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Erschienen in EasyLinux 09/2004   »   Ausgabe bestellen

Interaktive PDF-Dokumente mit Scribus erstellen

Ausgefüllter Job

von Kalle Gerwien


PDFs sind eine feine Sache: Jeder kann Sie lesen, jeder kann sie verarbeiten. Und es gibt immer neue Funktionen, unter anderem Felder zum Selbstausfüllen. Wie macht man solche Dokumente eigentlich unter Linux?

Adobes PDF-Format [1] hat sich als plattformübergreifendes Dokumentformat etabliert. Ob Sie ein Angebot verschicken möchten oder einer Druckerei einen Prospekt in Auftrag geben -- mit PDF-Dokumenten sind Sie (fast) immer auf der sicheren Seite. Das freie Betriebssystem Linux unterstützt in vorbildlicher Weise das Erstellen von PDF-Dateien. Kprinter, KDEs zentrale Druckerverwaltung, bietet ebenso den "Ausdruck" in ein PDF-Dokument an, wie Openoffice oder Scribus [2]. Mit Scribus können Sie sogar interaktive PDF-Dateien erstellen.

Interaktive PDF-Dokumente lassen den Betrachter bestimmte Teile des Dokuments modifizieren. Nehmen Sie als Beispiel einen Antrag: Ob Aufnahmeantrag für den Dackelzucht-Verein oder Tischbestellung für ein Sterne-Restaurant -- sind Felder wie Name oder Anschrift als beschreibbar in ein PDF-Dokument verankert, können Sie sie direkt im Acrobat Reader ausfüllen und per Mail oder PC-Fax verschicken. Ohne diese Funktion müsste Sie das Formular erst ausdrucken, per Hand oder gar Schreibmaschine ausfüllen und dann faxen. Oder vielleicht noch erst scannen und dann elektronisch versenden -- welch Rückschritt auf dem Weg zum "papierlosen Büro". Dabei sind diese Textfelder nur eine Funktion der interaktiven PDFs. An- und Abhaken (Checkbuttons), Drop-Down-Listen, Rechenoperationen und sogar Javascript-Verarbeitung innerhalb der Felder bieten weitere Möglichkeiten für professionelle PDF-Erstellung.

Das Desktop-Publishing-Programm Scribus

Scribus ist in allen unterstützten Distributionen enthalten. Installieren Sie es gegebenfalls unter Zuhilfenahme Ihres Paketmanagers nach. Starten Sie Scribus durch die Auswahl des Eintrags im Kicker, oder drücken Sie [Alt+F2] und geben scribus ein.

PDF-Textfelder erstellen

Beginnen Sie ein neues Dokument durch Datei / Neu oder Druck von [STRG+N]. Schalten Sie anschließend zur besseren Übersicht unter Ansicht die Option Raster anzeigen an. Das Raster gestattet die exakte Platzierung der einzelnen Elemente. Es ist nur im Editor sichtbar und im fertigen Dokument nicht vorhanden. Schalten Sie zusätzlich noch die Option Ansicht / Am Raster ausrichten an. Erstellen Sie anschließend mit dem Werkzeug Textrahmen einfügen zwei untereinander liegende Textfelder und fügen die Schriftzüge "Name" und "Vorname" in die Felder ein. Danach wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü PDF-Felder auswählen die Option Textfeld und erstellen neben den beiden Textfeldern Name und Vorname zwei PDF-Textfelder (Abbildung X). Das Drop-Down-Menü finden Sie in der Menüleiste ziemlich weit rechts (Symbol mit der Aufschrift "OK").

Doppelklicken Sie anschließend auf das PDF-Feld für den Nachnamen, darauf öffnet das Fenster für die Feldeigenschaften. Im obersten Feld können Sie den Feldtyp ändern. In unserem Beispiel lautet der bereits korrekt Textfeld. Die beiden Felder Name: und Hilfstext: sollten Sie stets ausfüllen: Name: sollte eine aussagekräftige Bezeichnung für das Feld sein; der Hilfstext wird im Acrobat Reader angezeigt, wenn der Mauszeiger über dem Feld ruht. Tragen Sie also bei Name: z.B. Name ein und bei Hilfstext: Bitte geben Sie Ihren Nachnamen ein. Im Abschnitt Text wählen Sie die Schriftart, in der später die Felder ausgefüllt werden. Im Abschnitt Rand bestimmen Sie, wie die Eingabefelder umrandet sind. Dabei kann Farbe, Dicke und Stil bestimmt werden. Beachten Sie dass eine missglückte Farbwahl den Rahmens unkenntlich macht -- der Benutzer erkennt das Eingabefeld dann möglicherweise nicht.

Sollen die PDF-Textfelder schon einen Eingabevorschlag enthalten, fügen Sie diesen als gewöhnlichen Text ein und formatieren ihn über das Eigenschaftenmenü.

Für unser Beispiel belassen Sie die voreingestellte Farbe und Strichdicke und wählen als Stil Unterstrichen. Schließen Sie das Eigenschaftenfenster durch einen Klick auf OK und richten das Feld für den Vornamen auf die gleiche Art ein.

Abschließend exportieren Sie das Dokument als PDF-Datei. Dazu wählen Sie in der Menüleiste die Option Speichert das aktuelle Dokument als PDF, oder gehen über Datei / Exportieren / Als PDF sichern. In dem anschließend öffnenden Fenster wählen Sie als Dateiformat Acrobat 5. Die restlichen Einstellungen belassen Sie. Speichern Sie das PDF-Dokument unter der Adresse, die Sie im oberen Feld festlegen.

Jeder, der das PDF-Dokument künftig mit dem Acrobat Reader öffnet, kann die Felder Name und Vorname ausfüllen (Abbildung 1).

Abb. 1: Scribus Textrahmen kombiniert mit PDF-Textfeldern.

Web-Verweise mit PDF-Textfeldern

Verweise auf URLs, also Internet-Adressen im WWW, sind in allen Arten von Dokumenten Gang und Gebe. Kommen Sie Ihren Korrespondenzpartnern oder Lesern doch entgegen und richten gleich aktive Links ein. Einfach angeklickt, öffnet der Browser die referenzierte Seite. @L:Erstellen Sie dazu ein PDF-Textfeld und tragen über den Storyeditor (Rechtsklick, Text bearbeiten) den Text ein, der auf die Webadresse verweisen soll -- das kann die Adresse selbst aber auch ein beliebiges Wort oder ein ganzer Satz sein. Doppelklicken Sie anschließend dieses Textfeld gelangen Sie zu den Feldeigenschaften. Hier wählen Sie bei der Option Aussehen / Rand die Farbe Blau und als Stil Unterstrichen. Wechseln Sie in die Option Aktion und wählen dort als Typ JavaScript. Das Ereignis stellen Sie auf Maustaste loslassen. Jetzt können Sie nach einem Klick auf Bearbeiten den JavaScript-Befehl getURL ("URL") eingeben. Statt URL fügen Sie die aufzurufende Seite ein, z. B .getURL ("http://www.google.de"). Beenden Sie den Editor durch Datei / Speichern und Beenden. Jetzt geben Sie in dem Feld Hilfstext noch den Text ein, der eingeblendet wird, wenn der Cursor auf dem Link verweilt. Eine kurze Erklärung ist hilfreich, etwa: http://www.google.de wird aufgerufen. Schließen Sie die Feldeigenschaften um den Vorgang abzuschließen. Der Link ist damit Funktionsfähig (Abbildung 2).

Abb. 2: Weblink mit Erklärung im Acrobat Reader.

Auswahlmöglichkeit über Kombinationsfelder

Brauchen Sie für Ihre Daten, ob der Leser Männlein oder Weiblein ist, lösen Sie das mit zwei Checkboxen oder einem Drop-Down-Menü. Die PDF-Drop-Down-Menüs heissen Kombinationsfelder. Wählen Sie das Kombinationsfeld aus dem PDF-Menü und ziehen einen 1-Kästchen hohen Rahmen auf. In diesem Rahmen schreiben Sie die beiden Zeilen Männlich und Weiblich. Auf der Arbeitsfläche sehen Sie nur nur die erste Zeile weitere haben in dem einzeiligen Kombinationsfeld keinen Platz. Im fertigen PDF lässt sich aber jeder Listeintrag mit Mausklick auswählen. Die Kombinationsfelder bearbeiten Sie am besten mit dem Story-Editor.

Abhaken mit Kontrollkästchen

Um mehrere Möglichkeiten auszuwählen, benutzen Sie Chechboxen (Kontrollkästchen), das Äquivalent zum Ankreuzen. Wählen Sie dazu im PDF-Felder-Menü die Option Kontrollkästchen und ziehen ein 1-Kästchen-Großes Quadrat auf. Doppelklicken Sie darauf, können Sie unter anderem auch vorgeben, ob das Feld bereits aktiviert erscheint oder nicht. Das Dokument fragt bisher schon nach Namen und das Geschlecht des Lesers -- jetzt folgt die Angabe des Alters: Erstellen Sie ein weiteres Kontrollkästchen und daneben den Text Ich bin über 18. Auch das Kästchen darf im fertigen PDF-Dokument abgehakt werden. Oder auch nicht.

Auswählen durch Listenfelder

Der Mehrfachauswahl dienen nicht nur die Kombinationsfelder, eine andere Möglichkeit sind Listenfelder. Diese zeigen, anders als die Kombinationsfelder, alle Auswahlmöglichkeiten an. Dabei ist die aktive Auswahl in der Liste hervorgehoben, durch die -- passen nicht alle Einträge in das Listenfenster -- der Leser scrollen kann.

Für ein Listenfeld

wählen Sie aus dem PDF-Felder-Menü die letzte, gleichnamige Option und ziehen mit der Maus einen Rahmen in gewünschter (Listen-)Größe auf. Schreiben Sie in den Rahmen mit den normalen Textwerkzeugen die einzelnen Listenpunkte. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Rahmen, und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt Text bearbeiten. Anschließend tragen Sie im Story Editor pro Zeile einen Auswahlpunkt ein (Abbildung 3).

Abb. 3: PDF-Listenfeld mit Auswahl.

Die Schaltflächen

Eine Sonderstellung haben Schaltflächen. Über sie kann man mit der Maus interagieren und z. B. Formulare löschen oder bestimmte Stellen innerhalb eines Dokument anspringen. Wie bei HTML-Seiten lassen sich Effekte mit Grafiken einbinden und sogar eigene Funktionen mit Javascript einbauen.

Wählen Sie die Option Schaltfläche aus dem PDF-Felder-Menü und ziehen eine 3x2 Kästchen Große Schaltfläche in dem Dokument auf. Beschriften Sie sie mit Rechtsklick und der Option Text Bearbeiten... mit dem Hinweis "Fertig". Diesen Button soll der Benutzer anklicken, wenn er -- in diesem Beispiel -- seine Anmeldung zum Betriebsgrillfest fertig ausgefüllt hat. Doppelklicken Sie anschließend die Schaltfläche um in die Feldeigenschaften zu gelangen. Hier geben Sie als Name der Schaltfläche "Fertig"-Button und als Hilfstext Klick hier, wenn Du alles fertig ausgefüllt hast an.

Wechseln Sie anschließend in die Optionen. dort finden Sie zwei zusätzliche Textfelder, die eingeblendet werden wenn man mit der Maus über die Schaltfläche fährt ("Text für Roll Over") und wenn man die Schaltfläche anklickt ("Text für Button Down"). Füllen Sie die beiden Felder dementsprechend aus. In das Roll Over-Feld tragen Sie Bist Du schon Fertig? ein, in das Button Down-Feld kommt der Gruß Danke!. Um den Effekt zu aktivieren, stellen Sie die Hervorhebung auf Gedrückt.

Das Dokument mit Javascript erweitern

Damit ist die Schaltfläche eingerichtet, bietet allerdings noch kein Feedback -- dazu setzen Sie Javascript ein: Wechseln Sie in "Aktion" und wählen als Typ JavaScript, bei dem Ereignis stellen Sie Maustaste Loslassen ein. Das ist der Moment, an dem das geplante Script ausgeführt wird. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten... und geben in den neu geöffneten Editor das (kurze) Javascript ein:app.alert ("Super. Druck das Dokument bitte als PDF aus und schick es in die Buchhaltung.").

Mit Datei / Speichern und Beenden übernehmen Sie den Code und verlassen den Editor. Klickt der Leser dann auf die Schaltfläche, blendet das Script ein kleines Fenster mit diesem Text ein.

JavaScript ist natürlich zu weit mehr nütze als bloß Meldungen auszugeben. So lässt sich ebenso überprüfen ob auch alle Felder ausgefüllt wurden: Rufen Sie erneut in den Feldeigenschaften der Schaltfläche die Option Aktion auf. Öffnen Sie noch einmal das erstellte JavaScript durch einen Klick auf Bearbeiten und modifizieren den Code:

if (this.getField("Name").value=="")
{
app.alert("Bitte gebe Deinen Namen an!")
}
else
{
app.alert ("Super. Druck das Dokument bitte als PDF aus und schick es in die
Buchhaltung.")
}

Beenden Sie den Editor mit Datei / Beenden und Speichern. Jetzt wird bei Klick auf die Schaltfläche überprüft, ob ein Name eingetragen wurde (Name ungleich "") und gegebenenfalls ein Hinweis ausgegeben. Achten Sie darauf, dass Sie den Namen des Nachnamen-Feldes genau so bezeichnen, wie in seinen Feldeigenschaften.

Ein lästiger Bug in Scribus ist dabei seit jeher: Laden Sie ein Scribus-Dokument erneut, verlieren betitelte Objekte ihre Bezeichnungen -- und müssen erneut benannt werden.

Abb. 4: PDF-Schaltfläche mit JavaScript.

Bilder statt Text

Die Schaltflächen können Sie mit (kleinen) Grafiken dynamisch gestalten. Dazu brauchen Sie drei Icons, die in den verschiedenen Zuständen (Normal, Gedrückt, RollOver) als Schaltfläche eingeblendet werden. Öffnen Sie dazu die Feldeigenschaften der entsprechenden Schaltfläche durch Doppelklick auf diese. Wählen Sie bei Aussehen / Rand die Farbe None und gehen anschließend in die Optionen. Dort aktivieren Sie in der Sektion Icons die Option Icons benutzen und laden die drei Icons für die verschiedenen Zustände. Zum Schluss wählen Sie bei Hervorhebung Gedrückt und schließen den Vorgang mit Klick auf OK ab. Ab jetzt erscheint an Stelle des Textes das passende Icon im Dokument.

Rechnen im PDF-Dokument

Auch Rechenoperationen im PDF-Dokument sind kein Problem. Verwenden Sie für Berechnungsfelder den PDF-Feldtyp Textfeld und stellen in den Feldeigenschaften ein Format nach Wunsch ein. Für das aktuelle Beispiel wählen Sie Feld ist formatiert als: Zahl und zwei Dezimalstellen. Aktivieren Sie Währungssysmbol benutzen und geben in dem dafür vorgesehenen Feld das Euro-Zeichen ein. Selektieren Sie anschließend Währungssysmbol voranstellen und den Formatierungstyp 9999,99. Achten Sie auf einen aussagekräftigen Hilfstext und speichern Sie mit OK ab.

Auf die selbe Weise formatieren Sie alle anderen in die Rechnung einbezogenen Felder. Bearbeiten Sie das Ergebnis-Feld, müssen Sie zusätzlich die Option Berechnen aufrufen. Dort wählen Sie Wert ist die Summe der folgenden Felderund klicken anschließend auf Auswählen. In dem öffnenden Fenster wählen Sie alle Felder aus, deren Inhalte addiert werden sollen. Komplexere Rechenoperationen können mit dem Menüpunkt Eigenes Berechnungsscript und JavaScript realisiert werden.

Abb. 5: PDF-Textfeld als Zahl deklariert.

PDF-Anmerkungen und Verknüpfungen

Ein weiterer eleganter Mechanismus sind Verknüpfungen. Sie wissen schon, wie externe Webseiten mittels Javascript angesprungen werden -- noch eleganter ist die Funktion PDF-Anmerkung. Hier schreiben Sie zuerst Ihren kompletten Text in einen normales Scribus-Textrahmen (Menüleiste / Textrahmen einfügen). Danach wählen Sie in der Menüleiste die Option PDF-Anmerkung einfügen / Verknüpfung und ziehen einen Rahmen über die Wörter, die mit einer Internet-Adresse verknüpft werden sollen. Doppelklicken Sie anschließend um zu den Eigenschaften des Rahmens zu gelangen. Wählen Sie als Typ Externe Web-Verknüpfung und geben als Ziel die gewünschte Internet-Adresse an. Auf Klick innerhalb des transparenten Rahmens im fertigen PDF öffnet der Browser die angegebene Adresse.

Abb. 6: Externe Webverknüpfung mit Adressangabe.

Weitere Verknüpfungs-Ziele

Auch Links ins selbe Dokument sind mit einer Verknüpfung möglich: Wenn Sie diese Option anwählen, erscheint Ihr Dokument in einer verkleinerten Ansicht. Wählen Sie die betreffende Zielseite aus und klicken Sie mit der Maus den Bereich an, auf den der Link verweisen soll. Ähnlich funktioniert die externe Verknüpfung, mit dem Unterschied,dass Sie in diesem Fall ein weiteres PDF-Dokument und in diesem eine bestimmte Stelle auswählen. Zur Laufzeit öffnet der Acrobat-Reader das weitere PDF-Dokument.

Wählen Sie den Typ Text, erstellen Sie mit Rechtsklick auf den Rahmen und der Option Text bearbeiten... einen ergänzenden Hinweis. Im fertigen Dokument wird dieser als kleines "Sticky"-Symbol angezeigt. Bei Bedarf -- auf Doppelklick -- auch als schwebendes Fenster über dem Haupttext. So platzierte Zusatzinformationen sind vom Leser besser zu handhaben, als statische Fußnoten oder Kästchen.

Ausgefüllte PDF-Dateien versenden

Das ausgefüllte PDF-Dokument soll natürlich auch wieder an den Versender zurück. Zustand zum Versender zurück. Das Einfachste wäre, das ausgefüllte Dokument im Acrobat-Reader mit File / save a copy abzuspeichern und per Mail zu verschicken. Diese Funktion hat Adobe im Reader leider unterbunden, nur das teure Original-"Acrobat" kann es, das es für Linux nicht gibt.

Der Ausweg: Drucken Sie das Dokument in eine PDF-Datei -- das ist nichts anderes, als es erneut zu speichern. Klicken Sie dazu einfach auf Print und wählen im Kprinter die Option In Datei drucken (PDF). Das so erstellte PDF beinhaltet alle Änderungen und lässt sich nicht nur ohne weiteres ausdrucken, sondern auch bequem als E-Mail-Anhang an den Versender zurück schicken. (fan)

Infos
[1] Adobe Acrobat-Produktgruppe: http://www.adobe.de/products/acrobat/main.html
[2] Scribus Homepage: http://www.scribus.net

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