OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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Für Umsteiger, die zuvor vielleicht mit Microsoft Office gearbeitet haben, ist die Bedienung von OpenOffice zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit OpenOffice erleichtern.

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Textbausteine aus Microsoft Word importieren

OpenOffice kann nicht nur Word-Dokumente importieren, sondern auch die darin enthaltenen Textbausteine. Dazu wechseln Sie mit Bearbeiten / AutoText in den Dialog AutoText. Dort markieren Sie den Bereich, in den Sie die Textbausteine importieren wollen.

Nun rufen Sie über die Schaltfläche AutoText den Befehl Importieren auf. Es erscheint ein Dateiauswahldialog, in dem Sie ein Dokument oder eine Vorlage auswählen, die mit Microsoft Word 97, 2000 oder XP erzeugt wurden. Alle darin enthaltenen Textbausteine werden nach einem Klick auf Öffnen als AutoText-Bausteine in OpenOffice Writer importiert.

Textbaustein ohne Formatierungen speichern

Eine gelungene Textpassage, in OpenOffice Writer geschrieben und formatiert, lässt sich auch ohne Formatierungen als Textbaustein speichern. Dazu markieren Sie den Text und wählen Bearbeiten / AutoText. Im folgenden Dialog wählen Sie einen Bereich, in den Sie den Textbaustein speichern wollen (der Bereich Eigene Bausteine ist vorab markiert). Dann tragen Sie in das Feld Name eine Bezeichnung für den Textbaustein ein. Aus diesem generiert OpenOffice gleichzeitig das Autotext-Kürzel, das Sie beliebig ändern können (Abbildung 1).

Jetzt öffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche AutoText das Untermenü. Wählen Sie den Eintrag Neu (nur Text), um den Autotext in dem Bereich zu speichern.

Abb. 1: Nachdem Sie dem Autotext einen Namen gegeben haben, können Sie ihn als neuen Textbaustein ohne Formatierungen speichern.

Platzhalter und Felder in Textbausteine einfügen

Manche Textbausteine wie Mahnungen oder die Absagen auf eine Bewerbung enthalten Texte wie <placeholder:"11.11.99":"Platzhalter anklicken und überschreiben"> oder <field:company>. Eigentlich sollten hier Feldbefehle stehen. Um das zu beheben, laden Sie zunächst einen Textbaustein mit solchen Pseudofeldbefehlen: Wählen Sie Bearbeiten / AutoText, markieren den zu überarbeitenden und klicken auf Einfügen.

Markieren Sie einen dieser "Feldbefehle", etwa <placeholder:"11.11.99":"Platzhalter anklicken und überschreiben">. Dann wählen Sie Einfügen / Feldbefehl / Andere -- das öffnet das Dialogfenster Feldbefehle. Wechseln Sie zum Register Funktionen und markieren den Feldtyp Platzhalter. Aus der Liste Format wählen Sie Text. Nun können Sie nebenan im Feld Platzhalter eine Bezeichnung eintragen, in diesem Fall beispielsweise "Platzhalter anklicken und mit Datum überschreiben". Was Sie darunter im Feld Hinweis eintragen, erscheint als Tipphilfe, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Feldbefehl zeigen.

So verfahren Sie auch mit den anderen Pseudoplatzhaltern und -feldbefehlen. Für den Eintrag <field:company> etwa wählen Sie Einfügen / Feldbefehl / Andere und gelangen ins Dialogfenster Feldbefehle. Wechseln Sie zum Register Dokument und markieren den Feldtyp Absender. Aus der Liste Auswahl wählen Sie die Firma.

Anschließend markieren Sie den überarbeiteten Textbaustein und wählen Bearbeiten / AutoText. Im Folgedialog tragen Sie die Bezeichnung ein und markieren den Bereich, in dem der Textbaustein gespeichert werden soll. Der Bereich Standard ist dabei meist tabu, verweist er auf ein Verzeichnis, in dem normale Nutzer kein Schreibrecht haben. Wählen Sie stattdessen den Bereich Eigene Bausteine. Geben Sie dem Textbaustein den gleichen Namen und das gleiche Kürzel wie dem Original aus dem Bereich Standard (Abbildung 2). Wenn Sie später diesen Textbaustein mit Hilfe der Bezeichnung oder des Kürzels und der Taste [F3] einfügen, wird immer Ihr Textbaustein bevorzugt.

Abb. 2: Speichern Sie den korrigierten Textbaustein unter der gleichen Bezeichnung und mit dem gleichen Kürzel.

OpenOffice-Dokumente schöner speichern

Das Dokumentformat, das OpenOffice benutzt, ist komprimiertes XML. Jedes OpenOffice-Dokument ist eigentlich eine ZIP-Datei, in der weitere Dateien stecken. In diesen Dateien wird auf Einrückungen und Zeilenumbrüche verzichtet. Dadurch sind sie kleiner und schneller zu öffnet und speichern.

Wollen Sie Zeilenumbrüche und Einrückungen im Dokument erhalten, um die XML-Dokumente mit einem Editor nachzubearbeiten, schalten Sie das so genannte Pretty Printing ein. Dazu wählen Sie Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein. Deaktivieren Sie im Bereich Speichern die Option XML-Format auf Größe optimieren (ohne Pretty Printing) und bestätigen mit OK (Abbildung 3). Nun können Sie die XML-Dateien in einem Texteditor in strukturierter Schreibweise lesen.

Abb. 3: Mit "Pretty Printing" bleiben Zeilenumbrüche und Einrückungen im XML-Dokument erhalten.

Alle paar Minuten automatisch speichern

In der Voreinstellung speichert OpenOffice Dokumente erstmalig, wenn Sie auf Datei / Speichern klicken oder [Strg-S] drücken. Das Programm kann das aber auch selbständig in beliebigen Intervallen erledigen.

Dazu wählen Sie Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein. Im Bereich Speichern schalten Sie die Option Automatisch speichern alle ein. Nun können Sie rechts daneben das Intervall bestimmen -- von einer Minute bis zu einer Stunde. Wählen Sie ein genügend kurzes Intervall, das Sie beim Arbeiten wegen dauerndem Speichern nicht zu sehr aufhält. Anschließend schalten Sie noch die Option Mit Rückfrage ab. So speichert OpenOffice vollautomatisch und Sie brauchen sich um Datenverlust kaum noch Gedanken machen.

Bei jedem Speichern eine Sicherungskopie erstellen

Um gegen Datenverluste noch besser gewappnet zu sein, sollten Sie OpenOffice beim Speichern zusätzlich eine Sicherheitskopie erstellen lassen. Dabei wird eine Kopie des Dokuments -- allerdings mit der Endung BAK -- im Backup-Verzeichnis von OpenOffice abgelegt.

Die Einstellungen für die Sicherheitskopie erfolgen unter Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein. Schalten Sie im Bereich Speichern die Option Sicherungskopie immer erstellen ein und bestätigen mit OK.

Um zu wissen, in welchen Ordner die Sicherungskopie gelangt, wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Pfade. Der Eintrag neben Sicherungskopien zeigt den Ordner für die Backup-Dateien. In der Voreinstellung ist das der Ordner backup unterhalb des user-Ordners der OpenOffice-Installation (Abbildung 4).

Abb. 4: Unter "Pfade" stellen Sie den Ordner für die Sicherungskopien ein.

Standard-Dateiformat auf Microsoft Office stellen

Wenn Sie bevorzugt mit Leuten Daten austauschen, die nicht die Vorzüge eines freien Büropakets genießen und statt dessen mit einer Version von Microsoft Office arbeiten (müssen), können Sie das Standard-Dateiformat zum Speichern auf das entsprechende MS-Office-Format einstellen.

Wählen Sie in OpenOffice Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein. Im Bereich Standard Dateiformat markieren Sie in der Liste Dokumenttyp denjenigen Typ, für den Sie das Standarddateiformat ändern wollen. Rechts aus der Aufklappliste Immer speichern als wählen Sie anschließend das gewünschte Format für den Dokumenttyp. Für folgende Typen können Sie Microsoft-Formate festlegen:

• Textdokument: Microsoft Word 6.0, Microsoft Word 95, Microsoft Word 97/2000/XP, Rich Text Format

• Tabellendokument: Microsoft Excel 5.0, Microsoft Excel 5.0 Vorlage, Microsoft Excel 95, Microsoft Excel 95, Microsoft Excel 97/2000/ XP, Microsoft Excel 97/2000/ XP Vorlage

• Präsentation: Microsoft Powerpoint 97/2000/XP, Microsoft Powerpoint 97/2000/XP Vorlage

Was Sie hier auch wählen, bedenken Sie: OpenOffice-typische Funktionen wie das Speichern der Cursorposition oder der Sprung an diese Stelle beim erneuten Laden eines Dokuments werden von anderen Dateiformaten nicht unterstützt.

Wie lange arbeiten Sie an einem Dokument?

Für Abrechnungen ist es nützlich zu wissen, wie lange man etwa an einem Brief oder einem anderen Schriftstück gearbeitet hat. Dazu brauchen Sie sich weder Start- noch Endzeit aufschreiben. Es reicht ein Klick auf Datei / Eigenschaften. Auf dem Register Allgemein steht rechts neben Bearbeitet die gesuchte Zeit. Dieses Feld zeigt die gesamte auf das Dokument entfallende Bearbeitungszeit. Sie wird in den Eigenschaften des Dokuments festgehalten, sobald Sie die Datei speichern.

Arbeiten mit dem Navigator

Mit dem Navigator gelangen Sie schnell zu bestimmten Kategorien eines Dokuments wie Kapitelüberschriften, Tabellen oder Textmarken. Ordnen Sie die einzelnen Kapitel eines Textes oder fügen Sie Objekte aus anderen geöffneten Dokumenten ein.

Der Navigator listet verschiedene Elemente beziehungsweise Kategorien auf: Überschriften, Tabellen, Textrahmen, Grafiken, OLE-Objekte, Textmarken, Bereiche, Hyperlinks, Referenzen, Verzeichnisse und Notizen. Nicht alle diese Elemente müssen vorhanden sein. Wenn Sie im Text vorkommen, wird das im Navigator durch ein Pluszeichen vor dem entsprechenden Eintrag angedeutet (Abbildung 5). Zeigen Sie mit der Maus auf einen, erscheint die Tipphilfe mit der Zahl der Einträge in dieser Kategorie. Ein Klick auf das Pluszeichen listet die Objekte der Kategorie auf. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag, wird der Cursor an die entsprechende Stelle im Dokument gesetzt.

Tabellen, Textrahmen, Grafiken, OLE-Objekte, Bereiche und Verzeichnisse, die in versteckten Bereichen stehen, stellt der Navigator grau dar. Das gilt auch für Inhalte, die in nicht benutzten Seitenvorlagen in Kopf- oder Fußzeilen stehen.

Für bestimmte Elemente wie Tabellen, Grafiken und Textmarken können Sie den Bearbeiten-Dialog direkt aus dem Navigator starten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, wählen im Kontextmenü den entsprechenden Eintrag und aus dem Untermenü den Befehl Bearbeiten. Von Tabellen können Sie einen eventuellen Zellschutz aufheben. Das gilt für Zellen, die mit Format / Zelle / Schützen geschützt wurden. Ebenfalls über das Kontextmenü im Navigator wandelt der Befehl Verzeichnis aufheben ein Inhaltsverzeichnis in normalen Text um.

Abb. 5: Ein Pluszeichen vor einer Kategorie deutet darauf hin, dass Objekte dieses Typs im Dokument enthalten sind.

Navigator am Fensterrand andocken

Der Navigator können Sie -- statt über dem Text schwebend -- auch am Fensterrand andocken. Dazu öffnen Sie den Navigator mit Bearbeiten / Navigator oder [F5]. Anschließend klicken Sie bei gedrückter [Strg]-Taste doppelt in den freien weißen oder grauen Bereich des Navigators; damit dockt er am Fensterrand an. Los kriegen Sie ihn wieder auf dieselbe Weise mit Doppelklick bei gedrückter [Strg]-Taste.

Schnell in einem Dokument navigieren

Um in einem Dokument schnell in bestimmte Abschnitte zu gelangen, benutzen Sie die Abreißleiste Navigation. Klicken Sie auf das Symbol Navigation, das sowohl im Navigator liegt (das zweite von links in der oberen Symbolreihe) als auch im unteren Bereich der rechten Bildlaufleiste jedes Textdokuments (Abbildung 6).

Klicken Sie in der Abreißleiste auf ein Element, gelangen Sie mit Hilfe der Doppelpfeiltasten ober- und unterhalb des Navigationssymbols zum jeweils vorherigen beziehungsweise folgenden Element. Auf der Abreißleiste können Sie nicht nur eine Kategorie wählen, sondern auch die Funktion zum Weitersuchen.

Sie können die Abreißleiste -- wie der Name schon sagt -- frei platzieren. Dazu klicken Sie einmal auf die Titelleiste der Abreißleiste. Jetzt erscheinen zusätzliche Doppelpfeiltasten in der Symbolleiste und Sie können mit minimalen Mausbewegungen im Dokument navigieren.

Abb. 6: Unten rechts steht in jedem Textdokument das Symbol "Navigation"; es öffnet die gleichnamige Abreißleiste.

Was bewirken die Symbole im Navigator

Im Navigator stehen oben in zwei Reihen mehrere Symbole -- insgesamt 16 -- und ein Drehfeld. Ihre Funktionen sind von links nach rechts (Abbildung 7):

• Umschalten: schaltet den Navigator zwischen Globalmodus und Normalmodus um. Das Symbol ist nur aktiv, wenn ein Globaldokument geöffnet ist.

• Navigation: öffnet die Abreißleiste Navigation zum Wählen der Objektart, durch die Sie mit den Symbolen Voriges Objekt und Nächstes Objekt blättern möchten.

• Voriges Objekt: springt zum nächsten Element Richtung Dokumentanfang. Welcher Typ Element das ist, bestimmen Sie durch Anklicken in der Abreißleiste Navigation.

• Nächstes Objekt: springt zum nächsten Element Richtung Dokumentende. Welcher Typ Element das ist, bestimmen Sie durch Anklicken in der Abreißleiste Navigation.

• Seitennummer: Geben Sie in das Drehfeld eine Seitennummer ein und bestätigen mit der Eingabetaste, wird der Cursor an den Anfang der gewählten Seite gesetzt. Übrigens: Mit der Tastenkombination [Strg-Umschalt-F5] öffnen Sie in einem Textdokument den Navigator und stellen den Cursor direkt in das Eingabefeld der Seitennummer.

• Dragmodus: In diesem Untermenü bestimmen Sie, welche Aktion (als Hyperlink, Verknüpfung oder Kopie einfügen) beim Ziehen und Ablegen eines Elements aus dem Navigator in ein Dokument durchgeführt werden soll. Das Symbol wechselt je nach gewähltem Dragmodus: Ist Als Hyperlink einfügen markiert, wird beim Ziehen und Ablegen in ein OpenOffice.org-Dokument ein Hyperlink angelegt. Auf diesen können Sie klicken, um zu dem Ursprungselement zu springen. Haben Sie Als Verknüpfung einfügen gewählt, wird beim Ziehen und Ablegen eine Verknüpfung erzeugt und das Element als geschützter Bereich abgelegt. Ändern Sie das Element im Ursprungsdokument, ändert sich auch der Inhalt des verknüpften Bereichs. Mit der Vorgabe Als Kopie einfügen wird beim Ziehen und Ablegen eine Kopie des Elements erzeugt und als nicht geschützter Bereich abgelegt.

• Kapitel hoch: Über diese Schaltfläche verschieben Sie das im Navigatorfenster markierte Kapitel samt Unterkapiteln um eine Position nach oben Richtung Dokumentanfang. Soll nur das markierte Kapitel verschoben werden, drücken Sie während des Klickens die [Strg]-Taste.

• Kapitel hinunter: Über diese Schaltfläche verschieben Sie das im Navigatorfenster markierte Kapitel samt Unterkapiteln um eine Position nach unten Richtung Dokumentende. Soll nur das markierte Kapitel verschoben werden, drücken Sie während des Klickens die [Strg]-Taste.

• Auswahlbox an-/ausschalten: Schaltet im nicht angedockten Zustand die Ansicht des unteren Navigatorbereichs ein beziehungsweise aus.

• Inhaltsansicht umschalten: wechselt im Navigator zwischen der Ansicht aller Elemente und der Ansicht derjenigen Elemente, die markiert sind.

• Merker setzen: setzt an der Cursorposition einen Merker. Sie haben fünf Merker -- jeder weiter löscht den jeweils ältesten. Um zu ihnen zu springen, wählen Sie in der Abreißleiste Navigation den Eintrag Merker und betätigen dann die Schaltflächen Nächster Merker und Voriger Merker.

• Kopfzeile: setzt den Cursor in die Kopfzeile oder aus der Kopfzeile in den Textbereich eines Dokuments.

• Fußzeile: setzt den Cursor in die Fußzeile oder aus der Fußzeile in den Textbereich eines Dokuments.

• Anker /<-/> Text: setzt den Cursor in den Fußnotenbereich oder aus dem Fußnotenbereich auf die Fußnotenmarke.

• Angezeigte Überschriftenebenen: Hier wählen Sie, wie viele Überschriftenebenen angezeigt werden (eine bis zehn).

• Ebene hoch: Das im Navigatorfenster markierte Kapitel wird samt allen Unterebenen um eine Gliederungsebene heraufgestuft. Soll nur das markierte Kapitel heraufgestuft werden, drücken Sie während des Klickens die [Strg]-Taste.

• Ebene senken: Das im Navigatorfenster markierte Kapitel wird samt allen Unterebenen um eine Gliederungsebene heruntergestuft. Soll nur das markierte Kapitel herabgestuft werden, drücken Sie während des Klickens die [Strg]-Taste.

Abb. 7: 16 Schaltflächen und ein Drehfeld helfen bei der Navigation innerhalb eines Dokuments.

Kapitel mit dem Navigator verschieben

Mit Hilfe des Navigators können Sie auch ganze Kapitel innerhalb eines Dokuments per Drag&Drop verschieben. Dazu markieren Sie die Kategorie Überschriften und klicken auf das Symbol Inhaltsansicht umschalten. Damit wechselt die Ansicht im Navigator zu den markierten Elementen -- und nur, wenn dieses Symbol eingedrückt ist, können Sie im Navigator die angezeigten Überschriften -- also die entsprechenden Kapitel in Ihrem Dokument -- verschieben.

Grafik kann nicht im Dokument abgelegt werden

Falls Sie eine Grafik nicht in einem Dokument ablegen können, kann das zwei Ursachen haben: Sie haben als Dragmodus das Anlegen einer Verknüpfung oder einer Kopie gewählt. Beides ist für Grafiken nicht möglich -- und auch nicht für OLE-Objekte, Referenzen und Verzeichnisse. Wählen Sie stattdessen Als Hyperlink einfügen.

Hyperlink mit dem Navigator einfügen

Um Hyperlinks aus Tabellen, Grafiken oder Inhaltsverzeichnisse aus dem Navigator per Drag&Drop in ein Dokument einzufügen, muss der Dragmodus Als Hyperlink einfügen eingeschaltet sein.

Klicken Sie im Navigator auf das Pluszeichen neben den Abbildungen und ziehen Sie den Namen des gewünschten Elements in das Dokument. Im Textdokument wird der Name des Elements als unterstrichener Hyperlink eingefügt. Klicken Sie ihn an, springt die Markierung direkt dorthin.

Ähnlich fügen Sie auch Hyperlinks auf Objekte in anderen geöffneten Dokumenten ein. Öffnen Sie dazu zunächst beide Dokumente, danach in dem Text, in den Sie den Hyperlink einfügen wollen, mit [F5] den Navigator. Wählen Sie im Kombinationsfeld den Text, der das Objekt enthält. Nun klicken Sie auf das Pluszeichen neben den Abbildungen und ziehen das gewünschte Element in das erste Dokument. (fan)

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