Richtig einstellen, besser bedienen, schneller arbeiten

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

---

OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit der freien Büro-Suite erleichtern.

---

Text im Textdokument drehen

In Calc-Tabellen können Sie problemlos den Text einer Zelle drehen, zum Beispiel um 45 Grad. In Writer funktioniert das auch, allerdings nur mit Text, der innerhalb eines Zeichenobjekts steht. Dazu öffnen Sie zunächst links in der Werkzeugleiste die Abreißleiste Zeichenfunktionen (die vierte von oben), und wählen das Textwerkzeug Text oder Lauftext.

Nun ziehen Sie in Ihrem Dokument ein Textobjekt auf und geben dort den Text ein. Anschließend klicken Sie in der Objektleiste auf das Symbol Objekt-Rotationsmodus (siebtes Symbol von rechts). Drehen Sie das Textobjekt, indem Sie an einem der Eckgriffe mit gedrückter linker Maustaste ziehen.

Alternativ drehen Sie das Textobjekt über den Befehl Format / Position und Größe. Wechseln Sie zum Register Drehung und geben dort einen Drehwinkel oder eine neue Position für das Objekt ein (Abbildung 1).

Beachten Sie: Durch so eingefügte Textobjekte läuft normal geschriebener Text durch. Um einen Textumlauf zu erzwingen, wählen Sie den Befehl Format / Umlauf und im folgenden Menü dann Kein Umlauf, Seitenumlauf oder Dynamischer Seitenumlauf.

Abb. 1: Text in einem Dokument drehen Sie mit dem Befehl "Format / Position und Größe" auf dem Register "Drehung".

Globaldokument für Bücher und Diplomarbeiten

Umfangreiche Arbeiten, die wie Bücher oder Diplomarbeiten über die alltägliche Korrespondenz hinausgehen, verwalten Sie in OpenOffice am besten mit einem Globaldokument. Damit können unter anderem Textstellen schneller bearbeitet werden oder dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten.

Ein Globaldokument dient als Behälter für einzelne Dateien, die Unterdokumente des Globaldokuments. Allerdings können Sie den Inhalt der Unterdokumente nicht im Globaldokument bearbeiten.

Aus dem Container (???) werden verschiedene Details übernommen: Nummerierungen für Seiten, Beschriftungen, Fuß- und Endnoten werden ebenso eingebaut wie in Unterdokumenten benutzte Vorlagen, etwa für Absätze.

Der Ausdruck eines Globaldokuments kann viel Papier kosten: Er umfasst den gesamten Inhalt aller Unterdokumente einschließlich Inhalts- und Stichwortverzeichnisse.

Globaldokument mit Vorlagen erstellen

Um ein Globaldokument zu erstellen, wählen Sie Datei / Neu / Globaldokument. Bevor Sie darin weitere Unterdokumente einfügen, geben Sie etwas Text ein und formatieren diesen anschließend mit den Vorlagen, die Sie überall benutzen wollen. Erst danach erzeugen Sie weitere Unterdokumente. So sind die im Globaldokument definierten Vorlagen auch in den Teildokumenten gültig.

Neues Teildokument in Globaldokument einfügen

Um ein Unterdokument hinzuzufügen, verwenden Sie den Navigator. Öffnen Sie ihn mit [F5] und wechseln ggf. über das Symbol Umschalten in den Globalmodus. Der Navigator ist im Globalmodus, wenn nur eine Reihe mit sieben Symbolen vorhanden ist.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Navigator-Fenster und wählen Einfügen / Neues Dokument. Es erscheint der Dialog Speichern unter. Hier wählen Sie das Verzeichnis und tragen einen beliebigen Dateinamen ein, der nach dem Klick auf Speichern als Teildokument im Navigator-Fenster erscheint.

Wollen Sie eine bereits vorhandene Datei als Unterdokument einfügen, wählen Sie nach Klick auf die rechte Maustaste im Navigator-Fenster den Befehl Einfügen / Datei.

Prüfen, ob noch alle Teildokumente vorhanden sind

Sobald Sie ein Globaldokument öffnen, werden Sie gefragt, ob alle Verknüpfungen aktualisiert werden sollen. Bestätigen Sie mit Ja. Ob noch alle Teildokumente am ursprünglichen Platz stehen, erfahren Sie so allerdings nicht -- Dazu müssen Sie mit [F5] den Navigator im Globalmodus öffnen.

Der Globalmodus zeigt die Liste aller Unterdokumente. Steht eine Datei nicht mehr am ursprünglichen Platz, erscheint der Dateiname in roter Schrift (Abbildung 2).

Abb. 2: Steht ein Unterdokument nicht mehr am ursprünglichen Platz erscheint es in roter Schrift im Globalmodus des Navigators.

Unterdokument zum Bearbeiten öffnen

Um ein Unterdokument zum Bearbeiten zu öffnen, bietet das Globaldokument drei Möglichkeiten. Klicken Sie im Navigator-Fenster im Globalmodus doppelt auf die Datei, die Sie bearbeiten wollen oder markieren Sie die Datei und wählen Bearbeiten aus der Symbolleiste. Der dritte Weg führt über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Bearbeiten.

Text im Globaldokument hinzufügen

In einem Globaldokument können Sie vor den Unterdokumenten Text hinzufügen. Dazu klicken Sie im Globalmodus des Navigator-Fensters mit der rechten Maustaste auf ein Unterdokument in der Liste und wählen Einfügen / Text. Im Globaldokument wird daraufhin vor dem Teildokument ein Textbereich eingefügt, in den Sie weiteren Text schreiben können.

Teildokument aus Globaldokument löschen

Benötigen Sie in einem Globaldokument ein Unterdokument nicht mehr, löschen Sie es einfach aus der Liste im Navigator. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Unterdokument und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Löschen. Das entfernt die Verknüpfung zum Unterdokument entfernt, nicht jedoch die Datei selbst. Um diese von der Festplatte zu löschen, benutzen Sie den Datei-Manager.

Unterdokumente sortieren

Unterdokumente in eine andere Reihenfolge zu bringen, ist im Navigator-Fenster ganz einfach: Schalten Sie in den Globalmodus, und ziehen dort die Unterdokumente mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position. Alternativ markieren Sie ein Unterdokument und platzieren es mit den Symbolen Nach oben verschieben und Nach unten verschieben.

Verzeichnisse in Globaldokument einfügen

Ein Inhalts- Abbildungs- oder Literaturverzeichnis ist genauso schnell in ein Globaldokument eingefügt wie ein Unterdokument. Klicken Sie im Globalmodus im Navigator-Fenster mit der rechten Maustaste auf ein Unterdokument und wählen den Eintrag Einfügen / Verzeichnis aus dem Kontextmenü. Daraufhin öffnet sich der Verzeichnis einfügen-Dialog, in dem Sie den Typ des Verzeichnisses und weitere Einstellungen festlegen (Abbildung 3). Mit OK wird das Fenster geschlossen und das Verzeichnis vor dem Unterdokument eingefügt.

Literaturverzeichnisse und andere Register, die traditionell am Ende eines Buches stehen, müssen Sie noch verschieben, wie es im Tipp "Unterdokumente sortieren" beschrieben ist.

Abb. 3: In diesem Dialogfenster wählen Sie den Typ des Verzeichnisses, das dann vor dem Unterdokument eingefügt wird.

Unterdokument auf neuer Seite beginnen

Unterdokumente knüpfen normalerweise nahtlos aneinander an. Manchmal sollen sie aber auf einer neuen Seite beginnen. Dazu müssen alle Teildokumente mit einer Überschrift mit einer identischen Absatzvorlage beginnen, etwa Überschrift 1. Achten Sie darauf, dass diese Absatzvorlage nur einmal im Teildokument vorkommt. Anderenfalls beginnt bei jedem Vorkommen der Absatzvorlage eine neue Seite.

Wählen Sie im Globaldokument Format / Stylist oder drücken [F11] und wechseln -- falls noch nicht angezeigt -- oben in der Symbolreihe des Fensters zu den Absatzvorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Überschrift 1 und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Ändern.

Daraufhin erscheint das Dialogfenster Absatzvorlage: Überschrift 1. Wechseln Sie zum Register Textfluss und aktivieren im Bereich Umbrüche die Option Zulassen. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Typ die Option Seite aktiviert ist.

Sollen alle Unterdokumente auf einer geraden Seite beginnen, schalten Sie außerdem die Option Mit Seitenvorlage ein und wählen aus dem nebenstehenden Listenfeld den Eintrag Linke Seite (Abbildung 4). Mit OK kehren Sie zurück zum Globaldokument.

Abb. 4: Sollen Unterdokumente auf einer neuen Seite beginnen, ändern Sie die Einstellungen der Absatzvorlage "Überschrift 1".

Globaldokument in einer Datei speichern

Vielleicht möchten Sie ein Globaldokument als ganzes speichern, um es als eine Textdatei weiterzugeben. So bekommt der Empfänger keine Probleme mit Verknüpfungen.

Um alles in einer Datei zu speichern, klicken Sie im Navigator auf das Symbol Umschalten, um vom Global- zum Normalmodus zu wechseln. In dieser Ansicht öffnen Sie per Doppelklick die Bereiche. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Bereichsnamen und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Bearbeiten.

Daraufhin öffnet sich der Dialog Bereiche bearbeiten. Hier markieren Sie in der Liste unter Bereich alle Bereiche mit gedrückter linker Maustaste (Abbildung 5). Danach klicken Sie auf Aufheben und abschließend auf OK.

Sie kehren zurück ins Globaldokument, in dem nun alle Bereiche entfernt wurden, der jeweilige Text aber erhalten ist. Wählen Sie jetzt Datei / Speichern unter, ändern den Dateinamen und klicken auf Speichern.

Abb. 5: Markieren Sie alle Bereiche und klicken auf "Aufheben", um die Bereiche aus dem Globaldokument zu entfernen.

Verzeichniseinträge definieren

In OpenOffice können Sie einfach Verzeichniseinträge für ein Stichwortverzeichnis generieren, indem Sie in einem Dokument ein Wort oder mehrere Wörter markieren, die Sie als Eintrag verwenden wollen. Danach wählen Sie Einfügen / Verzeichnisse / Eintrag. Im folgenden Dialog Verzeichniseintrag einfügen haben Sie nun verschiedene Möglichkeiten (Abbildung 6): Soll ein anderer Text im Verzeichnis erscheinen, ändern Sie den Text im Feld Eintrag.

Mit Hilfe von 1. Schlüssel gruppieren Sie den Eintrag. Er wird dann im Verzeichnis als Untereintrag dieses ersten Schlüssels geführt -- beispielsweise könnte der Eintrag "OpenOffice" dem Schlüssel "Bürosoftware" zugeordnet werden. Der Verzeichniseintrag lautet dann "Bürosoftware, OpenOffice".

Erst, wenn Sie einen ersten Schlüssel eintragen, wird auch das Feld für den zweiten Schlüssel aktiviert. Tragen Sie hier etwas ein, wird der Eintrag im Verzeichnis noch einmal mehr gruppiert, etwa "Unternehmenslösungen, Bürosoftware, OpenOffice".

Falls es sich um einen wichtigen Haupteintrag handelt, markieren Sie diese Option. OpenOffice zeigt Seitenzahlen von Haupteinträgen in einem anderen Format als andere Verzeichniseinträge an.

Wollen Sie außerdem auf einen Schlag alle Fundstellen mit einer Verzeichnismarke versehen, schalten Sie die Option Auf alle gleichen Texte anwenden ein. Anschließend können Sie die Exakte Suche aktivieren, die zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterscheidet, oder Nur ganze Wörter auswählen, die dann dem Suchtext gleichen müssen. Ist der Suchtext allerdings nur ein Teil eines ganzen Wortes, wird er nicht gefunden.

Abb. 6: Wenn Sie einen ersten und zweiten Schlüssel eingeben, wird ein Verzeichniseintrag zum Untereintrag.

Stichwortverzeichnis für ein Dokument erzeugen

Nachdem Sie Einträge für das Stichwortverzeichnis erzeugt haben, soll anschließend natürlich auch das Stichwortverzeichnis selbst am Ende des Dokuments erscheinen. Dazu platzieren Sie die Schreibmarke ans Ende des Dokuments (etwa mit [Strg-Ende]) und wählen den Befehl Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse.

Im folgenden Dialogfenster Verzeichnis einfügen (Abbildung 7) wählen Sie auf dem Register Verzeichnis im Bereich Typ und Titel als Typ Stichwortverzeichnis.

Die Voreinstellung Zusammenfassen gleicher Einträge bedeutet, dass identische Verzeichniseinträge durch einen einzigen Eintrag ersetzt werden. Unter diesem Eintrag sind dann die Nummern aller Seiten aufgeführt, auf denen der Eintrag im Text vorkommt, zum Beispiel "OpenOffice 8, 10, 15, 16, 17, 32". Das ebenfalls standardmäßig eingeschaltete Zusammenfassen mit f oder ff sorgt dafür, dass die Einträge noch weiter verkürzt werden, indem mehrere Vorkommen auf derselben Seite mit "f" und auf aufeinander folgenden Seiten mit "ff" gekennzeichnet werden, also etwa "OpenOffice 8f, 10, 15ff, 32"

Schalten Sie die Option Zusammenfassen mit f oder ff aus, können Sie darunter die Option Zusammenfassen mit - aktivieren. Diese ersetzt identische Einträge auf aufeinander folgenden Seiten durch einen einzigen Eintrag mit Angabe des Bereichs, beispielsweise "OpenOffice 8, 10, 15-17,32".

Die Option Groß- und Kleinschreibung beachten ist ebenfalls standardmäßig eingeschaltet. Sie unterscheidet in identischen Verzeichniseinträgen zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Sollen Einträge jedoch immer großgeschrieben werden, schalten Sie Einträge automatisch großschreiben ein. Dadurch wird der erste Buchstabe von Verzeichniseinträgen automatisch großgeschrieben.

Wenn Sie mehrere Schlüssel bei den Verzeichniseinträgen vergeben haben, schalten Sie Schlüssel als eigener Eintrag ein. Dann werden Verzeichnisschlüssel als separate Verzeichniseinträge geschrieben, und die dem Schlüssel zugewiesenen Einträge erscheinen als eingerückte Untereinträge.

Eine Konkordanzdatei ist eine vorgefertigte Liste mit Verzeichniseinträgen. Wenn Sie eine solche besitzen oder anlegen wollen, markieren Sie diese Option, klicken auf Datei und dann auf Öffnen oder Neu. Anhand dieser Datei werden die Verzeichniseinträge automatisch erzeugt.

Abb. 7: Mit Hilfe des Befehls "Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse" erzeugen Sie im Handumdrehen ein Stichwortverzeichnis für Ihr Dokument.

Stichwortverzeichnis aktualisieren

Auch, wenn Sie bereits ein Stichwortverzeichnis für ein Dokument haben, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Einträge hinzufügen. Allerdings werden diese zunächst nicht sofort im Stichwortverzeichnis angezeigt -- das müssen Sie erst aktualisieren. Dazu platzieren Sie die Markierung in das Stichwortverzeichnis und wählen Extras / Aktualisieren / Aktuelles Verzeichnis. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis klicken und den Eintrag Verzeichnis akualisieren wählen.

Zweispaltiges Stichwortverzeichnis anlegen

In der Voreinstellung wird ein Stichwortverzeichnis einspaltig angelegt. Dabei bleibt auf der Seite viel Weißraum übrig: Legen Sie ein Stichwortverzeichnis mehrspaltig an. Erzeugen Sie entweder mit Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse ein neues Verzeichnis oder klicken mit der rechten Maustaste auf ein vorhandenes Verzeichnis und wählen aus dem Kontextmenü Verzeichnis bearbeiten.

Wechseln Sie zum Register Spalten und erhöhen die Zahl unter Spalten auf 2. Wenn Sie wollen, können Sie unter Breite und Abstand noch einen Abstand zwischen den Spalten definieren, sowie eine Trennlinie in fünf Stärken wählen (Abbildung 8).

Abb. 8: Diese Einstellungen erzeugen ein zweispaltiges Stichwortverzeichnis mit einem halben Zentimeter Raum zwischen den Spalten.

Andere Vorlagen für einzelne Stichwortstufen

Sie können verschiedene Absatzvorlagen für Überschriften, Trenner und Stichworte zuweisen. Erzeugen Sie dazu entweder mit Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse ein neues Verzeichnis oder klicken mit der rechten Maustaste auf ein vorhandenes Verzeichnis und wählen aus dem Kontextmenü Verzeichnis bearbeiten.

Wechseln Sie auf das Register Vorlagen. Hier stehen links die verschiedenen Stufen und in Klammern dahinter die jeweils zugewiesenen Vorlagen. Wollen Sie eine andere Vorlage zuweisen, markieren Sie eine der Stufen, anschließend eine Vorlage aus der Liste Absatzvorlagen und klicken auf den Pfeil zwischen den Listen. Mit OK übernehmen Sie die Änderungen. (fan)

Dieser Online-Artikel kann Links enthalten, die auf nicht mehr vorhandene Seiten verweisen. Wir ändern solche "broken links" nur in wenigen Ausnahmefällen. Der Online-Artikel soll möglichst unverändert der gedruckten Fassung entsprechen.