OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit der freien Büro-Suite erleichtern.

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Absätze verschieben per Tastatur

In OpenOffice 1.0 ist es die Voreinstellung: Die Tastenkombinationen [Strg-Pfeil nach oben] und [Strg-Pfeil nach unten] verschieben den Absatz, in dem die Markierung steht, über den vorhergehenden bzw. hinter den folgenden Absatz.

In OpenOffice 1.1 rüsten Sie das leicht nach: Wählen Sie dazu Extras / Anpassen und wechseln im folgenden Dialog auf die Registerkarte Tastatur. In der Liste Tastenkombinationen markieren Sie den Eintrag Strg+Unten. Unter Funktionen wählen Sie aus der Liste Bereich den Eintrag Bearbeiten. Anschließend markieren Sie in der Liste Funktionen den Eintrag Nach unten schieben und klicken auf die Schaltfläche Ändern. Damit hat die Tastenkombination [Strg-Pfeil nach unten] die gleiche Funktion wie unter OpenOffice 1.0 (Abbildung 1).

Für die zweite Funktion, einen Absatz nach oben zu verschieben, markieren Sie aus den Tastenkombinationen den Eintrag Strg+Oben. In der Liste Funktionen markieren Sie Nach oben schieben und klicken abermals auf Ändern. Mit OK weisen Sie die Tastenkombination zu.

Abb. 1: Funktionen aus dem Bereich "Bearbeiten" verschieben Absätze noch oben oder unten.

Rechnen in Textdokumenten

In Texten oder darin enthaltenen Tabellen können Sie unmittelbare Berechnungen einfügen. Klicken Sie dazu an die Stelle, an der Sie das Ergebnis einfügen möchten. Mit [F2] öffnen Sie die Rechenleiste. Dort tragen Sie rechts in den Formelbereich die Berechnung hinter dem Gleichheitszeichen ein (etwa 100*0,16) und drücken anschließend die [Eingabe]-Taste. Damit wird das Ergebnis an der Stelle der Markierung angezeigt, hier die Umsatzsteuer auf einhundert Euro.

In einer Tabelle in einem Textdokument können Sie statt [F2] auch ein Gleichheitszeichen eingeben, um die Rechenleiste zu öffnen.

Mehr Platz zwischen Kopfzeile und Trennlinie

Wollen Sie mehr Platz zwischen dem Text der Kopfzeile und der darunter liegenden Linie haben? Um diesen Abstand einzustellen, wählen Sie Format / Seite und wechseln ins Register Kopfzeile. Schalten Sie die Option Synchronisieren aus und tragen einen Wert in das Feld Unten ein.

Kein Zeilenumbruch zwischen zwei Wörtern

Sollen zwei Worte am Ende einer Zeile nicht getrennt werden (beispielsweise die Abkürzung "z. B."), geben Sie mit der Tastenkombination [Strg-Leertaste] ein geschütztes Leerzeichen ein.

Ähnlich verhält es sich mit dem Bindestrich zwischen zwei Wörtern. Sollen diese am Zeilenende nicht am Bindestrich getrennt werden, fügen Sie einen geschützten Bindestrich mit der Tastenkombination [Umsch-Strg--] ein.

Tabellenvorlagen an Euro anpassen

Für Tabellen im Text liefert OpenOffice 16 verschiedene Vorlagen, aus denen Sie -- sofern sich die Markierung in der Tabelle befindet -- mit dem Befehl Format / AutoFormat eine zuweisen können. Das ändert unter Umständen das Zahlenformat, die Ausrichtung, die Schriftart, die Umrandung oder das Muster (also die Hintergrundgestaltung mit Farben).

Einen Nachteil haben die fünf enthaltenen Währungsvorlagen: Sie beharren fest auf der alten DM, auch wenn die Währungsumstellung auf den Euro schon Geschichte ist -- sogar unabhängig von der unter Extras / Optionen / Spracheinstellungen / Sprachen eingestellten Standardwährung. Doch das können Sie leicht ändern. Erzeugen Sie zunächst über Einfügen / Tabelle eine Tabelle und ändern Sie im Dialogfenster Tabelle einfügen die Zahl der Zeilen auf einen höheren Wert, etwa 5. Anschließend klicken Sie auf AutoFormat und wählen im folgenden Dialog eines der Währungsformate. Bestätigen Sie mit OK und anschließend noch einmal mit OK, um die Tabelle einzufügen.

Markieren Sie die Zellen, in denen Geldbeträge stehen sollen, also ab der Zelle B2 bis zur letzten Zelle unten rechts. Wählen Sie Format / Zahlenformat und im folgenden Dialog aus der Aufklappliste Format den Eintrag ¤ Deutsch (Deutschland). Die anderen Werte belassen Sie und bestätigen mit OK.

Klicken Sie einmal in die Tabelle, um die Zellauswahl aufzuheben. Jetzt öffnen Sie mit Format / AutoFormat den Dialog Autoformat. Markieren Sie in der Liste der Formate das Währungsformat der Tabelle und Löschen es. Die folgende Abfrage bestätigen Sie mit OK. Dann klicken Sie auf Hinzufügen, tragen als Namen den soeben gelöschten ein und bestätigen abermals mit OK.

Damit haben Sie die Währungstabelle ersetzt (Abbildung 2). Ersetzen Sie auf die gleiche Weise die anderen vier Währungs-Tabellenformate.

Abb. 2: Euro statt D-Mark: Ersetzen Sie die vorformatierten Währungstabellen durch die neue Währung.

Tabellen mit Linien, Farben und Formaten

Falls Ihnen die vorgegebenen Autoformate für Tabellen nicht zusagen, kreieren Sie doch einfach eigene. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie ändern ein bestehendes Autoformat oder Sie entwerfen Ihr eigenes. Legen Sie zunächst über Einfügen / Tabelle eine Tabelle mit fünf Spalten und fünf Zeilen an. Schalten Sie Option Umrandung aus, sofern Sie die Felder nur über unterschiedliche Hintergrundfarben voneinander abgrenzen wollen. OK erzeugt die Tabelle im Dokument.

Färben Sie die Tabelle ein: Markieren Sie die Zellen der obersten Reihe der Tabelle für die Hintergrundfarbe der Überschriften. Wählen Sie Format / Tabelle und wechseln im Dialogfenster Tabellenformat zum Register Hintergrund. Belassen Sie in der Liste Als den Eintrag Farbe; eine Grafik lässt sich im Tabellen-Autoformat nicht nutzen. Bei Für wählen Sie die Zelle. Anschließend klicken Sie auf eine der 91 vordefinierten Farben. Mit OK übernehmen Sie die Einstellung.

Sollen in der linken Spalte ebenfalls noch Überschriften stehen, markieren Sie die Spalte komplett und wiederholen die Prozedur; das gilt auch für andere Zellen, die eingefärbt werden sollen.

Als nächstes passen Sie die Schriften der Tabelle an. Zu viele machen die Tabelle unübersichtlich, weniger ist hier oft mehr -- vielleicht eine für die Überschriften, eine für die Tabelleninhalte und eine dritte für die Ergebnisse. Markieren Sie die jeweiligen Zellen und wählen Format / Zeichen und passen für jeden Bereich die Schrift an. Über Format / Absatz legen Sie anschließend auf der Registerkarte Ausrichtung fest, ob die Schrift zentriert, links- oder rechtsbündig laufen soll.

Soll vor der letzten Spalte und der letzten Zeile ein Strich erscheinen, etwa um Summen abzugrenzen, markieren Sie zunächst die Zellen der letzten Spalte. Anschließend wechseln Sie über den Befehl Format / Tabelle auf die Registerkarte Umrandung. Dort weisen Sie der letzten Spalte per Klick links eine Linie zu und bestätigen mit OK. Anschließend markieren Sie die Zellen der unteren Zeile, wechseln abermals in den Format-Dialog und klicken auf der Registerkarte Umrandung unter Benutzerdefiniert auf den oberen Rand, um dort eine Linie zu erzeugen.

Nun passen Sie über den Befehl Format / Zahlenformat noch das Zahlenformat an. Auch dafür müssen Sie zuvor die entsprechenden Zellen markieren. Wählen Sie z.B. Zahl oder Währung und bestätigen mit OK.

Abschließend speichern Sie die Tabelle als Autoformat-Vorlage. Wählen Sie Format / AutoFormat und klicken auf Hinzufügen. Tippen Sie einen Namen für die Vorlage und bestätigen mit OK (Abbildung 3).

Abb. 3: Eigene Vorlage: Nachdem Sie die Tabelle gestaltet haben, speichern Sie sie als Autoformat-Tabelle.

Die Farbe einer Zeile sichtbar machen

Beim Einfärben einer Tabelle gibt es eine bestimmte Rangfolge: Zelle geht vor Zeile geht vor Tabelle. Wenn Sie also eine andere Farbe für eine Zelle wählen, wird der Farbwert einer Zeile überpinselt, so wie die Zeile die Tabelle übertüncht. So verborgene Farbschichten erhalten Sie zurück, indem Sie den Zellen oder Zeilen wieder den ursprünglichen Wert (Keine Füllung) zuweisen.

Tabellen-Autoformate verteilen

Um ein Tabellen-Autoformat firmenweit einzusetzen oder an Freunde weiterzugeben, kopieren Sie die Datei autotbl.fmt aus dem Verzeichnis user/config/ Ihrer OpenOffice-Installation auf den anderen Rechner in das gleiche Verzeichnis. Das liegt meist im (möglicherweise versteckten) OpenOffice-Ordner unterhalb des Home-Verzeichnisses.

Datumsfeldbefehl in Text umwandeln

Sie können ein Datum, die Seitennummer oder andere Feldbefehle mit wenigen Schritten in normalen Text umwandeln; anschließend wird dieser Feldbefehl nicht mehr aktualisiert. Eine Rückumwandlung in einen Feldbefehl ist ebenfalls nicht mehr möglich.

Um den Feldbefehl umzuwandeln, markieren Sie ihn mit Hilfe der [Umschalt]- und der [Strg]-Taste. Dann wählen Sie Bearbeiten / Ausschneiden und Bearbeiten / Inhalte einfügen. Im folgenden Dialog wählen Sie aus der Liste Auswahl die Option Unformatierter Text und klicken auf OK. Damit wird der Wert des Feldes an der gleichen Stelle als normaler Text eingefügt.

Text vor einer Tabelle am Seitenanfang einfügen

Um Text vor einer Tabelle einzufügen, die am Seiten- oder Dokumentanfang beginnt, klicken Sie in die erste Tabellenzelle (vor deren Inhalte) und drücken dann die [Eingabe]-Taste. Das fügt vor der Tabelle einen Absatz ein und verschiebt die Tabelle um eine Zeile nach unten.

Horizontale Schmucklinien in Text einfügen

OpenOffice hat über 20 Grafiken, die auch als Schmucklinien in Texte dienen können. Dazu klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der Sie die Linie einfügen möchten. Anschließend wählen Sie Einfügen / Horizontale Linie. Im folgenden Dialogfenster markieren Sie in der Liste Auswahl die gewünschte Linie und fügen Sie mit OK in den Text ein (Abbildung 4).

Abb. 4: Schmucker Strich: Eine 3 Millimeter breite und 14 Zentimeter lange Schmucklinie fügen Sie über diesen Dialog in ein Dokument ein.

Schmucklinie auf Seitenbreite aufziehen

Eine über den Befehl Einfügen / Horizontale Linie eingefügte Schmucklinie wird als Zeichen im aktuellen Absatz verankert und zwischen den Seitenrändern zentriert. Um sie über die gesamte Seitenbreite auszudehnen, klicken Sie doppelt auf die Linie -- das öffnet den Dialog Grafik. Auf der Registerkarte Typ tragen Sie als Breite 21 (für 21 Zentimeter, die Breite eines DIN-A4-Bogens) ein (Abbildung 5). Klicken Sie auf OK, erstreckt sich die Linie auf die gesamte Breite abzüglich der Seitenränder.

Abb. 5: Schmucklinie auf Seitenbreite aufziehen: Tragen Sie als Breite 21 Zentimeter ein, OpenOffice passt das automatisch zwischen den Seitenrändern ein.

Drag & Drop innerhalb von OpenOffice

Textstellen, Objekte aus Zeichnungen, Grafiken, Formularfunktionen, Hyperlinks, Zellbereiche und andere Objekte können Sie zwischen OpenOffice-Dokumenten mit der Maus verschieben, kopieren oder auch nur als Verknüpfung anlegen. Ob ein Objekt verschoben wird, erkennen Sie am Mauszeiger, an dem unten ein kleines Rechteck angehängt ist. Wird ein Objekt kopiert (mit Hilfe der [Strg]-Taste), steht dort zusätzlich ein Pluszeichen, und bei einer Verknüpfung oder eines Hyperlinks ([Umschalt]- und [Strg]-Taste gleichzeitig gedrückt) ein kleiner Pfeil.

Wollen Sie während des Drag & Drop-Vorgangs diesen rückgängig machen, drücken Sie noch vor dem Loslassen der Maustaste die [Esc]-Taste.

Grafik in die Gallery übernehmen

Eine Grafik aus einem Textdokument können Sie per Drag & Drop in die OpenOffice-Gallery übernehmen. Öffnen Sie mit Extras / Gallery die Gallery und klicken Sie auf das Thema, in das Sie die Grafik aufnehmen wollen. Beachten Sie, dass Sie als normaler Benutzer in den meisten Bereichen kein Schreibrecht haben, stets jedoch im Themenbereich Eigenes Thema -- dies wird im eigenen Home-Verzeichnis gespeichert.

Um die Grafik in das Thema zu übernehmen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Grafik, ohne zu klicken. Verwandelt sich der Mauszeiger dabei in eine Hand mit Zeigefinger, ist ein Hyperlink mit der Grafik verbunden; in dem Fall klicken Sie mit gedrückter [Alt]-Taste auf die Grafik, um sie auszuwählen. Verwandelt sich der Mauszeiger nicht in eine Hand, klicken Sie die Grafik zum Auswählen einfach an.

Klicken Sie erneut auf die Grafik und halten dabei die Maustaste ein paar Sekunden gedrückt, ohne die Maus zu bewegen. Sobald der Mauszeiger die Form des Drag & Drop-Symbols annimmt, können Sie die Grafik in die Gallery ziehen.

Tabellenzeilen und -spalten einfügen

Sie können Tabellenzeilen und -spalten ganz einfach mit Hilfe der Tastatur einfügen oder löschen. Um eine neue Zeile einzufügen, setzen Sie die Markierung in eine beliebige Zelle, drücken [Alt-Einfg] und dann [Pfeil nach oben], um eine Zeile vor der aktuellen Zelle einzufügen oder [Pfeil nach unten], um dahinter eine Zeile einzufügen.

Noch schneller fügen Sie eine neue Zeile am Ende einer Tabelle an: Setzen Sie die Markierung rechts in die letzte Tabellenzelle und drücken dann die [Tab]-Taste.

Ähnlich funktioniert das auch mit dem Einfügen von Spalten: Drücken Sie [Alt-Einfg] und anschließend [Pfeil nach links] für eine Spalte vor, bzw. [Pfeil nach rechts] für eine neue Spalte nach der aktuellen Zelle.

Tabellenzeilen und -spalten löschen

Um eine Tabellenzeile mit Hilfe der Tastatur zu löschen, setzen Sie die Markierung in eine Zelle der zu löschenden Zeile, drücken [Alt-Entf] und danach [Pfeil nach oben] oder [Pfeil nach unten].

Wollen Sie eine Tabellenspalte löschen, drücken Sie ebenfalls [Alt-Entf] und dann aber [Pfeil nach links] bzw. [Pfeil nach rechts].

Text an Freihandlinie ausrichten

OpenOffice bietet mit FontWork ein umfangreiches Werkzeug für das Bearbeiten von Text. So können Sie damit ganz einfach Text an einer Freihandlinie ausrichten. Für eine Freihandlinie klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Zeichenfunktionen anzeigen und dann in der Symbolleiste Zeichenfunktionen auf Freihandlinie.

Zeichnen Sie mit Hilfe der Maus die Linie, an der Sie den Text ausrichten möchten. Klicken Sie danach doppelt auf die Linie und schreiben den gewünschten Text. Anschließend wählen Sie Format / FontWork. Klicken Sie in der ersten Schaltflächenreihe auf das Symbol Drehen und schließen den Dialog danach wieder (Abbildung 6).

Abb. 6: Text an Freihandlinie ausrichten: Mit Hilfe des FontWork-Werkzeugs ist das Anpassen des Texts an eine krumme Linie kein Problem.

Text an einer geraden Linie ausrichten

Im Gegensatz zum Ausrichten an einer Freihandlinie funktioniert das Ausrichten von Text an einer geraden Linie etwas anders. In der Abreißleiste Zeichenfunktionen klicken Sie auf das Werkzeug Linie. Anschließend ziehen Sie im Dokument die Linie, an der Sie den Text ausrichten wollen. Danach klicken Sie doppelt auf diese Linie, und schreiben den gewünschten Text (Abbildung 7).

Klicken Sie nun an eine andere Stelle im Dokument, wird der Text an der Linie ausgerichtet. Allerdings ist die Linie noch zu sehen -- das ist ärgerlich, da die Linie genau durch den Text verläuft. Das ändern Sie, indem Sie die Linie anklicken und in der Objektleiste im Feld Linienstil die oberste Option Unsichtbar wählen.

Abb. 7: Text an gerader Linie positionieren: Genauso wie an einer Freihandlinie können Sie Text auch entlang einer schnurgeraden Linie aufreihen.

Textobjekte mit FontWork bearbeiten

Mit Hilfe des FontWork-Befehls lassen Sie Text im Bogen oder um eine schräge Kante laufen. Außerdem können Sie den Text ausrichten und neu positionieren, sowie mit einem Schatten oder einem Umriss versehen. Sie können FontWork allerdings nur bei Text verwenden, der innerhalb eines Text- oder Zeichenobjekts steht -- zum Beispiel in einem Textrahmen. Dann steht auch der Befehl Format / FontWork zur Verfügung (Abbildung 8). Wählen Sie aus mehreren Möglichkeiten:

• Zum Ändern der Textform klicken Sie im oberen Feld auf eine Linienart und dann in der ersten Schaltflächenreihe auf einen Umlaufstil.

• Die Schaltflächen der zweiten Reihe dienen dazu, den Text auszurichten, die Textflussrichtung zu ändern oder den Text so zu skalieren, dass er sich dem Textobjektrahmen anpasst.

• Wollen Sie die Textabstände ändern, geben Sie andere Werte in die Felder Abstand bzw. Einzug ein.

• In der unteren Schaltflächenreihe können Sie zum Beispiel Schatten anwenden oder die Buchstaben umranden.

Abb. 8: Effektvoll: Mit FontWork können Sie Text um Linien drehen oder mit Schatten versehen.

Autoformat-Tabelle nur teilweise nutzen

Ein Tabellen-Autoformat muss nicht immer komplett angewandt werden. Sie können auch nur bestimmte Teile übernehmen. Dazu wählen Sie Einfügen / Tabelle und dann AutoFormat oder wählen in einer vorhandenen Tabelle den Befehl Format / AutoFormat. Markieren Sie das gewünschte Autoformat und klicken auf die Schaltfläche Zusätze. Damit wird der untere Teil des Dialogfensters ausgeklappt. Dort können Sie unter Formatierung die Bereiche abwählen, die nicht in der Tabelle erscheinen sollen (Abbildung 9). Mit OK übernehmen Sie hinterher das Gerüst in die Tabelle (fan).

Abb. 9: Wenn Sie nur bestimmte Teile einer Tabelle nutzen wollen, wählen Sie im Bereich "Formatierung" einige ab.

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