Adressbücher unter Linux

Kontakte pflegen

von Andrea Müller

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Was haben Schwiegermutter Gertrud, Personalchef Hilmar Miese-Peter und Vereinskamerad Benny gemein? Vermutlich nichts, außer dass sie irgendwo gemeinsam in einem Adressbuch stehen. Wir haben uns drei Linux-Kontaktverwalter angesehen.

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Bekannte, Familie, Freunde, Kollegen, Geschäftspartner: Im Lauf der Jahre sammeln sich unzählige Adressen an. Hat man diese früher um den Neujahrstag herum von Hand in den aktuellen Jahreskalender übertragen, speichern heute Adressbuchprogramme den Wust an Telefonnummern, Mail- und Postanschriften. Wir stellen den KDE-Kontaktverwalter kaddressbook und die Adressbücher von Evolution und der Mozilla-Suite vor. Der erste Teil des Artikels beschäftigt sich mit den grundlegenden Features und verrät einige Kniffe, wie Sie die Programme effektiv nutzen. Beim Adressbuch von KDE und Evolution behandeln wir dabei vorrangig die aktuelle Version, die bei Suse Linux 9.1 und Fedora Core 2 dabei ist. Gibt es bei der älteren, von Mandrake Linux 9.2 und Suse Linux 9.0 mitgelieferten Version Unterschiede, weisen wir kurz darauf hin.

Danach geht es um die Frage, wie Sie den Datenbestand zu einem anderen Adressverwalter transferieren. Im- und Exportfunktionen erleichtern die Arbeit, haben aber einige Tücken. Der Artikel beleuchtet die unterschiedlichen Formate und verrät, wo es beim Datenaustausch noch hapert.

Einer für alle

Das KDE-Adressbuch (Sie starten es aus einem Schnellstartfenster mit dem Befehl kaddressbook) verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie das Windows-Adressbuch. Es arbeitet nicht nur mit KMail zusammen, sondern jedes entsprechend programmierte KDE-Programm kann auf den Kontaktverwalter zugreifen -- ein Beispiel für eine solche Anwendung ist Korganizer: Er nutzt das KDE-Adressbuch, statt selbst ein Modul für diese Aufgabe mitzubringen.

kaddressbook startet in einer übersichtlichen Zweifensteransicht (Abbildung 1). In der linken Fensterhälfte ordnet es die Einträge alphabetisch nach dem Vornamen an. Um stattdessen alphabetisch nach dem Familiennamen zu sortieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname. Ein erneuter Klick darauf kehrt die Reihenfolge um. Soll der Nachname in der ersten Spalte stehen, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift und ziehen sie mit gedrückt gehaltener Maustaste nach links. Sobald kaddressbook einen gestrichelten Rahmen an der neuen Position einblendet, lassen Sie die Maustaste los, um die Spalte dort zu verankern.

Abb. 1: Das KDE-Adressbuch zeigt in der linken Fensterhälfte alle Einträge an. Markieren Sie einen, sehen Sie die Kontaktdaten in der rechten Fensterhälfte.

Über Datei / Neuer Kontakt füllen Sie den Adressverwalter. Das KDE-Adressbuch nimmt private und berufliche Anschriften, Telefonnummern, Web-Seiten und Mail-Adressen auf. Um einem Kontakt mehrere Mail-Adressen zuzuordnen, klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf E-Mail-Adressen bearbeiten und geben sie im nächsten Dialog ins Feld E-Mail-Adresse ein.

Haben Sie mehrere Adresskarten angelegt, blendet kaddressbook die wichtigsten Daten in der rechten Fensterhälfte ein, sobald Sie eine markieren. Wenn Sie eine Adresse anklicken, öffnet sich das Editor-Fenster von KMail, in dem nur noch der Text fehlt.

Damit die Übersicht nicht zu kurz kommt, können Sie Ihre Kontakte verschiedenen Kategorien, wie Freund oder Kunde, zuordnen. Über das Drop-down-Feld Filter im Hauptfenster blenden Sie dann beispielsweise nur Kundenadressen ein. Einen bestimmten Eintrag finden Sie am schnellsten über die Suchleiste. Dort suchen Sie nicht nur nach Namen, auch die Straße, ein Teil der Mail-Adresse oder die Telefonnummer sind gültige Suchkriterien.

Ein besonders praktisches Feature sind die Verteilerlisten. Dort fassen Sie mehrere Kontakte zusammen. Um an alle Personen, die in der Liste stehen, eine Mail zu schicken, tragen Sie den Namen der Liste ins Adressfeld von KMail ein. Eine solche Empfängergruppe legen Sie über Einstellungen / Erweiterungsleiste anzeigen / Verteilerlisten-Editor (bei älteren kaddressbook-Versionen Einstellungen / Funktionsleisten anzeigen / Verteilerlisten) an. Geben Sie der Liste über Neue Liste einen Namen. Markieren Sie nun in der oberen Fensterhälfte alle Einträge, die Sie der Liste hinzufügen wollen, und ziehen Sie sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste in das Listenfenster (Abbildung 2). Über Einstellungen / Erweiterungsleiste anzeigen / Keine (Einstellungen / Funktionsleisten anzeigen / Kein) gelangen Sie zur Standardansicht zurück.

Wer Suse Linux 9.1 oder Fedora Core 2 verwendet, kann seinen Kontakten sogar eine Grafik, etwa ein eingescanntes Foto zuordnen. Doppelklicken Sie dafür auf den gewünschten Eintrag und suchen Sie auf dem Registerreiter Diverses unter Foto die passende Grafik aus. Das Bild blendet kaddressbook direkt neben dem Namen, anstelle des Visitenkartensymbols ein.

Abb. 2: Die Verteilerliste "Mailverteiler" hat vier Einträge.

Outlook-Klon

Ebenso wie bei Outlook blenden Sie den Evolution-Kontaktverwalter ein, indem Sie in der Verknüpfungsleiste auf Kontakte klicken. In der Adressansicht zeigt das Programm die einzelnen Adresskarten, über die Button-Leiste am rechten Rand wechseln Sie zu einem anderen Buchstaben (Abbildung 3). Wie von anderen Adressbüchern gewohnt, ordnet Evolution die einzelnen Kontakte nach dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens ein.

Abb. 3: Evolution zeigt im Kontaktbereich die wichtigsten Daten einer Adresskarte an.

Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie entweder in der Adressansicht auf die Schaltfläche Neu oder Sie doppelklicken auf eine freie Stelle des Adressfensters. Im sich öffnenden Kontaktbildschirm tragen Sie die wichtigsten Daten von der Anschrift, über die Mail-Adresse bis hin zum Namen des Ehepartners ein. Sind Sie fertig, speichern Sie die Adresskarte mit Klick auf Speichern und schließen.

Einmal angelegte Karten öffnen bei einem Doppelklick erneut das Bearbeitungsfenster, doch diese Mühe müssen Sie sich gar nicht machen: Hat sich bei einem Bekannten nur die Telefonnummer geändert, markieren Sie sie im Hauptfenster und überschreiben sie direkt dort mit der neuen. Mit [Eingabe] übernehmen Sie die Daten ins Adressbuch.

Um schnell eine Adresse zu finden, nutzen Sie die Suchleiste. Stellen Sie in dem davor liegenden Drop-down-Menü Ein beliebiges Feld enthält (Irgendein Feld enthält) ein, damit Sie auch nach einer Telefonnummer oder Straße suchen können. Um einem Ihrer Bekannten eine E-Mail zu schicken, klicken Sie seine Adresskarte mit der rechten Maustaste an und wählen Nachricht an Kontakt schicken aus dem Kontextmenü. Ebenso wie das KDE-Adressbuch kennt auch der Evolution-Kontaktverwalter Verteilerlisten. Über Neu / Kontaktliste legen Sie sie an. Sie füllen den Verteiler, indem Sie einzelne Adresskarten aus dem Evolution-Hauptfenster per Drag & Drop in den Kontaktlisteneditor ziehen und dort fallen lassen. Geben Sie den Namen der Liste in das Adressfeld einer Mail ein, schickt Evolution sie an alle Adressaten der Liste als Blindkopie -- die Empfänger sehen dabei nicht die Mail-Adressen der anderen Listen-Mitglieder. Möchten Sie, dass die Adressen für alle sichtbar sind, entfernen Sie im Kontaktlisteneditor das Häkchen vor Adressen verbergen, wenn E-Mails an diese Liste verschickt werden.

E-Mail-Adressbuch

In Mozilla starten Sie den Adressverwalter über das rechte Symbol in der am unteren Fensterrand liegenden Programmleiste. Anstelle von Kategorien bietet Mozilla die Option, mehrere Adressbücher anzulegen. Wer nicht alle Einträge in dem Persönlichen Adressbuch speichern will, legt einfach ein weiteres über Datei / Neu / Adressbuch an und gibt ihm in der folgenden Dialogbox einen aussagekräftigen Namen. Nach einem Klick auf OK taucht es sofort in der linken Fensterhälfte auf.

Um einen neuen Eintrag anzulegen, markieren Sie eines der Bücher und klicken in der Symbolleiste auf Neue Karte. Auf drei Registerkarten tragen Sie die nötigen Informationen ein (Abbildung 4). Fehlt Ihnen ein Feld, etwa weil Sie gerne noch den Namen des Partners speichern möchten, ist dafür eines der benutzerdefinierten Felder auf dem Register Andere der richtige Platz.

Markieren Sie ein Adressbuch, blendet Mozilla im oberen Teil der rechten Fensterhälfte alle Einträge ein. Sobald Sie einen auswählen, zeigt das Programm darunter die ausführliche Adresskarte (Abbildung 5) an. Ein Klick auf eine der Mail-Adressen öffnet den Mozilla-Mail-Editor.

Abb. 4: Hier legen Sie in Mozilla einen neuen Eintrag fürs Adressbuch an.

Abb. 5: Mozilla präsentiert Adresskarten übersichtlich in einzelne Abschnitte unterteilt.

Haben Sie die Postanschrift eines Kontakts erfasst, zeigt das Adressbuch zusätzlich die Schaltfläche Karte holen an. Über sie öffnen Sie den Browser, der eine Adressanfrage an den Online-Kartendienst http://www.mapquest.com schickt. Planen Sie einen Besuch bei jemandem aus dem Mozilla-Kontaktverwalter, ist die Wegbeschreibung dank dieses Features nur einen Mausklick entfernt.

Auch eine Verteilerliste legen Sie im Handumdrehen an. Der richtige Menüpunkt ist Datei / Neu / Mailing-Liste. Im nächsten Fenster geben Sie der Liste einen Namen und tragen in der unteren Fensterhälfte alle Mail-Adressen für die Liste ein. Sie müssen die oft ellenlangen Adressen nicht von Hand eingeben. Tippen Sie nur den ersten Buchstaben, damit Mozilla eine Liste der Adressbucheinträge anzeigt, die mit diesem Zeichen beginnen.

Daten auf Wanderschaft

Manchmal verhindert nur das Adressbuch den Wechsel zu einem anderen Mail-Programm. Kaum jemand hat Lust, größere Datenbestände von Hand in den neuen Kontaktverwalter zu übertragen. Im- und Exportfunktionen erleichtern die Arbeit, sind aber leider noch nicht perfekt. Positiv ist, dass der Transfer von Name, Anschrift und Mail-Adresse nahezu immer klappt. Eventuell wird einmal die Geschäftsadresse zum privaten Wohnort, doch das ist zu verschmerzen. Einschränkungen müssen Sie bei den nicht so wichtigen Feldern wie Name des Partners oder Geburtstag hinnehmen -- je nach Dateiformat ignorieren die Programme sie beim Import. Auch Umlaute überleben den Transfer in eine andere Anwendung oft nicht.

Haben Sie unter Windows mit Outlook Express gearbeitet, exportieren Sie die Daten aus dem Windows-Adressbuch in eine Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen). Das Format nennt sich CSV (Comma Separated Values), und die Dateien haben die Endung .csv. Das Windows-Adressbuch lügt Sie jedoch an. Statt eines Kommas verwendet es das Semikolon als Trennzeichen. Da Mozilla damit nicht umgehen kann, öffnen Sie die Datei mit einem Text-Editor und nutzen die Funktion Suchen und Ersetzen, um alle Kommata durch ein Semikolon zu ersetzen.

Die so gespeicherten Adressen lassen sich in Mozilla und in das KDE-Adressbuch importieren. In Mozilla wählen Sie Tools / Importieren und klicken in den ersten beiden Dialogen auf Weiter. Im folgenden Fenster markieren Sie im Feld Dateityp Mit Komma getrennt und suchen die Textdatei heraus. Im letzten Import-Bildschirm können Sie einzelne Felder abwählen; die Zuordnung nimmt Mozilla automatisch vor. Über den OK-Button starten Sie den Import.

Im KDE-Adressbuch ist es etwas komplizierter, diese Listen einzulesen. Sie sind unter Datei /Importieren / CSV-Liste importieren (Datei / Importieren / Liste) am richtigen Ort. Suchen Sie die Textdatei über den Dateiauswahldialog heraus und ordnen Sie den Spalten die richtigen Feldnamen zu. In aktuellen Versionen von kaddressbook klicken Sie dazu auf die Spaltenüberschrift und suchen aus dem aufklappenden Menü die richtige Feldbezeichnung heraus (Abbildung 6). In dem älteren KDE-Kontaktverwalter von Suse Linux 9.0 und Mandrake Linux markieren Sie stattdessen eine Spalte und wählen den Feldnamen aus der Auswahlliste. Mit Klick auf Der ausgewählten Spalte zuweisen ordnen Sie die Spalte einem Feld zu.

Evolution bietet keine Option, CSV-Dateien einzulesen, obwohl fast jedes andere Adressbuch dieses Format exportieren kann.

Abb. 6: Hier legen Sie fest, welche Feldbezeichnung für die einzelnen Spalten die richtige ist.

Um zwischen den Linux-Kontaktverwaltern Daten auszutauschen, eignet sich das LDIF-Format am besten. Wer eine ältere Distribution nutzt, ist hier im Hintertreffen, da das dort mitgelieferte KDE-Adressbuch mit LDIF-Dateien nichts anzufangen weiß.

Der Export nach LDIF ist in Mozilla und kaddressbook schnell erledigt: In Mozilla markieren Sie ein Adressbuch und rufen Tools / Exportieren auf. In der nächsten Dialogbox fehlen nur der Dateiname und ein Klick auf OK, damit das Programm mit der Arbeit beginnt. Unter dem KDE-Kontaktverwalter führt der Weg über Datei / Exportieren / LDIF Adressbuch exportieren. Standardmäßig exportiert die Anwendung alle Kontakte, was Sie mit OK bestätigen. Geben Sie der Datei im folgenden Dialog einen Namen und klicken Sie auf Speichern.

LDIF-Dateien lesen alle drei Programme ein, sofern Sie eine aktuelle Distribution verwenden. In kaddressbook heißt der richtige Menüpunkt Datei / Importieren / LDIF Adressbuch importieren, und Sie müssen nur die richtige Datei aussuchen. Arbeiten Sie mit Mozilla, gehen Sie ebenso vor wie bei den CSV-Dateien. Wählen Sie jedoch diesmal LDIF als Dateityp. Nachdem Sie auf Fertigstellen geklickt haben, sehen Sie ein neues Adressbuch, das denselben Namen wie die LDIF-Datei trägt, in der linken Fensterhälfte. In Evolution starten Sie über Datei / Importieren den Assistenten. Kreuzen Sie bei der ersten Frage des Assistenten Eine einzelne Datei importieren an. Im zweiten Bildschirm wählen Sie die LDIF-Datei aus und stellen im Feld Dateityp den Eintrag LDAP Data Interchange Format ein. Nach einem Klick auf Importieren markieren Sie den Zielordner, für Adressen ist Kontakte der richtige. Hat Evolution die Adressen eingelesen, blendet das Programm eine kurze Erfolgsmeldung ein.

Leider sind die Exportoptionen aus Evolution heraus sehr eingeschränkt. Das Programm speichert nur einzelne Adressen im Visitenkarten-Format (Datei / Als VCard speichern) -- bei mehr als zehn Einträgen ist das eine zeitraubende monotone Arbeit. Glücklicherweise liest die neue Version des kaddressbook die Visitenkarten in einem Rutsch ein. Mit Datei / Importieren / vCard importieren öffnen Sie den Dateiauswahldialog. Navigieren Sie in den Ordner mit den Visitenkarten und markieren Sie mit gedrückt gehaltener Umschalt-Taste die erste und die letzte Karte. Nun sind alle Dateien mit der Endung .vcf ausgewählt, und ein Klick auf OK startet den Import. (amü)

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