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Erschienen in EasyLinux 05/2004   »   Ausgabe bestellen

OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler


OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit der freien Büro-Suite erleichtern.

Dokumente als PDF exportieren

Mit OpenOffice 1.1 ist es ein Leichtes, Dateien im PDF-Format zu speichern. Das gilt nicht nur für Texte, sondern auch für Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen -- ja, sogar für Formeln. Letztere werden mit der Formelnotation in der Fußzeile exportiert.

Um ein OpenOffice-Dokument als PDF zu speichern, wählen Sie Datei / Exportieren als PDF. Im folgenden Dialog wählen Sie das Verzeichnis und tragen in das Feld Dateiname einen Namen für die PDF-Datei ein. Danach klicken Sie auf Exportieren.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster PDF Optionen. Hier wählen Sie, welche Seiten des Dokuments exportiert werden. Voreingestellt ist Alle. Damit wird das gesamte Dokument exportiert. Markieren Sie die Option Bereich, werden die im Feld eingegebenen Seiten exportiert. Einen zusammenhängenden Bereich zu exportierender Seiten geben Sie dabei mit Bindestrich an, also zum Beispiel 3-6 für die vier Seiten. Nicht zusammenhängende Seiten trennen Sie mit Semikolon, also etwa 3;5;7. Oder aber Sie kombinieren Seitenbereiche und Einzelseiten, beispielsweise 1;3;5-7;11.

Wenn Sie im Dokument etwas mit der Maus markiert haben, können Sie außerdem mit der Option Auswahl nur diesen Bereich als PDF exportieren.

Im Bereich Komprimierung haben Sie die Wahl zwischen drei Optimierungsarten: Optimiert für Bildschirm (kleinste Dateigröße) komprimiert das Dokument so, dass eine möglichst kleine PDF-Datei entsteht. Diese ist geeignet, um sie auf dem Bildschirm zu betrachten oder per E-Mail zu versenden. Mit dieser Option gehen manche Details in Zeichnungsobjekten oder eingefügten Grafiken verloren.

Die Voreinstellung Optimiert für Druck löst Text Bilder in hoher Qualität auf, und die Option Optimiert für Druckvorstufe erzeugt eine Ausgabe in der höchsten Qualität. Dabei werden natürlich größere PDF-Dateien erzeugt. Die Unterschiede zwischen den drei Optimierungsarten zeigt die Tabelle "PDF-Optimierungsarten in OpenOffice 1.1".

Tabelle 1: PDF-Optimierungsarten in OpenOffice 1.1
Optimiert für BildschirmOptimiert für DruckOptimiert für Druckvorstufe
Auflösung600 dpi1200 dpi2400 dpi
Text und Liniengrafiken komprimiert?jajaja
Rasterbilder
NeuberechnungVerringern der Auflösung auf 72 dpibikubisches Verringern der Auflösung auf 300 dpibikubisches Verringern der Auflösung auf 300 dpi
Komprimierungautomatischautomatischautomatisch
Qualitätmittelhochmaximal
Monochrome Rasterbilder
NeuberechnungVerringern der Auflösung auf 300 dpibikubisches Verringern der Auflösung auf 1200 dpibikubisches Verringern der Auflösung auf 1200 dpi
KomprimierungCCITT Group 4CCITT Group 4CCITT Group 4

Abb. 1: In den PDF-Optionen stellen Sie ein, welche Seiten eines Dokuments exportiert werden sollen.

Manuelle Formatierungen mit Pfeiltaste beenden

Formatierungsbefehle, die Sie mit Hilfe der [Strg]-Taste aktivieren, beenden Sie ganz schnell, indem Sie auf [Pfeil nach rechts] drücken. Wenn Sie also beispielsweise [Strg-K] gedrückt haben, um den folgenden Text kursiv zu schreiben, kommen Sie mit [Pfeil nach rechts] zurück zum Standard-Zeichenformat des Absatzes. Zu den Formatierungsbefehlen gehören: Fett [Strg-F], Kursiv [Strg-K], Unterstrichen [Strg-U], doppelt unterstrichen [Strg-D], hoch- [Strg-H] und tiefgestellt [Strg-T].

Einfügemodus mit der Maus ändern

Wenn Sie die Taste [Einfg] drücken, schaltet OpenOffice vom Einfüge- in den Überschreibmodus -- und umgekehrt. Welcher Modus aktiviert ist, erkennen Sie an der Textmarkierung: Ein blinkender senkrechter Strich kennzeichnet den Einfügemodus, ein blinkender Block den Überschreibmodus.

Zusätzlich wird der gerade eingestellte Modus in der Statuszeile mit ÜBER oder EINFG angezeigt. Klicken Sie mit der Maus in dieses Feld der Statusleiste, erfolgt der Wechsel zum jeweils anderen Modus.

Sonderzeichen-Dialog aus Texteingabefeld starten

In allen Texteingabefeldern -- etwa im URL-Feld der Funktionsleiste oder den Eingabefeldern im Suchen & Ersetzen-Dialog -- können Sie ganz einfach ein Sonderzeichen (Häkchen, Herzchen etc.) einfügen, indem Sie den Sonderzeichen-Dialog mit [Umsch-Strg-S] öffnen.

Kein Zeilenumbruch zwischen zwei Wörtern

Sollen zwei Wörter am Ende einer Zeile nicht getrennt werden (beispielsweise die Abkürzung "z. B."), erreichen Sie das mit Hilfe eines geschützten Leerzeichens. Das geben Sie mit der Tastenkombination [Strg-Leertaste] ein.

Ähnlich verhält es sich mit dem Bindestrich zwischen zwei Wörtern. Sollen diese nach dem Bindestrich am Zeilenende nicht getrennt werden, fügen Sie einen geschützten Bindestrich mit der Tastenkombination [Umsch-Strg--] ein.

Text platzieren mit Hilfe eines Rahmens

Wollen Sie einen Text mitten auf einer Seite platzieren, tun Sie das am besten mit Hilfe eines Textrahmens. Markieren Sie zunächst den Text, der im Rahmen stehen soll. Danach wählen Sie Einfügen / Rahmen.

Im Dialogfenster Rahmen legen Sie im Bereich Größe zunächst die Maße des Rahmens fest. Dann schalten Sie im Bereich Verankerung die Option An der Seite an. Im Bereich Position wählen Sie für Horizontal und Vertikal die Option Mitte zu Gesamte Seite. Klicken Sie auf OK, um den Rahmen mit dem markierten Text zu positionieren.

Abb. 2: Um Text mittig auf einer Seite zu platzieren, stellen Sie ihn in einen Rahmen mit diesen Einstellungen.

Seitenformatierungen zurücknehmen geht nicht

Formatierungen zur Seitengestaltung sind beispielsweise die Kopfzeilen oder Seitenumrandungen. Diese stellen Sie ein über spezielle Befehle (z. B. Einfügen / Kopfzeile / Standard) oder über das Kommando Format / Seite. Wenn Sie etwas geändert haben und es zurücknehmen möchten, geht das allerdings nicht mit dem Befehl Bearbeiten / Rückgängig oder der Tastenkombination [Strg-Z]. Hier müssen Sie stattdessen den zuvor gewählten Befehl wiederholen oder die entsprechende Funktion im Seitenvorlagen-Dialog zurücknehmen.

Selbstdefinierten Umrandungsstil festlegen

Sie möchten für einen Text einen bestimmten Umrandungsstil festlegen? Wählen Sie Format / Seite und wechseln zum Register Umrandung. Unter Benutzerdefiniert suchen Sie die Seiten aus, an denen Umrandungslinien erscheinen sollen. Durch Klicken auf eine Seite in der Vorschau schalten Sie die Linien für diese Seite ein oder aus.

Im Bereich Linie wählen Sie dann einen Linienstil und die Farbe für die markierte Seite aus. Diese Prozedur wiederholen Sie für jede Seite der Umrandung. Rechts im Bereich Abstand zum Inhalt können Sie nun noch den Abstand zwischen den Umrandungslinien und dem Seiteninhalt festlegen. Klicken Sie abschließend auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Abb. 3: Einen bunten Rahmen um die Seite erzeugen Sie mit dem Befehl "Format / Seite" auf der Registerkarte "Umrandung".

Absatzvorlagen schnell übernehmen

Zwei aufeinander folgenden Absätzen weisen Sie mit Hilfe der Tastatur schnell dieselbe Absatzvorlage zu. Wenn Sie die Absatzvorlage des ersten Absatzes auch für den zweiten übernehmen wollen, setzen Sie die Markierung ans Ende des ersten Absatzes. Dann drücken Sie die [Entf]-Taste, bis der zweite Absatz angefügt ist. Danach drücken Sie die [Eingabe]-Taste.

Möchten Sie stattdessen die Absatzvorlage des zweiten Absatzes auf den ersten übertragen, klicken Sie an den Anfang des zweiten Absatzes. Jetzt drücken Sie die [Rück]-Taste, bis der zweite Absatz an das Ende des ersten Absatzes angefügt ist. Abschließend drücken Sie die [Eingabe]-Taste, um die Absätze wieder zu trennen.

Eigenen Umrandungsstil für Kopfzeilen definieren

Wenn Sie einen Umrandungsstil für eine Seite definieren, umschließt diese Umrandung auch die Kopf- und Fußzeilen. Das ist nicht immer erwünscht: Manchmal soll unter der Kopfzeile oder über der Fußzeile eine Linie stehen, sonst aber nicht.

Das kriegen Sie hin, indem Sie Format / Seite wählen und in das Register Kopfzeile oder Fußzeile wechseln. Klicken Sie auf Kopfzeile einschalten bzw. Fußzeile einschalten, legen die gewünschten Abstände und die Höhe fest und klicken auf Zusätze. Es öffnet sich der Dialog Umrandung / Hintergrund, in dem Sie auf der Registerkarte Umrandung Linienstil, -farbe und Schatten für die Kopf- bzw. die Fußzeile festlegen können.

Um eine Linie zwischen Kopfzeile und normalem Text zu erzeugen, klicken Sie auf die Unterkante des Quadrats im Fenster Benutzerdefiniert. Anschließend wählen Sie im Bereich Linie einen Linienstil und eine Farbe für die Linie aus. Bestätigen Sie zweimal mit OK, um das Ergebnis im Dokument zu sehen.

Abb. 4: Identischer Dialog: Die Umrandung einer Kopfzeile funktioniert genauso wie das Umranden einer Seite.

Mehr Platz zwischen Kopfzeile und Trennlinie

Wollen Sie mehr Platz zwischen dem Text der Kopfzeile und der darunter liegenden Linie haben? Um diesen Abstand einzustellen, wählen Sie Format / Seite und wechseln ins Register Kopfzeile. Schalten Sie die Option Synchronisieren aus und tragen einen Wert in das Feld Unten ein.

Hyperlink in ein Dokument einfügen

Hyperlinks können Sie entweder als Text oder als Schaltfläche in ein Dokument einfügen. Für beide gilt: Der sichtbare Text muss nicht der gleiche sein, er kann sich von dem URL unterscheiden.

Um einen Hyperlink einzufügen, blenden Sie mit Ansicht / Symbolleisten / Hyperlinkleiste zunächst die Hyperlinkleiste ein (zwischen Funktions- und Objektleiste). Tragen Sie den sichtbaren Text links in das Feld Name des URL und den vollständigen URL -- einschließlich der Protokollzusätze http:// oder file:// -- in das rechte Feld ein.

Nun setzen Sie die Markierung an die Stelle im Dokument, an der Sie den Hyperlink einfügen wollen. Klicken Sie auf das Symbol Link in der Hyperlinkleiste, und der Hyperlink wird als Text eingefügt.

Soll ein Hyperlink statt als Text als Schaltfläche eingefügt werden, klicken Sie, ohne die Maustaste loszulassen, auf das Symbol Link; aus dem darauf erscheinenden Symbolmenü wählen Sie die Option Als Button.

Per Hyperlink in einem Dokument bewegen

In Texten und Tabellen können Sie sich ebenfalls mit Hilfe von Hyperlinks bewegen. Soll in einem Text an eine bestimmte Stelle desselben Dokuments gesprungen werden, fügen Sie dort mit Einfügen / Textmarke eine Textmarke ein. Möchten Sie stattdessen zu einer Tabellenzelle verzweigen, geben Sie dieser Zelle mit Einfügen / Namen / Festlegen einen Namen.

Allerdings können Sie dokumentinterne Sprungmarken nicht mit Hilfe der Hyplerlinkleiste setzen. Wählen Sie stattdessen Einfügen / Hyperlink. Im Hyperlink-Dialog wählen Sie links zunächst Dokument. Dann tragen Sie im Bereich Sprungziel im Dokument das entsprechende ein -- oder Sie wählen eines über die Schaltfläche hinter dem Sprungziel-Feld.

Das Sprungziel ist nicht auf Text- und Bereichsnamen beschränkt: In Texten dürfen das Tabellen, Textrahmen, Grafiken, OLE-Objekte, Bereiche, Überschriften und Textmarken sein; in Tabellendokumenten haben Sie die Wahl zwischen einzelnen Tabellen, Bereichsnamen und Datenbankbereichen.

Unter Weitere Einstellungen tragen Sie in das Feld Text die Beschriftung des Hyperlinks ein. Als Form wählen Sie Text oder Button. Klicken Sie anschließend auf Übernehmen und auf Schließen, um zurück zum Text bzw. zur Tabelle zu gelangen.

Falls Sie sich nun wundern, dass Sie eine Hyperlink-Schaltfläche nicht anklicken können, hat das einen einfachen Grund: Nachdem Sie die Hyperlink-Schaltfläche erzeugt und das Dialogfenster geschlossen haben, befindet sich Writer bzw. Calc im so genannten Entwurfsmodus. Diesen müssen Sie zunächst ausschalten, um die Schaltfläche zu aktivieren. Dazu wählen Sie links in der Werkzeugleiste Formularfunktionen anzeigen, die fünfte Schaltfläche von oben. Im folgenden klicken Sie auf Entwurfsmodus an/aus, um die Hyperlink-Schaltfläche zu aktivieren.

Abb. 5: Mit Hyperlinks müssen Sie nicht nur ins Worldwide Web, Sie können sich auch schnell innerhalb eines Dokuments bewegen.

Text eines Hyperlinks ändern

Wenn Sie einen Hyperlink in einem Text eingefügt haben, können Sie dessen Bezeichnung auch nachträglich noch ändern. Da allerdings jedes Mal, wenn Sie sich mit dem Mauszeiger dem Hyperlink nähern, dieser von Editieren auf Ausführen umschaltet, müssen Sie anders vorgehen. Dazu haben Sie drei Möglichkeiten: Entweder Sie klicken mit gedrückter [Alt]-Taste in den Hyperlink; oder Sie bewegen die Markierung mit Hilfe der Pfeiltasten in den Hyperlink; oder aber Sie klicken in der Statusleiste in das Feld HYP, dass dort anschließend SEL steht. Jetzt können Sie den Text des Hyperlinks ändern.

Abb. 6: Klicken Sie in der Statusleiste auf "HYP", erscheint "SEL" und Sie können den Hyperlink bearbeiten.

Textteile vor bestimmten Benutzern verstecken

Über Feldbefehle und Bedingungen haben Sie Zugriff auf bestimmte Nutzerdaten (siehe Tabelle "Benutzervariablen in OpenOffice"). Diese können Sie beispielsweise hernehmen für Vergleiche mit bestimmten Zeichenketten. So können Sie zum Beispiel auf Nachnamen oder die Position eines Benutzers prüfen und in Abhängigkeit davon etwa einen Textbereich ausblenden.

Dazu markieren Sie zunächst den Text, der verborgen werden soll. Dann wählen Sie Einfügen / Bereich. Schalten Sie die Option Ausblenden ein und geben in das Feld Mit Bedingung zum Beispiel den Text user_position == "Position" ein, wobei "Position" für die Berufsbezeichnung des Benutzers steht, vor dem Sie den Text verbergen möchten. Klicken Sie anschließend auf Einfügen und speichern das Dokument.

Wollen Sie stattdessen für alle anderen diesen Textbereich ausblenden, schreiben Sie als Bedingung user_position != "Position" (!= steht für ungleich).

Allerdings ist das nur ein begrenzter Schutz, denn der Name des ausgeblendeten Bereichs ist im Navigator nach wie vor sichtbar. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Bearbeiten, können Sie den Bereich wieder mit Aufheben wieder einblenden.

Abb. 7: Wenn Sie Textteile vor neugierigen Blicken schützen wollen, blenden Sie diese in Abhängigkeit von bestimmten Benutzerdaten einfach aus.
Tabelle 2: Benutzervariablen in OpenOffice
Auf die folgenden Benutzervariablen können Sie bei der Definition einer Bedingung oder eines Feldbefehls zugreifen.
BenutzervariableBedeutung
user_companyFirma
user_firstnameVorname
user_lastnameNachname
user_initialsKürzel
user_streetStraße
user_zipcodePostleitzahl
user_cityOrt
user_countryLand/Region
user_titleTitel
user_positionPosition
user_tel_homeTelefon privat
user_tel_workTelefon geschätflich
user_faxFax
user_emailE-Mail-Adresse
user_stateStaat

Fixe oder variable Datumsfelder einfügen

Wenn Sie mit Einfügen / Feldbefehl / Datum das Datum in ein Dokument einfügen, wird dieses als fixes Datum eingefügt. Es wird also selbst dann nicht mehr verändert, wenn Sie die Datei zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen.

Möchten Sie das Datum hingegen variabel halten, damit es beim späteren Öffnen aktualisiert wird, dann wählen Sie stattdessen den Befehl Einfügen / Feldbefehl / Andere. Im Register Dokument klicken Sie links in der Liste Feldtyp auf Datum und in der Liste Auswahl auf Datum. Rechts wählen Sie das Format und bestätigen mit Einfügen.

Abb. 8: Um ein Datumsfeld einzufügen, dass ständig aktualisiert wird, wählen Sie in der Liste "Auswahl" den Eintrag "Datum".

Rechnen in Textdokumenten

In Texten oder darin enthaltenen Tabellen können Sie Berechnungen direkt einfügen. Klicken Sie dazu an die Stelle, wo Sie die Rechnung einfügen möchten. Nun drücken Sie [F2], um die Rechenleiste zu öffnen. Rechts in den Formelbereich tragen Sie Ihre Berechnung hinter dem Gleichheitszeichen ein (etwa 100*0,16) und drücken anschließend die [Eingabe]-Taste. Damit wird das Ergebnis an der Stelle der Markierung angezeigt.

Innerhalb einer Tabelle in einem Textdokument können Sie statt [F2] auch ein Gleichheitszeichen eingeben, um die Rechenleiste zu öffnen.

Formeln direkt im Text berechnen

Wenn Sie innerhalb eines Textes eine Formel eingeben, können Sie diese auch dort berechnen, ohne die Rechenleiste zu bemühen. Markieren Sie dazu die Formel, die nur Ziffern, Operatoren, Kommata, Dezimaltrenner, Leerzeichen und Währungskürzel enthalten darf. Eine Formel wie 2*3,35+4 ist folglich erlaubt, ebenso die Formel 2 * 3.350 + 4.

Dann wählen Sie Extras / Berechnen oder drücken [Strg-+]. Damit wird das Ergebnis in der Zwischenablage abgelegt. Anschließend setzen Sie die Markierung an die Stelle, wo Sie das Ergebnis einfügen möchten, und wählen Bearbeiten / Einfügen bzw. drücken [Strg-V]. (fan)

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