OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen beim Umgang mit Dokumenten aus Microsoft Office, Automatismen und OpenOffice-Dateien -- außerdem erfahren Sie, wer sich um das Programmpaket verdient gemacht hat.

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Tipp: Arbeiten mit Dateien aus Microsoft Office

OpenOffice öffnet, verarbeitet und speichert Texte, Tabellen sowie Präsentationen aus Microsoft Office. Eine Word- (Endung .doc), Excel- (.xls) oder Powerpoint-Datei (.ppt oder .pps) laden Sie im Dialog Datei / Öffnen... Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Um eine Datei in einem Microsoft-Office-Format zu speichern, wählen Sie den Befehl Datei / Speichern unter... und suchen in der Liste Dateityp das passende Format heraus.

Wollen Sie Ihre Texte, Tabellen und Präsentationen immer im entsprechenden Microsoft-Office-Format speichern, haben Sie eine weitere Möglichkeit: Wählen Sie im Dialogfenster unter Extras / Optionen... den Punkt Laden/Speichern / Allgemein. Im Bereich Standard Dateiformat markieren Sie im Feld Dokumenttyp den Typ, für den Sie das Standarddateiformat ändern wollen. Aus der rechten Aufklappliste Immer speichern als wählen Sie anschließend das gewünschte Format für den Dokumenttyp (Abbildung 1). Hinweis: Allerdings unterstützt OpenOffice in den Fremdformaten spezielle Funktionen wie das Speichern der Cursor-Position und der Sprung zu genau dieser Stelle beim erneuten Laden eines Dokuments nicht.

Von nun an wird der Dateityp beim Speichern Ihrer Dokumente gemäß dieser Auswahl eingestellt. Natürlich können Sie von Fall zu Fall im Dialog Speichern unter... einen anderen Dateityp angeben.

Abb. 1: Bestimmen Sie das Dateiformat, in dem OpenOffice Dokumente standardmäßig speichert unter "Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein".

Tipp: Dokumente nach OpenOffice konvertieren

Wenn Sie viele ältere Word-Texte, Excel-Tabellen oder Powerpoint-Präsentationen haben, möchten Sie diese vielleicht ins entsprechende OpenOffice-Format verwandeln. Oder Sie haben noch viele Dateien im älteren StarOffice-Format; auch diese konvertieren Sie auf die gleiche Weise. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie öffnen jedes Dokument einzeln und speichern es im OpenOffice-Format oder Sie automatisieren diesen Vorgang mit Hilfe des Dokumenten-Konverter. Damit machen Sie aus allen StarOffice- oder Microsoft-Office-Dateien eines Verzeichnisses in einem Rutsch OpenOffice-Dokumente.

Wählen Sie Datei / AutoPilot / Dokumenten-Konverter..., um den passenden Autopiloten zu starten. Im ersten Schritt markieren Sie die umzuwandelnden Dokumenttypen. Zunächst ist die Option StarOffice markiert; wollen Sie Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumente konvertieren, klicken Sie auf Microsoft Office und wählen Sie die gewünschten Dokumenttypen.

Die Option Logdatei erstellen erzeugt ein Protokoll der Konvertierung. Lassen Sie diese eingeschaltet, um eventuellen Fehlern auf die Spur zu kommen. Anschließend gelangen Sie mit Weiter zur nächsten Bildschirmmaske.

Hier wählen Sie, ob Sie Vorlagen, Dokumente oder beides konvertieren möchten. Im Feld Importieren von... wählen Sie das Verzeichnis, in denen die umzuwandelden Dokumente liegen. Im Feld Speichern in... legen Sie fest, wo die neuen Dateien anschließend landen. Möchten Sie nur die Dateien eines Verzeichnisses konvertieren, schalten Sie die Option inkl. Unterverzeichnisse aus.

Mit Weiter kommen Sie zum nächsten Bildschirm. Darin stellen Sie für den nächsten gewählten Dokumenttyp ebenfalls ein, welche Dateien aus welchem Format in welches Zielformat gesichert werden soll. Haben Sie die Angaben für alle Dokumenttypen gemacht, erscheint nach einem Klick auf Weiter eine Zusammenfassung. Darin sehen Sie, was der Autopilot macht, sobald Sie ihn mit einem Klick auf Konvertieren loslegen lassen. Anschließend erfasst er alle Dokumente, konvertiert sie und schreibt alle Vorgänge in die Logdatei -- falls diese Option nicht ausgeschaltet ist. Die sehen Sie sich über Logdatei anzeigen an, nachdem alle Dokumente konvertiert sind. Mit Schließen beenden Sie dann den Autopiloten.

Tipp: Microsoft-Office-Makros beibehalten oder löschen?

Microsoft Office und OpenOffice arbeiten mit unterschiedlichen Makro-Sprachen. Microsoft Office nutzt Visual Basic for Applications, OpenOffice dagegen StarBasic, das auf der OpenOffice-Programmierschnittstelle basiert. Zwar basieren beide auf der gleichen Programmiersprache, aber Objekte und Methoden unterscheiden sich. Deswegen können Sie Makros aus Word, Excel oder Powerpoint nicht in Writer, Calc oder Impress einsetzen.

Bereits beim Konvertieren von Dokumenten müssen Sie sich entscheiden: Verfügen Sie über ausreichendene Kenntnisse in beiden Sprachen, schreiben Sie bestehende Visual-Basic-Makros im Basic-Editor von OpenOffice selbst so um, dass Sie sie anschließend weiterverwenden können. In dem Fall bleiben Sie bei den Voreinstellungen, denn die Makros lädt OpenOffice automatisch mit, allerdings auskommentiert und dadurch zunächst nicht aktiv. Meist geht es aber zumindest bei einfachen Makros schneller, sie direkt in OpenOffice neu aufzuzeichnen.

OpenOffice bietet dazu zwei Einstellungen unter Extras / Optionen im Punkt Laden/Speichern / VBA-Eigenschaften (Abbildung 2). Hier legen Sie jeweils für Word-, Excel- und Powerpoint-Dokumente fest, was mit Makro-Code geschehen soll, der darin gespeichert ist:

• Basic Code zum Bearbeiten laden: Beim Import eines Microsoft-Dokuments lädt OpenOffice den Makro-Code und speichert ihn als OpenOffice-Basic-Modul. Diesen Code bearbeiten Sie anschließend im Basic-Editor. Sichern Sie das ursprüngliche Dokument anschließend im OpenOffice-Format, speichert OpenOffice den Makro-Code mit; in anderen Formaten lässt es ihn weg.

• Original Basic Code wieder speichern: Beim Speichern des Dokuments in einem Microsoft-Format werden Makros unverändert gespeichert, und Microsoft Office führt sie später wieder aus wie zuvor. In einem anderen Format -- etwa im OpenOffice-Format -- wird das Makro nicht mitgespeichert. Sind wie in der Voreinstellung beide Felder aktiviert und Sie bearbeiten den auskommentierten Makro-Code unter OpenOffice im Basic-Editor, wird nur beim Speichern im Microsoft-Format der originale Visual-Basic-Code gespeichert. Schalten Sie die Option Original Basic Code wieder speichern aus, löschen Sie sogar sehr einfach eventuell vorhandene Makroviren aus den Dokumenten.

Abb. 2: Das Verhalten von Makro-Code aus Microsoft Office steuern Sie unter "Extras / Optionen / Laden/Speichern / VBA-Eigenschaften".

Tipp: Automatische Änderungen in OpenOffice abschalten

In der Voreinstellung korrigiert OpenOffice vieles automatisch: So verbessert es häufige Tippfehler ebenso wie es normale Anführungszeichen durch typografische ersetzt. Wenn Sie das nicht wollen, machen Sie einzelne Änderungen mit der Tastenkombination [Strg-Z] rückgängig. Um die Funktion ganz abzuschalten, deaktivieren Sie im Untermenü von Format / AutoFormat die Option Während der Eingabe.

Tipp: Eintrag aus Autokorrektur-Liste löschen

Zuweilen unterstreicht die Rechtschreibprüfung in einem Text ein bemängeltes Wort rot. Sie verbessern es mit Hilfe der Autokorrektur, indem Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen, und auf eine der angebotenen Alternativen klicken. Das funktioniert aber nur, wenn die Rechtschreibprüfung ähnliche Wörter anzubieten hat.

Das Kontextmenü enthält in dem Fall einen oder mehrere Korrekturvorschläge. Als unterster Eintrag in diesem Menü erscheint außerdem der Eintrag AutoKorrektur und im Folgenden die Liste der Vorschläge, die bereits oben im Kontextmenü stehen. Der Unterschied: Wenn Sie in diesem Untermenü auf einen Eintrag klicken, korrigiert die Rechtschreibprüfung denselben Schreibfehler künftig automatisch.

Das ist manchmal erwünscht, ein anderes Mal haben Sie vielleicht zu schnell geklickt und möchten den Eintrag revidieren. [Strg-Z] hilft hier allerdings nicht weiter -- wenn Sie das nächste Mal das Wort schreiben, wird es automatisch durch die neue Fassung ersetzt.

Um ein Wortpaar aus der Autokorrekturliste zu löschen, wählen Sie Extras / AutoKorrektur/AutoFormat und wechseln ins Register Ersetzung. Dort markieren Sie in der Liste das Wortpaar, das Sie entfernen möchten, und klicken auf Löschen (Abbildung 3).

Abb. 3: Ein Wortpaar, das nicht mehr in der Ersetzungsliste der Autokorrekturen auftauchen soll, entfernen Sie mit einem Klick auf "Löschen".

Tipp: Nicht in typografische Anführungszeichen wandeln

Das normale Anführungszeichen (ASCII-Code 34) sieht man in OpenOffice selten, denn die Vorgabe ersetzt es durch typografische. Diese sehen je nach benutzter Spracheinstellung (unter Format / Zeichen) unterschiedlich aus.

Wenn Sie aber zum Beispiel OpenOffice als Editor für Programmcode nutzen wollen, oder aus nostalgischen Gründen das Anführungszeichen aus der Computer-Steinzeit wieder nutzen wollen, unterbinden Sie das Umwandeln in typografische Anführungszeichen. Dazu wählen Sie Extras / AutoKorrektur/AutoFormat und wechseln auf das Register Typografische Anführungszeichen. Dort schalten Sie die Option Ersetzen im Bereich Doppelte Anführungszeichen aus (Abbildung 4).

Abb. 4: Wollen Sie keine typografischen Anführungszeichen, schalten Sie die Option "Ersetzen" aus.

Tipp: Automatische Umwandlung in Gedankenstrich verhindern

Schreiben Sie ein Leerzeichen gefolgt von einem Bindestrich und einem weiteren Leerzeichen, wandelt OpenOffice den Bindestrich nach dem nächsten Wort in einen Gedankenstrich um. Oft schön, aber nicht in jedem Fall erwünscht.

Um das Ersetzen gleich ganz zu verzichten, wählen Sie Extras / AutoKorrektur/AutoFormat und wechseln Sie auf das Register Optionen. Wenn Sie per Klick die Häkchen vor dem Listeneintrag Gedankenstriche ersetzen entfernen, verlängert OpenOffice künftig keinen Bindestrich mehr zu einem Gedankenstrich.

Tipp: Dokument-Titel in OpenOffice ändern

In der Titelleiste des Programmfensters zeigt OpenOffice den Titel des jeweils aktuellen Dokuments an. Bei einem neuen Dokument entspricht dieser dem Dateinamen, sobald Sie das Dokument gespeichert haben. In selbsterzeugten Dateien spielt das meist keine Rolle, aber wenn Sie einen Text weitergeben, wirkt eine aussagekräftigere Titelleiste besser.

Passen Sie deshalb den Titel nachträglich an: Starten Sie dazu mit Datei / Eigenschaften den Eigenschaften-Dialog. Wechseln Sie dort ins Register Beschreibung, schreiben ins Textfeld Titel die gewünschte Überschrift und klicken Sie auf OK (Abbildung 5). Sofort übernimmt die Titelleiste des Programmfensters den neuen Titel.

Abb. 5: Schreiben Sie als Beschreibung einen neuen Titel, wird dieser auch in der Titelleiste angezeigt.

Tipp: Dateinamen beim Öffnen automatisch ergänzen

OpenOffice aktiviert die Funktion Auto-Eingabe in einigen Text- und Listenfeldern automatisch und auch im Öffnen-Dialog: Tippen Sie beispielsweise ~/E ins Feld Dateiname, erscheint dank der Auto-Eingabe der erste Eintrag unterhalb Ihres Home-Verzeichnisses, der mit einem E beginnt (Abbildung 6).

Um alle anderen mit demselben Buchstaben beginnenden Dateien zu sehen, drücken Sie die [Pfeil nach unten]-Taste. Wollen Sie in ein tieferes Verzeichnis wechseln, verwenden [Ende]; dort geht es erneut weiter mit [Pfeil-nach-unten]. Sobald Sie das gewünschte Dokument gefunden haben, drücken Sie [Eingabe], um es zu laden.

Abb. 6: Dank der Auto-Eingabe-Funktion hangeln Sie sich per Tastendruck durch mehrere Verzeichnisse.

Tipp: Dateiansicht im Öffnen-Dialog einschränken

Standardmäßig zeigt OpenOffice im Öffnen-Dialog alle Dateien des aktuellen Verzeichnisses an. Dabei geht schnell der Überblick verloren. Um die Ansicht auf bestimmte Dateien einzugrenzen, wählen Sie im Feld Dateityp die exklusiv anzuzeigende Erweiterung aus.

Tipp: Beim Öffnen nicht zur letzten Stelle springen

Wenn Sie ein bereits zuvor bearbeitetes Dokument öffnen, springt die Markierung an die Stelle, an der sie stand, als Sie das letzte Mal gespeichert haben. Falls Sie das nicht möchten, und jedes Mal am Anfang des Dokuments beginnen möchten, wechseln Sie über Extras / Optionen ins Menü OpenOffice.org / Ansicht. Schalten Sie dort die Option Bearbeitungsansicht aus.

Tipp: Schnell ein leeren Dokument öffnen

Wenn Sie schnell ein neues Dokument erzeugen wollen, klicken Sie auf das Symbol Neu oben in der Funktionsleiste. Damit öffnet OpenOffice sofort ein Dokument des Typs, den Sie gerade bearbeiten -- in Calc also beispielsweise eine neue Tabelle, in Writer eine neue Textdatei. Wenn Sie mit der Maus etwas länger auf das Neu-Symbol klicken, öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie einen anderen OpenOffice-Dokumenttyp wählen können.

Tipp: Um was für eine Datei handelt es sich?

Auch wenn Microsoft viel Wirbel darum macht, dass es seit 2003 XML als Dateiformat nutzt, ist das für OpenOffice ein alter Hut. Denn seit der ersten Version verwendete letzteres standardmäßig dieses Format zum Speichern seiner Dokumente. Die XML-Dateien der Open-Source-Software unterscheiden sich jeweils an der Dateiendung:

• sxw: Writer-Dokumente

• stw: Writer-Vorlagen

• sxc: Calc-Tabellen

• stc: Calc-Vorlagen

• sxi: Impress-Präsentationen

• sti: Impress-Vorlagen

• sxd: Draw-Zeichnungen

• std: Draw-Vorlagen

• sxm: Math-Formeln

• sxg: Globaldokumente

Wollen Sie also zum Beispiel alle Zeichnungen von Draw finden, suchen Sie nach der entsprechenden Dateierweiterung. Möchten Sie hingegen alle OpenOffice-Vorlagen zum Beispiel in KFind finden, geben Sie als Suchmaske *.st? vor.

Tipp: OpenOffice-Dokumente ohne OpenOffice ansehen

Die XML-Dateien von OpenOffice sind komprimiert und lassen sich mit einem ZIP-Entpacker auspacken und ansehen. Dabei treten unter anderem folgende Dateien zutage (Abbildung 7):

• content.xml: In dieser Datei steht der Inhalt des Dokuments. In der Grundeinstellung besteht sie aus zwei Zeilen: Der kurzen XML-Versionsangabe und dem Text. Formatierungsattribute wie Einrückungen oder Zeilenumbrüche finden sich hier nicht, um Zeit beim Speichern und Öffnen des Dokuments zu sparen. Wenn Sie allerdings beabsichtigen, diese Datei mit einem externen Editor zu bearbeiten, aktivieren Sie die Formatierungen unter Extras / Optionen im Menü Laden/Speichern / Allgemein. Schalten Sie hier die Option XML-Format auf Größe optimieren (ohne Pretty Printing) ab.

• meta.xml: Diese Datei enthält die Informationen zum Dokument, die Sie unter Datei / Eigenschaften eingegeben haben. Haben Sie ein Dokument mit Passwort gesichert, verschlüsselt OpenOffice alles außer dieser Datei.

• settings.xml: Hier stehen weitere Informationen über die Einstellungen des Dokuments.

• styles.xml: Diese Datei führt eine Liste über die im Dokument angewendeten Formatvorlagen, die Sie im Stylisten ([F11]) sehen.

• manifest.xml: Die Datei steht im Unterverzeichnis meta-inf und beschreibt die Struktur der XML-Datei.

• mimetype: In der Datei steht der MIME-Typ (Multipurpose Internet Mail Extensions), also Medien- und Subtyp getrennt durch einen Schrägstrich, zum Beispiel application/vnd.sun.xml.writer bei Textdokumenten. Die gepackte Datei kann noch weitere Daten enthalten, wie Unterverzeichnise für Bilder oder für Basic-Code.

Abb. 7: Mit dem Packprogramm "Ark" betrachtet, sehen OpenOffice-Dateien so aus.

Tipp: Infos über OpenOffice

Wollen Sie wissen, wem Sie OpenOffice verdanken oder mit welcher Version Sie gerade arbeiten? Dann wählen Sie Hilfe / Info über OpenOffice.org. Das öffnet ein Dialogfenster mit den Angaben zur benutzten Version.

Wenn Sie noch mehr Details erfahren wollen, drücken Sie in diesem Fenster die Tastenkombination [Strg-S-D-T]. Daraufhin erscheinen genauere Informationen über die Version (beispielsweise 645) und die so genannte Build-Nummer mit dem Status der benutzten Software (Abbildung 8). Anschließend folgt eine Liste der Mitarbeiter, die sich um OpenOffice verdient gemacht haben. Möchten Sie die nicht bis zum Ende sehen, verlassen Sie den Abspann mit [Esc]. (csc)

Abb. 8: Infos über die Versions- und die Build-Nummer erhalten Sie unter "Hilfe / Info über OpenOffice.org", wenn Sie die Tastenkombination [Strg-S-D-T] drücken.

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