OpenOffice Tipps & Tricks

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn Sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen bei Problemen mit Grafiken, Bereichen und Inhaltsverzeichnissen.

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Tipp: Konturen für Grafiken erzeugen

Bei den Umlaufarten Links, Rechts, Parallel und Dynamisch können Sie die Form beziehungsweise die Kontur einer Grafik näher bestimmen. Dazu markieren Sie die Grafik mit einem Klick und wählen Format / Umlauf / Kontur bearbeiten. Es startet sich der Kontur-Editor (Abbildung 1) und schaltet zugleich die Option Kontur ein.

Im Editor ändern Sie die Kontur der Grafik und betrachten eine Vorschau. Sie steuern den Editor über die Symbolleiste. Das Häkchensymbol ganz links weist der Grafik die erzeugte Kontur zu.

Mit dem Symbol rechts daneben legen Sie einen Teil der Grafik als Arbeitsbereich fest, in dem Sie Konturen einfügen und bearbeiten möchten. Bereits erzeugte Konturen löscht diese Funktion -- eine entsprechende Meldung weist Sie daraufhin. Wollen Sie den Arbeitsbereich auf das gesamte Bild ausdehnen, klicken Sie auf das Symbol und anschließend einmal in den Vorschaubereich.

Mit den vier Symbolen daneben definieren Sie neue Konturen. Der Auswahl-Pfeil dient dazu, mehrere bereits angelegte Konturen zum Bearbeiten zu markieren. Dazu ziehen Sie einen Rahmen, über den Sie eine oder mehrere Konturen auswählen. Mit den drei Symbolen daneben legen Sie neue Konturen in Form eines Rechtecks, einer Ellipse oder eines Polygons an. Halten Sie beim Aufziehen eines Rechtecks oder einer Ellipse die [Umschalt]-Taste gedrückt, wird aus der Kontur ein Quadrat oder ein Kreis.

Ein Polygon erzeugen Sie, indem Sie zunächst das erste Liniensegment mit gedrückter linker Maustaste zeichnen. Lassen Sie die Maustaste los, um das Ende des ersten Liniensegments zu bestimmen. Anschließend führen Sie den Mauszeiger auf das nächste Eck; weitere Klicken erzeugen das zweite und die restlichen Liniensegmente. Ein Doppelklick schließt das Vieleck. Auch beim Zeichnen eines Polygons können Sie die [Umschalt]-Taste einsetzen -- sie beschränkt die Polygonwinkel auf Vielfache von 45 Grad.

Haben Sie eine Kontur markiert, klicken Sie das Symbol Punkte bearbeiten an, um die blauen Konturgriffe rechts daneben benutzen zu können. Jetzt verschieben Sie mit gedrückter linker Maustaste Punkte frei im Bild. Indem Sie auf einen Konturrand klicken und ihn mit gehaltener Taste neu positionieren, legen Sie neue Punkte an. Möchten Sie einen Punkt löschen, klicken Sie zunächst auf die betreffende Position und danach auf die Schaltfläche Punkt löschen. Mit Hilfe der gedrückten linken Maustaste markieren Sie mehrere Punkte, um sie alle auf einmal zu löschen.

Es bleibt die Autokontur -- das viereckige weiße Symbol mit gelbem Stern --, die an Hand einer Farbanalyse automatisch eine möglichst passende Kontur um das Objekt erzeugt. Die Pipette legt ebenfalls eine automatische Kontur an, hier bestimmen Sie aber per Mausklick die Farbe, an der diese sich orientiert. Möchten Sie den auszuwählenden Farbbereich vergrößern, erhöhen Sie den Prozent-Wert im Feld Farbtoleranz. Den Kontur-Editor beenden Sie, indem Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der Titelleiste des Editors klicken.

Abb. 1: Der Kontur-Editor bietet mehrere Möglichkeiten, nur Teile einer Grafik in Text sichtbar zu machen und umfließen zu lassen.

Tipp: Konturen mit Schweizer-Käse-Optik

Über eine Kontur können Sie abermals eine oder mehrere Konturen legen. Damit erzeugen Sie interessante Effekte. Ziehen Sie im Kontur-Editor zunächst ein Rechteck, eine Ellipse oder ein Polygon auf. Dann erscheint nur dieser Teil im Textdokument. Wenn Sie anschließend weitere Konturen in diesem Rechteck anlegen, sind diese später weiß, und je nach Größe und gewähltem Umlauf läuft sogar der Fließtext hindurch (Abbildung 2).

Abb. 2: Trotz der wenigen Werkzeuge können Sie im Kontur-Editor interessante Effekte erzielen.

Tipp: Hauptmotive aus Bildern freistellen

OpenOffice Writer hilft mit Spaltensatz und anderen Werkzeugen, optisch attraktive Zeitungen zu gestalten. Der Kontur-Editor unterstützt dabei mit seinem Polygon-Werkzeug. Es extrahiert aus einem rechteckigen Bild das Hauptmotiv. Wenn Sie anschließend als Umlaufart Parallel einstellen, läuft der Text wie in professionellen Zeitschriften als Formsatz neben dem freigestellten Motiv.

Tipp: Das macht man mit Bereichen

Bereiche heißen in OpenOffice Writer spezielle Textblöcke, auch mit Grafiken und anderen Objekten, die mehreren Zwecken dienen:

• Sie schützen bestimmte Bereiche im Dokument, damit sie nicht geändert werden.

• Sie blenden Bereiche eines Textes aus, so dass sie nicht gedruckt werden.

• Sie bauen Bereiche aus anderen Dokumenten schnell in ein neues Dokument ein.

• Ein variables Seiten-Layout ist möglich, da Textbereiche ein von der aktuellen Seitenvorlage abweichendes Spalten-Layout benutzen können. Ein Bereich besteht mindestens aus einem Absatz, kann aber auch mehr umfassen. Wenn Sie Text für einen Bereich auswählen, fügt OpenOffice an seinem Ende automatisch einen Absatzumbruch ein.

Tipp: Neuen Absatz vor oder nach Bereich einfügen

Wollen Sie vor oder nach einem Bereich einen neuen Absatz einfügen, reicht es nicht, die Markierung an der gewünschten Stelle zu platzieren und [Eingabe] zu drücken. Stattdessen klicken Sie vor oder hinter den Bereich und drücken die [Alt-Eingabe].

Tipp: Neuen Bereich in den Text einfügen

Um einen Bereich einzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle oder markieren Sie einen umzuwandelnden Text. Danach wählen Sie den Menüpunkt Einfügen / Bereich. Das Dialogfenster Bereich einfügen öffnet sich. Geben Sie im Feld Neuer Bereich einen Namen für den Bereich ein oder übernehmen Sie den Namensvorschlag (Abbildung 3). Anschließend wählen Sie die verschiedenen Optionen:

• Mit Verknüpfen fügen Sie ein anderes Dokument oder einen bestimmten Bereich aus einem anderen Dokument in den aktuellen Bereich ein.

• Schützen verhindert, dass ein Benutzer den Bereich verändert; ein mindestens fünf Zeichen langes Kennwort sichert den Bereich zusätzlich.

• Ausblenden versteckt den Bereich, so dass er nicht auf einem Ausdruck landet. Einen ausgeblendeten Bereich stellt der Navigator grau dar. Steht allerdings außer dem Bereich nichts auf der Seite, also auch nicht in Kopfzeile, Fußzeile, Fußnote, einer Tabelle oder einem Rahmen, lässt er sich nicht verstecken.

Die Option Ausblenden lässt sich auch mit einer Bedingung verknüpfen. Dazu schalten Sie die Option Mit Bedingung ein und tragen ins Feld einen logischen Ausdruck ein. Eine sinnvolle Anwendung dazu wäre beispielsweise ein Serienbrief, der für Männer und Frauen bestimmt ist. Der Inhalt ließe sich dann mit der Anrede ("Sehr geehrte Frau", "Sehr geehrter Herr") verknüpfen.

Auf den weiteren Registerkarten legen Sie die Spaltenzahl, die Einzüge, den Hintergrund sowie die Position der Fuß- und Endnoten für den Bereich fest. Sind Sie damit fertig, klicken Sie auf Einfügen, um den Dialog zu schließen.

Abb. 3: Mit dem Befehl "Einfügen / Bereich" erzeugen Sie aus einer Textauswahl oder einem anderen Dokument einem Bereich.

Tipp: Bereich nachträglich vor Änderungen schützen

Einen Bereich, den Sie mit Einfügen / Bereich in einen Textdokument erzeugt haben, können Sie auch nachträglich schützen. Dazu wählen Sie zunächst Format / Bereiche. In der Liste Bereich klicken Sie auf den Eintrag, den Sie schützen wollen, und schalten in der Mitte die Option Geschützt ein. Möchten Sie den Bereich gar Mit Kennwort schützen, wählen Sie auch diese Option und geben im folgenden Dialog zwei Mal das gewünschte Kennwort ein.

Ob ein Bereich bereits geschützt ist, erkennen Sie am Schloss-Symbol vor den Bereichsnamen: Ein geöffnetes Schloss steht für einen ungeschützten, ein geschlossenes für einen geschützten Bereich (Abbildung 4).

Abb. 4: Ob ein Bereich geschützt ist oder nicht, erkennen Sie am Schloss-Symbol vor dem Bereichsnamen.

Tipp: Bereich in normalen Text umwandeln

Wenn Sie die Bereichfunktionen nicht mehr benötigen, verwandeln Sie einen Abschnitt zurück in gewöhnlichen Text. Wählen Sie Format / Bereiche und klicken Sie in der Liste Bereich auf den Eintrag, den Sie umwandeln wollen. Danach wählen Sie rechts die Schaltfläche Aufheben -- schon ist der Bereich zu normalem Text geworden.

Tipp: Bereiche vor dem Drucken verbergen

Ein Vorteil von Bereichen liegt darin, dass Sie diese Textstellen vom Ausdruck ausnehmen können. Wählen Sie Format / Bereiche und klicken Sie in der Liste Bereich auf den Eintrag, der nicht gedruckt werden soll. Anschließend schalten Sie die Option Ausblenden ein. Sollen weitere Bereiche nicht gedruckt werden, wiederholen Sie diese Schritte für die gewünschten Bereiche. Mit OK kommen Sie zurück zum Text, den Sie nun mit Datei / Drucken ohne die ausgeblendeten Teile ausdrucken. Einen sichtbaren Bereich erkennen Sie am Brillensymbol vor den Bereichsnamen; fehlt dieses Symbol, ist der Bereich ausgeblendet.

Tipp: Bereiche im Text erkennen

In einem Textdokument gibt es zwei Möglichkeiten zu erkennen, ob es sich um einen Bereich handelt. Einerseits umrandet Bereiche eine Linie. Zum anderen zeigt rechts in der Statusleist ein Dokumentfenster den Namen des Bereichs an, sofern sich der Cursor gerade darin befindet (Abbildung 5).

Abb. 5: Wenn der Cursor gerade in einem Bereich steht, zeigt die Statusleiste dessen Namen an.

Tipp: Farbe für Bereichsumrandungen ändern

Bereiche erscheinen im Text in der Voreinstellung grau umrandet. Möchten Sie das deutlicher kennzeichnen, wählen Sie Extras / Optionen und wechseln ins Menü OpenOffice.org / Darstellung. In der Liste Benutzerdefinierte Farben gehen Sie bis zum Eintrag Bereichsumrandungen. Wählen Sie aus der Aufklappliste Farbeinstellung eine markantere Farbe (beispielsweise Rot) und bestätigen Sie diese mit OK (Abbildung 6).

Abb. 6: Möchten Sie Bereiche im Text besser erkennen, ändern Sie in den Optionen die Farbe der Bereichsumrandungen.

Tipp: Spaltenzahl und andere Bereichsoptionen ändern

Haben Sie beim Einfügen vergessen, die Optionen eines Bereichs genau festzulegen, erledigen Sie das auch nachträglich. Dazu öffnen Sie das Dialogfenster unter Format / Bereiche und markieren in der Liste Bereich den Eintrag, dessen Einstellungen Sie ändern wollen. Anschließend klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Optionen. Damit öffnen Sie das gleichnamige Dialogfenster, in dem Sie das Spalten-Layout, den Hintergrund sowie die Position von Fuß- und Endnoten im gewählten Bereich bearbeiten. Ist der Bereich per Kennwort geschützt, geben Sie dieses vor dem Bearbeiten ein.

Tipp: Inhaltsverzeichnis für Bücher erstellen

Beispielsweise für Hausarbeiten an der Universität oder für Bücher ist ein Inhaltsverzeichnis unerlässlich. Deshalb verfügen die meisten Textverarbeitungen über eine Funktion, die Inhaltsverzeichnisse zumindest halbautomatisch erstellt.

Halbautomatisch deshalb, weil Sie auch in OpenOffice einige Vorarbeiten erledigen müssen. Bevor Sie ein Inhaltsverzeichnis generieren, weisen Sie den Kapitelüberschriften, die im Inhaltsverzeichnis erscheinen, eine der vordefinierten Absatzvorlagen für Überschriften zu.

Nun setzen Sie die Markierung an die Stelle im Dokument, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll. Dann wählen Sie Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse. Auf der Registerkarte Verzeichnis ist im Feld Typ bereits der Eintrag Inhaltsverzeichnis vorausgewählt. Was Sie im Feld Titel eintragen, erscheint später als Überschrift des Verzeichnisses (Abbildung 7).

Die Option Geschützt vor manuellen Änderungen verhindert, dass der Benutzer das Inhaltsverzeichnis selbst bearbeitet. Schalten Sie diese ein, wenn Sie vorhaben, das Inhaltsverzeichnis später automatisch zu aktualisieren, da dabei eigene Änderungen verloren gehen.

Im Bereich Verzeichnis erstellen legen Sie fest, ob das Inhaltsverzeichnis für das Gesamte Dokument oder nur für das aktuelle Kapitel gilt. Neben Auswerten bis Ebene stehen bereits die maximal möglichen Überschriftebenen (10), die ins Verzeichnis aufgenommen werden können. Möchten Sie weniger abgestuft gliedern, verringern Sie die Zahl.

Unter Erzeugen aus definieren Sie, welche Daten im Inhaltsverzeichnis landen. Hier sind die Optionen Gliederung und Verzeichnismarkierungen in der Voreinstellung eingeschaltet. Das bedeutet, dass Writer das Verzeichnis anhand der Absätze mit einer vordefinierten Überschrift-Formatvorlage (Überschrift 1 bis Überschrift 10) sowie der Verzeichniseinträge, die Sie mit dem Befehl Einfügen / Verzeichnisse / Eintrag eingefügt haben, generiert.

Sollen zusätzliche Absatzvorlagen ins Inhaltsverzeichnis gelangen, schalten Sie die Option weiteren Vorlagen ein. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Option, um den Dialog Vorlage zuweisen zu öffnen. In der Liste stehen die Absatzvorlagen, die das Inhaltsverzeichnis bisher nicht berücksichtigt und denen Sie Verzeichnisebenen zuweisen können. Dazu markieren Sie eine Vorlage und schieben sie mit Hilfe der Schaltflächen << und >> in die gewünschte Ebene des Inhaltverzeichnisses.

Abb. 7: Mit dem Befehl "Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse" erzeugen Sie ein Inhaltsverzeichnis aus Überschriften und weiteren Vorlagen sowie Verzeichniseinträgen.

Tipp: Cursor aus geschützten Bereichen heraushalten

Wenn Sie verhindern möchten, dass Sie den Cursor in eine geschützte Zone wie das Inhaltsverzeichnis bewegen, schalten Sie unter Extras / Optionen die entsprechende Funktion ab. Wechseln Sie ins Menü Textdokument / Formatierungshilfen und aktivieren Sie dort im Bereich Cursor in geschützten Zonen die Option Zulassen.

Tipp: Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Oft schreibt man nach dem Erstellen des Inhaltsverzeichnisses weitere Kapitel oder ändert bestehende. Dann muss auch das Inhaltsverzeichnis angepasst werden. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Wenn Sie den Cursor in geschützten Bereichen platzieren dürfen, reicht ein Rechtsklick ins Inhaltsverzeichnis; aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Verzeichnis aktualisieren. Alternativ wählen Sie den Befehl Extras / Aktualisieren / Alle Verzeichnisse. (csc)

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