OpenOffice Tipps und Tricks zu OpenOffice von Thomas Hümmler

---

Für Umsteiger, die zuvor vielleicht mit Microsoft Office gearbeitet haben, ist die Bedienung von OpenOffice zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit OpenOffice erleichtern.

---

Autotexte definieren

Textbausteine heißen in OpenOffice Autotexte. Das sind Textpassagen mit entsprechenden Formatierungen; auch eingebettete Grafiken dürfen enthalten sein. Wollen Sie aus so einer Textstelle einen Autotext machen, markieren Sie zunächst den gewünschten Text. Dann klicken Sie kurz auf das Symbol Autotext bearbeiten in der Werkzeugleiste, um das Dialogfenster AutoText zu öffnen (Abbildung 1). Geben Sie dem Baustein einen Namen und ein Kürzel. Dann wählen Sie im großen Listenfeld links einen Bereich (zum Beispiel Eigene Dateien). Danach speichern Sie den Textbaustein mit AutoText / Neu und schließen den Dialog. Anschließend können Sie den fertigen Textbaustein in jeden Text einfügen.

Abb. 1: Im Dialogfenster "AutoText" speichern Sie eigene Textbausteine. Angezeigt werden diese allerdings nicht.

Autotext kann nicht angelegt werden

Wenn Sie einen Autotext definiert haben und diesen im Dialogfenster AutoText mit AutoText / Neu speichern wollen, erhalten Sie möglicherweise die Meldung AutoText konnte nicht angelegt werden (Abbildung 2). Diese Meldung erscheint zum Beispiel, wenn Sie den Textbaustein im Bereich Standard anlegen möchten. In diesen Verzeichnissen hat ein einfacher Benutzer nicht immer Schreibrechte. In so einem Fall sollten Sie den Autotext unter Eigene Bausteine ablegen, denn das ist ein Verzeichnis unterhalb Ihres Home-Verzeichnisses - und dort haben Sie uneingeschränkten Schreibzugriff.

Abb. 2: Wenn diese Meldung erscheint, haben Sie in dem Verzeichnis keine Schreibrechte.

Alle Autotexte als Liste drucken

Um einen Überblick über alle Autotexte und deren Kürzel zu bekommen, können Sie mit Hilfe eines Makros eine Liste aller Autotexte generieren. Diese können Sie dann ausdrucken und neben den Computer auf den Schreibtisch legen.

Wählen Sie dazu in einem Dokument den Befehl Extras / Makro. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie in der Liste Makros aus doppelt auf den Eintrag Gimmicks. Markieren Sie dann darunter das Modul AutoText. Nun erscheinen im anderen Listenfeld die Makros dieses Moduls. Klicken Sie dort auf Main und dann auf Ausführen. Daraufhin öffnet OpenOffice ein neues Dokument und erzeugt eine Tabelle mit allen Textbausteinen und deren Abkürzungen (Abbildung 3).

Abb. 3: Die Liste aller Textbausteine und Kürzel erzeugen Sie mit Hilfe eines Makros im "AutoText"-Modul von "Gimmicks".

Textbaustein mit Tipphilfe

In der Voreinstellung erscheint nach drei getippten Zeichen eine Tipphilfe, falls diese Zeichen mit dem Namen eines Textbausteins übereinstimmen. Dann können Sie mit der [Eingabe]-Taste diesen Autotext übernehmen. Wenn Sie beispielsweise Urh eintippen (oder auch urh - Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden), wird in der Tipphilfe Urheberrechtsvermerk Literatur angezeigt und mit [Eingabe] erscheint der Autotext im Dokument.

Falls die Tipphilfe nicht erscheint, schalten Sie die Option im Dialogfenster AutoText ein. Wählen Sie Bearbeiten / AutoText, Schalten Sie die Option Rest des Namens bei der Eingabe als Tipp anzeigen ein und Schließen das Dialogfenster, dann wird künftig die Tipphilfe für Autotexte angezeigt (Abbildung 4).

Abb. 4: Mit eingeschalteter Option "Rest des Namens bei der Eingabe als Tipp anzeigen" wird die Tipphilfe für Autotexte aktiviert.

Textbausteine bearbeiten

Um Textbausteine und Autotexte zu bearbeiten, gibt es zwei einfache Methoden. Die erste geht so: Tippen Sie die ersten Buchstaben und Zeichen, bis der Name des gesuchten Autotexts in der Tipphilfe erscheint, und drücken die [Eingabe]-Taste. Dann ändern und formatieren Sie den Textbaustein nach Ihren Vorstellungen. Anschließend markieren Sie den gesamten Text, der zum Textbaustein werden soll und wählen Bearbeiten / AutoText. Markieren Sie den Textbaustein, der ausgetauscht werden soll, und wählen AutoText / Ersetzen. Danach können Sie das Dialogfenster schließen.

Die andere Möglichkeit: Öffnen Sie zunächst das Dialogfenster AutoText über Bearbeiten / AutoText. Dann markieren Sie den Textbaustein, den Sie ändern wollen und wählen AutoText / Bearbeiten. Daraufhin öffnet OpenOffice ein neues Fenster mit dem gewählten Textbaustein. Den können Sie nach Herzenslust verändern - allerdings sind einige Funktionen wie zum Beispiel Rückgängig und Wiederherstellen in diesem Modus abgeschaltet (Abbildung 5). Sind Sie mit dem Editieren fertig, wählen Sie Datei / Textbaustein speichern oder drücken [Strg-S]. Anschließend kehren Sie mit Datei / Schließen zurück zum zuvor geöffneten Dokument. Achtung: Wählen Sie hier Datei / Beenden, werden alle geöffneten OpenOffice-Fenster geschlossen und das Programm beendet.

Abb. 5: Textbausteine lassen sich in einem speziellen Modus bearbeiten - allerdings mit eingeschränkten Funktionen.

Begrenzungsrahmen ausschalten

In OpenOffice Writer zeigt ein Begrenzungsrahmen an, in welchem Bereich eines Blattes Sie schreiben können. Er markiert damit den linken und rechten Seitenrand sowie den oberen und den unteren. Wenn Sie der Rahmen stört, Sie sozusagen auf rein weißen Blättern schreiben wollen, schalten Sie ihn aus. Dazu wählen Sie Extras / Optionen / Textdokument / Ansicht. Schalten Sie im Bereich Hilfslinien die Option Textbegrenzungen aus und bestätigen mit OK. Dann ist der Rahmen verschwunden und Sie sehen nur noch das Blatt, wie es später aus dem Drucker kommt.

Was Sie in Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen außerdem anzeigen lassen können oder nicht, steht im Kasten "Ansichts-Sachen".

Einzelne Steuerzeichen anzeigen

Ein Klick auf die Schaltfläche Steuerzeichen an/aus in der Werkzeugleiste, der Befehl Ansicht / Steuerzeichen oder die Tastenkombination [Strg-F10] schaltet die Anzeige der Steuerzeichen ein oder aus. Dabei werden unterschiedliche Steuerzeichen angezeigt:

• Absatzendemarken: Das Zeichen am Ende eines eines Absatzes, das fast wie ein gespiegeltes P aussieht. Das Absatzendezeichen enthält übrigens auch die Formatinformationen eines Absatzes.
• Benutzerdefinierte Trenner: Diese Trennzeichen sind versteckt. Sie geben Sie innerhalb eines Wortes mit [Strg--] ein. Dieses Wort wird dann am Ende einer Zeile nur an der Stelle getrennt, an der das benutzerdefinierte Trennzeichen eingegeben wurde -- unabhängig davon, ob die automatische Silbentrennung ein- oder ausgeschaltet ist.
• Leerzeichen: Wenn markiert, erscheint für jedes Leerzeichen ein kleiner Punkt.
• Geschützte Leerzeichen: Geschützte Leerzeichen werden als graue Kästchen angezeigt. Sie werden am Zeilenende nicht umbrochen. Ein geschütztes Leerzeichen erzeugen Sie mit der Tastenkombination [Strg-Leerzeichen].
• Tabulatoren: Diese werden in den Steuerzeichen als Pfeil dargestellt.
• Umbrüche: Damit ist eine Zeilenschaltung gemeint, die Sie mit [Umschalt-Eingabe] erzeugen. Ein Umbruch erzwingt eine neue Zeile innerhalb eines Absatzes - es gelten also alle Absatzformatierungen.
• Versteckter Text: Text, der mit den Feldfunktionen Bedingter Text oder Versteckter Text eingefügt wurde, wird entweder gezeigt oder nicht.
• Versteckte Absätze: Ähnlich wie zuvor, nur dass Text angezeigt wird, der mit der Feldfunktion Versteckter Absatz eingefügt wurde. Dieses Markierfeld lässt sich über den Befehl Ansicht / Versteckte Absätze ein- und auschalten.

OpenOffice nennt diese Steuerzeichen Formatierungshilfen. Und sehr schön ist, dass Sie jede einzelne Formatierungshilfe von der Anzeige ausschließen können. Stört Sie etwa der Punkt, der ein Leerzeichen darstellt, schalten Sie das so ab: Wählen Sie Extras / Optionen / Texdokument / Formatierungshilfen und schalten im Bereich Anzeigen von die Option Leerzeichen aus (Abbildung 6). Diese sind fortan nicht mehr sichtbar, wenn Sie die Steuerzeichen einschalten.

Abb. 6: Wenn Ihnen die Leerzeichen in der Steuerzeichen-Anzeige zu viel sind, schalten Sie diese unter "Extras / Optionen / Textdokument / Formatierungshilfen" aus.

Auf den Punkt bringen

OpenOffice bietet ein Funktion, mit der Sie an fast jeder beliebigen Stelle auf einer Seite anfangen können zu schreiben. Diese Funktion heißt Direkt-Cursor und Sie schalten sie ein über Extras / Optionen / Textdokument / Formatierungshilfen im Bereich Direkt-Crusor ein oder über die Schaltfläche Direkt-Cursor ein/aus in der Werkzeugleiste.

Wenn der Direkt-Cursor eingeschaltet ist, können Sie an jede beliebige Stelle im Dokument klicken; der Cursor wird möglichst genau an die Klickstelle platziert und ein Absatz eingefügt, der je nach Option verschiedene Eigenschaften hat. In der Voreinstellung geschieht das mittels Tabulatoren. Sie können unter Einfügen aber auch andere Optionen wählen:

• Absatzausrichtung: Durch den Direkt-Cursor wird auch die Absatzausrichtung gesetzt. Je nachdem, wohin mit der Maus geklickt wird, wird der Absatz linksbündig, zentriert oder rechtsbündig formatiert. Der Cursor zeigt vor dem Mausklick durch ein Dreieck an, welche Ausrichtung gesetzt wird.
• Linker Absatzrand: Wählen Sie diese Option, wird der linke Absatzeinzug auf die horizontale Position gesetzt, an die Sie mit dem Direkt-Cursor klicken und der Absatz wird linksbündig ausgerichtet.
• Tabulator: Hier wird der Direkt-Cursor an die Tabulatorposition gesetzt, die der angeklickten Position am nächsten ist. Der Absatz ist dementsprechend linksbündig, rechtsbündig oder zentriert.
• Tabulator und Leerzeichen: Mit dieser Option erreichen Sie eine genaue Positionierung. Es werden so viele Tabulatoren und Leerzeichen eingefügt, um an die geklickte Position zu kommen.

Möchten Sie dem Direkt-Cursor eine andere Farbe als das Standardblau verpassen, wählen Sie aus dem Listenfeld Farbe eine aus (Abbildung 7).

Abb. 7: Über "Extras / Optionen / Textdokument / Formatierungshilfen" können Sie den Direkt-Cursor anpassen.

Mit Schreibschutz öffnen

Möchten Sie ein Dokument nur ansehen ohne Gefahr zu laufen, aus Versehen etwas zu ändern, dann öffnen Sie es am besten schreibgeschützt. Wählen Sie im Öffnen-Dialog eine Datei und markieren die Option Nur lesen, bevor Sie auf OK klicken (Abbildung 8). Damit wird die Datei schreibgeschützt geöffnet, der Hinweis in der Titelzeile deutet darauf hin. Außerdem werden die Werkzeug- und die Objektleiste sowie die Lineale nicht angezeigt; und in den Menüs sind einige Funktionen deaktiviert.

Wenn Sie doch noch etwas ändern möchten, müssen Sie die Datei aber nicht erneut öffnen; es reicht ein Klick auf die Schaltfläche Datei bearbeiten in der Funktionsleiste, um den Status zu wechseln.

Abb. 8: Wählen Sie die Option Nur lesen, wird ein Dokument schreibgeschützt geöffnet.

Kasten 1: Ansichts-Sachen

Texte, HTML-Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen lassen sich in OpenOffice auf verschiedenen Weise optisch anpassen. Die entsprechenden Optionen erreichen Sie über Extras / Optionen in den Menüs Textdokument, HTML-Dokument, Tabellendokument, Präsentation und Zeichnung, wobei die Ansichten für Text- und HTML-Dokumente weit gehend identisch sind. Im Bereich Hilfslinien stellen Sie die Darstellung von Begrenzungslinien ein, als da wären: Textbegrenzungen: die Seitenränder eines Blattes Tabellenbegrenzungen: die Tabellenzellen werden von einer dünnen Linie eingerahmt. Bereichsbegrenzungen: wenn markiert, werden die Bereichsbegrenzungen angezeigt. Hilfslinien beim Verschieben: wenn markiert, werden die Linien eines Rahmens beim Verschieben verlängert, um die genaue Positionierung anhand der Linealwerte zu ermöglichen. Einfache Griffe: Wenn markiert, werden die Griffe bzw. die hervorgehobenen Punkte eines Begrenzungsrechtecks als einfache Quadrate ohne 3D-Effekt dargestellt. Große Griffe: Wenn markiert, sehen Sie die Griffe eines Begrenzungsrechtecks in vergrößerter Darstellung. Im Bereich Ansicht stellen Sie ein, welche Bildlaufleisten und Lineale Sie sehen möchten: Horizontale Bildlaufleiste, Vertikale Bildlaufleiste, Horizontales Lineal und Vertikales Lineal. Anhand der Option Weiches Scrollen schalten Sie das weiche Abrollen der Seite ein. Die Geschwindigkeit ist abhängig von Fläche und Farbtiefe. Welche Elemente eines Dokuments auf dem Monitor dargestellt werden sollen, wird im Bereich Anzeigen festgelegt: Grafiken und Objekte: Sind diese ausgeblendet, werden sie von leeren Rahmen als Platzhalter ersetzt. Sie können diese Option auch über das Symbol Grafik ein/aus in der Werkzeugleiste schalten. Tabellen: Wenn markiert, werden im Dokument enthaltene Tabellen auf dem Bildschirm angezeigt. Zeichnungen und Kontrollfelder: Wenn markiert, werden Zeichnungen und Kontrollfelder in Dokumenten auf dem Bildschirm angezeigt. Feldnamen: Wenn markiert, wird statt des Feldinhalts der enstprechende Feldbefehl angezeigt. Diese Ansicht können Sie auch über den Befehl Ansicht / Feldbefehle ein- und ausschalten. Notizen: Wenn markiert, werden Notizen und Skripte als kleine farbige Kästchen angezeigt. Zum Lesen und Bearbeiten müssen Sie doppelt auf ein Kästchen klicken. Im Bereich Hinterlegung definieren Sie Textelemente, die in der Ansicht (nicht im Ausdruck) grau hinterlegt und damit vom normalen Text abgesetzt werden: Verzeichniseinträge, Verzeichnisse, Fußnoten und Felder. HTML-Dokumente Für HTML-Dokumente gelten fast die gleichen Einstellungen. Lediglich im Bereich Hinterlegung sind nur die Felder aufgeführt. Außerdem gibt es den Bereich Einstellungen, in dem Sie die Maßeinheit für die Lineale festlegen. Voreingestellt ist Zentimeter. Sie können aber auch Point, Pica, Zoll oder Millimeter wählen. Tabellen Zwischen 91 Farben können Sie wählen für die Gitterlinien, die standardmäßig auf Hellgrau gestellt sind. Seitenumbrüche werden ebenfalls durch etwas dickere Linien angezeigt. Die Hilfslinien während der Bewegung zeigen Linien und helfen bei der Ausrichtung, wenn Sie Zeichnungen, Rahmen und andere Objekte verschieben (wie auch in Text- und HTML-Dokumenten die Hilfslinien beim Verschieben. Die Option Einfache Griffe zeigt die acht Punkte eines Begrenzungsrechtecks, einfache Quadrate. Große Griffe macht die Quadrate leichter sicht- und greifbar. Unter Anzeigen bestimmen Sie, was Sie am Bildschirm von einem Tabellendokument alles sehen möchten: Formeln: statt Ergebnisse in den Zellen, Nullwerte: zeigt Zellen mit dem Wert 0 an, Notizanzeiger: weist durch Rechtecke auf Notizen in den Zellen hin, Werte hervorheben: Zellen mit Text werden schwarz, Zellen mit Zahlen blau und andere Zellen grün formatiert, Anker: zeigt bei einer markierten Grafik im Dokument das Verankerungssymbol an, Textüberlauf: zeigt an, ob mehr Text in einer Zelle enthalten ist als angezeigt werden kann und Referenzen farbig anzeigen: hebt Referenzen sowohl in der Formel als durch Umrandung des Zellbereichs in gleicher Farbe hervor. Im Bereich Objekte können Sie jeweils für Objekte/Grafiken, Diagramme und Zeichenobjekte festlegen, ob diese angezeigt, ausgeblendet oder durch Platzhalter ersetzt werden sollen. Unten rechts im Bereich Fenster legen Sie fest, welche Hilfselemente angezeigt werden (voreingestellt sind alle): Zeilen- und Spaltenköpfe, die Horizontale Bildlaufleiste und die Vertikale Bildlaufleiste, die Tabellenregister (wenn abgeschaltet, können Sie diese nur über den Navigator umschalten) und die Gliederungssymbole am Rand der Tabelle. Präsentationen und Zeichnungen Das Untermenü Ansicht ist für Präsentationen und Zeichnungen identisch. Sie können sich für eine oder mehrere der vier Ersatzdarstellungen entscheiden, damit der Bildschirmaufbau schneller geht (standardmäßig sind alle ausgeschaltet). Im Bereich Anzeigen legen Sie fest, was auf dem Bildschirm zu sehen ist. Zunächst sind die Lineale sichtbar und auch der Umriss jedes einzelnen Objekts. Sie können auch die Hilfslinien beim Verschieben einschalten und Alle Steuerpunkte im Bézier-Editor (damit werden die Steuerpunkte aller Stützpunkte angezeigt, wenn Sie eine Bézierkurve auswählen.

Dieser Online-Artikel kann Links enthalten, die auf nicht mehr vorhandene Seiten verweisen. Wir ändern solche "broken links" nur in wenigen Ausnahmefällen. Der Online-Artikel soll möglichst unverändert der gedruckten Fassung entsprechen.