OpenOffice Tipps und Tricks zu OpenOffice von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen beim Umgang mit der Adressdatenbank, zeigen, wie Sie einfach Text einfärben und Symbolleistenkonfigurationen in einem Dokument speichern und wie Sie in der Tabellenkalkulation Calc aus Zellwerten Diagramme machen.

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Adressdaten in eine Calc-Tabelle übernehmen

Wenn Sie für Ihre Korrespondenz eine Adressdatenbank verwenden, können Sie aus dieser einzelne oder mehrere Datensätze in eine Calc-Tabelle einfügen. Dazu öffnen Sie die Adressdatenbank über Ansicht / Datenquellen oder mit der Funktionstaste [F4]. Um eine Zeile mit einer Adresse zu übernehmen, klicken Sie links neben der Adresse auf den Zeilenkopf (die graue Fläche) und ziehen die Adresse aus der Datenquellenansicht per Drag & Drop ins Tabellendokument. Die Daten werden mitsamt der Spaltenüberschriften ab der Zelle eingefügt, in der Sie die Maustaste loslassen.

Möchten Sie mehrere Adressen übernehmen, markieren Sie die gewünschten Datensätze mit Hilfe der [Strg]- und der [Umschalt]-Taste (Abbildung 1).

Abb. 1: Mit [Strg] oder [Umschalt] markieren Sie mehrere Adressdatensätze, um sie in eine Tabelle zu übernehmen.

Datenbankfelder in ein Writer-Dokument übernehmen

Möchten Sie ein Datenbankfeld oder mehrere Felder aus der registrierten Adressdatendank in ein Textdokument -- etwa eine Serienbriefvorlage -- übernehmen, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten. Positionieren Sie die Markierung an die gewünschte Stelle im Text. Dann wählen Sie Einfügen / Feldbefehl / Andere oder drücken die Tastenkombination [Strg-F2], um das Dialogfeld Feldbefehle zu öffnen. Klicken Sie links in der Liste Feldtyp auf den Eintrag Seriendruck-Feld. Daraufhin erscheinen rechts in der Liste Datenbankauswahl die registrierten Datenbanken. Öffnen Sie per Klick die gewünschte Datentabelle, markieren Sie das Datenbankfeld und klicken Sie dann auf Einfügen, um es in den Text einzufügen; weitere Datenbankfelder fügen Sie auf die gleiche Weise ein.

Es geht aber auch schneller: Öffnen Sie mit Ansicht / Datenquellen oder der Funktionstaste [F4] die Datenquellenansicht. Klicken Sie auf den Spaltenkopf des Datenbankfeldes, das Sie in den Text einfügen wollen, und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste ins Dokument.

Komplette Datensätze in Writer-Dokument übernehmen

Aus der Datenquellenansicht übernehmen Sie bei Bedarf nicht nur einzelne Datenbankfelder in einen Text, sondern auch komplette Datensätze. Dazu markieren Sie den entsprechenden Zeilenkopf und ziehen ihn per Drag & Drop ins Dokument. Markieren Sie mehrere Zeilenköpfe mit Hilfe der [Umschalt]- oder der [Strg]-Taste, um mehr als eine Adresse einzufügen.

Wenn Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich der Dialog Datenbankspalten einfügen. Hier legen Sie fest, wie die Daten eingefügt werden sollen -- als Tabelle, einzelne Felder oder Text.

Entscheiden Sie sich für die Tabelle, übertragen Sie als Nächstes die gewünschten Datenbankspalten per Mausklick in die Liste Tabellenspalte(n). Bevorzugen Sie eine andere Reihenfolge, markieren Sie einen falsch gelisteten Eintrag und klicken auf das Symbol mit dem Pfeil nach links, um den Eintrag vorerst zu entfernen. Anschließend markieren Sie in der rechten Liste die Position, vor der der Eintrag eingefügt werden soll. Dann klicken Sie in der Liste Datenbankspalten auf den zuvor entfernten Eintrag und anschließend auf das Symbol mit dem Pfeil nach rechts, um das Datenbankfeld an der gewünschten Stelle wieder einzufügen.

Wünschen Sie zwar eine Überschrift, aber nicht aus den Namen der Datenbankfelder, dann wählen Sie die Option Nur Zeile erstellen. Soll die Tabelle überhaupt keine Überschrift haben, entfernen Sie das Häkchen vor der Option Tabellenüberschrift einfügen. Über Eigenschaften ändern Sie das Tabellenformat, mit Autoformat übernehmen Sie eine vorgefertigte Tabellenvorlage. Ein Klick auf OK fügt schließlich die ausgewählten Adressen als Tabelle ein (Abbildung 2).

Die Optionen Felder und Text sind nahezu identisch. In der Liste rechts stellen Sie die spätere Position der Datenbankspalten zusammen, etwa für das Adressfeld einer Briefvorlage. Fügen Sie dort auch Leerzeichen, Zeilenschaltungen und andere Zeichen ein; diese werden mit ins Dokument übernommen. Wählen Sie eine Absatzvorlage, wird diese den Datensätzen zugewiesen. Lassen Sie die Vorgabe <keine> stehen, werden die eingefügten Daten mit der aktuell eingestellten Vorlage formatiert.

Abb. 2: Komplette Datensätze einer Adressdatenbank ziehen Sie per Drag & Drop in ein Textdokument. In einem Dialogfenster wählen Sie aus, welche Datenbankspalten Sie übernehmen wollen.

Kontrollfelder in ein Textformular einfügen

Wenn Sie mit Textformularen arbeiten, können Sie aus der Datenquellenansicht einer mit dem Dokument verbundenen Datenbank Kontrollfelder erzeugen. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine Datenbankspalte ins Textdokument, halten aber beim Ziehen die [Umschalt]- und die [Strg]-Taste gedrückt. Das fügt ein Textfeld samt zugehörigem Beschriftungsfeld ein. Das Textfeld enthält bereits alle für das Formular benötigten Datenbankinformationen.

Grafik aus Dokument in die Gallery einfügen

Eine Grafik aus einem Textdokument oder aus einer HTML-Seite übernehmen Sie per Drag & Drop in die Gallery. Dazu öffnen Sie mit Extras / Gallery zunächst die Gallery. Per Mausklick wechseln Sie links in der Liste zu dem Thema, in das die Grafik aufgenommen werden soll.

Nun zeigen Sie ohne zu klicken mit dem Mauszeiger auf die Grafik. Verwandelt sich der Zeiger in eine Hand, ist die Grafik mit einem Hyperlink verbunden. Dann klicken Sie die Grafik zum Auswählen mit gedrückter [Alt]-Taste an -- so wird der Hyperlink nicht ausgeführt. Sonst klicken Sie einfach auf die Grafik.

Lassen Sie die Maustaste los und klicken Sie anschließend für etwa zwei Sekunden erneut auf die Grafik bis das Mauszeigersymbol einen zusätzlichen Rahmen erhält. Damit kopieren Sie die Grafik in einen internen Speicher. Nun ziehen Sie -- ohne die Maustaste loszulassen -- die Grafik in die Gallery. Dort erscheint ein zusätzliches Plus-Symbol am Mauszeiger -- das Zeichen, dass die Grafik in die Gallery kopiert werden kann. Lassen Sie die Maustaste los, wird das Bild unter dem Thema gespeichert (Abbildung 3).

Abb. 3: Wenn Sie die Maustaste auf einer Grafik länger drücken, können Sie sie per Drag & Drop in die Gallery kopieren.

Attribute aus einer Gallery-Grafik zuweisen

In der OpenOffice-Gallery stehen die unterschiedlichsten Grafiken und Objekte. Hier finden Sie dreidimensionale Objekte wie Kugeln, Ringe und Zahlen, sowie Begrenzungsgrafiken, Bilder für die Homepage-Navigation, Bullets oder Hintergründe. Außer einer bestimmten Form hat jedes Gallery-Objekt auch bestimmte Attribute, wie die Füllung der Fläche mit Farbe, Schraffur, Farbverlauf oder Bitmap, die Richtung, Entfernung und Farbe von Schatten oder den Transparenzmodus. Wenn die Grafik markiert ist, ändern Sie diese Attribute über den Befehl Format / Fläche.

Alternativ weisen Sie einer Grafik sämtliche Attribute eines anderen Gallery-Objekts zu. Dazu ziehen Sie zunächst eine Grafik aus der Gallery (Extras / Gallery) in einen Text, eine Tabelle oder eine Präsentation, um die Grafik einzufügen. Markieren Sie dann eine andere Grafik in der Gallery und ziehen diese ins Dokument. Sobald die zweite Grafik über der ersten schwebt, erscheint das Gittermodell der Zielgrafik auf dem Bildschirm

Nun drücken Sie die beiden Tasten [Umschalt] und [Strg]. Das Zusatzzeichen des Mauszeigersymbols -- normalerweise ein Pluszeichen -- verwandelt sich in einen Verknüpfungspfeil. Lassen Sie dann die Maustaste los, werden die Attribute aus der zweiten Grafik übernommen und dem ersten Zeichenobjekt zugewiesen (Abbildung 4).

Abb. 4: Per Drag & Drop und mit Hilfe der gleichzeitig gedrückten Tasten [Strg] und [Umschalt] weisen Sie einer Grafik die Attribute eines anderen Zeichenobjekts aus der Gallery zu.

OpenOffice-Konfiguration mit einem Dokument speichern

Die Einstellungen, die Sie im Dialogfenster Anpassen (zu erreichen über Extras / Anpassen) vornehmen, gelten als Konfiguration und beeinflussen das Erscheinungsbild von OpenOffice-Dokumenten. Diese Konfiguration können Sie mit einem bestimmten Dokument verbinden, so dass später beim Öffnen des Dokuments auch die eingestellte Konfiguration geladen wird.

Laden Sie dazu das Dokument, mit dem Sie die Konfiguration verbinden wollen. Dann nehmen Sie die gewünschten Änderungen über Extras / Anpassen vor. Wählen Sie beispielsweise die vorhandenen Menübefehle, die sichtbaren Symbolleisten oder die Einträge in der Statusleiste. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Im folgenden Dialogfenster ist als Dateityp bereits Alle Dateien (*.*) voreingestellt. Suchen und markieren Sie daher über das große Listenfeld die Datei, mit der Sie die Konfiguration verbinden wollen (Abbildung 5). Klicken Sie auf Speichern. Jetzt werden Sie gefragt, ob Sie die vorhandene Datei ersetzen wollen. Auch, wenn die Frage bedrohlich klingt: Hier können Sie beruhigt auf Ja klicken, denn diese Frage bezieht sich nur auf die Konfigurationsdaten, nicht auf den sonstigen Inhalt des Dokuments.

Damit haben Sie die Konfiguration mit dem gewählten Dokument verbunden. Wenn Sie dieses Dokument öffnen, wird die darin gespeicherte Konfiguration aktiviert. Bei anderen Dokumenten ohne Konfiguration wird die sonst geltende Standardkonfiguration aktiviert.

Abb. 5: Verbinden Sie mit einem Dokument eine bestimmte Konfiguration.

Standardkonfiguration wiederherstellen

Haben Sie einem Dokument eine eigene Konfiguration verpasst und möchten darin wieder die Standardkonfiguration aktivieren, erledigen Sie das so: Wählen Sie Extras / Anpassen, klicken Sie auf Zurücksetzen und kehren Sie mit OK zurück zum Dokument.

Retro-Look für Symbole einstellen

Das Layout von Programmen unterliegt ebenso wie die Mode von Gucci oder Armani dem Zeitgeist. Eine Zeit lang waren dreidimensionale Symbol-Schaltflächen sehr modern. Das hat sich inzwischen gewandelt, heute sind die meisten Symbole wieder flach.

OpenOffice hat trotzdem auch für 3D-Freunde das passende Layout. Wählen Sie Extras / Optionen und wechseln Sie ins Menü OpenOffice.org / Ansicht. Schalten Sie die Option Flache Symbole aus und klicken Sie auf OK -- sofort wechselt die Ansicht in allen OpenOffice-Fenstern zur 3D-Darstellung der Symbole.

Kleinere Symbole für OpenOffice

Sind Ihnen die Symbole in OpenOffice zu groß? Das können Sie ändern: Wählen Sie Extras / Optionen und wechseln Sie ins Menü OpenOffice.org / Ansicht. In der Liste neben Symbolgröße ist in der Voreinstellung Groß ausgewählt. Stellen Sie diesen Wert auf Klein und bestätigen Sie mit OK (Abbildung 6).

Abb. 6: Im "Optionen"-Dialog legen Sie für alle OpenOffice-Module gemeinsam fest, wie groß die Schaltflächen auf den Symbolleisten sein sollen.

Maßeinheit für OpenOffice-Programme getrennt einstellen

Die Standardmaßeinheit in OpenOffice ist Zentimeter. Als Alternativen bietet die Büro-Suite Millimeter, Zoll, Pica und Punkt (Point). Die Maßeinheit lässt sich getrennt wählen für Dokumente von Writer, Writer/Web, Calc, Impress und Draw -- also beispielsweise Millimeter für die Textverarbeitung und Point für das Zeichenprogramm. Der Tabelle "Maßeinheiten umrechnen" entnehmen Sie die Umrechnungsfaktoren.

Um eine Maßeinheit zu ändern, rufen Sie den Befehl Extras / Optionen auf. Öffnen Sie das Menü für den Dokumententyp, dessen Maßeinheit Sie ändern wollen, und wechseln Sie ins Untermenü Allgemein (bei HTML-Dokument ins Untermenü Ansicht). Wählen Sie im Bereich Einstellungen (beim Tabellendokument im Bereich Metriken) aus dem Kombinationsfeld Maßeinheit die gewünschte Einheit. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. In Text- und HTML-Dokumenten, also in Writer und Writer/Web, änders Sie die Darstellung für die Lineale unabhängig von der gewählten Maßeinheit.

Tabelle: Maßeinheiten umrechnen
OpenOffice arbeitet mit fünf Maßeinheiten: Millimeter, Zentimeter, Zoll, Pica oder Punkt (Point). Wenn Sie diese untereinander umrechnen wollen, helfen Ihnen die Angaben dieser Tabelle.
Millimeter	1 mm = 0,1 cm 1 mm = 0,03937008 inch 1 mm = 0,2362205 pica 1 mm = 2,834646 point
Zentimeter	1 cm = 10 mm 1 cm = 0,3937008 inch 1 cm = 2,362205 pica 1 cm = 28,34646 point
Zoll	1 inch = 25,4 mm 1 inch = 2,54 cm 1 inch = 6 pica 1 inch = 72 point
Pica	1 pica = 4,233333 mm 1 pica = 0,4233333 cm 1 pica = 0,1666667 inch 1 pica = 12 point
Point	1 point = 0,3527778 mm 1 point = 0,03527778 cm 1 point = 0,01388889 inch 1 point = 0,08333333 pica

Text- und Hintergrundfarbe in Writer ändern

Über die Schaltflächen Zeichenfarbe und Zeichenhintergrund ändern Sie die Farben für Text und Texthintergrund. Klicken Sie für einige Sekunden mit der linken Maustaste auf eines der beiden Symbole, um die gleichnamigen Abreißleisten mit einer Farbauswahl zu öffnen. Wollen Sie die Abreißleisten verselbständigen, klicken Sie auf die Titelleiste. Jetzt wählen Sie eine Farbe für den Text oder den Hintergrund.

Klicken Sie auf eine Farbe, wird der zuvor markierte Text entsprechend eingefärbt. Ohne ausgewählten Text nimmt der Mauszeiger die Form eines Farbeimers an. Nun arbeiten Sie fast wie in einem Zeichenprogramm: Ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter linker Maustaste, wird der darunterliegende Text bzw. Hintergrund zeichenweise gefärbt. Klicken Sie doppelt auf ein Zeichen, färbt sich das zugehörige Wort, bei einem Dreifachklick die gesamte Zeile (Abbildung 7). Die Farbfunktion schalten Sie ab, indem Sie auf [Esc] drücken oder einmal klicken, ohne die Maus dabei zu bewegen.

In den anderen Modulen von OpenOffice funktioniert der Farbeimer nicht. Hier müssen Sie zunächst den Text auswählen, der eine andere Farbe erhalten soll, und dann in der Abreißleiste die gewünschte Farbe aussuchen.

Abb. 7: Wie in einem Zeichenprogramm arbeiten Sie in Writer mit der Farbfunktion. Markieren Sie die Textteile, die eine andere Zeichenfarbe oder einen anderen Hintergrund bekommen sollen.

Calc-Daten als Diagramm darstellen

Eine grafische Aufbereitung stellt nackte Zahlen meist anschaulicher dar. In einer Tabellenkalkulation wie Calc gibt es für solche Zwecke eine Diagramm- oder Chart-Funktion, mit deren Hilfe Sie die Zahlen grafisch präsentieren.

Öffnen Sie ein vorhandenes Tabellendokument oder schreiben Sie einige Daten mit Zeilen- und Spaltentiteln in eine Tabelle. Danach markieren Sie die Daten und die Überschriften.

Klicken Sie nun in der Werkzeugleiste auf die Abreißleiste Objekt einfügen und darin links auf das Symbol Diagramm einfügen. Der Cursor wird zu einem Fadenkreuz mit zusätzlichem Diagrammsymbol. Ziehen Sie im Tabellendokument ein Rechteck auf, in dem das Diagramm stehen soll. Das braucht zunächst nicht genau sein, Position und Größe des Diagramms lassen sich nachträglich noch ändern.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich der Dialog AutoFormat Diagramme. Er zeigt im ersten Schritt den Tabellenbereich des Diagramms; außerdem können Sie hier die erste Zeile und Spalte als Diagrammbeschriftung ausschalten. Klicken Sie auf Fertig stellen, entsteht ein Diagramm mit den Standardeinstellungen.

Klicken Sie auf Weiter, können Sie im nächsten Schritt den Diagrammtyp festlegen (Abbildung 8). Sie haben die Wahl zwischen den zweidimensionalen Typen Linien (10 Varianten), Flächen (3), Säulen (5), Balken (3), Kreise (4), XY-Diagramm (7), Netz (6), Kursdiagramm (4) und den 3D-Diagrammen Linien (1), Flächen (3), Säulen (16), Balken (16) und Kreise (1).

Im nächsten Schritt suchen Sie eine Variante aus. Danach folgt die Wahl der Beschriftung. Voreingestellt sind hier der Diagrammtitel und die Legende, Achsentitel können Sie zusätzlich definieren. Die Legende wird aus den Spalten- bzw. Zeilenüberschriften erzeugt, ins entsprechende Eingabefeld schreiben Sie einen Titel. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Diagramm in der Tabelle zu erzeugen. (csc)

Abb. 8: Für ein Diagramm in Calc haben Sie die Wahl aus 13 Typen und insgesamt 79 Varianten.

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