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Erschienen in EasyLinux 04/2004   »   Ausgabe bestellen

OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler


OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit der freien Büro-Suite erleichtern.

Hurenkinder und Schusterjungen vermeiden

Hurenkinder und Schusterjungen sind Begriffe aus der Welt der Schriftsetzer. Ein Hurenkind ist die letzte Zeile eines Absatzes, die allein am oberen Rand der nächsten Seite oder Spalte steht. Ein Schusterjunge ist die erste Zeile eines Absatzes, die allein am unteren Rand der vorderen Seite oder Spalte steht. Beide stechen aus dem Zeilenbild hervor und sind unerwünscht. Um das in einem OpenOffice-Dokument zu vermeiden, wählen Sie Format / Absatz und wechseln zum Register Textfluss. Hier finden Sie die Optionen Schusterjungenregelung und Hurenkinderregelung (Abbildung 1). Schalten sie sie ein und wählen für jede Option, wie viele Zeilen -- 2 bis 9 -- mindestens zusammen auf einer Seite beziehungsweise in einer Spalte stehen. Wird bei Schusterjungen der eingestellte Wert unterschritten, kommt der komplette Absatz an den Anfang der nächsten Seite. Beim Hurenkind wird der Absatz so umbrochen, dass mindestens die festgelegte Anzahl Zeilen auf der Folgeseite erscheint.

Abb. 1: In den Absatzformaten legen Sie fest, was OpenOffice mit Hurenkindern und Schusterjungen machen soll.

Hurenkinder und Schusterjungen automatisch vermeiden

Statt mühsam einzelne Absatze am Spalten- oder Seitenende zu markieren, um Schusterjungen und Hurenkinder zu verhindern, legen Sie das in vorhandenen Absatzvorlagen fest. Dazu wählen Sie Format / Vorlagen / Katalog oder drücken [Strg-Y]. Falls nicht bereits angezeigt, wählen Sie im folgenden Dialogfenster Vorlagenkatalog aus der oberen Liste die Absatzvorlagen (Abbildung 2).

Markieren Sie die Vorlage, für die Sie die Regelung einschalten wollen, und klicken auf Ändern. Wechseln Sie zum Register Textfluss, schalten die Optionen Schusterjungenregelung und Hurenkinderregelung ein und wählen für jede Option, wie viele Zeilen auf einer Seite beziehungsweise in einer Spalte zusammen gehalten werden.

Wenn Sie im Dialogfenster Vorlagenkatalog dabei die Standard-Vorlage wählen, gilt die Regel für jeden Text, dem Sie keine speziellen Formatvorlagen zuweisen.

Abb. 2: Wählen Sie die "Absatzvorlagen" und dann die Vorlage, für die Sie die Schusterjungen-/Hurenkinderregelung ändern wollen.

Bestimmte Absatzattribute suchen

Sie können in einem Text ganz einfach nach Absätzen suchen, für die Sie bestimmte Vorgaben eingestellt haben. Wählen Sie Bearbeiten / Suchen & Ersetzen und klicken im folgenden, gleichnamigen Dialogfenster auf die Schaltfläche Attribute. Nun markieren Sie die Attribute, die Sie suchen möchten, und bestätigen mit OK.

Unter Suchen nach stehen nun die markierten Attribute durch Komma getrennt, sodass nach einem Klick auf Suchen oder Suche alle die Absätze gesucht und markiert werden, in denen eine dieser Regelungen eingeschaltet ist. Möchten Sie nicht nur die direkten, sondern auch die durch Vorlagen gesetzten Formatierungen mit diesen Attributen suchen, markieren Sie das Feld einschließlich Vorlagen im Bereich Optionen.

Abb. 3: Markieren Sie zum Beispiel das Attribut "Kerning", um Absätze zu suchen, in denen Sie eine entsprechende Regelung eingestellt haben.

Neue Funktionstastenbelegung in OpenOffice 1.1.0

Der Teufel steckt im Detail -- auch in OpenOffice. In Version 1.1 haben die Entwickler einige Funktionstasten neu belegt (Tabelle "Funktionstasten"). So war bisher der Calc-Detektivbefehl Spur zum Vorgänger anzeigen mit [Strg-F5] abzukürzen Damit lag er nicht nur logisch nah beim Befehl Spur zum Nachfolger [Umschalt-F5]. Nun wird die Vorgängerspur durch die Tastenkombination [Umschalt-F7] sichtbar. Ob sinnvoll oder nicht, entscheiden Sie selbst -- sagt Ihnen die neue Belegung nicht zu, ändern Sie sie eben.

Tastenbelegung ändern

Um die Tastenbelegung in einem OpenOffice-Modul zu ändern, starten Sie das Modul über Datei / Neu. Im folgenden Untermenü wählen Sie ein entsprechendes Dokument -- beispielsweise eine Tabelle für die Tastenbelegung in Calc. Dann wählen Sie Extras / Anpassen und wechseln zum Register Tastatur.

Hier enthält die Liste Tastenkombinationen alle möglichen Tastenkürzel und -- falls damit belegt -- Funktionen. Markieren Sie die Kombination, die Sie neu belegen möchten.

Wechseln Sie zu den Funktionen. Dort steht links die Liste Bereich: Hier markieren Sie einen der über 15 Einträge, dann erscheinen in der mittleren Liste die Funktionen des gewählten Bereichs. Markieren Sie die gewünschte (Abbildung 4) und klicken anschließend auf Ändern, um den Befehl der Tastenkombination zuzuweisen. Die steht anschließend rechts in der Liste Tasten.

Sie können einen Befehl auch auf mehrere Tastenkombinationen legen -- anders herum allerdings nicht. Alle Tastenkürzel für den Befehl werden in der Liste Tasten angezeigt. Klicken Sie auf OK, dann gilt die Tastaturbelegung für alle Dokumente dieses OpenOffice-Moduls.

Abb. 4: Wenn Sie die Funktion markiert haben, klicken Sie auf "Ändern", um sie künftig mit der gewählten Tastenkombination zu aufzurufen.

Tastenbelegung mit Dokument speichern

Statt eine Tastenbelegung für alle Texte oder Tabellen zu erzeugen, können Sie idiese auch nur mit einem bestimmten Dokument koppeln. Nachdem Sie die Tastaturbelegung entsprechend gestaltet haben, klicken Sie im Dialogfenster Anpassen auf die Schaltfläche Speichern. Wählen Sie im Folgedialog das Dokument oder die Vorlage, mit der die Tastenbelegung kombiniert werden soll, und Speichern Sie die Änderung. Die Frage, ob Sie das Dokument überschreiben wollen, bejahen Sie: Es wird nicht das Dokument überschrieben, sondern lediglich die Tastenbelegung hinzugefügt.

Zurück im Anpassen-Dialog dürfen Sie nicht auf OK klicken, um das Dialogfenster zu schließen. Dann würde die eben definierte Tastenbelegung für alle Dokumente des OpenOffice-Moduls gelten. Klicken Sie stattdessen auf Abbrechen.

Eine einzelne Tastenkombination löschen

Vertun Sie sich, wenn Sie die Tastenbelegung über Extras / Anpassen ändern, und legen den falschen Befehl auf eine Tastenkombination, dürfen Sie keinesfalls auf Zurücksetzen klicken: Das höbe alle Änderungen auf. Markieren Sie stattdessen die falsche Kombination und klicken auf Löschen. So wird nur diese eine aufgehoben -- allerdings auch nicht auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt.

Tastenkombination für gesamtes OpenOffice definieren

Gibt es einen bestimmten Befehl wie die Hilfe, die Sie in allen OpenOffice-Modulen mit der stets gleichen Tastenkombination aufrufen möchten? Definieren Sie ihn in einem beliebigen OpenOffice-Modul über Extras / Anpassen im Register Tastatur.

Schalten Sie dazu oben die Option OpenOffice.org ein (Abbildung 5), legen die Tastenkombination fest und klicken abschließend auf OK. Künftig funktioniert das Tastenkürzel im gesamten Büropaket; bestehende Tastenbelegungen eines Moduls oder Dokuments werden allerdings nicht überschrieben -- die müssen Sie dann eventuell noch ändern oder löschen.

Abb. 5: Wenn eine Tastenkombination im gesamten Office-Paket gelten sollten, schalten Sie oben rechts die Option "OpenOffice.org" ein.

Tastenbelegung auf ursprüngliche Werte zurücksetzen

Wollen Sie die gesamte Tastaturbelegung auf die ursprünglichen Werte zurücksetzen, wählen Sie Extras / Anpassen und wechseln ins Register Tastatur. Dort klicken Sie auf Zurücksetzen (Abbildung 6) und anschließend auf OK. Damit gelten für alle Modul-Dokumente -- außer denen mit eigens gespeicherter Tastenbelegung -- wieder die ursprünglichen Tastenkombinationen.

Abb. 6: Achtung! Ein Klick auf "Zurücksetzen" bringt Sie ohne weitere Nachfrage zurück zur ursprünglichen Tastenbelegung.

Befehl in der Menüleiste austauschen

Über Extras / Anpassen definieren Sie nicht nur die Tastaturbelegung, Sie können die komplette Menüstruktur Ihren Wünschen anpassen. Im Register Menü stehen oben in der Liste Menüeinträge alle Befehle der jeweiligen Menüs. Aus dem Bereich Funktionen fügen Sie über die Listen Bereich und Funktion weitere hinzu. Möchten Sie zum Beispiel den Eintrag Neu samt Untermenü aus dem Datei-Menü löschen, markieren Sie diesen und klicken auf die Schaltfläche Löschen.

Um statt des Neu-Befehls das Dialogfenster Vorlagen und Dokumente zu erhalten, ersetzen Sie den Neu-Eintrag durch den Befehl Neu mit Vorlage. Dazu markieren Sie Neu in den Menüeinträgen und die Funktion Neu mit Vorlage im Bereich Applikation. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ändern, um den Eintrag auszutauschen, und abschließend auf OK, um die neue Menüstruktur zu übernehmen. Allerdings nur innerhalb des Moduls, in dem Sie sie geändert haben -- also beispielsweise nur in Writer oder in Calc, nicht aber in Impress oder Draw.

Befehl in die Menüleiste aufnehmen

Zusätzliche Befehle in ein vorhandenes Menü einzufügen, ist einfach: Sie wählen Extras / Anpassen und wechseln zum Register Menü. Dort markieren Sie die Stelle, hinter der ein weiterer Menübefehl eingefügt werden soll. Dann wählen Sie aus den Listen im Bereich Funktionen den Befehl aus. Klicken Sie nun auf Neu, wird der Befehl hinzugefügt. Wählen Sie stattdessen Ändern, ersetzt der neue Befehl den markierten Eintrag.

Tastenkürzel für Menüeinträge festlegen

Um einen Text in die Zwischenablage zu kopieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Achtung: Wenn andere Einträge das gleiche Kürzel verwenden, erreicht die Tastenkombination nur den letzten Befehl, nicht die darüber stehenden.

Neues Menü zu den Menüeinträgen hinzufügen

Die Menüleiste lässt sich um zusätzliche Einträge erweitern. Einer kann zum Beispiel Mein Menü heißen und Befehle enthalten, die Sie häufig benutzen.

Dazu wählen Sie Extras / Anpassen und wechseln ins Register Menü. Ein neues Untermenü erstellen Sie mit der Schaltfläche Neues Menü. Soll es auf der obersten Hierarchie-Ebene erzeugt werden, etwa rechts neben dem Hilfe-Menü, so müssen Sie das zunächst zuklappen, indem Sie doppelt auf auf den Menüeintrag klicken. Anschließend drücken Sie Neues Menü.

Das erzeugt ein Menü mitsamt einer Trennlinie, in das Sie nach Belieben weitere Einträge und Trennlinien aufnehmen (Abbildung 7).

Eine Einschränkung gilt für die obersten Ebene: Links vom Datei-Menü kann kein eigenes erzeugt werden. Um das zu umgehen, benennen Sie das Datei-Menü um (zum Beispiel in Dokument) und füllen es mit den eigenen Befehlen.

Abb. 7: Ein eigenes Menü ist schnell erstellt und mit häufig benutzten Befehlen gefüllt.

Menü nach Mundart gestalten

Vor einigen Jahren gab es eine Zeit lang für Microsoft Word mundartliche Menüs, zum Beispiel bayerische oder schwäbische Befehle. So etwas kriegen Sie auch mit OpenOffice problemlos hin. Wechseln Sie über Extras / Anpassen ins Register Menü und ändern dort die Einträge nach Belieben. Anschließend verlassen Sie das Dialogfenster Anpassen mit OK.

Um diese Menüdatei an Freunde oder Geschäftspartner weiterzugeben, schicken Sie ihnen nur die Datei writermenubar.xml. Sie enthält alle Menüeinträge für OpenOffice Writer und liegt im user/config/soffice.cfg/-Verzeichnis unterhalb des OpenOffice-Ordners in Ihrem Home-Verzeichnis (Abbildung 8). Allerdings erst, wenn Sie etwas an der Menüstruktur geändert haben.

Das gilt ebenso für die Menüdateien der anderen Module. Sie heißen:

Abb. 8: Erst, wenn Sie die Menüstruktur in einem Modul geändert haben, wird im "soffice.cfg"-Verzeichnis eine XML-Datei mit den Menüeintragen erzeugt -- einzige Ausnahme: Die Standard-Menüdatei "defaultmenubar.xml".

Einträge in Dokument-Liste ändern

Standardmäßig zeigt OpenOffice im Datei-Menü bis zu vier Dateien an, die zuletzt geöffnet waren. Diesen Wert können Sie auf einen Wert von 1 bis 9 ändern. In der Version 1.0 von OpenOffice müssen Sie als Root die Datei share/config/registry/instance/org/openoffice/Office/Common.xml aus dem Netzwerkinstallationsverzeichnis von OpenOffice (oft /opt/OpenOffice.org/) in einen Editor laden. Suchen Sie darin nach dem Parameter PickListSize und ändern die Zahl auf den gewünschten Wert zwischen 1 und 9. In der Version 1.1 von OpenOffice müssen Sie dagegen die Datei user/registry/data/org/openoffice/Office/Common.xcu aus dem OpenOffice-Ordner Ihres Home-Verzeichnisses laden. Suchen Sie die Zeile <node oor:name="PickList"> und fügen davor folgende Zeile ein:

<prop oor:name="PickListSize" oor:type="xs:int"><value>9</value></prop>

Auch hier können Sie als Wert ("value") eine Zahl zwischen 1 und 9 wählen. (fan)

Abb. 9: Wenn Sie in OpenOffice 1.0 der Wert die "PickListSize" ändern, erscheinen künftig mehr oder weniger als die vier zuletzt geöffneten Dokumente im "Datei"-Menü.
Tabelle 1: Funktionstasten in OpenOffice Writer 1.1
[F1][F2][F3][F4][F5][F6][F7][F8][F9][F10][F11][F12]
Taste alleinHilfeRechenleisteAutoText expandierenDatenquellenansicht öffnenNavigator ein/aus-Rechtschreibung prüfenErweiterungsmodus ein/ausFelder aktualisieren-StylistNummerierung ein
[Strg]+Taste-Feldbefehl einfügenAutoText bearbeiten---ThesaurusMarkierungen ein/ausFeldbefehle anzeigenSteuerzeichen ein/aus-Tabelle einfügen
[Umschalt]+TasteAktive Hilfe---Zum nächsten Rahmen springen--Ergänzungsmodus ein/ausTabelle berechnen-Vorlage erzeugenAufzählung ein
[Strg-Umschalt]+TasteAktive Hilfe zum aktuellen Befehl oder Kontrollfeld---Navigator einschalten---Eingabefelder aktualisieren-Vorlage aktualisierenNummerierung/Aufzählung aus
Tabelle 2: Funktionstasten in OpenOffice Calc 1.1.0
[F1][F2][F3][F4][F5][F6][F7][F8][F9][F10][F11][F12]
Taste alleinHilfeUmschalten in den Editiermodus-Aktuelle Datenbank ein-/ausblendenNavigator ein/aus-Rechtschreibung prüfenErweiterungsmodus ein/ausNeu berechnen-StylistGruppierung ein
[Strg]+TasteNotiz zur Zelle anzeigenFunktionsAutoPilotDialog Namen festlegen---ThesaurusWerte hervorhebenDiagramm aktualisieren--Gruppierung aus
[Umschalt]+TasteAktive Hilfe--Relative/absolute Bezüge ändernSpur zum Nachfolger anzeigen-Spur zum Vorgänger anzeigen---Vorlage erzeugen-
[Strg-Umschalt]+TasteAktive Hilfe zum aktuellen Befehl oder KontrollfeldSetzt Markierung in die Eingabezeile--Cursor von Eingabezeile in den Tabellenbereich-----Vorlage aktualisieren-
Tabelle 3: Funktionstasten in OpenOffice Impress 1.1.0
[F1][F2][F3][F4][F5][F6][F7][F8][F9][F10][F11][F12]
Taste alleinHilfeText bearbeitenGruppierung betretenPosition und GrößeNavigator ein/aus-Rechtschreibung prüfenPunkte bearbeitenBildschirmpräsentation-StylistGliederungsansicht
[Strg]+Taste-BildschirmpräsentationGruppierung verlassen---Thesaurus----Zeichnungsansicht
[Umschalt]+TasteAktive Hilfe-Duplizieren---------
[Strg-Umschalt]+TasteAktive Hilfe zum aktuellen Befehl oder Kontrollfeld------Text an Rahmen anpassen----
Tabelle 4: Funktionstasten in OpenOffice Draw 1.1.0
[F1][F2][F3][F4][F5][F6][F7][F8][F9][F10][F11][F12]
Taste alleinHilfeText bearbeitenGruppierung betretenPosition und GrößeNavigator ein/aus-Rechtschreibung prüfenPunkte bearbeiten--Stylist-
[Strg]+Taste--Gruppierung verlassen---Thesaurus-----
[Umschalt]+TasteAktive Hilfe-Duplizieren------Kontextmenü des gewählten Objekts--
[Strg-Umschalt]+TasteAktive Hilfe zum aktuellen Befehl oder Kontrollfeld------Text an Rahmen anpassen----

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