OpenOffice Tipps und Tricks zu OpenOffice von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen den Umgang mit der freien Büro-Suite erleichtern.

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Nummerierte Liste aus nicht aufeinander folgenden Absätzen

Ein nummerierte Liste erzeugen Sie in Writer normalerweise so: Markieren Sie alle Absätze, die zu der Liste gehören sollen und klicken dann auf das Symbol Nummerierung an/aus in der Objektleiste. Dadurch werden alle Absätze zu jeweils einem Aufzählungspunkt in der Liste.

In manchen Texten sind einzelne Listenpunkte von normalen Absätzen unterbrochen -- anders ausgedrückt: Ein Listenpunkt besteht aus mehreren Absätzen. Sie können auch diese zu einer Liste kombinieren. Dazu markieren Sie mindestens ein Zeichen aus dem ersten Absatz, der zur Liste gehört. Anschließend drücken Sie die [Strg]-Taste und markieren aus den jeweils weiteren Listenabsätzen auch jeweils immer mindestens ein Zeichen (Abbildung 1). Danach klicken Sie auf Nummerierung an/aus in der Objektleiste.

Abb. 1: Für eine Liste aus nicht aufeinander folgenden Absätzen markieren Sie mit der [Strg]-Taste ein oder mehrere Zeichen der gewünschten Absätze und schalten dann die Nummerierung ein.

Nummerierung eines Absatzes entfernen

Um die Nummerierung eines Absatzes zu entfernen, setzen Sie die Markierung vor das erste Zeichen. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Die Rücktaste entfernt die Nummer dieses Absatzes, behält aber den Absatzeinzug bei. Oder Sie klicken auf das Symbol Nummerierung an/aus in der Objektleiste; das entfernt sowohl die Nummer als auch den Absatzeinzug.

Anfangsnummer in einer nummerierten Liste ändern

Möchten Sie die Startnummer einer nummerierten Liste ändern, setzen Sie die Markierung in den entsprechenden ersten Absatz. Dann wählen Sie Format / Nummerierung/Aufzählung und wechseln in das Register Optionen. Tragen Sie die gewünschte Anfangsnummer in das Feld Beginn bei ein und klicken auf OK, um die Nummerierung dieses und der folgenden Absätze zu ändern (Abbildung 2).

Abb. 2: Die Startnummer einer Aufzählung ändern Sie über "Format / Nummerierung/Aufzählung". Wechseln Sie ins Register "Optionen" und tragen den Wert im Feld "Beginn bei" ein.

Nummerierung oder Aufzählung beenden

Um am Ende einer Liste die Nummerierung oder die Aufzählungszeichen abzuschalten, drücken Sie am Ende des letzten Listeneintrags einfach zweimal die [Eingabe]-Taste.

Zeilennummerierung für alle Absätze einschalten

OpenOffice kann die Zeilen eines Dokument nummerieren. Dazu wählen Sie den Befehl Extras / Zeilennumerierung und schalten die Option Nummerierung einschalten ein. Nun legen Sie das Nummerierungsintervall, den Abstand zum Text und weitere Optionen fest. Klicken Sie auf OK, um die Nummerierung einzuschalten.

Zeilennummerierung nur für einige Absätze einschalten

Statt die Zeilennummern für das gesamte Dokument einzuschalten, können Sie auch nur in ausgewählten Absätzen die Zeilennumerierung einschalten. Das ist zwar etwas umständlich, aber es geht. Dazu wählen Sie Extras / Zeilennummerierung und im folgenden Dialogfenster Nummerierung einschalten. Mit OK gelangen Sie zurück zum Text.

Jetzt öffnen Sie mit Format / Stylist oder [F11] den Stylist und wechseln in der Symbolleiste oben links zu den Absatzvorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absatzvorlage Standard und wählen aus dem Kontextmenü Ändern. Wechseln Sie auf das Register Nummerierung und schalten dort im Bereich Zeilennummerierung die Option Die Zeilen dieses Absatzes mitzählen aus.

Klicken Sie auf OK. Da alle Absatzvorlagen auf der Vorlage Standard aufbauen, ist nun die Zeilennumerierung ausgeschaltet. Jetzt markieren Sie den oder die Absätze, für die Sie die Zeilennummerierung einschalten möchten; folgen diese Absätze nicht direkt aufeinander, markieren Sie mit Hilfe der [Strg]-Taste. Wählen Sie dann Format / Absatz und wechseln ins Register Nummerierung. Dort schalten Sie die Option Die Zeilen dieses Absatzes mitzählen ein und klicken auf OK (Abbildung 3).

Abb. 3: Wenn Sie nur in bestimmten Absätzen die Zeilennummern einschalten wollen, müssen Sie die Nummerierung erst einschalten, dann in der "Standard"-Absatzvorlage ausschalten und abschließend in die gewünschten Absätzen wieder einschalten.

Anfangsnummer für die Zeilenzählung festlegen

Möchten Sie eine Zeilennummerierung ab einem bestimmten Absatz beginnen lassen, setzen Sie die Markierung in den Absatz, wählen Format / Absatz und wechseln zum Register Nummerierung. Dort schalten Sie die Die Zeilen dieses Absatzes mitzählen ein. Anschließend können Sie auch die Option An diesem Absatz neu beginnen aktivieren. Tun Sie das und geben in das Feld Beginn bei die gewünschte Zeilennummer ein.

Rechtschreibung automatisch prüfen

OpenOffice prüft Ihre Dokumente auf Wunsch automatisch während der Eingabe auf die richtige Schreibweise. Dazu klicken Sie auf Extras / Rechtschreibprüfung und schalten im Untermenü die Option Automatisch prüfen ein. Falsch geschriebene oder Wörter, die das Wörterbuch von OpenOffice nicht kennt, werden mit einer roten Wellenlinie unterlegt. Das betrifft wegen des Prüfalgorithmus leider auch die meisten Komposita, das sind aus mehreren Wörtern gebildete Wörter, etwa "Donaudampfschifffahrt".

Rote Wellenlinie ausschalten

Soll die Linie unter unbekannten Wörtern nicht zu sehen sein - etwa in einer Präsentation? Dann wählen Sie Extras / Optionen / Spracheinstellungen / Linguistik. Im Bereich Optionen schalten Sie Kennung ausblenden ein (Abbildung 4).

Das Programm prüft weiterhin die Rechtschreibung währen der Eingabe oder beim Laden eines Textes, nur das auffällige und zeitaufwendige Unterstreichen entfällt.

Abb. 4: Möchten Sie nicht, dass unbekannte Wörter von der Rechtschreibprüfung markiert werden, schalten Sie die Kennung ab.

Arbeiten mit der Rechtschreibprüfung

Sie können die Rechtschreibung eines Dokuments automatisch prüfen oder manuell starten mit Extras / Rechtschreibprüfung / Prüfen bzw. [F7]. Die Rechtschreibprüfung beginnt an der aktuellen Cursor-Position oder am Anfang einer Textauswahl. OpenOffice durchsucht zuerst die Benutzerwörterbücher, danach die Standardwörterbücher. Trifft es auf ein unbekanntes oder falsch geschriebenes Wort, öffnet sich das Dialogfeld Rechtschreibprüfung, zeigt das Wort und mögliche Korrekturvorschläge (Abbildung 5).

Ist das Wort falsch geschrieben, korrigieren Sie es oder klicken auf einen der Vorschläge. Anschließend klicken Sie auf Ersetzen, um die Schreibweise zu ändern und die Prüfung fortzusetzen. Soll die Korrektur im gesamten Dokument automatisch durchgeführt werden, klicken Sie auf Immer ersetzen.

Zuvor können Sie das falsch geschriebene Wort mit einem Klick auf Autokorrektur noch in die Autokorrekturliste übernehmen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es ein für Sie typischer Schreibfehler ist.

Ist das beanstandete Wort hingegen richtig, nur OpenOffice nicht bekannt, klicken Sie auf Ignorieren. Entscheiden Sie sich für Immer ignorieren, wird diese Schreibweise im gesamten Dokument ignoriert und von der Rechtschreibprüfung ausgeschlossen. Danach wird die Prüfung fortgesetzt.

Falls Sie das bekrittelte Wort öfter verwenden, sollten Sie überlegen, ob Sie es nicht in ein Benutzerwörterbuch übertragen. Wählen Sie eines aus der Liste Wörterbuch und klicken auf Aufnehmen.

Stellen Sie während der Rechtschreibprüfung fest, dass Sie ein Wort sehr häufig benutzen, können Sie über Thesaurus sich ein anderes mit ähnlicher Bedeutung vorschlagen lassen.

Die Optionen schließlich öffnen ein Dialogfenster. In dem wählen Sie die Benutzerwörterbücher und stellen ein, wie und was die Rechtschreibprüfung prüfen soll (siehe Kasten "Optionen der Rechtschreibprüfung").

Abb. 5: Die Rechtschreibprüfung bietet mehrere Möglichkeiten, wie OpenOffice mit einem falschen oder unbekannten Wort umgeht.

Kasten 1: Optionen der Rechtschreibprüfung
Wie vieles in OpenOffice können Sie auch die Rechtschreibprüfung feinjustieren. Die folgenden Möglichkeiten finden Sie über Extras / Optionen / Spracheinstellungen / Linguistik im Bereich Optionen.
Großgeschriebene Wörter prüfen	Auch Wörter in Großbuchstaben werden geprüft.
Wörter mit Ziffern prüfen	prüft Wörter, in denen Zahlen und Buchstaben vorkommen.
Groß-/Kleinschreibung prüfen	prüft auf die korrekte Verwendung von Großbuchstaben am Wortanfang.
Sonderbereiche prüfen	Die Prüfung beschränkt sich nicht nur auf den Text, sondern auch auf spezielle Bereiche wie Kopf- und Fußzeilen, Text in Tabellen und Rahmen.
In allen Sprachen prüfen	nutzt die Wörterbücher aller installierten Sprachen bei der Prüfung. Das Schriftattribut "Sprache" (einzustellen über Format / Zeichen im Register Schrift) wird dann nicht berücksichtigt.
Automatische Prüfung	prüft Text schon während der Eingabe und und unterstreicht Fehler und unbekannte Wörter.
Alte deutsche Rechtschreibung	Korrigiert Wörter und trennt Silben nach der alten deutschen Rechtschreibung.
Minimale Wortlänge für Silbentrennung	Hier legen Sie die Mindestlänge eines Worts fest, damit es überhaupt automatisch getrennt werden darf.
Kennung ausblenden	Rechtschreibfehler werden nicht rot unterstrichen.
Zeichen vor den Zeilenumbruch	Hier legen Sie für die Silbentrennung fest, wie viele Buchstaben eines Worts am Zeilenende mindestens zurückbleiben müssen.
Zeichen nach dem Zeilenumbruch	Hier legen Sie für die Silbentrennung fest, wie viele Buchstaben eines Worts am Anfang der Folgezeile mindestens stehen müssen.
Trennen ohne Nachfrage	Mit dieser Option werden Sie nicht mehr zur manuellen Silbentrennung aufgefordert.
Sonderbereiche trennen	Wörter werden auch in Fußnoten, Kopf- und Fußzeilen getrennt.

OpenOffice "korrigiert" richtige Wörter automatisch

Rechtschreibfehler werden in einem Text normalerweise rot unterstrichen. Dann können Sie es zum Beispiel korrigieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein unterstrichenes Wort klicken und einen der angebotenen Korrekturvorschläge aus der Liste übernehmen. Dadurch wird das als falsch gekennzeichnete Wort durch das vorgeschlagene ersetzt.

Haben Sie statt "Weiter" beispielsweise "Writer" geschrieben, können Sie das wie beschrieben ersetzen. Doch Vorsicht: Wollen Sie später im Text wirklich das Wort "Writer" benutzen, korrigiert OpenOffice es zunächst, da es zuvor als Fehler erkannt und geändert wurde.

Diese Automatik schalten Sie aus, indem Sie nach der falschen Korrektur des Wortes [Strg-Z] drücken. Anschließend wird auch jedes weitere Vorkommen des Wortes nicht mehr korrigiert.

Benutzerwörterbuch anlegen

OpenOffice verwendet standardmäßig drei Benutzerwörterbücher: standard, soffice und IgnoreAllList. Sie können ganz einfach weitere hinzufügen, etwa für Fachbegriffe. Dazu wechseln Sie über Extras / Optionen / Spracheinstellungen zum Menü Linguistik. Klicken Sie rechts neben Benutzerwörterbücher auf die Schaltfläche Neu. Im folgenden Dialogfenster Benutzerwörterbuch anlegen tragen Sie einen Namen für das neue Wörterbuch ein - die Dateiendung *.DIC fügt OpenOffice automatisch hinzu.

Soll das Benutzerwörterbuch nur für eine bestimmte Sprache gelten, wählen Sie diese unter Sprache; mit der Vorgabe Alle wird das Benutzerwörterbuch unabhängig von der aktuellen Sprache benutzt.

Mit der Option Ausnahme (-) können Sie auch eine Negativliste führen (Abbildung 6). Dieses Benutzerwörterbuch enthält Wörter, die Sie vermeiden wollen. Bei der Rechtschreibprüfung erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, dass dieses Wort vermieden werden soll.

Klicken Sie auf OK, wird das Wörterbuch angelegt. Doch egal, für welche Art Benutzerwörterbuch Sie sich entscheiden, Sie müssen jedes nach dem Anlegen noch aktiveren. Dazu setzen Sie per Klick ein Häkchen vor das neue Wörterbuch.

Abb. 6: Wenn Sie ein Ausnahmewörterbuch anlegen, weist OpenOffice darauf hin, falls Sie Wörter benutzen, die Sie eigentlich vermeiden wollen.

Benutzerwörterbucher bearbeiten

Manchmal reicht ein falscher Klick, schon steht etwas dort, wo es nicht stehen soll - zum Beispiel in einem Benutzerwörterbuch. Das lässt sich auch mit [Strg-Z] nicht zurücknehmen. Dazu wählen Sie stattdessen Extras / Optionen / Spracheinstellungen / Linguistik. Markieren Sie im Bereich Benutzerwörterbücher das gewünschte Wörterbuch und klicken auf Bearbeiten. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster in der Liste das unerwünschte Wort und Löschen es.

Silben automatisch trennen

In der Voreinstellung verschiebt OpenOffice Wörter, die nicht mehr in eine Zeile passen, in die nächste Zeile. Mit Hilfe der automatischen Silbentrennung können Sie das ändern.

Die automatische Silbentrennung schalten Sie so ein: Setzen Sie die Markierung in einen Absatz, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen den Befehl Absatz. Im Register Textfluss schalten Sie im Bereich Silbentrennung die Option Automatisch ein.

In den Feldern darunter legen Sie fest, wie viele Zeichen am Zeilenende bzw. am Zeilenanfang mindestens stehen müssen. Aus der Setztechnik kommt die Option Maximal aufeinander folgende Trennstellen. Diese sind zunächst auf 0 gestellt. Ändern Sie den Wert auf 3, um höchstens in drei aufeinander folgenden Zeilen Trennungen zu erlauben. Mit OK wird die Silbentrennung für den Absatz durchgeführt.

Wollen Sie die automatische Silbentrennung für mehrere Absätze benutzen, machen Sie das mit Hilfe einer Absatzvorlage, etwa der Vorlage Standard. Dazu öffnen Sie den Stylist mit [F11] oder Format / Stylist und klicken oben links in der Symbolleiste auf Absatzvorlagen. Dann öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü einer Vorlage (hier: Standard) und wählen den Befehl Ändern. Danach geht es weiter wie gehabt: Wechseln Sie zum Register Textfluss, schalten im Bereich Silbentrennung auf Automatisch, stellen die Optionen ein und klicken auf OK (Abbildung 7).

Die Automatik gilt nur für das aktuelle Dokument. Möchten Sie generell die Silbentrennung einschalten, müssen Sie eine Standardvorlage mit Silbentrennautomatik erzeugen oder die bestehende Standardvorlage ändern.

Abb. 7: Um die Silben mehrerer Absätze automatisch zu trennen, änderen Sie die Silbentrennung in einer Absatzvorlage.

Manuell Silben trennen

Die automatische Silbentrennung von OpenOffice arbeitet nicht immer zufriedenstellend. So werden manche Wörter zu früh getrennt, andere gar nicht. Deswegen sollten Sie die Silbentrennung im Dokument nach dem Fertigstellen noch einmal prüfen.

Die wirkungsvollste - allerdings auch aufwendigste - Methode ist das Einfügen einer Trennung mit [Strg--]. Schneller - allerdings nicht immer zufriedenstellend - ist es, OpenOffice nach zu trennenden Wörtern suchen zu lassen und sich Trennvorschläge anbieten zu lassen.

Dazu wählen Sie Extras / Silbentrennung. Ist nichts markiert, beginnt die Silbentrennung vom Beginn des Dokuments. Haben Sie einen Teil des Textes markiert, wird nur in diesem die Silbenprüfung durchgeführt. Findet OpenOffice ein Wort, das es trennen kann, erscheint das Dialogfenster Silbentrennung (Abbildung 8).

Klicken Sie auf Trennen, um den Vorschlag zu übernehmen. Werden mindestens zwei Trennvorschläge angezeigt, können Sie die Trennstelle mit den Pfeiltasten festlegen. Abbrechen beendet die Silbentrennung; alle bisherigen Trennungen bleiben erhalten. Weiter und Entfernen trennen nicht und suchen das nächste zu trennende Wort.

Abb. 8: Die manuelle Silbentrennung zeigt die Schwächen deutlich: Das Wort "Zeilennummerierung" kann problemlos nach "Zeilen" getrennt werden, OpenOffice bietet es aber nicht an.

Silbentrennung funktioniert nicht

Funktioniert die Silbentrennung nicht, kann das zwei Gründe haben: Entweder ist das Silbentrennmodul der Sprache nicht eingerichtet. Das sollte normalerweise nicht der Fall sein, weil die deutsche Silbentrennung standardmäßig installiert ist. Oder -- wahrscheinlicher -- für den zu trennenden Text ist keine Sprache eingestellt. Prüfen Sie das, indem Sie den Text markieren, Format / Zeichen wählen und auf dem Register Schrift den Eintrag im Feld Sprache kontrollieren. Steht da [Keine], wird die Silbentrennung nicht durchgeführt.

OpenOffice lässt sich nicht schließen

Sie möchten OpenOffice beenden, aber es startet ständig wieder von neuem ein Programmfenster mit dem letzten Dokument? An dieser ärgerlichen Situation ist OpenOffice unschuldig. Der Übeltäter ist die Schnellstarter für KDE in der Kontrollleiste.

Schalten Sie diesen ab, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, und mit einem Klick das Häkchen vor Starte automatisch mit KDE entfernen; oder klicken Sie - falls der Schnellstarter beim nächsten KDE-Start abermals geladen werden soll - auf Beenden. (fan)

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