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| Home / Artikel / ausgabe / 2004 / 09 | |||||||||||
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von Thomas Hümmler
Wenn Sie KSpread starten, erscheint als erstes der Dialog Dokument öffnen. Hier stehen im Register Dokument erstellen die mitgelieferten Vorlagen, im Menü Allgemein etwa die Vorlage Leeres Arbeitsblatt, zwei Kalender und das Formular für einen Studentenausweis. Das Menü Geschäftliches enthält die Vorlagen Bilanzaufstellung, Packzettel, Preisangaben, Rechnung, Spesenabrechung und das Menü Haus und Familie die Vorlagen BMI-Berechner (Für den Body Mass Index), Kreditkarten-Programm. Menüplan und Urlaubs-Checkliste.
Das sieht auf den ersten Blick gut aus, hält aber dem zweiten nicht stand. Alle Vorlagen -- sofern Sie Text enthalten -- sind englisch und die Funktionen, wenn überhaupt welche enthalten sind, beschränken sich auf Banalitäten. In der Rechnungsvorlage etwa ist nur eine Summen-Funktion enthalten, in der Spesenabrechnung (Abbildung 1) ist die sogar noch falsch gespeichert (in Zelle H22 steht die Funktion =SUM(H21:H10), =SUM(H10:H21) wäre richtig).
Allerdings ist das kein unlösbares Problem: Mit wenig Aufwand ändern Sie die Vorlagen und verbessern sie dabei noch. Anschließend speichern Sie sie unter gleichem Namen, so dass künftig Rechnung oder Spesenabrechnung auf Deutsch erscheint. In diesem Beitrag zeigen wir das am Beispiel der Rechnungsvorlage.
Die Angaben in den Zellen D9 und D10 sind zwar nicht überflüssig, sollen hier aber durch die in Deutschland gesetzlich geforderten Angaben ersetzt werden. Schreiben Sie also folgende Texte in die Zellen:
Jetzt geht es darum, die Tabellenkalkulation das machen zu lassen, was sie kann: Berechnen. Schreiben Sie in die Zelle F17 die Formel
=A17*E17
Damit rechnen Sie die Gesamtsumme eines Artikels aus (Menge mal Einzelpreis). Diese Formel müssen Sie nach unten bis zur Zelle F31 erweitern. Markieren Sie also die Zellen F17 bis F31 und wählen Bearbeiten / Füllung / Nach unten. So wird die Formel in die darunter stehenden Zellen kopiert. Und nicht nur das: Die Zellbezüge werden entsprechend angepasst.
Nun kommt eine weitere deutsche Besonderheit, die in der Vorlage nicht berücksichtigt ist: die Mehrwert- oder Umsatzsteuer. Das sind entweder 16 oder sieben Prozent, die auf die Gesamtsumme aufgeschlagen werden und den zu zahlenden Gesamtpreis ergeben. In der Rechnungsvorlage müssen daher zwei weitere Zeilen eingefügt werden. Dazu markieren Sie die Zellen F33 und F34 und wählen Daten / Zeilen einfügen. So rutschen die beiden abschließenden Sätze zwei Zeilen nach unten und Sie haben Platz für die weiteren Berechnungen.
Markieren Sie die Zelle E33 und schreiben 7 bzw. 16 für die Umsatzsteuer hinein. Dann wählen Sie Format / Zellen-Format. In das Feld Postfix schreiben Sie % MwSt. und stellen die Genauigkeit auf 0. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Text.
Dort wählen Sie als Schriftgröße 12 und wechseln auf das Register Position. Klicken Sie im Bereich Waagrecht auf Links, um die Zelle linksbündig zu formatieren. Im Bereich Zellengröße kreuzen Sie die Standardhöhe an.
Dann wechseln Sie zum Register Rand. Klicken Sie dort auf die rechte Schaltfläche im Bereich Vorauswahl, um einen Rahmen um die gesamte Zelle zu erzeugen. Mit OK bestätigen Sie die Einstellungen.
Jetzt markieren Sie die Zelle F33 und schreiben die Formel
=F32/100*E33
hinein. Damit teilen Sie die Gesamtsumme (F32) durch 100 -- erhalten also ein Prozent -- und multiplizieren das mit dem Prozentsatz in Zelle E33. Anschließend öffnen Sie über Format / Zellen-Format den bereits bekannten Dialog. Tragen Sie nun auf der Registerkarte Datenformat im Feld Genauigkeit eine 2 ein, um die Rechnung auf zwei Stellen hinterm Komma (siehe Tipp "Von Punkt zu Komma") zu begrenzen. Im Register Text wählen Sie als Größe erneut 12 und im Register Rand klicken Sie ebenfalls auf die rechte Schaltfläche im Bereich Vorauswahl, bevor Sie mit OK den Dialog schließen.
Markieren Sie nun die Zelle E34 und schreiben GESAMTSUMME hinein. Öffnen Sie abermals den Zellenformat-Dialog und wechseln gleich zum Register Text. Dort stellen Sie die Größe auf 12 und setzen den Text im Register Position im Bereich Waagrecht linksbündig mit Links. Unter Zellengröße klicken Sie auf die Standardhöhe, Auf dem Register Rand wird auch diese Zelle per rechter Vorauswahl umrandet und mit OK der Dialog verlassen.
Mit Format / Zeile und Spalte anpassen verbreitern Sie die Spalte E entsprechend, dass der Text GESAMTSUMME hineinpasst. Markieren Sie nun die Zelle F34. Hier tragen Sie die Formel
=F32+F33
ein. Das ist die Summe aus TOTAL und der Umsatzsteuer. Auch hier passen Sie wieder das Zellenformat an. Wählen Sie Format / Zellen-Format, stellen die Genauigkeit auf 2 und außerdem die üblichen Werte ein:
Mit OK verlassen Sie den Dialog.
Jetzt ist die Rechnungsvorlage fast fertig. Allerdings wurden in der ursprünglichen Vorlage die Währungen vergessen. Das holen Sie nach, indem Sie die Zellen F17 bis F34 markieren, Format / Zellen-Format wählen und das Datenformat auf Währung stellen. Anschließend markieren Sie die Zellen E17 bis E31 und stellen auch diese Zellen auf Währung um.
Es fehlt noch das Anpassen der Mengen: Markieren Sie die Zellen A17 bis A31 und wählen Format / Zellen-Format. Stellen Sie die Genauigkeit auf 0 und bestätigen mit OK.
Zuletzt muss aus der Tabelle eine Vorlage werden. Löschen Sie eventuelle Testdaten und wählen Datei / Vorlage aus Dokument erzeugen. Öffnen Sie im folgenden Dialog markieren im Bereich Gruppe denn Ast Geschäftliches. In das Feld Name schreiben Sie Rechnung klicken auf OK.
Das Überschreiben der vorhandenen Vorlage bestätigen Sie mit Ja. Ab jetzt erscheint Ihre Vorlage, wenn Sie über Datei / Neu die Rechnung auswählen.
| Tipp: Von Punkt zu Komma |
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Sollte KSpread das Komma nicht als Dezimaltrenner akzeptieren, müssen Sie die Landeseinstellungen ändern. Wählen Sie Extras / KSpread einrichten und wechseln links ins Menü Landeseinstellungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche System-Landeseinstellungen übernehmen und anschließend auf OK. |
| Kasten 1: Nützliche Funktionen in KSpread |
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KSpread hat in Version 1.3 insgesamt 310 Funktionen, davon 56 für mathematische und 55 für statistische Berechnungen, 38 für das Ingenieurwesen, 36 Zeit- und Datumsfunktionen, 30 finanzmathematische, 27 Text-, 16 trigonometrische und 14 Informationsfunktionen, 13 für Datenbankabfragen, 9 logische sowie jeweils 8 in den Bereichen Konvertierung und Nachschlagen & Referenz. Hier stellen wir Ihnen einige häufig gebrauchte und nützliche mit Syntax und Beispielen vor: AND Die Funktion AND() ergibt Wahr, wenn alle angegebenen Parameter wahr sind, sonst ergibt sie Falsch. Syntax: AND(Wert;Wert;...) Beispiel(e): AND(Wahr;Wahr;Wahr) ergibt Wahr AND(Wahr;Falsch) ergibt Falsch ARABIC Die Funktion ARABIC() konvertiert eine römische Zahl in eine normale (arabische) Zahl. Syntax: ARABIC(Zahl) Beispiel(e): ARABIC("IV") ergibt 4 ARABIC("XCIX") ergibt 99 AVERAGE Die Funktion AVERAGE() berechnet den Durchschnitt aller als Parameter angegebenen Werte. Sie können einen Wertebereich AVERAGE(A1:B5), aber auch eine Liste von Werten AVERAGE(12;5;12,5) berechnen. Syntax: AVERAGE(Wert;Wert;...) Beispiel(e): AVERAGE(12;5;7) ist gleich 8 AVERAGE(12,5;2) ist gleich 7,25 CONVERT Die Funktion CONVERT() gibt die Konvertierung von einem Maßsystem in ein anderes zurück. Unterstützte Gewichtseinheiten: g (Gramm), sg (Stück), lbm (Pfund), u (Atommasse), ozm (Unze), stone (entspricht 14 Pfund), ton (Tonne), grain (1 Unze = 480 grains), pweight (Pennyweight), hweight (Zentner), bron (Bruttoregistertonne). Unterstützte Längeneinheiten: m (Meter), in (Zoll), ft (Fuß), mi (Meile), Nmi (Nautische Meile), ang (Angström), parsec, lightyear (Lichtjahr). Unterstützte Druckeinheiten: Pa (Pascal), atm (Atmosphären), mmHg (mm von Quecksilber), psi (Pfund pro Quadratzoll), Torr. Unterstützte Krafteinheiten: N (Newton), dyn, pound. Unterstützte Energieeinheiten: J (Joule), e (erg), c (Thermodynamische Kalorie), cal (IT Kalorie), eV (Elektrovolt), HPh (Pferdestärke pro Stunde), Wh (Wattstunde), flb (Fuß-Pfund), BTU (British thermal unit). Unterstützte Leistungseinheiten: W (Watt), HP (Horsepower), PS (Pferdestärke). Unterstützte Magnetismus-Einheiten: T (Tesla), ga (Gauss). Unterstützte Temperatur-Einheiten: C (Celsius), F (Fahrenheit), K (Kelvin). Unterstützte Volumeneinheiten: l (Liter), tsp (Teelöffel), tbs (Esslöffel), oz (Fluid ounce), cup (Tasse), pt (Pint), qt (Quart), gal (Gallone), barrel, m3 (Kubikmeter), mi3 (Kubikmeile), Nmi3 (Nautische Kubikmeile), in3 (Kubikzoll), ft3 (Kubikfuß), yd3 (Kubik-Yard). Unterstützte Flächeneinheiten: m2 (Quadratmeter), mi2 (Quadratmeile), Nmi2 (Quadrat-Nautische-Meile), in2 (Quadratzoll), ft2 (Quadratfuß), yd2 (Quadrat-Yard), acre, ha (Hektar). Unterstützte Geschwindigkeitseinheiten: m/s (Meter pro Sekunde), m/h (Meter pro Stunde), mph Meilen pro Stunde), kn (Knoten). Für metrische Einheiten kann jeder der folgenden Präfixe verwendet werden: E (exa, 1E+18), P (peta, 1E+15), T (tera, 1E+12), G (giga, 1E+09), M (mega, 1E+06), k (kilo, 1E+03), h (hecto, 1E+02), e (dekao, 1E+01), d (deci, 1E-01), c (centi, 1E-02), m (milli, 1E-03), u (micro, 1E-06), n (nano, 1E-09), p (pico, 1E-12), f (femto, 1E-15), a (atto, 1E-18). Syntax: CONVERT(Zahl; Von Einheit; Zu Einheit) Beispiel(e): CONVERT(32;"C";"F") ergibt 89,6 CONVERT(3;"lbm";"kg") ergibt 1,3608 CONVERT(7.9;"cal";"J") ergibt 33,0757 CURRENTDATE Die Funktion CURRENTDATE() gibt das aktuelle Datum formatiert mit lokalen Parametern zurück. Syntax: CURRENTDATE() Beispiel(e): CURRENTDATE() ergibt z. B. Sonntag, 18. Juli 2004 DECSEX Die Funktion DECSEX() konvertiert eine Zahl in einen Zeit-Wert. Syntax: DECSEX(Zahl) Beispiel(e): DECSEX(1,6668) ergibt 01:40 DECSEX(7,5) ergibt 07:30 FILENAME Ergibt den aktuellen Dateinamen. Wenn das aktuelle Dokument noch nicht gespeichert wurde, wird eine leere Zeichenkette zurückgegeben. Syntax: FILENAME() Beispiel(e): FILENAME() ergibt z. B. Beispiel.ksp FIXED Die Funktion FIXED() rundet eine Zahl auf die angegebene Anzahl von Dezimalstellen, formatiert die Zahl entsprechend der Ländereinstellung für Dezimalzahlen und gibt das Ergebnis als Text aus. Wenn Dezimalstellen negativ ist, wird entsprechend links vom Dezimalpunkt gerundet. Wenn Sie Dezimalstellen weglassen, wird 2 als Wert angenommen. Wenn der optionale Parameter Kein_Tausendertrennzeichen Wahr ist, werden keine Tausender-Trennzeichen angezeigt. Syntax: FIXED(Zahl;Dezimalstellen;Kein_Tausendertrennzeichen) Beispiel(e): FIXED(1234,567;1) ergibt 1 234,6 FIXED(1234,567;1;Wahr) ergibt 1234,6 FIXED(44,332) ergibt 44,33 GCD Die Funktion GCD() ergibt den größten gemeinsamen Teiler von zwei oder mehr ganzzahligen Werten. Syntax: GCD(Wert;Wert;...) Beispiel(e): GCD(6;4) ergibt 2 GCD(10;20) ergibt 10 GCD(20;15;10) ergibt 5 IF Die IF()-Funktion prüft eine Bedingung. Das Ergebnis ist der zweite Parameter, wenn die Bedingung (erster Parameter) wahr ist, ansonsten ergibt sie den dritten Parameter. Syntax: IF(Bedingung;Wenn_Wahr;Wenn_Falsch) Beispiel(e): A1 = 4; A2 = 6; IF(A1>A2;5;3) ergibt 3 ISOWEEKNUM Die Funktion ISOWEEKNUM() gibt die Wochenzahl zurück, in welche das angegebene Datum fällt. Die Funktion richtet sich nach dem ISO8601-Standard, die Woche beginnt also immer mit dem Montag, und die erste Woche im Jahr ist die, welche den ersten Donnerstag enthält. Syntax: ISOWEEKNUM(Datum) Beispiel(e): ISOWEEKNUM(A1) ergibt 30, wenn A1 den 18.7.2004 enthält. LCM Die Funktion LCM() ergibt das kleinste gemeinsame Vielfache von zwei oder mehr Gleitkommawerten. Syntax: LCM(Wert;Wert) Beispiel(e): LCM(6;4) ergibt 12 LCM(1,5;2,25) ergibt 4,5 LCM(2;3;4) ergibt 12 PRODUCT Die Funktion PRODUCT() berechnet das Produkt von allen als Parameter übergebenen Werten. Sie können das Produkt eines Zellbereichs: PRODUCT(A1:B5) oder der Liste von Parametern wie PRODUCT(12;5;12,5) berechnen lassen. Wenn keine numerischen Werte gefunden werden ergibt die Funktion 0. Syntax: PRODUCT(Wert;Wert;...) Beispiel(e): PRODUCT(3;5;7) ergibt 105 PRODUCT(12,5;2) ergibt 25 ROMAN Die Funktion ROMAN() gibt eine Zahl im Römischen Format zurück. Die Zahl sollte positiv und ganz sein. Syntax: ROMAN(Zahl) Beispiel(e): ROMAN(99) ergibt XCIX ROT Die Funktion ROT() verschlüsselt Text dadurch, dass jeder Buchstabe durch den Buchstaben, der 13 Zeichen später im Alphabet steht, ersetzt wird. Wenn die dreizehnte Position hinter dem Buchstaben Z ist, wird wieder bei A begonnen (Rotation). Durch Anwenden der Verschlüsselungsfunktion auf den verschlüsselten Text kann der Text wieder entschlüsselt werden. Syntax: ROT(Text) Beispiel(e): ROT("KSpread") ergibt XFcernq ROT("XFcernq") ergibt KSpread SEXDEC Die Funktion SEXDEC() gibt einen Wert als Dezimalzahl zurück. Sie können auch ein Zeitwert angeben. Syntax: SEXDEC(Zeitwert) oder SEXDEC(Stunden;Minuten;Sekunden) Beispiel(e): SEXDEC(1;5;7) ergibt 1,0852778 SEXDEC("8:05") ergibt 8,08333333 SUM Die Funktion SUM() berechnet die Summe von allen Werten, welche als Parameter angegeben wurden. Sie können die Summe eines Zellbereichs SUM(A1:B5) oder einer Werteliste SUM(12;5;12,5) berechnen lassen. Syntax: SUM(Wert;Wert;...) Beispiel(e): SUM(12;5;7) ist gleich 24 SUM(12,5;2) ist gleich 14,5 SUMPRODUCT Die Funktion SUMPRODUCT() gibt die Summe der Produkte der angegebenen Werte zurück. Die Anzahl der Werte in beiden Feldern sollte gleich sein, sonst gibt die Funktion "Err" zurück. Syntax: SUMPRODUCT(Feld1;Feld2) Beispiel(e): SUMPRODUCT(A1:A2;B1:B2) mit A1 = 2, A2 = 5, B1 = 3 und B2 = 5 ergibt 31 |
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Last modified: 2007-01-25 17:20
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