Neu, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Noch einfacher geht es mit dem Stylisten. Den holen Sie mit Format / Stylist oder durch Drücken der Funktionstaste [F11] auf den Bildschirm. Wählen Sie aus der Symbolleiste oben zunächst einen Vorlagentyp und klicken danach auf die Schaltfläche Neue Vorlage aus Selektion, die zweite von rechts.

Wollen Sie die neue Vorlage ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Ändern.

Formatvorlagen in andere Dokumente übernehmen

Sie haben in einer Datei eine gelungene Vorlage erzeugt und wollen diese in andere Dokumente und Dokumentvorlagen übernehmen? Das ist in OpenOffice möglich im Dialogfenster Dokumentvorlagen verwalten.

Zwei Wege führen zum Dialogfenster Dokumentvorlagen verwalten: Im Datei-Menü über die Befehle Dokumentvorlage / Verwalten oder über den Vorlagenkatalog (Format / Vorlagen / Katalog) und die Schaltfläche Verwalten.

Die linke Liste des Dialogs Dokumentvorlagen verwalten enthält zunächst die Dokumentvorlagenverzeichnisse. Ein Doppelklick auf ein Verzeichnis zeigt die darin enthaltenen Dokumentvorlagen, ein Doppelklick auf eine davon zeigt deren Formatvorlagen.

Rechts in der Liste stehen die gerade geöffneten Dokumente. Auch hier bringen Sie zwei Doppelklicks zu den verschiedenen Formatvorlagen. Per Drag & Drop können Sie diese nach links auf beliebige Dokumentvorlagen ziehen. Enthält ein Dokument bereits eine Formatvorlage gleichen Typs und Namens, fragt OpenOffice nach, ob die vorhandene Formatvorlage ersetzt werden soll.

Befindet sich die Vorlage in einer anderen Textdatei, fügen Sie diese über die Schaltfläche Datei der Auswahlliste hinzu. Anschließend öffnen Sie mit zwei Doppelklicks die Vorlagen und kopieren diese wie gewohnt.

Abb. 3: Im Dialogfenster "Dokumentvorlagen verwalten" kopieren Sie per Drag & Drop Formatvorlagen in andere Texte oder Dokumentvorlagen.

Dokumentvorlage in einen Vorlagenordner importieren

Um eine Dokumentvorlage in einen Vorlagenordner zu importieren,öffnen Sie das Dialogfenster Dokumentvorlagen verwalten (Datei / Dokumentvorlage / Verwalten).

Wählen Sie links im Listenfeld den Ordner, in dem die importierte Dokumentvorlage abgelegt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Befehle und wählen aus dem Menü den Eintrag Vorlage importieren. Es erscheint ein Standard-Dialog zur Auswahl einer Dokumentvorlage -- zunächst aus dem Verzeichnis, das unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Pfade als Arbeitsverzeichnis eingetragen ist.

Abb. 4: Mit dem Befehl "Vorlage importieren" importieren Sie eine Vorlage in den markierten Vorlagenbereich.

Standardvorlage für OpenOffice-Dokumente setzen

Die Menüauswahl Datei / Neu erzeugt stets ein OpenOffice-Dokument, das einer für das jeweilige Programmmodul voreingestelten Standardvorlage entspricht. Wollen Sie eine andere Standardvorlage, legen Sie die im Dialogfenster Dokumentvorlagen verwalten (Datei / Dokumentvorlage / Verwalten) fest.

Wählen Sie links im Listenfeld per Doppelklick die Dokumentvorlage, die zur Standardvorlage werden soll. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Befehle und wählen aus dem Menü den Eintrag Als Standardvorlage setzen. Das markierte Vorlagendokument ist jetzt Standardvorlage für alle neuen Dokumente dieses Typs. Um wieder die ursprüngliche Standardvorlage einzustellen, wählen Sie aus dem Befehle-Menü den Eintrag Standardvorlage zurücksetzen. Ein folgendes Untermenü zeigt alle Dokumenttypen, für die eine andere Vorlage als Standard eingestellt ist. Wählen Sie den Typ, den Sie zurücksetzen möchten, und klicken mit der linken Maustaste darauf.

Abb. 5: Über die "Befehle" stellen Sie ursprüngliche Standardvorlage wieder her.

Datentabelle als Adressbuch zuordnen

In OpenOffice 1.0 gibt es ein Adressbuch, das Sie mit der Funktionstaste [F4] auf den Schirm holen. Die Daten daraus können Sie über die entsprechenden Symbole oberhalb der Tabelle in die im Text definierten Felder einfügen. Teilen Sie OpenOffice mit der Funktion Datei / Dokumentvorlage / Adressbuch-Quelle mit, welches Adressbuch Sie verwenden und welche Felder wie zugeordnet sind.

Im Dialog Vorlagen: Adressbuch-Zuordnung wählen Sie im ersten Listenfeld die Datenquelle und darunter die Tabelle der Datendatei mit den Adressen.

Danach ordnen Sie im Bereich Feldzuordnung die Datenfelder der Tabelle den OpenOffice-Adressbuchfeldern zu. OpenOffice kennt und nutzt die Felder: