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Erschienen in EasyLinux 05/2005   »   Ausgabe bestellen

Einführung in OpenOffice Calc

Rechenexperte

von Tim Schürmann


OpenOffice ist mehr als eine Textverarbeitung. Wenn Sie bisher die ebenfalls enthaltene Tabellenkalkulation Calc übersehen haben, möchten wir Sie mit diesem Artikel darauf aufmerksam machen -- und EasyLinux-typisch bei den ersten Schritten unterstützen.

Gerade im Heimbereich fristet die Tabellenkalkulation OpenOffice Calc ein recht tristes Dasein: Viele Anwender schieben ihr die Rolle eines trockenen Bürohengstes zu. Dass der mächtige Zahlenjongleur auch für private Belange bestens gerüstet ist, zeigt das klassische Beispiel einer Autokostenrechnung.

Steigende Benzinpreise und knappe Haushaltskassen veranlassen immer mehr Autofahrer dazu, sich einen Überblick über ihre tatsächlichen Fahrtkosten zu verschaffen. Viele OpenOffice-Anwender greifen in einem solchen Fall entweder zu Stift und Papier oder legen eine kleine Tabelle in der Textverarbeitungskomponente an -- die deutlich mächtigere und gleichzeitig komfortablere Tabellenkalkulation ziehen nur wenige in Betracht.

Ein Einstieg in OpenOffice Calc ist gar nicht so schwer. Im Folgenden verbinden wir das Angenehme mit dem Nützlichen und führen Sie bei der Berechnung der durchschnittlichen Autokosten Schritt für Schritt durch das Programm.

Wofür OpenOffice Calc geeignet ist 

Tabellenkalkulationen decken zwei Einsatzgebiete ab: Zum einen spielen sie ihre Stärken dann aus, wenn komplizierte oder (häufig) wiederkehrende Berechnungen anzustellen sind. Klassische Beispiele sind das Haushaltsbuch, die Berechnung oder Prüfung von Kostenvoranschlägen, der Heizölabrechnung, der Party- oder Hochzeitskosten, der Abmessungen der neuen IKEA-Küche oder das Ausrechnen komplizierter mathematischer Formeln. Ein zweites Einsatzgebiet ist die Verwaltung von Datenbeständen. Hier übernimmt die Tabellenkalkulation die Aufgaben einer kleinen Datenbank. Beispiele wären Stundenzettel oder Schichtpläne, eine CD- und DVD-Verwaltung oder eine Adressensammlung.

Grundlagen

Starten Sie zunächst OpenOffice Calc. Sie finden es bei den meisten Distributionen im Startmenü unter Büroprogramme oder direkt unter OpenOffice. Es erscheint ein Fenster wie in Abbildung 1. Dieser Artikel basiert auf der Version 1.1.1 von OpenOffice, die unter anderem Suse Linux 9.1 beiliegt. Die gezeigten Schritte sind aber ohne Änderung auf jede andere OpenOffice-Version übertragbar.

Im Dokumentbereich zeigt Calc die Tabelle an, die zunächst aus einer großen Ansammlung leerer Zellen besteht. Die Zeilen werden durchnummeriert, Spalten erhalten Buchstaben als Kennzeichnung. So kann man jede Zelle der Tabelle eindeutig identifizieren: Die zweite Zelle von links in der dritten Zeile hat den Namen B3.

Eine der Zellen ist dick schwarz umrandet: Sie ist die aktuell markierte Zelle. Nach dem Start von Calc ist dies immer die Zelle in der linken oberen Ecke. Alle im Folgenden durchgeführten Aktionen wirken sich ausschließlich auf die jeweils markierte Zelle aus. Steuern Sie die Markierung mit den Pfeiltasten auf die Zelle B3. Alternativ können Sie diese auch mit der Maus anklicken.

Abb. 1: Ein neues Dokument zeigt OpenOffice Calc als leeres Tabellenraster an.

Eine Zelle kann verschiedene Elemente aufnehmen: Neben Zahlen darf dies auch normaler Text oder eine mehr oder weniger komplizierte Formel sein. Geben Sie den Text "Autokostenabrechnung" ein. OpenOffice fügt den Text automatisch in die Zelle ein. Ist der Text zu lang für die Zelle, schreibt das Programm den Text über das Zellenende hinaus, also über die rechte Nachbarzelle. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie [Eingabe]. Die Markierung springt eine Zelle nach unten.

Falls Sie bei der Eingabe einen Fehler gemacht haben, markieren Sie die Zelle erneut und betrachten die unterste Symbolleiste: Dort erscheint der Zelleninhalt in einem Eingabefeld. In ihm können Sie den Inhalt anpassen. Per Druck auf die Eingabetaste oder Klick auf den kleinen grünen Haken übernehmen Sie die Änderungen.

Daten erfassen

Geben Sie nun in den Zellen B5 das Wort "Datum", in C5 "Position" und in D5 "Betrag" ein. Diese Zellen bilden die Beschriftung der Tabelle für die Gesamtkosten. Suchen Sie alle Informationen über Ihre Autokosten zusammen und geben Sie sie ein. Die Benzinkosten lassen Sie noch außen vor -- sie werden später gesondert behandelt.

Jede Rechnung erhält eine eigene Zeile. Das Datum der ersten Rechnung kommt in die Zelle B5. Geben Sie es wie normalen Text ein. OpenOffice erkennt selbständig, dass ein Datum vorliegt, und formatiert es passend. Unter Position in Zelle C6 geben Sie nun die Art der Rechnung ein, zum Beispiel "Kaufpreis" oder "Versicherung". Die Rechnungshöhe füllt die Zelle unter "Betrag".

Abb. 2: Die Einstellungen zum Zahlenformat. Mit den Einstellungen hinter den anderen Registern können Sie Einfluss auf das Erscheinungsbild einer Zelle nehmen.

Beim Preis kann OpenOffice nicht mehr selbstständig entscheiden, ob die Zahl eine Währung oder doch nur eine Zahl ohne Bedeutung ist. Um der Tabellenkalkulation etwas auf die Sprünge zu helfen, markieren Sie die Zelle und rufen den Menüpunkt Format/Zelle... auf. Im erscheinenden Fenster (Abbildung 2) nehmen Sie detailliert Einfluss auf Formatierung und Darstellung der Zelle: Das fängt bei der Farbgebung an und hört beim Zahlentyp auf.

Im Fall der Autokosten wählen Sie auf dem Register Zahlen in der Liste Kategorie den Punkt Währung und dann unter Format eine passende Formatierung. Während Farben und Umrandungen rein optische Eigenschaften sind, wird der Typ einer Zahl für sämtliche Rechenoperationen herangezogen. Schließlich ist es von Bedeutung, ob man zwei Geldbeträge oder zwei Daten subtrahiert. Verlassen Sie die Ansicht mit einem Klick auf Ok.

Erfassen Sie weitere Rechnungen. Anstelle von [Eingabe] können Sie auch die Cursor-Taste [Pfeil nach rechts] verwenden. Die Zuweisung der Währung klappt schneller mit dem entsprechenden Symbol in der mittleren, oberen Symbolleiste. Das Ergebnis sollte ähnlich wie in Abbildung 3 aussehen.

Abb. 3: Die Autokostentabelle nach der Erfassung von vier Rechnungen.

Spalten verbreitern

Mit großer Wahrscheinlichkeit sind die Texte unter "Position" länger als die jeweiligen Zellen und würden somit den Wert in der Betragsspalte überragen. Da in den rechten Nachbarzellen Beträge stehen, überschreibt OpenOffice sie nicht, sondern markiert die überfüllten Zellen mit kleinen roten Dreiecken.

Um dies zu unterbinden, gibt es zwei Möglichkeiten: Steuern Sie zunächst eine betroffene Zelle an. Wählen Sie nun Format/Spalte/Optimale Breite.... Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ok. Auf diese Weise passt OpenOffice die Breite aller Zellen dieser Spalte so an, dass alle Inhalte bequem Platz finden. Der Menüpunkt Format/Spalte/Breite... arbeitet analog, nur dass Sie dort die Breite selbst bestimmen.

Bei der zweiten Methode fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die dünne Trennlinie zwischen den Spaltenbeschriftungen C und D direkt unterhalb der Symbolleisten. Der Zeiger wird dort zu einem Doppelpfeil. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Grenze mit der Maus. Sie können auch auf die Trennlinie doppelklicken, um eine automatische Anpassung vorzunehmen.

Abb. 4: Beim Verändern der Spaltenbreite blendet Calc eine Hilfslinie und die aktuellen Abmessungen ein.

Einfach sortieren

Sofern Sie Ihre Rechnungen nicht vorsortiert haben, tauchen sie in der Aufstellung nicht in chronologischer Reihenfolge auf. Um dies zu ändern, markieren Sie alle Zellen wie in Abbildung 5. Dazu fahren Sie zunächst mit dem Mauszeiger über die Zelle B5, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen einen Rahmen über alle Einträge auf. Alternativ benutzen Sie die Pfeiltasten bei gedrückter Umschalttaste.

Abb. 5: Die markierte Tabelle kurz vor der Sortierung.

Wählen Sie nun Daten/Sortieren... aus dem Menü. OpenOffice öffnet ein Einstellungsfenster, in dem bereits alle Werte korrekt eingestellt sind. Prüfen Sie vor einem Klick auf Ok noch, ob auf dem Register Optionen der Punkt Bereich enthält Spaltenköpfe aktiviert ist -- ansonsten würden letztere mitsortiert.

Taschenrechner

Nachdem Sie alle Rechnungen erfasst haben, fehlt nur noch der Gesamtbetrag, den OpenOffice automatisch berechnen kann. Dazu markieren Sie das erste frei Feld unter der Spalte Betrag. Klicken Sie nun auf das Summensymbol in der untersten Symbolleiste (links neben dem Eingabefeld).

Das Ergebnis ist in Abbildung 6 dargestellt und sieht etwas merkwürdig aus: OpenOffice hat automatisch eine Formel erstellt. Wenn der Inhalt einer Zelle mit einem Gleichheitszeichen beginnt, nimmt die Tabellenkalkulation an, dass eine Formel folgt. In diesem Fall ist es die Summe (SUMME).

Abb. 6: OpenOffice hat hier bereits die Formel für die Summenbildung eingefügt.

Alle Zellen, die addiert werden sollen, stehen in den Klammern. In der Abbildung sind es alle aus dem Bereich zwischen D6 und D9; sie werden als zusätzliche Hilfe in der Tabelle blau umrahmt. Drücken Sie nun [Eingabe]. Bei Formeln schreibt OpenOffice das Ergebnis in die entsprechende Zelle. Makieren Sie die Zelle erneut, erscheint die Formel im Eingabefeld der untersten Symbolleiste. Ändern Sie probeweise einen der Rechnungsbeträge in der Tabelle -- wie Sie sehen, passt OpenOffice die Summe automatisch an.

Wenn in der Zelle die Zeichen ### erscheinen, ist die Zelle nicht breit genug, um das Ergebnis anzuzeigen.

Optisch aufpeppen

Die bisherige Autokostenrechnung kommt noch etwas farblos daher. Man könnte daher das Aussehen jeder Zelle unter Format/Zelle... ändern. Doch es geht auch einfacher: Markieren Sie wieder die ganze Tabelle und wählen Sie Format/AutoFormat.... Hier stehen nun diverse Vorlagen bereit.

Nachdem Sie sich für eine entschieden haben, klicken Sie auf Zusätze >>. Stellen Sie sicher, dass der Punkt Zahlenformat deaktiviert ist. Ansonsten würden bei der Anwendung der Vorlage auch die bereits zugewiesenen Zahlentypen über den Haufen geworfen. Mit einem Klick auf Ok wendet OpenOffice die Vorlage an.

Abb. 7: Die Autoformatierung nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab.

Nachtrag

Was passiert, wenn Sie die Tabelle nachträglich um eine weitere Rechnung ergänzen möchten? Fügen Sie einfach eine zusätzliche, leere Zeile ein. Dazu markieren Sie eine Zelle in der Zeile, die die letzte Rechnung enthält. Wählen Sie dann Einfügen/Zeilen. OpenOffice erstellt eine neue, leere Zeile vor der letzten Rechnungszeile. Dabei passt die Tabellenkalkulation auch automatisch die Summenformel an -- wenn Sie die neue Zeile hinter der letzten Rechnung einfügen, geschieht das nicht. Nach Eingabe der neuen Rechnung wollen Sie die Tabelle vielleicht neu sortieren.

Spritgeld

Benzinrechnungen fallen je nach gefahrenen Kilometern recht häufig an und würden die bisherige Tabelle unübersichtlich machen. Deshalb ist es sinnvoller, diese Daten in eine zweite Tabelle auszulagern. OpenOffice kann mehrere Tabellen in einem Dokument verwalten: Wenn Sie einen Blick an den unteren Rand des Hauptfensters werfen, sehen Sie drei Karteireiter. Über diese Reiter können Sie zwischen den Tabellen umschalten. Drei davon hat OpenOffice bereits für Sie angelegt.

Klicken Sie den ersten Reiter mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü Umbenennen. Geben Sie der ersten Tabelle den Namen Gesamtkosten. Wechseln Sie auf die Tabelle 2 und wiederholen Sie die Schritte, diesmal mit dem Namen Benzinkosten. Auf der leeren Fläche richten Sie nun Überschriften nach dem Vorbild der ersten Tabelle ein. Als Spaltenbeschriftungen wählen Sie hier "Datum", "Betrag", "getankte Liter", "Kilometerstand", "Preis pro Liter", "Verbrauch pro km" und "Kosten pro km".

Die Zellen der letzten Spalten werden später automatisch von OpenOffice berechnet. Als Ausgangswert tragen Sie in der ersten Zeile unter den Spaltenbeschriftungen den Kilometerstand des Autos beim Kauf ein. Die Einträge "Betrag", "Getankte Liter" und "Kilometerstand" setzen Sie auf 0. Das Ergebnis sollte wie in Abbildung 8 aussehen.

Abb. 8: Die Tabelle für den Benzinverbrauch mit markierter Spalte F.

Markieren Sie nun die Zelle E6. Geben Sie dort als Formeltext =B6/C6 ein. Nach der Bestätigung per [Eingabe] beschwert sich OpenOffice mit der Anzeige #WERT! darüber, dass Sie durch 0 teilen wollen. Ignorieren Sie dies und geben Sie in der Zelle F6 die Formel =C6/(D6-D5) ein. (Der Verbrauch pro km ergibt sich als getankte Liter geteilt durch die Differenz von aktuellem Kilometerstand und Kilometerstand beim letzten Tanken.) Die Kosten pro Kilometer erhält man aus dem Verbrauch pro Kilometer multipliziert mit der getankten Spritmenge. Somit gehört in die Zelle G6 die Formel =F6*E6.

Erfassen Sie Ihre erste Rechnung. Die Formeln berechnen dann die gewünschten Zahlen. Vor der Eingabe der nächsten Rechnung müssten Sie in den Zellen E7, F7 und G7 alle Formeln in aktualisierter Form erneut eingeben. Statt dessen markieren Sie die Zelle E6. Rechts unten an der Markierung ist ein kleiner Knubbel. Sobald Sie mit der Maus über ihn fahren, wird der Mauszeiger zu einem Kreuz. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung bis in die Zelle darunter auf. Zum einen dupliziert OpenOffice Calc nun die Formel, und zum anderen passt es Ihre Einträge automatisch an (B7/C7 etc.). Wiederholen Sie diese Vorgänge, bis alle Rechnungen eingegeben sind.

Grafisch dargestellt

Zum Abschluss ist es noch interessant, den Verbrauch pro Kilometer grafisch als Kurve darzustellen. Hierzu markieren Sie zunächst die gesamte Spalte Verbrauch pro km. Am einfachsten geht dies, indem Sie auf das F-Feld in der Kopfzeile unter der Symbolleiste klicken. Wählen Sie nun Einfügen/Diagramm.... Es erscheint ein Assistent, dort geht es mit Weiter zur nächsten Maske. Wählen Sie einen Diagrammtypen aus. Nach einem erneuten Klick auf Weiter folgen detaillierte Einstellungen, und ein Klick auf Fertigstellen erzeugt das Diagramm. OpenOffice aktualisiert übrigens selbständig die Grafik, wenn Sie die zugrunde liegenden Daten ändern.

Abb. 9: Das eingefügte Diagramm ändert sich automatisch, wenn Sie die Werte korrigieren.

Aufrechnung

Nun müssen die Benzinkosten noch zu den Gesamtkosten hinzuaddiert werden. Dazu berechnen Sie zunächst die Summe der Spalte Betrag. Das erledigen Sie, wie bereits für die Gesamtkosten beschrieben, mit dem Summensymbol aus der untersten Symbolleiste.

Wechseln Sie zurück zur Tabelle Gesamtkosten. Dort fügen Sie eine neue Zeile für die Benzinkosten ein (Abbildung 10). In der entsprechenden Zelle unter "Betrag" geben Sie folgende Formel ein: =Benzinkosten.B10, wobei Sie B10 durch die Zelle ersetzen, die auf der zweiten Tabelle für das Benzin die Gesamtkosten enthält.

Die Formel selbst ist recht einfach aufgebaut: Das Gleichheitszeichen kündigt wieder an, dass es sich um eine Formel handelt. Diesmal ist es keine Berechnung, sondern nur der Wert aus der Zelle B10. Da aber nicht die Zelle der aktuellen Tabelle gemeint ist, stellt man den Namen der entsprechenden Tabelle vor die Zellenbezeichnung, wobei die Komponenten durch einen Punkt getrennt werden. Vergessen Sie anschließend nicht, die Formel für die Gesamtsumme zu aktualisieren.

Der Zugriff auf die zweite Tabelle ist übrigens auch mit der Maus möglich:

  1. Geben Sie in der Zielzelle nur = ein,
  1. wechseln Sie über den Reiter auf die zweite Tabelle und klicken Sie dort die Zelle B10 an,
  1. drücken Sie [Eingabe]. OpenOffice springt dann von selbst zur ersten Tabelle zurück und zeigt das Ergebnis an.

Abb. 10: Mit diesem Eintrag übernimmt OpenOffice Calc den Wert aus der Tabelle mit dem Benzinverbrauch.

Fazit

Die Autokostenberechnung ist nur ein kleines Beispiel und bietet viel Potenzial für eigene Erweiterungen. So könnte man zum Beispiel für jedes Jahr eine eigene Benzinkostentabelle anlegen.

Wenn der Beitrag Ihr Interesse an der Tabellenkalkulation geweckt hat, finden Sie in unseren regelmäßigen OpenOffice-Tipps weitere Anregungen. (hge)

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