Richtig einstellen, besser bedienen, schneller arbeiten

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen beim Umgang mit Drucker, HTML-Dateien, Rechtschreibung und Textrahmen helfen -- außerdem gibt es einen Tipp, wie Sie mit regulären Ausdrücken suchen.

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Tipp: Papier aus verschiedenen Druckerschächten

Größere Abteilungs- oder Bürodrucker haben meist mehrere Papierschächte. Darin warten neben dem normalen Papier zum Beispiel Briefbögen auf Tinte oder Toner. Bei einseitigen Briefen ist der passende Bogen schnell ausgewählt, die automatische Papierwahl beim Drucken mehrseitiger Briefe stellt aber Manchen vor Probleme.

Doch OpenOffice löst diese Aufgabe unkompliziert. Verwenden Sie verschiedene Seitenvorlagen, um für die erste Seite eine andere Papierquelle festzulegen als für den Rest des Dokuments.

Öffnen Sie dazu den Stylist mit Format / Stylist oder der Funktionstaste [F11] und wechseln Sie oben in der Symbolreihe des Dialogfensters zu den Seitenvorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seitenvorlage, für die Sie den Schacht festlegen möchten, und wählen Sie den Eintrag Ändern im Kontextmenü. Wechseln Sie auf das Register Seite und treffen Sie im Feld Papierzufuhr Ihre Wahl (Abbildung 1). Klicken Sie danach auf OK.

Abb. 1: Das Papier für die erste Druckseite kommt hier aus dem dritten Papierschacht.

Nun weisen Sie den gewünschten Seiten die jeweiligen Seitenvorlagen zu, indem Sie mit der linken Maustaste doppelt auf die Seitenvorlage klicken. Ob die Seitenvorlage übernommen wurde, erkennen Sie daran, dass der Name der neuen Vorlage in der Statuszeile erscheint.

Tipp: Platzhalter bei der Textsuche benutzen

OpenOffice hat ausgefeilte Suchmöglichkeiten. Beispielsweise können Sie in der Suchen & Ersetzen-Funktion auch Platzhalter benutzen. Dazu öffnen Sie mit Bearbeiten / Suchen & Ersetzen oder [Strg-G] den gleichnamigen Dialog und schalten Sie die Option Regulärer Ausdruck ein.

Tragen Sie ins Feld Suchen nach den gewünschten Suchbegriff mit Platzhalterzeichen ein und klicken Sie auf Suchen oder auf Suche alle. Die Eingabe S.nne findet beispielsweise sowohl Sonne als auch Senne und Sinne (Abbildung 2). Welche Platzhalter es außerdem gibt, steht in der Tabelle "Reguläre Ausdrücke". Hinweis: Reguläre Ausdrücke über Absätze hinweg sind nicht möglich.

Abb. 2: Mit Hilfe regulärer Ausdrücke finden Sie über einen Suchbegriff mehrere Begriffe.

Tabelle: Reguläre Ausdrücke
Reguläre Ausdrücke dienen in OpenOffice unter anderem dazu, nach bestimmten Beschreibungen zu filtern. Hier eine Liste häufig gebrauchter regulärer Ausdrücke mit Beispielen.
Zeichen	Bedeutung	Beispiel
.	Der Punkt steht für genau ein beliebiges Zeichen.	w.chtig ergibt wuchtig genauso wie wichtig
*	Das Zeichen vor dem Sternchen darf kein Mal bis beliebig oft vorkommen.	da*rum findet drum und darum.
.*	Die Kombination Punkt-Sternchen steht für kein Zeichen oder eine beliebige Anzahl beliebiger Zeichen.	.*ei ergibt ei ebenso wie Brei, Schokoladenei oder Es ist alles einerlei.
+	Das Zeichen vor dem Plus muss mindestens einmal, kann aber beliebig oft vorkommen.	Wa+gen findet den Wagen und die Waagen.
?	Das Zeichen vor dem Fragezeichen darf gar nicht oder nur einmal vorkommen.	k?ein findet ein und kein, aber nicht klein.
^Wort	Findet das Wort nur, wenn es am Absatzanfang steht.	^Wichtig findet Wichtigtuer und andere Kombinationen am Absatzanfang.
wort$	Findet das Wort nur, wenn es am Absatzende steht.	wichtig$ findet überlebenswichtig am Absatzende.
\>	Der Text muss am Wortende stehen.	wichtig\> findet überlebenswichtig, aber nicht wichtigtuerisch.
\<	Der Text muss am Wortanfang stehen.	\<wichtig findet wichtigtuerisch, aber nicht überlebenswichtig.
[abc123]	Findet alle zwischen den Klammern aufgezählten Zeichen.	[Ww]ichtig findet Wichtig und wichtig.
[a-e]	Findet alle Zeichen zwischen a und e.	[A-R]ex findet Lex und Rex, aber nicht Sex.
[a-eh-x]	Findet alle Zeichen der beiden Buchstabengruppen a-e und h-x.	[a-ou-z]agen findet lagen, nagen und wagen, aber nicht ragen, sagen und tagen.
[^a-s]	Findet alle Zeichen außer a-s.	[^r-t]agen findet lagen, nagen und wagen, aber nicht ragen, sagen und tagen.

Tipp: Rechtschreibung in Fremdsprachen prüfen

OpenOffice prüft die Rechtschreibung in mehreren Sprachen, sofern entsprechende fremdsprachige Wörterbücher installiert sind. Dazu aktivieren Sie unter Extras / Optionen aus dem Menü Spracheinstellungen / Linguistik im Bereich Optionen den Eintrag In allen Sprachen prüfen (Abbildung 3).

Abb. 3: Die Option "In allen Sprachen prüfen" dehnt die Rechtschreibungprüfung auf die installierten Fremdsprachen aus.

Tipp: Textdatei als HTML speichern

In OpenOffice Writer haben Sie zwei Möglichkeiten, eine Datei im HTML-Format, das im WWW Verwendung findet, zu speichern: Der einfache Weg führt über den Menüpunkt Datei / Speichern unter. Im Dialogfenster wählen Sie anschließend als Dateityp HTML Document (OpenOffice.org Writer) (.html;.htm). Nun speichert OpenOffice das gesamte Dokument in einer HTML-Datei.

Etwas mehr Komfort bietet die Option Datei / Senden / HTML-Dokument erzeugen. Hier verbinden Sie einen Seitenumbruch mit einer Überschriften-Absatzvorlage. Wählen Sie aus der Liste Formatvorlagen die Absatzvorlage, die den Beginn einer neuen HTML-Seite kennzeichnen soll (Abbildung 4). Jedes Vorkommen dieser Vorlage im Text erzeugt dann eine neue HTML-Seite.

Abb. 4: Einen Text sichern Sie in einer oder mehreren HTML-Dateien. Formatvorlagen kennzeichnen dabei den Beginn einer neuen Seite.

Wählen Sie anschließend das gewünschte Verzeichnis und tragen Sie einen Namen für das erste HTML-Dokument ein; danach klicken Sie auf Speichern.

Writer erstellt automatisch eine Seite mit Hyperlinks zu allen angelegten Seiten; den Dateinamen der Folgeseiten hängt es fortlaufende Zahlen an. Die Titel der HTML-Seiten entnimmt es dabei der obersten Kapitelüberschrift. Eingebundene Grafiken speichert diese Funktion im gleichen Ordner wie die HTML-Dateien. Dabei stellt sie den Dateinamen des HTML-Dokuments dem der Grafik voran.

Tipp: Dokument als "reines" HTML speichern

Wenn Sie in Writer einen Text im HTML-Format speichern, steht in der Datei jede Menge oft unerwünschten Code, den OpenOffice erzeugt. Um den Code zu entfernen, kommen Sie um einen externen Editor nicht herum, in dem Sie überflüssige HTML-Auszeichnungen löschen.

Verfügen Sie über tiefergehende HTML-Kenntnisse, geht es auch anders. Schreiben Sie den gewünschten HTML-Code direkt in Writer. Dann speichern Sie die Datei im einfachen Textformat und benennen Sie sie anschließend im Datei-Manager um, so dass sie die Endung .html erhält.

Tipp: Text während der Eingabe auszeichnen

Sie müssen Text nicht erst eingeben und anschließend formatieren. Schneller geht es mit Hilfe von Formatierungsbefehlen, die Sie über Tastenkombinationen direkt aufrufen. Drücken Sie beispielsweise [Strg-F], fettet Writer den folgenden Text. Möchten Sie die Fettung wieder abschalten, drücken Sie entweder abermals [Strg-F] oder -- wenn das Wort am Absatzende steht -- [Pfeil nach rechts]. Mit welchen Tastenkombinationen Sie Text noch auszeichnen, verrät die Tabelle "Tastenkombinationen für Textauszeichnungen".

Tabelle: Tastenkombinationen für Textauszeichnungen
Absatzformate
[Strg-B]	Blocksatz
[Strg-E]	Zentriert
[Strg-L]	Linksbündig
[Strg-R]	Rechtsbündig
[Strg-1]	Einzeiliger Zeilenabstand
[Strg-2]	Zweizeiliger Zeilenabstand
[Strg-5]	1,5-zeiliger Zeilenabstand
Zeichenformate
[Strg-D]	Doppelt unterstreichen
[Strg-H]	Hochstellen
[Strg-K]	Kursiv
[Strg-T]	Tiefstellen
[Strg-U]	Unterstrichen

Tipp: Weitere Formatierungen auf Tasten legen

Mit den Tastenkombinationen aus der Tabelle "Tastenkombinationen für Textauszeichnungen" nehmen Sie schon die meisten Auszeichnungen für Zeichen und Absätze vor. Allerdings fehlen in der Voreinstellungen Funktionen wie das Durchstreichen von Zeichen oder das Vergrößern bzw. Verkleinern der Schrift (Zeichen vergrößern, Zeichen verkleinern) . Auch die sich direkt auswirkenden Absatzformate lassen entsprechende Tastenkombinationen für das Vergrößern oder Verkleinern des Absatzeinzugs (Einzug erhöhen bzw. Einzug verkleinern) vermissen.

Über den Befehl Extras / Anpassen erweitern Sie OpenOffice um diese Funktionen. Auf der Registerkarte Tastatur wählen Sie in der Liste Tastenkombinationen zunächst eine aus; achten Sie dabei darauf, dass diese nicht schon genutzt wird. Eine Übersicht über die bereits belegten Kürzel erhalten Sie nach einen Klick auf die Option OpenOffice.org.

Frei für die oben genannten Funktionen sind beispielsweise noch die Tastenkombinationen [Strg-I], [Strg-J] und [Strg-M]. Um weitere Kürzel mit der [Strg]-Taste zu nutzen, ändern Sie die ursprüngliche Belegung. So übernehmen Sie beispielsweise die Tastenkombination [Strg-Q] für eine andere Funktion; in der Voreinstellung beendet sie OpenOffice, doch eine von OpenOffice genutzte Tastenkombination in Writer neu belegen, genießt Ihre neue Einstellung Priorität.

Haben Sie sich für eine Tastenkombination entschieden, die Sie mit einer neuen Funktion belegen möchten, wählen Sie in der Liste Bereich den Eintrag Format. Daraufhin erscheinen in der Liste Funktion alle Befehle dieses Bereichs. Dort klicken Sie dann zum Beispiel auf das Feld Durchstreichen und dann auf die Schaltfläche Ändern, um dem Befehl eine Tastenkombination zuzuordnen. Haben Sie so alle gewünschten Tastenkombinationen erzeugt, bringt Sie ein Klick auf OK zurück zum Text.

Abb. 5: Zeichen- und Absatzformate ordnen Sie im Dialogfenster "Anpassen" bestimmten Tastenkombinationen zu.

Tipp: Mehrere Textrahmen miteinander verketten

Textrahmen nutzt eine Textverarbeitung üblicherweise dazu, Texte und Grafiken auf einer Seite präzise zu positionieren. Sie dienen aber auch dazu, Text in ein frei zu gestaltendes Spalten-Layout zu bringen.

Um mehrere Rahmen miteinander zu verbinden oder zu verketten, legen Sie diese zunächst an. Klicken Sie dazu einige Sekunden in der Werkzeugleiste am linken Fensterrand auf das oberste Symbol Einfügen. Klicken Sie dann im aufgehenden Fenster auf das äußerste linke Symbol: Rahmen manuell einfügen.

Die Markierung wandelt sich zu einem Kreuz, mit gedrückter linker Maustaste ziehen Sie einen neuen Rahmen auf. Die Anzahl der gewünschten Spalten des neuen Rahmens bestimmen Sie mit einem Klick auf das entsprechende Feld im Untermenü, das sich öffnet, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Rahmensymbol fahren.

Auf die gleiche Weise fügen Sie anschließend weitere Rahmen ein. Dann klicken Sie auf die Kante des zu verkettenden Rahmens. Dadurch erscheint an Stelle der unteren waagrechten Werkzeugleiste im oberen Bereich des Fensters die Objektleiste für Rahmen. Klicken Sie dort auf das Symbol Verketten, das zweite von rechts. Anschließend klicken Sie in den Rahmen, den Sie mit dem ersten verknüpfen wollen.

Daraufhin erscheint eine Verbindungslinie zwischen den verknüpften Rahmen. Wenn Sie jetzt Text in den Rahmen eingeben, fließt dieser automatisch von einem in den nächsten Rahmen (Abbildung 6).

Abb. 6: Text fließt in verketteten Rahmen automatisch in den festgelegten Folgerahmen.

Tipp: Verketten von Rahmen funktioniert nicht

Sie wollen Textrahmen verbinden, aber es funktioniert partout nicht wie gewünscht? Überprüfen Sie folgende Hürden:

• Dass die Verkettung erfolglos war, erkennen Sie daran, dass der Text nicht im gewünschten Zielrahmen weiterläuft. In diesem Fall verketten Sie die Rahmen miteinander wie beschrieben.

• Der Zielrahmen ist nicht leer: In dem Fall löschen Sie den Text aus dem Zielrahmen.

• Der Zielrahmen ist bereits mit einem anderen Rahmen verkettet: Das erkennen Sie an der Verbindungslinie zwischen verketteten Rahmen. Lösen Sie die Verbindung, um den Rahmen als Zielrahmen nutzen zu können. Dazu genügt ein Mausklick auf die Verbindungslinie.

• Quell- und Zielrahmen stehen nicht im selben Textbereich, sondern stattdessen beispielsweise ein Rahmen im Kopfzeilen- und der andere im Fußzeilenbereich: Verschieben Sie die Rahmen in denselben Bereich bzw. verketten Sie nur Rahmen innerhalb eines Bereichs.

• Quell- und Zielrahmen sind ineinander verschachtelt: Löschen Sie den verschachtelten Zielrahmen und legen außerhalb des Quellrahmens einen weiteren Zielrahmen an.

Tipp: Text in Rahmen setzen

Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Rahmen mit Text zu füllen. Entweder ziehen Sie erst einen Rahmen auf und schreiben den Text anschließend hinein. Oder Sie schreiben zunächst den Text, markieren diesen und erstellen wie beschrieben einen neuen Rahmen. Sobald Sie den Rahmen in der gewünschten Größe aufgezogen haben, füllt OpenOffice ihn mit dem zuvor markierten Text.

Tipp: Textrahmen nicht mitdrucken

Sie können Textrahmen so einstellen, dass er zwar auf dem Bildschirm zu sehen ist, nicht aber in einem Ausdruck. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie Kommentare zum übrigen Text in einen Textrahmen schreiben.

Dazu klicken Sie auf den Textrahmen, so dass die Griffpunkte zum Ändern der Rahmengröße erscheinen. Dann wählen Sie Format / Rahmen und wechseln ins Register Zusätze. Dort schalten Sie im Bereich Eigenschaften die Option Drucken aus. Klicken Sie dann auf OK, erscheinen Rahmen und Inhalt auf späteren Ausdrucken nicht (Abbildung 7).

Abb. 7: Soll ein Rahmen nicht auf Ausdrucken erscheinen, schalten Sie im Register "Zusätze" die Option "Drucken" aus.

Tipp: Vorgaben für Rahmen umfließenden Text

Normaler Fließtext läuft in Writer in der Voreinstellung um einen Rahmen herum. Der Rahmen steht also zunächst innerhalb eines Absatzes und der restliche Text der Seite erscheint darüber, links, rechts und darunter. Wie groß der Abstand zwischen Rahmen und herumfließendem Text sein soll, legen Sie über Format / Rahmen im Dialogfenster Rahmen im Register Umlauf festgelegt.

Im Bereich Vorgaben desselben Fensters bestimmen Sie das allgemeine Verhältnis von Text und Rahmen. Es gibt sechs Möglichkeiten (Abbildung 8):

• Kein: Der Rahmen steht in einer eigenen Zeile im Dokument. Der Text verläuft über und unter dem Rahmen, jedoch nicht auf seinen Seiten.

• Links: Lässt bei genügend Platz den Text über, unter und auf der linken Seite um den Rahmen laufen. Wenn die Unterstützung für asiatische Sprachen aktiviert ist, heißt diese Option Vor.

• Rechts: Lässt bei genügend Platz den Text über, unter und auf der rechten Seite um den Rahmen laufen. Wenn die Unterstützung für asiatische Sprachen aktiviert ist, heißt diese Option Hinter.

• Parallel: Die Standardeinstellung; sie lässt den Text auf allen vier Seiten um den Rahmen laufen.

• Durchlauf: Diese Vorgabe stellt den Rahmen an den Anfang und lässt den Text durch diesen laufen. Das ist zum Beispiel dann interessant, wenn eine Kopie des Textes als Schatten fungieren soll.

• Dynamisch: Diese Vorgabe führt den Textumlauf automatisch durch. Der Text umfließt den Rahmen links, rechts oder auf allen vier Seiten. Text wird zwischen Rahmen und Seitenrand plaziert, wenn mindestens zwei Zentimeter Abstand vorhanden ist.

Abb. 8: Wählen Sie zwischen sechs Vorgaben, wie und ob Text um einen Rahmen herumläuft.

Tipp: Grafik mit Kontur im Rahmen

OpenOffice setzt nicht nur Text in Rahmen, sondern auch Bilder. Doch wo beim Text schnell die Grenze erreicht ist, wird es bei Bildern richtig spannend: OpenOffice kann Bilder mit einer Kontur versehen, so dass der umfließende Text sich nicht an das Rahmenrechteck halten muss, sondern sich nach einer vom Benutzer festgelegten Kontur richtet.

Möglich ist das bei den Umlaufvorgaben Vor, Hinter, Parallel und Dynamisch. Nachdem Sie ein Bild über Einfügen / Grafik / Aus Datei in einen Text eingefügt haben, markieren Sie den Grafikrahmen und wählen Sie Format / Umlauf / Kontur bearbeiten.

Daraufhin öffnet sich der Kontur-Editor. Darin wählen Sie einen Teil der Grafik mit Hilfe eines Polygons, einer Ellipse oder eines Rechtecks aus. Anschließend verschieben Sie die Eckpunkte gemäß Ihren Wünschen. Sind alle Punkte richtig plaziert, klicken Sie oben links in der Symbolleiste auf Zuweisen (Abbildung 9). Damit übernehmen Sie die Kontur und der Text läuft um das ausgeschnittene Bild herum (Abbildung 10). (csc)

Abb. 9: Im Kontur-Editor wählen Sie mit Hilfe eines Rechtecks, einer Ellipse oder eines Vielecks einen Teil des Bilds aus.

Abb. 10: Der Text läuft um den ausgeschnittenen Teil des Bilds herum.

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