Dokumente als PDF-Dateien archivieren

Aus dem Aktenschrank auf den PC

von Sebastian Holler

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Im Laufe der Zeit sammeln sich wahre Papierberge an. Mit einem Scanner und der richtigen Software archivieren Sie Dokumente in digitaler Form und kommen so dem papierlosen Büro einen Schritt näher.

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Zeugnisse, Rechnungen, Verträge oder Informationen von Behörden -- schnell geht mit wachsenden Aktenbergen sowohl die Übersichtlichkeit, als auch der oft knapp bemessene Platz in den Schränken verloren. In vielen Fällen bietet die Digitalisierung Ihrer Unterlagen einen Ausweg aus dem Dilemma. Von besonders wichtigen Dokumenten wie z. B. Zeugnissen, Urkunden und Ausweisen fertigen Sie so eine Sicherungskopie an, die Sie beispielsweise auf einem USB-Stick immer bei sich tragen können. Ist bei anderen Dokumenten nur der Inhalt wichtig, nicht aber der Besitz des Originalschriftstücks, können Sie nach der Digitalisierung die Vorlage ausmustern.

Dieser Artikel erklärt die Schritte, mit denen Sie unter Linux PDF-Dateien Ihrer Dokumente erstellen. Auf den Rechner kommt die Vorlage mit einem Scanner und dem KDE-Programm Kooka. Für die Nachbearbeitung bzw. farb- und kontrastmäßige Verbesserung des Bildes empfiehlt sich der Grafikspezialist Gimp. Um aus den so bearbeiteten Dateien ein PDF-Dokument zu erzeugen, greifen Sie zum DTP-Programm Scribus.

Das PDF-Format (Portable Document Format) wurde 1993 von der Firma Adobe eingeführt. Es stellt eine Art Standardformat für digitale Dokumente dar. Die Tatsache, dass PDF-Dateien auf fast allen Betriebsystemen lesbar sind, hat zur Verbreitung des Formats beigetragen.

Werkzeugkasten

Bei den von uns unterstützten Distributionen gehören nicht alle nötigen Programme zum Umfang der Standardinstallation. Eine ausführliche Anleitung, die beschreibt, wie Sie Kooka einspielen, finden Sie unter [1]. Das Einrichten eines Scanners erklärt der Artikel unter [2]. In Kurzform erläutern wir noch einmal die wichtigsten Schritte.

Mandrake Linux 10.2 erkennt einen Scanner automatisch und konfiguriert ihn so, dass Sie als normaler Benutzer darauf zugreifen dürfen. Kooka spielt Mandrake Linux bei einer Standardinstallation jedoch nicht ein. Das holen Sie im Paketverwaltungs-Frontend der Distribution nach. Starten Sie es über den Eintrag System / Einstellungen / Paketverwaltung / Software installieren aus dem K-Menü und geben Sie in der folgenden Dialogbox das Administratorpasswort ein. Nutzen Sie den Suchbegriff kooka, damit der Installationsassistent das richtige Paket herausfischt. Markieren Sie unter dem Eintrag Suchergebnisse das Paket kdegraphics-kooka mit einem Häkchen zur Installation (Abbildung 1) und quittieren Sie den folgenden Dialog mit einem Klick auf OK. Mandrake Linux informiert Sie darüber, welche Pakete Sie zusätzlich benötigen, um die Scanner-Software zu benutzen. Über die Schaltfläche Installieren spielen Sie alle benötigten Pakete ein.

Abb. 1: Unter Mandrake Linux installieren Sie das KDE-Scan-Programm Kooka mit RpmDrake.

Unter Suse Linux richten Sie Ihren Scanner in YaST ein.

1. Wählen Sie den Eintrag System / YaST aus dem K-Menü und weisen Sie sich als Systemverwalter root aus.

2. Markieren Sie in der linken Spalte das Modul Hardware. In der rechten Fensterhälfte sind Sie beim Eintrag Scanner am richtigen Ort.

3. In den meisten Fällen erkennt YaST automatisch, welchen Scanner Sie benutzen. Liegt das Programm falsch, wählen Sie in der Modellübersicht das richtige Gerät. Die weiteren Vorgaben übernehmen Sie jeweils mit einem Klick auf Weiter.

Auch unter Suse Linux landet Kooka nicht automatisch auf der Festplatte, so dass Sie es mit dem Software-Modul von YaST nachträglich einspielen. Starten Sie dafür das Konfigurationsprogramm über System / YaST und markieren Sie unter Software den Eintrag Software installieren oder löschen. Geben Sie nun im Suchfilter kdegraphics3-scan ein. Nach einem Druck auf [Eingabe] finden Sie das richtige Paket in der rechten Fensterhälfte. Markieren Sie es zur Installation und klicken Sie auf Übernehmen.

Benutzer der Professional-Version gehen genauso vor, um das DTP-Programm Scribus zu installieren. Wer mit unserem Starter Kit arbeitet, findet Scribus auf der Heft-CD. Dort erfahren Sie auch, wie Sie das Medium als Installationsquelle in YaST einbinden und Ihre Software-Kollektion um den DTP-Spezialisten erweitern.

Fedora Core 3 erkennt Scanner automatisch. Während Kooka und Gimp bereits nach der Installation zur Verfügung stehen, müssen Sie Scribus erst von unserer Heft-CD nachinstallieren. Wie Sie dabei vorgehen, erklären wir auf der Startseite der CD.

Dokumente digitalisieren

Der erste Schritt beim Transfer Ihrer Dokumente auf den PC besteht aus dem Einscannen der Schriftstücke. Starten Sie Kooka über ein Schnellstartfenster ([Alt-F2]), in das Sie kooka eingeben. Ist der Scanner korrekt eingerichtet und angeschlossen, erscheint nach dem Start des Programms eine Dialogbox, in der Kooka die Modellnamen aller eingerichteten Scanner auflistet (Abbildung 2). Mit einem Klick auf OK gelangen Sie ins Hauptfenster des Programms. Von den zahlreichen Einstellungsoptionen sind der Scan-Modus und die Auflösung besonders wichtig.

Beide Angaben spielen für die Größe der späteren PDF-Datei eine Rolle. Können Sie auf die farbige Darstellung des Dokumentes verzichten, wechseln Sie den Scanmodus von Color (Farbe) auf Gray (Graustufen). Als Auflösung bieten sich Werte zwischen 50 und 300 DPI an. Das bedeutet, dass Kooka im entstehenden Bild eben diese Anzahl an Bildpunkten pro Zoll (= 2,54 cm) speichert. Je mehr Bildpunkte ein Bild enthält, desto detailreicher ist die Darstellung. Gleichzeitig steigt aber auch die Dateigröße an. Einige Richtwerte zur sinnvollen Kombination von Dokumentformat und Auflösung finden Sie in Abbildung 3.

Abb. 2: Beim Start von Kooka wählen Sie in dieser Dialogbox den gewünschten Scanner aus.

Abb. 3: Diese Übersicht zeigt gebräuchliche Kombinationen von Dokumentgröße und Auflösung.

Um zu einem optimalen Scan-Ergebnis zu kommen, bietet es sich an, ein schwarzes Blatt als Hintergrund zu nutzen. Damit minimieren Sie das Durchscheinen der Rückseite des zu scannenden Dokuments. Außerdem bietet Kooka dann nach dem Vorschau-Scan die Option Automatische Auswahl / aktiv auf Schwarz an. Haben Sie diese aktiviert, wählt das Programm automatisch den zu scannenden Bereich aus. Ohne diese Funktion legen Sie ihn manuell fest: Ziehen Sie dazu nach dem Vorschau-Scan mit gedrückt gehaltener linker Maustaste ein Rechteck um den gewünschten Bereich auf.

Nach dem Einscannen legen Sie das Format der Ausgabedatei fest. Wählen Sie zunächst ein unkomprimiertes Format wie BMP oder eines mit verlustfreier Kompression, etwa PNG.

Sobald Sie sich für ein Speicherformat entschieden haben, erscheint das Bild in der Kooka-Galerie im linken oberen Bereich des Programmfensters. Klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Bild speichern aus dem Kontextmenü (Abbildung 4).

Abb. 4: Über einen Rechtsklick in der Kooka-Galerie öffnet sich ein Menü, das unter anderem die Option bietet, das Bild zu speichern.

Finetuning

Haben Sie die gewünschten Dokumente eingescannt, so dass sie als digitale Bilder vorliegen, geht es daran, die Scan-Ergebnisse optisch aufzubessern. Diese Aufgabe erledigen Sie mit dem Bildbearbeitungsprogramm Gimp. Informationen zum allgemeinen Umgang mit dem mächtigen Tool finden Sie unter [3]. Die häufigsten Aufgaben, die beim Aufpolieren eingescannter Dokumente anstehen, sind die Korrektur von Kontrast, Helligkeit und Schärfe.

Öffnen Sie die mit Kooka gespeicherte Grafik und passen Sie zunächst die Helligkeit an. Sie finden diese Einstellungen im Menü unter Ebene / Farben / Helligkeit-Kontrast. Ist die Vorschau aktiviert, wirkt sich das Bewegen der Schieberegler unmittelbar im Bildfenster aus. Allgemeingültige Aussagen zu genauen Korrekturwerten lassen sich nicht machen. Die richtigen Werte hängen sehr stark vom Ausgangsdokument und einer eventuell automatischen Korrektur der Scanner-Software ab. Bei der rechten Bildhälfte in Abbildung 5 haben wir beispielsweise die Helligkeit um +20 und den Kontrast um +60 korrigiert.

Abb. 5: Schonwaschgang -- links sehen Sie das Ausgangsbild, rechts die in Helligkeit und Kontrast korrigierte Version.

Ein nachträgliches Schärfen über den Menüeintrag Filter / Verbessern / Schärfen ist besonders bei der Darstellung kleiner Schriftarten in Bildern mit niedriger Auflösung sinnvoll (Abbildung 6). So verbessern Sie deren Lesbarkeit zumindest ein wenig.

Abb. 6: GIMP-Filter anwenden: links das Original und rechts die "verschärfte" Version.

Sind die Nacharbeiten abgeschlossen, geht es an das Komprimieren des Bildes. Die digitale Kopie (300 DPI) eines A4-Dokumentes würde im unkomprimierten BMP-Format ca. 25 MByte benötigen. Die verlustfreie PNG-Kompression bringt es immerhin noch auf ca. 10 MByte. In beiden Fällen würden als Ergebnis unverhältnismäßig große PDF-Dateien entstehen. Für gescannte Dokumente bietet sich daher das JPEG-Format an. Eine derart komprimierte Datei sollte nach obigen Maßgaben lediglich eine Größe von ca. 2 MByte aufweisen. Da das Komprimierungsverfahren jedoch verlustbehaftet ist, sollten Sie es erst nach den grafischen Korrekturen in Gimp anwenden.

1. Rufen Sie hierzu den Menüeintrag Datei / Speichern unter des Bildfensters (nicht des Werkzeugfensters!) auf.

2. Die Auswahlliste Dateityp bestimmen sollte auf dem Vorgabewert Nach Endung stehen.

3. Geben Sie nun den gewünschten Dateinamen in das Textfeld Name ein.

4. Schließen Sie diesen mit der Endung .jpg ab. GIMP öffnet nach dem Druck auf Speichern automatisch das Einstellungsmenü der JPEG-Kompression.

5. Die Voreinstellungen in diesem Menü übernehmen Sie, zu Testzwecken können Sie natürlich auch ein wenig mit den angebotenen Optionen herumexperimentieren.

Das Nachbearbeiten und Komprimieren der eingescannten Grafik ist damit abgeschlossen. Interessieren Sie sich genauer für die umfangreichen Fähigkeiten von Gimp, lohnt sich ein Blick in die Rubrik "Tipps und Tricks" von EasyLinux: Dort finden Sie regelmäßig Artikel, die einzelne Funktionen des Grafikprogramms ausführlich beschreiben.

PDFs erzeugen

Der letzte Schritt besteht im Erzeugen einer PDF-Datei. Starten Sie dazu das DTP-Programm Scribus [4] aus dem Menü oder über ein Schnellstartfenster, in das Sie scribus eingeben. Mit einem Klick auf Datei / Neu öffnet sich der Dialog, in dem Sie die Seiteneigenschaften festlegen.

1. Wählen Sie hier das Seitenformat Ihres Originaldokuments aus. Die Angaben in den Feldern Formatbreite und -höhe sollten Sie sich notieren. Sie benötigen sie später für die Größenangabe des eingefügten Bildfeldes. Da Sie das Bild des kompletten Schriftstücks im Originalformat einfügen wollen, sollten Sie alle Seitenränder auf 0 stellen. Ein Klick auf OK erzeugt eine leere Seite.

2. Klicken Sie nun auf das Icon Bild einfügen und markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste einen beliebigen Bereich auf der Seite.

3. Mit einem Klick der rechten Maustaste innerhalb des Bildbereichs rufen Sie das Kontextmenü auf. Wählen Sie darin den Eintrag Eigenschaften anzeigen aus.

4. Die einzelnen Untermenüs aktivieren Sie, indem Sie auf den entsprechenden Button im oberen Teil des Fensters klicken. Wechseln Sie so zum Eintrag X, Y, Z.

5. Es geht nun darum, das Bildfeld auf die volle Seitengröße aufzuziehen. Dazu setzen Sie die X- und Y-Position auf 0. Haben Sie die Breite und Höhe des Seitenformats notiert, tragen Sie diese Werte jetzt in die entsprechenden Felder ein.

6. Im Untermenü Bild aktivieren Sie die Optionen An Rahmen anpassen und Proportional. Schließen Sie nun das Eigenschaftsfenster, damit Scribus die geänderten Einstellungen anwendet.

Es ist günstig, diese Datei über Datei / Als Vorlage speichern... in Ihre Vorlagensammlung aufzunehmen. Sie können sie dann später über Datei / Neu von Vorlage für weitere Dokumente mit identischem Format wiederverwenden.

Besteht das gescannte Dokument aus mehreren Seiten, sollen natürlich alle in einer PDF-Datei landen. Das ist in Scribus schnell erledigt: Wählen Sie Seite / Kopieren aus dem Menü und klicken Sie auf OK. Das Programm fügt nun eine neue Seite ein, die alle Eigenschaften der ersten Seite "erbt". Wiederholen Sie diesen Schritt so lange, bis Ihr Scribus-Dokument die richtige Seitenzahl hat.

In die so vorbereitete Datei fügen Sie nun die eingescannten Bilder ein: Wechseln Sie dazu auf die gewünschte Seite und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Bildfeldes. Wählen Sie Bild laden und markieren Sie im Dateiauswahldialog eines der eingescannten Bilder aus. Bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche Öffnen, damit Scribus das Bild ins Dokument einfügt. Haben Sie es mit einem mehrseitigen Dokument zu tun, empfiehlt es sich, die Datei zwischen den einzelnen Arbeitsschritten zu speichern.

Enthält das Scribus-Dokument alle Bilder, die zum Originalschriftstück gehören, fügen Sie optional Metadaten in die Datei ein. Das sind Informationen über den Inhalt, wie z. B. Autor, Titel und eine kurze Beschreibung. Diese Metadaten erleichtern es Ihnen später, das Dokument zeitlich und inhaltlich einzuordnen. Um solche Informationen zur Datei hinzuzufügen, rufen Sie Datei / Dokumenteninformationen auf. Tragen Sie dort die gewünschten Werte ein, die Scribus später auch in die PDF-Datei übernimmt.

Eine solche erzeugen Sie über den Menüpunkt Datei / Exportieren / Als PDF speichern. Die Vorgabewerte des PDF-Menüs (Abbildung 7) können Sie guten Gewissens übernehmen. Interessant ist die Funktion Verschlüsselung benutzen im Untermenü Sicherheit. Dort können Sie Passwörter für den Besitzer (er darf alle Möglichkeiten der PDF-Datei nutzen) und den Benutzer (er darf die unter Berechtigungen angekreuzten Funktionen nutzen) einstellen. Vergeben Sie kein Passwort, so hat jeder Nutzer Vollzugriff auf das PDF-Dokument. Mit einem Klick auf Speichern erzeugen Sie die PDF-Datei. Der Vorgang kann bei größeren Dokumenten ein wenig dauern, haben Sie also etwas Geduld.

Das Ergebnis Ihrer Arbeit können Sie anschließend in KGhostView, Acrobat Reader oder einem anderen PDF-Betrachtern bestaunen (Abbildung 8). (amü)

Abb. 7: In diesem Menü legen Sie die Optionen für den PDF-Export von Scribus fest.

Abb. 8: Das digitalisierte Dokument im Acrobat Reader.

Infos

[1] Kooka: Martin Loschwitz, "Gut erkannt, Dr Watson!", EasyLinux 10/2004, S. 20 f., http://www.easylinux.de/Artikel/ausgabe/2004/10/020-stools/index.html [2] Scanner einrichten: Martin Loschwitz, "Linux scannt", EasyLinux 10/2004, S. 17 [3] GIMP-Einführung: Christian Baun, "Weck den Künstler in Dir", EasyLinux 07/2003, S. 16, http://www.easylinux.de/Artikel/ausgabe/2003/07/016-gimp/index.html [4] Scribus-Einführung: Karl-Heinz Gerwien, "Ab in die Presse", EasyLinux 10/2003, S. 34, http://www.easylinux.de/Artikel/ausgabe/2003/10/034-scribus/index.html

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