OpenOffice Tipps und Tricks zu OpenOffice von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen beim Umgang mit Serienbriefen und verknüpften Texten helfen - außerdem gibt es einen Tipp zum Papiersparen.

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Ein Dokument in den Text einfügen

So fügen Sie Ein Dokument an beliebiger Stelle in den Text ein: Setzen Sie den Cursor dorthin und wählen Einfügen / Datei. Suchen Sie im folgenden Dialog das gewünschte Textdokument und klicken zum Öffnen auf OK. Daraufhin wird der Text an der aktuellen Cursor-Position eingefügt.

So wird Text allerdings fix eingefügt. Er wird nicht aktualisiert, wenn die ursprüngliche Datei geändert wird. Um das zu erreichen, fügen Sie die Datei als Verknüpfung ein.

Text als Verknüpfung einfügen

Wenn Sie Text in eine Datei einsetzen wollen, der sich dynamisch ändert, also aktualisiert wird, wenn Sie die Ursprungsdatei ändern, fügen Sie diesen als Verknüpfung ein. Dazu setzen Sie den Cursor im Dokument an die Stelle, wo Sie die andere Datei einfügen wollen. Dann wählen Sie Einfügen / Bereich. In das Feld Neuer Bereich tragen Sie einen beschreibenden Namen für den Bereich ein und schalten anschließend die Option Verknüpfen ein. Nun können Sie im Feld Dateiname den Namen der einzufügenden Datei eintragen; um sich das Tippen des Verzeichnispfades zu ersparen, suchen Sie die Datei über die Durchsuchen-Schaltfläche rechts neben dem Feld. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Einfügen (Abbildung 1).

Übrigens: Enthält das gewünschte Dokument Bereiche, können Sie über das Feld Bereich denjenigen wählen, der eingefügt werden soll.

Abb. 1: Um einen sich dynamisch ändernden Text in ein Dokument einzufügen, fügen Sie ihn als Bereich ein.

Eingefügte Bereiche löschen

Wenn Sie ein Dokument mit dem aktuellen Text verknüpft, es also als Bereich eingefügt haben, können Sie es weder bearbeiten noch verschieben oder löschen. Das liegt daran, dass der Bereich schreibgeschützt ist.

Um den Schreibschutz eines Bereichs aufzuheben, klicken Sie in den Bereich und wählen Format / Bereiche. Schalten Sie unter Schreibschutz die Option Geschützt aus und bestätigen mit OK (Abbildung 2). Anschließend können Sie den Bereich bearbeiten und löschen.

Abb.2: Einen per Verknüpfung eingefügten Bereich können Sie nur bearbeiten, wenn Sie den Schreibschutz aufheben.

Serienbrief erstellen

Serienbriefe sind Schreiben gleichen Inhalts an verschiedene Empfänger - wie die, die Sie von Versicherungen, Banken oder Versandhäusern bekommen.

Um mit OpenOffice Serienbriefe zu erzeugen, brauchen Sie zunächst eine Briefvorlage mit Platzhaltern für die verschiedenen Adressdaten. Außerdem brauchen Sie noch eine Datei mit diesen Empfängerdaten - beispielsweise eine Adressdatenbank oder eine Calc-Tabelle. Diese werden im abschließenden Schritt zusammengefügt und ausgedruckt oder als einzelne Dateien gespeichert.

Im ersten Schritt erstellen Sie die Briefvorlage mit Inhalt und Platzhaltern für den Serienbrief. Wenn Sie bereits eine Dokumentvorlage für den Brief haben, öffnen Sie diese mit Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente und wählen im folgenden Dialog Ihre Dokumentvorlage. Ist der Brief bereits fertig, aber noch nicht als Vorlage gesichert, holen Sie ihn über Datei / Öffnen hervor. Ansonsten legen Sie mit Datei / Neu / Textdokument zunächst ein neues Dokument an, tippen den Briefinhalt und legen das Layout fest. Danach speichern Sie den Brief, schließen ihn aber nicht.

Im zweiten Schritt wählen Sie eine Adressdatenquelle aus und fügen die Platzhalter für Anschrift und Anrede ein. Diese als Feldfunktionen eingefügten Elemente werden beim Ausdruck durch den jeweiligen Text aus der Datenquelle ersetzt.

Um ein Adressbuch zu nutzen, müssen Sie es zunächst registrieren. Dazu wählen Sie Datei / Autopilot / Adress-Datenquelle. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten und binden das Adressbuch ein. Um eine Calc-Tabelle zu verwenden, erfahren Sie im Tipp "Tabelle als Adressbuch erstellen und registrieren", wie Sie diese anlegen und als Adressbuch einbinden.

Der dritte Schritt baut die Platzhalter für die Adressen in den Serienbrief ein. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Entweder wählen Sie Einfügen / Feldbefehl / Andere oder drücken [Strg-F2]. Im folgenden Dialog wechseln Sie zum Register Datenbank. Wählen Sie links als Feldtyp das Seriendruck-Feld. Rechts steht bereits die als Adressquelle registrierte Tabelle. Öffnen Sie diese per Klick auf die Pluszeichen, bis die Felder erscheinen. Markieren Sie die jeweiligen Felder und übertragen sie per Einfügen oder mit Drag&Drop an die Stelle im Text, an der die Markierung steht (Abbildung 3).
• Die andere Methode zum Einfügen von Platzhaltern geht über den Befehl Ansicht / Datenquellen bzw. die Tastenkombination [F4]. Daraufhin erscheint der Datenquellen-Explorer im oberen Teil des Programmfensters. Im linken Teil öffnen Sie zunächst die Tabelle, die als Datenquelle für den Serienbrief herhalten soll. Die Tabelle samt eingetragener Daten erscheint danach rechts in der Datenquellenansicht. Von dort ziehen Sie per Drag&Drop die Tabellenköpfe, die Sie als Platzhalter nutzen wollen, an die jeweils gewünschten Stellen im Serienbrief (Abbildung 4).

Speichern Sie nach diesem Schritt das Serienbriefdokument. Danach können Sie den Serienbrief drucken. Was es da zu beachten gilt, steht im Tipp "Serienbrief für Druck vorbereiten".

Abb. 3: Eine Methode, Seriendruck-Felder einzufügen, ist der Dialog "Feldbefehle", den Sie über "Einfügen / Feldbefehl / Andere" erreichen.

Abb. 4: Aus dem Datenquellen-Explorer können Sie ganz leicht per Drag&Drop die Tabellenköpfe als Platzhalter für die Adressdaten nutzen.

Tabelle als Adressbuch erstellen und registrieren

Soll ein Calc-Tabellendokument als Adressbuch in OpenOffice dienen, legen Sie zunächst eine neue Tabelle mit Datei / Neu / Tabellendokument an. In die erste Zeile schreiben Sie folgendes:

• in Zelle A1: Vorname
• in Zelle B1: Name
• in Zelle C1: Straße
• in Zelle D1: PLZ
• in Zelle E1: Ort
• in Zelle F1: Anrede

Sie können noch weitere Angaben wie Telefon, E-Mail oder Homepage machen, die sind allerdings für den Serienbrief nicht notwendig. Wie viele und welche Angaben OpenOffice maximal zulässt, steht im Tipp "Felder in Adressdatenquellen".

Damit sich die erste Zeile von den weiteren absetzt, markieren Sie die Zellen und fetten sie. Über die Schaltfläche Hintergrundfarbe können Sie diese noch besser absetzen. Außerdem sollten Sie die Überschrift fixieren. So bleibt sie beim Bewegen der Tabelle immer an der gleichen Position. Markieren Sie dazu die zweite Zeile per Klick auf den zweiten Zeilenkopf und wählen Fenster / Fixieren (Abbildung 5).

Anschließend tragen Sie Adressen in die Tabelle ein und speichern diese.

Danach registrieren Sie die Tabelle als Adress-Datenquelle: Wählen Sie Datei / AutoPilot / Adress-Datenquelle, als Typ des Adressbuchs andere externe Datenquelle und klicken auf Weiter. Im zweiten Schritt klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, die einsam in der Mitte des Dialogfensters steht.

Daraufhin öffnet sich der Dialog Adress Datenquelle anlegen. Tragen Sie im Feld Name einen für die Adresstabelle ein. Im Bereich Verbindung wählen Sie Tabellendokument aus der Liste Datenbanktyp. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld Datenquellen-URL, um die Tabelle herauszusuchen und zu Öffnen. Mit OK verlassen Sie diesen Dialog wieder.

Zurück im AutoPilot folgt nun die Feldzuordnung. Wählen Sie bei den verschiedenen Feldern aus der Liste jeweils den passenden Eintrag. Mit OK beenden Sie die Feldzuordnung. Abschließend brauchen Sie nur noch einen Titel für die Adresstabelle eingeben und auf Fertig stellen klicken, um die Integration der Adressdaten zu beenden.

Abb. 5: Wenn Sie eine Calc-Tabelle mit Adressen haben, können Sie diese mit Hilfe des AutoPilot "Adress-Datenquelle" als Adressbuch für OpenOffice registrieren.

Felder in Adressdatenquellen

Um eine Tabelle als Adressdatenbank für OpenOffice zu nutzen, sollten Sie auch die Zahl der dort enthaltenen Felder an die von OpenOffice anpassen. Die Felder reichen zahlenmäßig meistens aus. Die von OpenOffice verwendeten Bezeichnungen können Sie ebenfalls übernehmen, müssen es aber nicht. So können Sie beispielsweise statt "URL" auch "Homepage" schreiben, oder an Stelle von "Telefon Funk" auch "Mobiltelefon". Durch die Feldzuordnung werden Ihre Bezeichnungen den Feldern von OpenOffice zugeordnet.

Folgende Felder, die Sie eigenen Feldern in Ihrer Adressdatei zuordnen können, sind in OpenOffice vordefiniert:

• Vorname
• Name
• Firma
• Abteilung
• Straße
• PLZ
• Ort
• Bundesland
• Land
• Telefon privat
• Telefon geschätflich
• Telefon Büro
• Telefon Funk
• Fax
• E-Mail
• URL
• Titel
• Position
• Kürzel
• Anrede
• Grußformel
• ID
• Kalender
• Einladen
• Notiz
• Benutzer1
• Benutzer2
• Benutzer3
• Benutzer4

Serienbrief für Druck vorbereiten

Wenn Sie einen Serienbrief ausdrucken wollen, wählen Sie Extras / Seriendruck. Basiert der Serienbrief auf einer Dokumentvorlage, erstellen Sie ihn im folgenden Dialogfenster aus einer Vorlage. Andernfalls muss der Serienbrief bereits geöffnet sein, und Sie entscheiden sich für aus diesem Dokument. Klicken Sie auf OK, um den Seriendruck-Dialog zu öffnen (Abbildung 6).

Der Seriendruck-Dialog zeigt oben eine Symbolleiste, über die Sie Datensätze filtern, sortieren und suchen können. Mit der Schaltfläche ganz links schalten Sie die Ansicht des Datenquellen-Explorers ab. Das ist hilfreich, wenn Sie mehr Felder der Datensätze sehen wollen.

Im Bereich Datensätze wählen Sie, welche Datensätze für den Serienbrief benutzt werden: entweder Alle, nur Markierte Datensätze oder eine bestimmte Folge. Wollen Sie nur einige Datensätze drucken und erreichen mit Hilfe der Sortier- und Filterfunktion (siehe Tipp "Filtern und Sortieren für Serienbriefe") nicht die richtige Reihenfolge oder die gewünschte Anzahl, dann klicken Sie mit gedrückter [Strg]-Taste auf die gewünschten Zeilenköpfe der Datensätze.

Dann können Sie den Serienbrief drucken. Im Bereich Ausgabe wählen Sie Drucker und klicken auf OK. Soll jeder Serienbrief als eigener Auftrag auf den Drucker gesendet werden, markieren Sie außerdem noch die Option Einzelne Druckjobs erzeugen.

Wollen Sie die Serienbriefe speichern, statt Sie zu drucken, wählen Sie die Datei im Bereich Ausgabe. Jetzt können Sie den Pfad für die einzelnen Dateien festlegen und das Datenbankfeld wählen bzw. ein Namensmuster ins Feld Manueller Vorgabe schreiben. Mit diesem Vorgabewert erzeugt ein Klick auf OK die Dateinamen. Gleiche Bezeichnungen in den Datenbankfeldern stören weiter nicht - OpenOffice erzeugt für jede Datei automatisch eine Nummer, die es an den Dateinamen anhängt.

Abb. 6: Im Dialog "Seriendruck" legen Sie fest, ob die Serienbriefe direkt ausgedruckt oder in einzelnen Dateien gespeichert werden.

Filtern und Sortieren für Serienbriefe

Im Serienbrief-Dialog filtern und sortieren Sie die Datensätze nach beliebigen Kriterien, um so nur bestimmte Adressaten anzuschreiben. Um die Datensätze zu filtern, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Standardfilter. Im folgenden Dialog können Sie verschiedene Filterkriterien definieren. Wählen Sie zunächst einen Feldnamen, der auf eine bestimmte Bedingung geprüft werden soll. Im nächsten Feld geben Sie eine Bedingung ein. Bei Textfeldern lauten die Bedingungen

• wie
• nicht wie
• leer
• nicht leer

und in Zahlenfeldern wie PLZ

• gleich
• ungleich
• kleiner
• kleiner gleich
• größer
• größer gleich
• leer
• nicht leer

Als Wert geben Sie eine Zeichenfolge in einfachen Hochkommata an, zum Beispiel 'Meier'. Sollen beispielsweise nur die Datensätze der Personen mit den Vornamen "Sepp" und "Veronika" angezeigt werden, definieren Sie zwei Kriterien mit ODER als Verknüpfung (Abbildung 7). Möchten Sie etwa nur den Postleitzahlenbereich 8 erreichen, definieren Sie ebenfalls zwei Kriterien, die dieses Mal aber mit UND verknüpft sind. Das erste prüft, ob die Postleitzahl größer als 79999 ist, das zweite, ob die Postleitzahl kleiner als 90000 ist (Abbildung 8). Nur Datensätze, die beide Bedingungen erfüllen (UND), werden angezeigt. Hinweis: Zahlenwerte werden nicht in Hochkommata gesetzt.

OK wendet den Filter an und damit die Daten aus, die den gewünschten Kriterien entsprechen.

Um wieder alle Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden. Sie können stattdessen auch alle Filter und Sortierungen entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche Filter/Sortierung entfernen klicken.

Das Sortieren von Datensätzen ist ähnlich, aber einfacher. Ein Klick auf die Schaltfläche Sortierung öffnet den gleichnamigen Dialog. Hier wählen Sie zunächst den Feldnamen, nach dem als erstes sortiert werden soll, und dann die Reihenfolge:

• aufsteigend oder
• absteigend

Möchten Sie eine weitere Unterscheidung treffen, wählen Sie ein weiteres Kriterium (Abbildung 9) - wie bei den Filtern sind auch hier drei möglich.

Abb. 7: Diese Filterkriterien zeigen nur Personen an, die Sepp oder Veronika heißen.

Abb. 8: Möchten Sie Serienbriefe nur in den 8er-Postleitzahlenbereich schicken, hilft diese "UND"-Verknüpfung beim Aussortieren.

Abb. 9: Mit diesen Kriterien werden die Datensätze nach Nachnamen und bei Namensgleichheit anschließend nach Vornamen sortiert.

Dokumente verkleinert drucken

OpenOffice kann mehrere Seiten auf einem Blatt ausdrucken und so Papier sparen. Dazu wählen Sie den Befehl Datei / Seitenansicht/Seitendruck. Um zwei Seiten auf einem Blatt auszudrucken, klicken Sie in der Objektleiste zuerst auf das Symbol Seitenansicht: zwei Seiten und danach auf Seitenansicht drucken.

Wollen Sie mehr als zwei Seiten auf einem Blatt ausdrucken, klicken Sie in der Objektleiste auf das Symbol Druckoptionen Seitenansicht. Im folgenden Dialog stellen Sie unter Aufteilung die Zahl der Seiten pro Blatt ein. Über Ränder passen Sie den Blattrand an, und mit Abstand den Zwischenraum zwischen den einzelnen Seiten. Als Format wählen Sie aus Querformat oder Hochformat. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Seitenansicht drucken, um die verkleinerten Seiten zu drucken.

Zurück zur Standardvorgabe von einer Seite pro Blatt, bringt Sie die Schaltfläche Seitenansicht: mehrere Seiten: stellen Sie dort wieder eine Zeile und eine Spalte ein.

Abb. 10: In dieser Einstellung werden bis zu zehn Seiten pro Blatt gedruckt.

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