Erschienen in EasyLinux 01/2004 » Ausgabe bestellen

OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

Für Umsteiger, die zuvor vielleicht mit Microsoft Office gearbeitet haben, ist die Bedienung von OpenOffice zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit OpenOffice erleichtern.

Zu zweit an einem Text arbeiten

Wenn viele an einem Text arbeiten, ist meist nur einer dafür zuständig, Änderungen einzupflegen. OpenOffice hat eine Funktion, mit der Sie Änderungen leicht erkennen und übernehmen können. Wählen Sie Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen, bevor Sie einen Text ändern. Das Menü zeigt vor der Funktion Aufzeichnen ein Häkchen. Ein Klick auf den Befehl schaltet die Aufzeichnungsfunktion ein oder beendet sie wieder.

Speichern Sie den Text wie üblich und senden ihn zurück zum Absender. Der kann dann über den Befehl Bearbeiten / Änderungen / Akzeptieren oder verwerfen die von Ihnen geänderten Passagen entweder annehmen oder ablehnen (Abbildung 1).

Änderungen, die aufgezeichnet werden

Ändern Sie Formeln oder Zahlen in Tabellen, wird das nicht aufgezeichnet; ebenso nicht, wenn Sie einen Tabulator zum Beispiel von links- auf rechtsbündig schalten.

Die folgenden Aktionen innerhalb werden protokolliert:

Text einfügen und löschen
Text sortieren
Text suchen und ersetzen
Absätze verschieben
Attribute einfügen, die ein Zeichen breit sind (wie Felder und Fußnoten)
Tabellen und Bereiche einfügen
Aus der Zwischenablage einfügen
Autotext einfügen
Dokument einfügen

Abb. 1: Im Dialogfenster "Änderungen akzeptieren oder verwerfen" können Sie geänderte Passagen entweder annehmen oder ablehnen.

Änderungen werden nicht angezeigt

Sie ändern einen Text und haben dafür die Funktion Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen eingeschaltet. Trotzdem werden Ihre Änderungen des Textes von OpenOffice nicht angezeigt.

In dem Fall ist vermutlich die Änderungsanzeige nicht eingeschaltet: Bearbeiten / Änderungen / Anzeigen zeigt die bisherigen Änderungen. Wird es Ihnen mit dem Text bei vielen Änderungen zu bunt, schalten Sie die Anzeige aus.

Korrekturstrich am Seitenrand einfärben

Ist die Aufzeichnungsfunktion ein- und sichtbar geschaltet, erscheint bei jeder Änderung am linken Seitenrand eine Markierung, die auf die Korrektur hinweist. Den schwarzen Strich können Sie auch anders einfärben. Wählen Sie dazu Extras / Optionen / Textdokument / Änderungen. Im Bereich Geänderte Zeilen suchen Sie aus dem Listenfeld Farbe eine andere aus und bestätigen mit OK (Abbildung 2).

Abb. 2: In diesem Einstellungsdialog färben Sie den Korrekturstrich am Seitenrand ein.

Von wem sind die Änderungen?

Möchten Sie wissen, welcher Autor welche Änderungen gemacht hat? Kein Problem: Lassen Sie sich mit Bearbeiten / Änderungen / Anzeigen die Änderungen anzeigen und lassen Sie den Mauszeiger auf einer davon ruhen. Nach kurzer Zeit erscheint eine so genannte Tipphilfe mit dem Namen des Autors und dem Änderungsdatum. Erscheint die Tipphilfe nicht, ist die Funktion ausgeschaltet. Zum Einschalten wählen Sie Hilfe / Tipp

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit zu erfahren, von wem was geändert wurde: Wählen Sie Bearbeiten / Änderungen / Akzeptieren oder verwerfen. Das Dialogfenster zeigt auf der Registerkarte Liste alle Änderungen mit Autorenname und Datum. Die Änderungen lassen sich einzeln oder geschlossen übernehmen oder ablehnen. Geschlossen geht das auch über den Befehl Bearbeiten / Änderungen / Akzeptieren oder verwerfen.

Hat ein Autor die Änderung eines anderen abermals geändert, werden die Änderungen hierarchisch angeordnet - ein Klick auf das Pluszeichen zeigt auch die weiteren Änderungen.

Mehrere Dokumentkopien zusammenführen

Bei mehr als einem Korrektor müssen Sie Änderungen aus mehreren Dokumenten zusammenführen. Wählen Sie Bearbeiten / Änderungen / Dokument zusammenführen und aus dem Dialog eines der geänderten Dokumente. Wiederholen Sie das für alle Dokumente, die Sie prüfen bzw. einarbeiten wollen.

Befürchtungen, dass Sie den Text beschädigen, wenn Sie die falsche Datei auswählen sind unnötig - OpenOffice führt nur Dokumente zusammen, deren nicht überarbeiteter Text identisch ist.

Abb. 3: In einem Dialogfenster führen Sie Dateien zusammen.

Änderungsliste verkleinern durch Filtern

Verlieren Sie auf der Liste der Textänderungen im Dialogfenster Änderungen akzeptieren oder verwerfen den Überblick, filtern Sie sie nach bestimmten Kriterien: Auf der Registerkarte Filter (Abbildung 4) grenzen Sie nach dem Autor, dem Datum, einer Aktion oder einer Beschreibung ab. In Tabellendokumenten können Sie statt einer Aktion einen Bereich der Tabelle wählen (siehe Kasten "Filter der Änderungsanzeige").

Abb. 4: Auf der Registerkarte "Filter" schränken Sie die Liste der Änderungen ein.

Keine Rückgängig-Funktion

Änderungen verschwinden aus der Liste, nachdem Sie sie akzeptiert oder abgelehnt haben. Haben Sie es sich anders überlegt, schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf das entsprechende Symbol in der Titelleiste oder mit [Esc]; anschließend drücken Sie [Strg-Z], um die letzte Änderung rückgängig zu machen.

Änderungen nachträglich aufzeichnen

Ist das Dokument geändert, ohne dass die Aufzeichnungsfunktion angeschaltet war, sind die Änderungen nicht markiert, lassen sich aber auch nachträglich kenntlich machen, wenn Sie das Dokument mit dem Original vergleichen. Öffnen Sie dazu zunerst das geänderte Dokument und wählen danach Bearbeiten / Dokument vergleichen. Im Dialog öffnen Sie das Original und bestätigen mit Einfügen.

Geänderte Textstellen, die im Original nicht vorkommen, werden als Einfügung gekennzeichnet und gestrichene Passagen als Löschung. Diese lassen sich wie beschrieben einzeln akzeptieren.

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Änderungen sicher aufzeichnen

Möchten Sie sichergehen, dass Änderungen an einem Text auch wirklich aufgezeichnet werden, wählen Sie Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnung schützen. Im folgenden Dialog geben Sie ein Kennwort mit mindestens fünf Zeichen ein, tippen es zur Kontrolle abermals in das Feld darunter und bestätigen mit OK (Abbildung 5). Damit ist die Option Aufzeichnung schützen markiert und die Option Aufzeichnung kann nicht mehr gewählt werden.

Ab jetzt werden alle Änderungen des Dokuments aufgezeichnet. Diese Funktion können Sie nur nach Eingabe des richtigen Passworts wieder ausschalten. Auch können Sie Änderungen über Bearbeiten / Änderungen / Akzeptieren oder verwerfen bei eingeschalteter Schutzfunktion weder akzeptieren noch ablehnen.

Abb. 5: Geben Sie ein Passwort ein, um die Aufzeichnungen zu schützen. Dann können nur Sie die Änderungen einpflegen.

Änderungen kommentieren

Möchten Sie eine Streichung oder eine eingefügte Textpassage erklären, fügen Sie einen Kommentar bei. Dazu setzen Sie die Markierung in die geänderte Textstelle und wählen Bearbeiten / Änderungen / Kommentar. Die Ergänzung oder Streichung wird komplett markiert, und ein Dialogfenster öffnet sich. Dort geben Sie den Kommentartext ein (Abbildung 6). Mit den Pfeiltasten wechseln Sie im Kommentar-Dialogfenster zwischen den zu den Textänderungen.

Prüfen Sie Kommentare im Dialogfenster Änderungen akzeptieren oder verwerfen. Ist der Kommentar zu lang und nicht vollständig lesbar, markieren Sie den Eintrag, klicken dann auf die rechte Maustaste und wählen Kommentar bearbeiten.

Abb. 6: Wenn Sie dem Urheber des Textes mitteilen wollen, warum Sie etwas geändert haben, schreiben Sie einen Kommentar zu dieser Änderung.

Änderungen in Tabellendokumenten

Die Funktionen Aufzeichnen und Anzeigen heben innerhalb eines Tabellendokuments die Änderungen durch einen Rand um die geänderten Zellen hervor. Sobald Sie -- mit eingeschalteter Tipphilfe -- mit der Maus auf die Zelle zeigen, erscheinen auch in der Tabelle weitere Informationen zu dieser Änderung. Im Gegensatz zu Textdokumenten enthalten Tipphilfen in Tabellen auch Kommentare (Abbildung 7).

Abb. 7: In Tabellendokumenten werden auch Kommentare in der Tipphilfe angezeigt.

Aufzeichnungsfunktion zur Formelzusammenstellung nutzen

In OpenOffice Calc können Sie die Aufzeichnungsfunktion auch nutzen, um mit Formeln zu experimentieren. Haben Sie beispielsweise ein komplexes Tabellenblatt erzeugt und wollen eine Formel ändern, sollten Sie zunächst die Aufzeichnungsfunktion mit Bearbeiten / Änderungen / Aufzeichnen einschalten. Geben Sie dann die neue Formel ein.

Anschließend können Sie die Tabelle mit Testwerten füllen und Ihre Berechnungen überprüfen. Sollte sich dabei herausstellen, dass die erste Formel doch die richtige war, holen Sie über das Dialogfenster Änderungen akzeptieren oder verwerfen die alte Formel zurück. Wählen Sie Bearbeiten / Änderungen / Akzeptieren oder verwerfen und suchen in folgenden Dialogfenster unter Position die Zelle mit der Formel. Als Aktion ist Inhaltsänderung angegeben. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Eintrag, um alle Änderungen der Zelle zu sehen und markieren den Eintrag in der Liste, den Sie wiederherstellen wollen. Mit Akzeptieren (Abbildung 8) klicken Sie die alte Formel wieder herbei.

Abb. 8: Markieren Sie in einer geänderten Tabelle den Eintrag der Liste, den Sie wiederherstellen wollen, und klicken auf "Akzeptieren".

Akzeptierte Änderungen anzeigen

Für Tabellendokumente listet der Dialog Änderungen akzeptieren oder verwerfen auch angenommene und abgelehnte Änderungen. Wollen Sie darüber hinaus auf einen Blick sehen, welche Zellen davon betroffen sind, wählen Sie Bearbeiten / Änderungen / Anzeigen und markieren im folgenden Dialogfenster die Optionen Akzeptierte Änderungen anzeigen und Abgelehnte Änderungen anzeigen. Das Markieren klappt nur in Verbindung mit der obersten Option: Änderungen in der Tabelle anzeigen. Nach OK sind auch die Zellen mit bereits akzeptierten und abgelehnten Änderungen umrahmt. (fan)

Abb. 9: Wenn Sie die beiden unteren Optionen einschalten, werden auch die Zellen umrahmt, deren Änderungen Sie bereits akzeptiert oder abgelehnt haben.

Kasten 1: Filter der Änderungsanzeige

Mit Filtern für die bisherigen Änderungen von Text- oder Tabellendokumenten behalten Sie den Überblick oder fassen Gruppen zusammen, um sie einheitlich zu übernehmen oder abzulehnen.

Datum

Markieren Sie dieses Feld, wenn Änderungen eines bestimmten Zeitraums angezeigt werden sollen. Über das Listenfeld grenzen Sie den Zeitraum ein. Wählen Sie vor dem, seit dem, gleich dem, ungleich dem, zwischen dem oder seit dem Speichern; je nach Option werden können Sie auch Tag und Uhrzeit noch ändern. Mit einem Klick auf das Uhr-Symbol rechts werden das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit in die Felder eingetragen.

Ist das Feld nicht markiert, werden sämtliche Änderungen angezeigt, die bisher vorgenommen wurden.

Autor

Markieren Sie dieses Feld, wenn nur die Änderungen eines Autors angezeigt werden sollen. Aus dem Kombinationsfeld wählen Sie den Autor.

Ist das Feld nicht markiert, werden die Änderungen aller Autoren angezeigt.

Bereich (nur in Tabellendokumenten)

Markieren Sie dieses Feld, wenn nur die Änderungen eines bestimmten Tabellenbereichs angezeigt werden sollen. Geben Sie entweder den Bereich ein oder klicken rechts auf die Schaltfläche, um den Bereich mit der Maus einzugrenzen. Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken, verkleinert sich der Dialog und Sie können den Tabellenbereich markieren; um das Dialogfenster wieder auf die ursprüngliche Größe zu bringen, klicken Sie in der verkleinerten Anzeige rechts auf das Symbol.

Ist das Feld nicht markiert, werden die Änderungen des gesamten Tabellendokuments angezeigt.

Aktion (nur in Textdokumenten)

Markieren Sie dieses Feld, um die Anzeigeliste auf eine bestimmte Aktion zu reduzieren. Die Aktionen, zwischen denen Sie wählen können, heißen Einfügung, Löschung, Attributierung und Tabellenänderung.

Ist das Feld nicht markiert, werden alle Aktionen des Textes angezeigt.

Beschreibung

Markieren Sie dieses Feld und geben eine Beschreibung ein, nach der die Anzeige gefiltert werden soll, etwa nach dem Kommentar wichtig. An Stelle bestimmter Beschreibungen können Sie auch Platzhalter verwenden. Dazu nutzen Sie reguläre Ausdrücke. So werden zum Beispiel mit dem Ausdruck [Ww]ichtig sowohl Beschreibungen mit Wichtig als auch mit wichtig in Kleinbuchstaben angezeigt (siehe Kasten "Reguläre Ausdrücke"). Die Beschreibungen stehen rechts im Register Liste; sie enthalten Kommentare oder Informationen über die Änderung.

Ist das Feld nicht markiert, werden sämtliche Beschreibungen in der Liste angezeigt.

Kasten 2: Reguläre Ausdrücke
Reguläre Ausdrücke dienen in OpenOffice unter anderem dazu, nach bestimmten Beschreibungen zu filtern. Hier eine Liste häufig gebrauchter regulärer Ausdrücke mit Beispielen.
Zeichen	Bedeutung	Beispiel
.	Der Punkt steht für genau ein beliebiges Zeichen.	w.chtig ergibt wuchtig genauso wie wichtig
*	Das Zeichen vor dem Sternchen darf kein Mal bis beliebig oft vorkommen.	darum* findet drum und darum.
.*	Die Kombination Punkt-Sternchen steht für kein Zeichen oder eine beliebige Anzahl beliebiger Zeichen.	.ei* ergibt ei ebenso wie Brei oder Schokoladenei.
+	Das Zeichen vor dem Plus muss mindestens einmal, kann aber beliebig oft vorkommen.	Wa+gen findet den Wagen und die Waagen.
?	Das Zeichen vor dem Fragezeichen darf gar nicht oder nur einmal vorkommen.	k?eins findet eins und keins.
^Wort	Findet das Wort nur, wenn es am Absatzanfang steht.	^Wichtig findet Wichtigtuer und andere Kombinationen am Absatzanfang.
wort$	Findet das Wort nur, wenn es am Absatzende steht.	wichtig$ findet auch überlebenswichtig am Absatzende.
\>	Der Text muss am Wortende stehen.	wichtig\> findet überlebenswichtig, aber nicht wichtigtuerisch.
\<	Der Text muss am Wortanfang stehen.	\<wichtig findet wichtigtuerisch, aber nicht überlebenswichtig.
[abc123]	Findet alle zwischen den Klammern aufgezählten Zeichen.	[Ww]ichtig findet Wichtig und wichtig.
[a-e]	Findet alle Zeichen zwischen a und e.	[A-R]ex findet Lex und Rex, aber kein Sex.
[a-eh-x]	Findet alle Zeichen der beiden Buchstabengruppen a-e und h-x.	[a-ou-z]agen findet lagen, nagen und wagen, aber nicht ragen, sagen und tagen.
[^a-s]	Findet alle Zeichen außer a-s.	[^r-t]agen findet lagen, nagen und wagen, aber nicht ragen, sagen und tagen.

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