Das freie Office-Paket beherrschen Tipps und Tricks zu OpenOffice von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit der freien Büro-Suite erleichtern.

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Schnell zu einer Textmarke springen

Haben Sie Textmarken im Dokument gesetzt, können Sie schnell zu einer beliebigen springen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Seite links unten in der Statusleiste. Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü mit allen Textmarken. Wählen Sie eine per Klick und der Cursor wechselt dorthin.

Gerade und ungerade Seiten mit anderen Vorlagen

OpenOffice kann geraden und ungeraden Seiten eines Dokuments automatisch verschiedene Seitenvorlagen zuweisen. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie unterschiedliche Kopf- oder Fußzeilen brauchen, wie es oft in Fachbüchern zu sehen ist.

Öffnen Sie dazu den Stylist über Format / Stylist und klicken in der Leiste oben auf das Symbol Seitenvorlagen. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage Linke Seite und wählen Ändern im Kontextmenü. Im Register Verwalten wählen Sie im Dropdown-Feld Folgevorlage die Vorlage Rechte Seite und klicken danach auf OK (Abbildung 1).

Das Gleiche machen Sie anschließend auch mit der Seitenvorlage Rechte Seite, nur dass Sie im Dropdown-Feld Folgevorlage als Vorlage die Linke Seite wählen.

Nun gehen Sie im Dokument auf die erste Seite und klicken im Stylist in der Liste der Seitenvorlagen doppelt auf die Vorlage Rechte Seite. OpenOffice weist den Folgeseiten automatisch die gewünschten Vorlagen zu.

Abb. 1: Wenn Sie für linke und rechte Seiten unterschiedliche Vorlagen einsetzen, weisen Sie jeweils die andere als Folgevorlage zu.

Seitenvorlagen mit Kopf- und Fußzeilen versehen

Wenn Sie einer Seitenvorlage eine Kopf- oder Fußzeile zuweisen wollen, wählen Sie Einfügen / Kopfzeile bzw. Einfügen / Fußzeile und klicken im folgenden Untermenü auf die Seitenvorlage, deren Kopf- bzw. Fußzeile Sie bearbeiten wollen. Im Dokument erscheint ein Kopf- bzw. Fußzeilenrahmen, in dem schon die Markierung steht. Sie können nun den Text eingeben.

Info über Seitenvorlage

Welche Seitenvorlage die aktuelle Seite hat, erkennen Sie aus der Statusleiste. Dort steht im Feld rechts neben der Seitenangabe die Vorlage der jeweils aktuellen Seite.

Keine Kopf- und Fußzeilen auf der Titelseite

Sind im Dokument Kopf- oder Fußzeilen definiert, sollen diese aber nicht auf der ersten Seite des Textes stehen, weisen Sie ihr die Vorlage Erste Seite zu. Dazu wählen Sie Format / Stylist und klicken in der Leiste oben auf das Symbol Seitenvorlagen. In der folgenden Liste klicken Sie doppelt auf die Vorlage Erste Seite, die daraufhin der aktuellen Seite zugewiesen wird.

Achtung: Haben Sie vorher den Folgeseiten andere Seitenvorlagen zugewiesen, müssen Sie das wiederholen. Denn die Vorlage Erste Seite hat als Folgevorlage Standard definiert, die damit den folgenden Seiten zugewiesen wird.

Beschriftungen einfügen

In Texte können Sie Tabellen, Grafiken, Zeichnungen und sogar weitere Texte (in einem Textrahmen) integrieren und diesen jeweils eine fortlaufend nummerierte Beschriftung verpassen. Sobald Sie eine Beschriftung einfügen, werden das ausgewählte Objekt und der Text der Beschriftung zusammen in einen Rahmen gesetzt. Der Vorteil: Sie können das Objekt samt Beschriftung verschieben.

Um eine Beschriftung zu definieren, markieren Sie das Objekt, das Sie beschriften möchten. Dann wählen Sie Einfügen / Beschriftung. Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen im Kontextmenü den Befehl Beschriftung. Daraufhin öffnet sich der gleichnamige Dialog.

Im Dropdown-Feld Kategorie wählen Sie eine der vorhandenen vier (Abbildung, Tabelle, Text oder Zeichnung) oder tragen selbst eine ein, zum Beispiel Abb. statt Abbildung. Oberhalb des Feldes sehen Sie eine Vorschau der Beschriftung.

Suchen Sie dann die Nummerierung aus. Voreingestellt ist Arabisch (1 2 3); Sie können auch römische Ziffern oder Buchstaben benutzen.

In die nächste Zeile kommt der Beschriftungstext. Wollen Sie beispielsweise hinter der Kategorie und der Nummer der Beschriftung einen Doppelpunkt oder einen Gedankenstrich setzen, tragen Sie diesen hier als erstes ein, also etwa : Anfahrtsskizze zum Warenlager (Abbildung 2).

Anschließend wählen Sie die Position der Beschriftung (Unterhalb, Oberhalb) und ob Sie die Umrandung und Schatten übernehmen wollen. Möchten Sie keinen Rahmen um die Beschriftung, schalten Sie diese Option aus.

Den Objektnamen - er wird im Navigator angezeigt - können Sie unverändert lassen.

Abb. 2: Ins Dialogfenster "Beschriftung" tragen Sie den Bildtext ein.

Nummern der Beschriftung aktualisieren

Wenn Sie ein Objekt mit Beschriftung verschieben und die Beschriftungsnummern werden nicht automatisch aktualisiert helfen Sie nach, indem Sie die Funktionstaste [F9] drücken.

Objekte automatisch beschriften

OpenOffice beschriftet in einen Text eingefügte Objekte wie Grafiken, Zeichnungen, Formeln oder Tabellen auf Wunsch automatisch. Um diese Funktion einzuschalten, wählen Sie Extras / Optionen / Textdokument / Allgemein und markieren im Bereich Beschriftung die Option Automatisch. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben Objektauswahl. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Objekte, die OpenOffice automatisch beschriften soll. Ändern Sie für jedes Objekt bei Bedarf noch rechts die Einstellungen, und klicken zweimal auf OK (Abbildung 3).

Abb. 3: Welche Objekte automatisch beschriftet werden sollen, legen Sie in diesem Dialog fest.

Schrift der Beschriftung ändern

Wenn Sie für Beschriftungen eine andere Schriftart möchten, müssen Sie nicht jede einzeln ändern. Jede Beschriftung wird nämlich automatisch mit einer Absatzvorlage formatiert, die dem Namen der Beschriftungskategorie entspricht.

Es gibt daher in jedem OpenOffice-Dokument die Absatzvorlagen Abbildung, Tabelle, Text und Zeichnung, sobald Sie eines dieser Objekte einfügen. Die Schrift der Vorlage ändern Sie, indem Sie Format / Vorlagen / Katalog wählen. Markieren Sie die zu ändernde Vorlage und klicken auf Ändern.

Im folgenden Dialogfenster wechseln Sie zum Register Schrift. Dort ändern Sie Schriftart, -schnitt oder -größe (Abbildung 4) und klicken anschließend zwei mal auf OK, um zurück zum Text zu gelangen.

Abb. 4: Wenn Sie den Font in der Absatzvorlage ändern, gilt das für alle so formatierten Beschriftungen.

Nummernkreise definieren und einfügen

Nummernkreise dienen in der Fakturierung der automatischen Erzeugung von Nummern für Bestellscheine, Lieferscheine, Rechnungen oder ähnliches. Auch OpenOffice kennt diesen Begriff, etwa um gleiche Elemente wie Tabellen, Grafiken oder Textrahmen in einem Dokument automatisch zu nummerieren. Allerdings nur im aktuellen Dokument, denn selbst definierte Felder sind nur dort verfügbar.

Nummernkreise definieren Sie so: Wählen Sie Einfügen / Feldbefehl / Andere oder drücken [Strg-F2]. Wechseln Sie im folgenden Dialog zum Register Variablen. In der Liste Feldtyp markieren Sie den Eintrag Nummernkreis. Klicken Sie in der Liste Auswahl auf einen der Einträge Abbildung, Tabelle, Text oder Zeichnung. Alternativ definieren Sie eine weitere Variable, die Sie ins Feld Name eintragen. Wählen Sie rechts aus der Liste das Nummerierungsformat. Geben Sie dann entweder im Feld Wert eine Zahl ein oder lassen es frei für die automatische Nummerierung. Oder wählen Sie im Feld Ebene die Gliederungsebene, bei der die Nummerierung zurückgesetzt werden soll.

Klicken Sie auf Einfügen und auf Schließen, um zum Text zurückzukehren.

Kapitelnummern in die Beschriftung aufnehmen

Lange Dokumente sind meist untergliedert in Kapitel. Dadurch sind Abbildungen und Tabellen ebenfalls entsprechend untergliedert und nicht einfach durchnummeriert. So wird eine Tabelle beispielsweise mit Tabelle 2-1 beschriftet, wenn sie die erste Tabelle des zweiten Kapitels ist.

Auch diese Beschriftungsvariante erledigt OpenOffice automatisch für Sie -- wenn drei Bedingungen erfüllt sind:

• Ihr Dokument muss in Kapitel unterteilt sein.
• Die Kapitelüberschriften müssen eine der vordefinierten Absatzvorlagen für Überschriften verwenden.
• Den Absatzvorlagen für die Überschriften muss eine Nummerierungsoption zugewiesen sein.

Sind diese Voraussetzungen geschaffen (siehe Tipp "Vorlage für Kapitelnummerierung erzeugen"), können Sie die Kapitelnummern in die Beschriftungen aufnehmen: Markieren Sie zunächst das Objekt, dem Sie eine Beschriftung zuweisen wollen. Dann wählen Sie Einfügen / Beschriftung. Füllen Sie das Dialogfenster aus, wie im Tipp "Beschriftungen einfügen" beschrieben.

Danach klicken Sie auf Optionen. Es erscheint das Dialogfenster Nummernkreis Optionen. Legen Sie dort im Feld Ebene fest, wie viele Überschriftenebenen (Keine oder 1 bis 10) in die Kapitelnummerierung eingeschlossen werden sollen.

Im Feld Trenner steht das Trennzeichen zwischen Kapitel- und Beschriftungsnummer. Tragen Sie hier ein beliebiges Zeichen ein und klicken zweimal auf OK (Abbildung 5).

Abb. 5: Bestimmen Sie die Überschriftenebenen, die bei der Nummerierung berücksichtigt werden, und das Trennzeichen zwischen Kapitel- und Beschriftungsnummer.

Vorlage für Kapitelnummerierung erzeugen

Eine Vorlage für Kapitelnummerierung lohnt sich in einem großen Dokument. Um eine Vorlage zu erstellen, mit der die Kapitel Ihren Wünschen gemäß nummeriert werden, wählen Sie den Befehl Extras / Kapitelnummerierung.

Auf dem Register Nummerierung wählen Sie zunächst links die Ebene, für die Sie die Kapitelnummerierung festlegen wollen. Rechts daneben im Feld Absatzvorlage sind jeder Ebene standardmäßig die Absatzvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 10 zugeordnet. Ändern Sie das nach Belieben.

Im Feld Nummer legen Sie die Nummerierungsvorlage für Kapitelüberschriften fest, z. B. Zahlen (1, 2, 3, ...), Buchstaben (A, B, C, ...) oder Keine. Im Feld Zeichenvorlage können Sie eine Zeichenvorlage auswählen, die für die Nummerierung benutzt wird. Denkbar ist zum Beispiel eine Vorlage mit weißer Schrift, die grau umrahmt ist (siehe Tipp "Zeichenvorlage für Nummerierung").

Das Feld Vollständig ist erst ab der zweiten Kapitelebene aktiv. Dort können Sie auf jeder weiteren Ebene festlegen, wie viele der Gliederungsebenen in die Kapitelnummerierung eingeschlossen werden.

Im Bereich Trennzeichen geben Sie bei davor an, was vor der Kapitelnummer stehen soll, und was dahinter. Im Feld davor könnten Sie etwa auf der ersten Ebene das Wort "Kapitel" und ein Leerzeichen schreiben; in dahinter bietet sich ein Leerzeichen an, sofern Sie nicht den Abstand zwischen Kapitelnummern und Kapitelüberschriften genauer im Register Position über den Befehl Mindestabstand Nummer <-> Text bestimmen wollen.

Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Form, können Sie die soeben definierte Kapitelnummerierung speichern. Diese steht dann in allen Textdokumenten zur Verfügung (Abbildung 6).

Abb. 6: Festgelegt bis zu fünften Gliederungsebene: Erzeugen Sie Vorlagen für die Kapitelnummerierungen.

Kapitelnummerierung schnell erzeugen

Sollen die einzelnen Kapitelebenen nicht unterschiedlich formatiert sein, erzeugen Sie auf einfache Weise eine Nummerierungsvorlage: Wechseln Sie über Extras / Kapitelnummerierung zum Register Nummerierung. Wählen Sie aus der Liste Ebene den Eintrag 1-10 und tragen unter Vollständig den Wert 10. Mit OK weisen Sie die Kapitelnummerierung dem Dokument zu.

"Standard"-Kapitelnummerierung speichern

Speichern Sie in OpenOffice mit Extras / Kapitelnummerierung bis zu neun verschiedene Nummerierungen. Das Zuweisen ist schnell erledigt -- die Nummerierung zu entfernen ist hingegen aufwendig.

Sie vereinfachen das, indem Sie die ursprünglich eingestellten Werte als "Standard"-Kapitelnummerierung speichern. Dazu klicken Sie auf Form und wählen im Untermenü den Befehl Speichern als. Geben Sie im Folgedialog einen Namen für die nummernlose Vorlage - zum Beispiel keine Nummerierung und klicken auf OK (Abbildung 7).

Anschließend suchen Sie aus dem Form-Menü eine gespeicherte Nummerierungsart aus, die Sie mit OK auf das gesamte Dokument übertragen.

Sollten Sie bereits eine Kapitelnummerierung festgelegt haben, müssen Sie zunächst alle Werte auf die ursprünglichen zurückstellen: die Ebenen auf die korrespondierenden Überschrift-Absatzvorlagen, Nummer und Zeichenvorlage auf Keine, bei Vollständig den jeweils höchst möglichen Wert, keine Trennzeichen davor und dahinter, Beginn bei für jede Ebene auf den Wert 1.

Abb. 7: Eine "Standard"-Nummerierung erleichtert das Entfernen der Kapitelnummern.

Zeichenvorlage für Nummerierung

Um die Nummerierung für verschiedene Kapitelebenen etwas peppiger zu gestalten, definieren Sie eine spezielle Zeichenvorlage. Das geht schnell und leicht aus einer Textauswahl. Schreiben Sie ein Zeichen oder ein Wort und markieren es. Dann formatieren Sie es über Format / Zeichen nach Ihren Vorstellungen. Sie könnten zum Beispiel den Zeichenhintergrund ändern oder die Zeichenfarbe.

Nachdem Sie den Formatdialog mit OK geschlossen haben, öffnen Sie mit dem Kommando Format / Stylist (oder durch Drücken der Funktionstaste [F11]) den Stylist. Wechseln Sie oben in der Symbolleiste zu den Zeichenvorlagen. Dann klicken Sie auf Neue Vorlage aus Selektion und tragen im folgenden Dialog einen Vorlagennamen ein. Bestätigen Sie mit OK, und die Vorlage wird erzeugt.

Damit diese Zeichenvorlage sich anschließend auf die Kapitelnummerierung erstreckt, wählen Sie Extras / Kapitelnummerierung und auf dem Register Nummerierung des Folgedialogs für jede Ebene die zuvor definierte Vorlage im Feld Zeichenvorlage aus (Abbildung 8).

Abb. 8: Farbige Nummerierungen für Kapitelüberschriften erstellen Sie mit einer Zeichenvorlage.

Kapitelangaben in Kopf- und Fußzeilen

Damit Kapitelname und -nummer in Kopf- oder Fußzeile stehen, müssen Sie zuvor über Extras / Kapitelnummerierung eine Vorlage erzeugen (siehe Tipp "Vorlage für Kapitelnummerierung erzeugen") und diese per OK den Kapitelüberschriften im Dokument zuweisen.

Dann wählen Sie Einfügen / Kopfzeile bzw. Einfügen / Fußzeile und im Untermenü die Seitenvorlage der aktuellen Seite. Öffnen Sie anschließend über Einfügen / Feldbefehl / Andere oder [Strg-F2] das Dialogfenster Feldbefehle. Klicken Sie im Register Dokument in der Liste Feldtyp auf den Eintrag Kapitel. Nun können Sie rechts in der Liste Format einen der vier Einträge Kapitelname, Kapitelnummer, Kapitelnummer ohne Trennzeichen oder Kapitelnummer und Name wählen.

Klicken Sie auf Einfügen und Schließen (Abbildung 9). Jede Seite mit der aktuellen Seitenvorlage hat nun in der Kopf- oder Fußzeile der gewählten Eintrag.

Abb. 9: Über den Dialog "Feldbefehle" fügen Sie in Kopf- oder Fußzeile Kapitelinformationen ein - allerdings nur, wenn im Dokument Kapitelüberschriften zugewiesen sind.

Kapitelnummerierungen exakt ausrichten

Über Extras / Kapitelnummerierung können Sie auf dem Register Position die Kapitelnummerierung jeder einzelnen Ebene anpassen. Klicken Sie unter Ebene auf 1-10, wenn die Änderungen für alle Ebenen gelten sollen. Sie haben folgende Einstellmöglichkeiten:

• Einrückung: der Abstand zwischen linkem Seitenrand und linkem Rand des Nummerierungssymbols; ist in der aktuellen Absatzvorlage schon ein Einzug definiert, wird der hier eingegebene Abstand hinzugefügt.
• Relativ: diese Option rückt die aktuelle Ebene relativ zur vorigen Gliederungsebene ein.
• Abstand zum Text: Abstand zwischen dem rechten Rand des Nummerierungszeichens und dem linken Textrand.
• Mindestabstand Nummer <-> Text: Mindestabstand zwischen Nummerierungszeichen und erster Zeile im Absatz.
• Ausrichtung der Nummerierung: legt die Ausrichtung der Nummerierungszeichen in der Aufzählung fest. Achtung: Bei identischen oder nahe beieinander liegenden Werte in den Feldern Abstand zum Text und Mindestabstand Nummer <-> Text kann die Ausrichtung nicht geändert werden.
• Standard: stellt Einrückung und Abstände auf die Vorgabewerte zurück.

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