OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks sollen Ihnen beim Umgang mit der Tabellenkalkulation Calc helfen.

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Tipp: Änderungen in Calc-Arbeitsblättern verhindern

In Calc können Sie einzelne Tabellenblätter oder Arbeitsmappen schützen. Dazu wählen Sie Extras / Dokument schützen und im folgenden Untermenü Tabelle oder Dokument. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie ein Kennwort eingeben können -- aber nicht müssen.

Tragen Sie vor dem Bestätigen mit OK kein Kennwort ein, ist die Tabelle bzw. das Dokument zwar vor Änderungen geschützt -- jedoch ohne Kennwort. Dieser Schutz lässt sich deshalb ohne Weiteres aufheben. Diese Methode bietet sich an, um zu vermeiden, dass jemand -- auch Sie selbst -- versehentlich die falschen Felder einer Tabelle bearbeitet. Der Schutz ist leicht zu entfernen (Extras / Dokument schützen / Tabelle bzw. Extras / Dokument schützen / Dokument wählen), sorgt aber zumindest für Vorsicht bei Änderungen.

Tipp: Formeln vor den Blicken anderer verbergen

Im mancher Calc-Formel steckt viel Gehirnschmalz. Da möchten Sie vielleicht verhindern, dass andere diese zu Gesicht bekommen. Dazu weisen Sie Calc an, Formeln auszublenden. Markieren Sie die Zellen mit den Formeln, die unsichtbar werden sollen, wählen Sie Format / Zelle und wechseln Sie ins Register Zellschutz. Schalten Sie die Option Formeln ausblenden ein (Abbildung 1). Achten Sie darauf, dann auch die Option Gesperrt einzuschalten, sonst lassen sich die unsichtbaren Formeln überschreiben. Bestätigen Sie mit OK.

Anschließend bleiben die Formeln sichtbar, bis Sie das gesamte Dokument oder die einzelne Tabelle geschützt haben. Wählen Sie Extras / Dokument schützen und dann Tabelle bzw. Dokument und vergeben Sie im folgenden Dialog ein Kennwort.

Abb. 1: Blenden Sie Formeln aus, sperren Sie die zugehörigen Zellen und schützen Sie die Tabelle mit einem Kennwort, dann bleibt die Berechnung unsichtbar.

Tipp: Zellen zum Bearbeiten freigeben

Calc arbeitet beim Zellschutz mit Negativ-Option: Wenn Sie ein Kennwort vergeben, bleiben alle Zellen so lange gesperrt, bis der Benutzer sie explizit freigibt. Wollen Sie dennoch einige Zellen verändern, markieren Sie diese zunächst. Dann wählen Sie Format / Zelle, wechseln Sie ins Register Zellschutz und schalten Sie die Option Gesperrt aus (Abbildung 2). Anschließend schützen Sie die gesamte Tabelle mit einem Kennwort, um nur noch das Bearbeiten der freigegebenen Zellen zu erlauben.

Abb. 2: Geben Sie unter Calc nur einzelne Zellen zum Bearbeiten frei.

Tipp: Kommentare in Zellen nicht ausdrucken

Bei Kommentaren und Anweisungen zum Ausfüllen von Zellen haben Sie die Wahl zwischen zwei Arten. Einerseits können Sie eine Notiz zur jeweils aktiven Zelle einfügen. Calc blendet diese dann ein, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf der Zelle verharren.

Oder Sie tragen Kommentare und Hinweise zum Ausfüllen einer Tabelle in eigene Zellen ein. Um das Ausdrucken der Hinweise zu unterbinden, sperren Sie diese für den Ausdruck. Dazu markieren Sie die entsprechenden Zellen, wählen Sie Format / Zelle und wechseln Sie zum Zellschutz. Schalten Sie die Option Für Ausdruck ausblenden ein und bestätigen Sie mit OK. Diese Zellen werden nicht mitgedruckt.

Tipp: Zell-Notizen ständig anzeigen

Notizen zu bestimmten Zellen fügen Sie ein mit Einfügen / Notiz. Dann erscheint ein gelbes Rechteck, von dem aus ein Pfeil auf die aktuelle Zelle zeigt. Dort schreiben Sie eine beliebige Notiz hinein. Lassen Sie sie leer, verschwindet auch die Notiz wieder, sobald Sie in eine andere Zelle wechseln. Andernfalls weist ein rotes Quadrat in der rechten oberen Ecke der Zelle darauf hin. Ruhen Sie kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf der Zelle, wird die Notiz eingeblendet.

Auf Wunsch zeigt Calc Notizen auch dauerhaft an. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle mit einer Notiz und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Notiz anzeigen (Abbildung 3). So bleibt die Notiz ständig geöffnet -- und wird auch ausgedruckt.

Abb. 3: Notizen erscheinen dauerhaft mit der Option "Notiz anzeigen" im Kontextmenü einer Zelle.

Tipp: Zell-Notizen bearbeiten

Einen speziellen Befehl zum Editieren existierender Notizen werden Sie vergeblich suchen. Wählen Sie stattdessen noch einmal Einfügen / Notiz und die Notiz mit Ihrem bereits geschriebenen Text öffnet sich zum Bearbeiten.

Anders funktioniert es bei ständig angezeigten Notizen. Klicken Sie hier auf die Notiz -- schon ist sie zum Bearbeiten geöffnet.

Tipp: Notizen werden nicht angezeigt

Zeigt Calc die Notizen in einer Tabelle nicht an, handelt es sich nicht um einen Programmfehler. Stattdessen ist wohl eine der Optionen Hilfe / Tipp oder Hilfe / Aktive Hilfe deaktiviert. Schalten Sie diese wieder ein, erscheinen die Notizen wieder wie beschrieben.

Tipp: Notizen mitdrucken

Calc druckt Notizen normalerweise nicht aus. Es gibt aber zwei Möglichkeiten, wie Sie sie doch aufs Papier bringen. Einerseits lassen Sie sie auf einer separaten Seite erscheinen: Wählen Sie Format / Seite und wechseln Sie ins Register Tabelle. Schalten Sie im Bereich Drucken die Option Notizen ein und bestätigen Sie mit OK (Abbildung 4).

Wie auf dem Bildschirm angezeigt drucken Sie Notizen auf Wunsch auch direkt in die Tabelle: Schalten Sie alle Notizen, die Sie ausdrucken möchten, über den Befehl Notiz anzeigen im Kontextmenü der Zellen ein. Achten Sie hierbei darauf, dass die Notizen keine sonstigen Formeln und Werte überdecken und drucken Sie dann die Tabelle. Die Notizen erscheinen als schattierte Rechtecke samt Inhalt auf dem Ausdruck.

Abb. 4: Um die Hinweise zu bestimmten Zellen auszudrucken, schalten Sie unter "Format / Seite" im Register "Tabelle" die Option "Notizen" ein.

Tipp: Notizhinweis ausschalten

Das rote Quadrat, das in einer Zelle auf eine Notiz hinweist, können Sie ausblenden. Dazu wählen Sie Extras / Optionen und wechseln ins Menü Tabellendokument / Ansicht. Schalten Sie im Bereich Anzeigen die Option Notizanzeiger aus und bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Alle Notizen auf einmal löschen

Möchten Sie alle Notizen in einer Tabelle löschen? Markieren Sie die gesamte Tabelle mit [Strg-A]. Anschließend wählen Sie Bearbeiten / Inhalte löschen oder drücken die Rücktaste. In der folgenden Auswahl schalten Sie alle Optionen bis auf Notizen aus und bestätigen mit OK (Abbildung 5).

Abb. 5: Drücken Sie die Rücktaste und schalten Sie alle Optionen außer "Notizen" aus, um nur Notizen zu löschen.

Tipp: Tausend Zellen auf dem Bildschirm

Der naturgemäß begrenzte Platz auf dem Bildschirm schränkt bei großen Tabellen die Übersicht ein. Zwei Wege sorgen für mehr Platz. Wählen Sie Ansicht / Ganzer Bildschirm oder drücken Sie [Strg-Umschalt-J]. Dann schaltet die Tabellenkalkulation in den Vollbildmodus und überlappt dabei sogar die Kontrollleiste von KDE.

Nicht ganz soviel Platz bringt es, wenn Sie auf die Ansicht der Werkzeugleisten und verwandter Elemente verzichten. Erstere schalten Sie aus im Ansicht-Menü. Wählen Sie Ansicht / Symbolleisten und deaktivieren Sie im Untermenü alle Leisten bis auf die Rechenleiste. Die Rechenleiste brauchen Sie, um Formeln zu konstruieren und damit Sie die aktive Zellen sehen. Anschließend wechseln Sie über Extras zu den Optionen. Unter Tabellendokument / Ansicht schalten Sie im Bereich Fenster alles ab. Nach dem Bestätigen mit OK sehen Sie um die Tabelle herum nur noch die Rechenleiste, die Menüzeile und die Fensterumrandung.

Tipp: Wie viele Arbeitstage hat das Jahr 2005?

Wollen Sie wissen, wie viele Arbeitstage das Jahr 2005 hat? Calc übernimmt das mühsame Abzählen. Dazu hat die Tabellenkalkulation die Funktion NETTOARBEITSTAGE(Ausgangsdatum; Enddatum; Freie Tage). Der Funktion übergeben Sie ein Anfangs- und ein Enddatum und optional eine Liste mit Feiertagen. NETTOARBEITSTAGE rechnet mit einer 5-Tage-Woche, zählt also alle Tage außer den Samstagen und Sonntagen, und zieht die Feiertage ab.

Stehen in der Zelle A1 das Anfangs-, in B1 das Enddatum und im Bereich von C1 bis C30 die freien Tage, heißt die Funktion zum Berechnen der Arbeitstage so: =NETTOARBEITSTAGE(A1;B1;C1:C30).

Tipp: Arbeitszeit in Minuten berechnen

Sie möchten wissen, wieviele Minuten Sie in Ihre Arbeit investieren? Dazu geben Sie in der Zelle A2 eine bestimmte Zeit ein, zum Beispiel "7:30" für sieben Stunden und 30 Minuten. In der Zelle B2 folgt die Berechnung: =STUNDE(A2)*60+MINUTE(A2) (Abbildung 6).

Die Funktion STUNDE(Zahl) gibt die Stunde als Zahl zwischen 0 und 23 zurück. Mit 60 multipliziert, erhalten Sie die Minuten. Nun werden noch die Minuten hinzugezählt; die Funktion MINUTE(Zahl) ergibt eine Zahl zwischen 0 und 59. Welche weiteren Funktionen Calc zur Berechnung von Datum und Zeit kennt, steht in der Tabelle "Datums- und Zeitfunktionen".

Abb. 6: Minutiöse Arbeit: Ihre Arbeitszeit in Minuten erfahren Sie mit der Formel "=STUNDE(A2)*60+MINUTE(A2)".

Tipp: Wie viel mal werden wir noch wach?

Die Formel =24.12.-JETZT() verrät es Ihnen die Tage, die Sie noch auf Heiligabend warten müssen. Ist der 24.12. verstrichen, berechnet diese Formel direkt den Abstand bis zum nächsten Weihnachten.

Tipp: Lebensalter in Tagen

Auch Tage lassen sich mit Calc leicht berechnen. Wenn Sie in die Zelle B2 Ihr Geburtsdatum schreiben, berechnet folgende Formel Ihr Alter in Tagen: =-TAGE(B1;HEUTE()) (Abbildung 7). (csc)

Abb. 7: Die Formel "=-TAGE(B1;HEUTE())*24*60*60" verrät Ihr Alter sekundengenau.

Tabelle: Datums- und Zeitfunktionen
Funktion	Syntax	Beispiel
ARBEITSTAG* Ergibt einen Datumswert, der eine bestimmte Anzahl Arbeitstage vom Anfangsdatum entfernt ist.	ARBEITSTAG(Ausgangsdatum;Tage;Freie Tage) Ausgangsdatum: Datum, ab dem gerechnet wird. Tage: Anzahl der Arbeitstage (positiver oder negativer Wert). Freie Tage: optionale Liste freier Tage in einem Zellbereich.	Das Datum, das 21 Arbeitstage nach dem 20. Dezember 2004 liegt. Geben Sie das Anfangsdatum "20.12.2004" in A1 und die Arbeitstage in B1 ein. Die Zellen C1 bis C30 enthalten die Feiertage Weihnachten (25. und 26. 12.), Neujahr (1.1.) und Dreikönige (6.1.):=ARBEITSTAG(A1;B1;C1:C30) ergibt 38371 -- und als Datum formatiert -- den 19.1.2005.
BRTEILJAHRE* Ergibt eine Zahl zwischen 0 und 1, die den Bruchteil eines Jahres zwischen Anfangs- und Enddatum darstellt.	BRTEILJAHRE(Ausgangsdatum;Enddatum;Basis) Ausgangsdatum und Enddatum sind Datumswerte. Basis (optional) gibt an, wie das Jahr berechnet werden soll: keine Angabe (12 Monate à 30 Tage), 1 (genaue Anzahl Tage im Monat und im Jahr), 2 (genaue Anzahl Tage im Monat, Jahr hat 360 Tage), 3 (genaue Anzahl Tage im Monat, Jahr hat 365 Tage).	Welcher Bruchteil des Jahres 2004 liegt zwischen dem 1.1.2004 und dem 30.6.2004?=BRTEILJAHRE(1.1.2004;30.6.2004) ergibt 0,49722.=BRTEILJAHRE(1.1.2004;30.6.2004;1) ergibt 0,49454.=BRTEILJAHRE(1.1.2004;30.6.2004;2) ergibt 0,50278.=BRTEILJAHRE(1.1.2004;30.6.2004;3) ergibt 0,49589.
DATUM Konvertiert ein Datum in eine interne Seriennummer und zeigt sie im Format der Zelle an (Standardformat für die DATUM-Funktion ist das Datumsformat).	DATUM(Jahr;Monat;Tag) Jahr: eine ganze Zahl zwischen 1583 und 9956 oder 0 und 99. Monat: eine Zahl zwischen 1 und 12. Tag: eine Zahl zwischen 1 und 31.	=DATUM(5;1;1) ergibt 01.01.2005.
DATWERT Berechnet die interne Datumszahl aus einem Datumstext in Anführungszeichen.	DATWERT("Datum") Datum ist ein als Datumsausdruck zulässiger Text in Anführungszeichen.	=DATWERT("6.1.2005") ergibt 38358.
EDATUM* Ergibt ein Datum, das um eine Anzahl Monate vom Ausgangsdatum entfernt ist (Tage werden nicht berechnet).	EDATUM(Anfangsdatum;Monate) Ausgangsdatum: ein Datum. Monate: Anzahl der Monate.	=EDATUM("15.3.2005";-2) ergibt 38367 oder -- als Datum formatiert -- den 15.1.2005.
HEUTE Gibt das aktuelle Systemdatum des Computers aus.	HEUTE()	=HEUTE() liefert das heutige Datum aus der Systemzeit des Rechners.
JAHR Gibt das Jahr als Zahl auf Grundlage der internen Berechnungsregeln aus.	JAHR(Zahl)Zahl: eine Zahl, zu der die Jahreszahl zu ermitteln ist.	=JAHR(38358) ergibt 2005.
JETZT Gibt Datum und Uhrzeit nach der Systemzeit Ihres Computers zurück.	JETZT()	=24.12.-JETZT() ergibt die Zahl der Tage bis Weihnachten.
KALENDERWOCHE Berechnet zu einem Datumswert die Kalenderwoche im Jahr.	KALENDERWOCHE(Zahl; Modus) Zahl: die interne Zahl des Datums. Modus: legt den Wochenanfang fest: 1 (Sonntag), 2 (Montag).	=KALENDERWOCHE(1.1.2006;1) ergibt 1. =KALENDERWOCHE(1.1.2006;2) ergibt 52.
KALENDERWOCHE_ADD* Ergibt die Kalenderwochenzahl für ein bestimmtes Datum.	KALENDERWOCHE_ADD(Datum;Rückgabetyp) Datum: das Datum innerhalb der Kalenderwoche. Rückgabetyp: 1 (Woche beginnt am Sonntag), 2 (Woche beginnt am Montag).	=KALENDERWOCHE_ADD(2.1.2005;1) ergibt 2. =KALENDERWOCHE_ADD(2.1.2005;2) ergibt 1.
MINUTE Berechnet zu einem Zeitwert die Minute. Sie wird als Zahl zwischen 0 und 59 wiedergegeben.	MINUTE(Zahl) Zahl: eine Dezimalzahl.	=MINUTE(JETZT()) liefert die aktuelle Minutenzahl aus der Systemzeit des Rechners.
MONAT Berechnet zu einem Datumswert den Monat. Der Monat wird als Zahl zwischen 1 und 12 wiedergegeben.	MONAT(Zahl) Zahl: Datum oder Zeitwert als Dezimalzahl.	=MONAT(JETZT()) ergibt den aktuellen Monat.
MONATSENDE* Liefert das Datum des letzten Tags eines Monats, der um Monate von einem Anfangsdatum entfernt liegt.	MONATSENDE(Ausgangsdatum; Monate) Ausgangsdatum: ein Datumswert.Monate: negative oder positive Zahl.	=MONATSENDE(20.2.2005;3) ergibt 38503 oder -- als Datum formatiert -- den 31.5.2005.
NETTOARBEITSTAGE* Ermittelt die Arbeitstage zwischen einem Anfangs- und einem Enddatum. Feiertage können abgezogen werden.	NETTOARBEITSTAGE(Ausgangsdatum;Enddatum;Freie Tage) Ausgangsdatum: Datum, ab dem gerechnet wird. Enddatum: Datum, bis zu dem berechnet wird. Freie Tage: Zellbereich, in dem die freien Tage einzeln aufgeführt sind.	=NETTOARBEITSTAGE(1.2.2005;28.2.2005) ergibt 20 Arbeitstage.
OSTERSONNTAG Ermittelt das Datum des Ostersonntags im angegebenen Jahr (dient als Berechnungsgrundlage für andere Feiertage).	OSTERSONNTAG()	=OSTERSONNTAG(2005)-2 ergibt den Karfreitag 2005 (25.3.).
SEKUNDE Berechnet zu einem Zeitwert die Sekunde. Sie wird als Zahl zwischen 0 und 59 wiedergegeben.	SEKUNDE(Zahl) Zahl ist ein Zeitwert als Dezimalzahl.	=SEKUNDE(JETZT()) ergibt die aktuelle Sekunde.
STUNDE Berechnet zu einem Zeitwert die Stunde. Sie wird als Zahl zwischen 0 und 23 wiedergegeben.	STUNDE(Zahl) Zahl ein Zeitwert als Dezimalzahl.	=STUNDE(JETZT()) ergibt die aktuelle Stunde.
TAG Berechnet zum gegebenen Datumswert den Tag. Er wird als Zahl zwischen 1 und 31 wiedergegeben.	TAG(Zahl) Zahl ist ein Zeitwert als Dezimalzahl.	=TAG(JETZT()) ergibt den heutigen Tag.
TAGE Berechnet die Differenz zweier Datumszahlen. Das Ergebnis ist eine Ganzzahl und gibt die Anzahl der Tage zwischen den beiden Daten wieder.	TAGE(Datum1;Datum2) Datum1 ist das Ausgangsdatum, Datum2 das Enddatum. Liegt Datum2 nach Datum1, ist das Ergebnis eine negative Zahl.	=TAGE(1.1.05;4.1.05)*-1 ergibt 3.
TAGE360 Berechnet die Differenz zweier Datumszahlen auf der in der Zinsrechnung üblichen Grundlage von 360 Tagen pro Jahr.	TAGE360(Datum1;Datum2) Datum1 ist das Ausgangsdatum, Datum2 das Enddatum. Liegt Datum2 vor Datum1, ist das Ergebnis eine negative Zahl.	=TAGE360(1.1.1900; JETZT()) ergibt die Anzahl der Zinstage vom 1.1.1900 bis heute.
WOCHENTAG Berechnet zum gegebenen Datumswert den Wochentag; dieser wird als Zahl zwischen 1 und 7 wiedergegeben (bei Art = 3 als Zahl zwischen 0 und 6).	WOCHENTAG(Zahl; Art) Zahl ist ein Datum oder eine Dezimalzahl als Datumswert. Art bestimmt die Art der Berechnung: 1 (Sonntag ist erster Wochentag; Voreinstellung), 2 (Montag ist erster Wochentag), 3 (Zählung beginnt am Montag mit 0).	=WOCHENTAG(2.1.05) (ein Sonntag) ergibt 1. =WOCHENTAG(2.1.05;1) ergibt 1. =WOCHENTAG(2.1.05;2) ergibt 7.=WOCHENTAG(2.1.05;3) ergibt 6.
ZEIT Berechnet den aktuellen Zeitwert aus Werten für Stunde, Minute und Sekunde. Mit der Funktion kann eine Zeitangabe aus den drei Bestandteilen in einen dezimalen Zeitwert umgerechnet werden.	ZEIT(Stunde; Minute; Sekunde) Stunde ist eine ganze Zahl. Minute ist eine ganze Zahl. Sekunde ist eine ganze Zahl.	=ZEIT(4;20;4) ergibt 04:20:04.
ZEITWERT Berechnet die Zeitzahl aus einer Zeitangabe in Anführungszeichen. Die Zeitzahl, die als Dezimalzahl wiedergegeben wird, ergibt sich aus dem Datumssystem, das OpenOffice zum Berechnen von Datumsangaben verwendet.	ZEITWERT("Text") Text ist ein Zeitausdruck in Anführungszeichen.	=ZEITWERT("14:15") ergibt 0,59.
* Diese Funktionen sind nur verfügbar, wenn das Analysis-Add-In installiert ist.

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