Tipps & Trick zu OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger vom Microsoft-Paket zunächst oft ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen bei Inhalts-, Literatur- und Stichwortverzeichnissen; außerdem erfahren Sie, wie Sie mit der Literaturdatenbank von OpenOffice arbeiten.

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Absatzvorlagen für Inhaltsverzeichnisse ändern

Den Ebenen eines Inhaltsverzeichnisses sind in der Voreinstellung die Absatzvorlagen Inhaltsverzeichnis 1 bis Inhaltsverzeichnis 10 zugeordnet. Gefällt Ihnen die Formatierung nicht, ändern Sie die Absatzvorlagen im Stylist ([F11]).

Alternativ passen Sie die Absatzvorlage an, indem Sie im Inhaltsverzeichnis auf einen Eintrag klicken, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und Absatzvorlage bearbeiten wählen.

Eine dritte Möglichkeit, die Vorlagen zu ändern, bietet der Dialog Verzeichnis einfügen. Diesen öffnen Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste ins Inhaltsverzeichnis klicken und Verzeichnis bearbeiten wählen. Wechseln Sie zur Registerkarte Vorlagen, markieren Sie eine Absatzvorlage rechts in der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten.

Im gleichen Register weisen Sie einer Verzeichnisebene auch eine andere Vorlage zu. Wählen Sie dazu in der Liste Stufen die Verzeichnisebene, der Sie eine andere Absatzvorlage zuweisen wollen. Klicken Sie dann in der Liste Absatzvorlage auf den gewünschten Eintrag und verknüpfen diesen mit der Ebene, indem Sie auf die Schaltfläche zwischen den beiden Listen klicken (Abbildung 1).

Abb. 1: Sie ändern die Absatzvorlage eines Verzeichniseintrags oder weisen wie hier einer Verzeichnisebene eine andere Vorlage zu.

Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks erzeugen

Wenn Sie einem langen Text ein Inhaltsverzeichnis vorangestellt haben, ersparen Sie dem Leser mühseliges Blättern am Bildschirm, indem Sie die Verzeichniseinträge als Hyperlinks definieren. Dann klickt der Betrachter nur auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis und gelangt direkt zu der Textstelle.

Um solche Hyperlinks zu erzeugen, öffnen Sie im Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Der Eintrag Verzeichnis bearbeiten öffnet den Dialog Verzeichnis einfügen. Dort wechseln Sie zum Register Einträge. In der Liste Ebene finden Sie alle Überschriftenebenen. Markieren Sie einen Eintrag, um die entsprechende Ebene zu verändern.

Die Zeile Struktur beschreibt, wie die Überschriftenebene für das Inhaltsverzeichnis aufgebaut ist. Über die Schaltflächen darunter erzeugen Sie die folgenden Codes:

• E# steht für die Kapitelnummer. Damit fügen Sie die Kapitelüberschrift mit der Kapitelnummer im Inhaltsverzeichnis ein, falls die Option Extras / Kapitelnummerierung eingeschaltet ist.

• E steht für Eintragstext, also den Text der Kapitelüberschrift.

• T fügt einen Tabulator ein. Zunächst werden Punkte als Füllzeichen benutzt, und der Tabulator ist rechtsbündig ausgerichtet. Wollen Sie eine genaue Position für den Tabulator angeben, schalten Sie zunächst die Option Rechtsbündig aus.

• # steht für Seitennummer des Eintrags.

• LS markiert den Beginn eines Hyperlinks, LE das Ende. Um aus Kapitelnummer und Eintragstext einen Hyperlink zu machen, positionieren Sie den Mauszeiger im Bereich Struktur auf dem weißen Feld links neben dem Code E#. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink -- der Code LS erscheint. Platzieren Sie den Mauszeiger im weißen Feld hinter dem Code E und klicken abermals auf Hyperlink; hier erscheint LE, um das Ende des Links anzuzeigen (Abbildung 2). Haben Sie den neuen Code falsch platziert, klicken Sie darauf und drücken anschließend die [Entf]-Taste. Damit löschen Sie den Code aus der Strukturzeile.

Möchten Sie die vorgenommenen Einstellungen auch für die anderen Überschriftenebenen übernehmen, klicken Sie auf Alle, um die Formatierung mit einem Klick zu kopieren.

Abb. 2: Mit den Codes "LS" und "LE" definieren Sie einen Hyperlink im Inhaltsverzeichnis. Links oben in der Vorschau sehen Sie die Auswirkungen.

Benutzerdefinierte Verzeichnisse einsetzen

In OpenOffice Writer erzeugen Sie Verzeichnisse für Abbildungen oder Tabellen. Es gibt dabei nur ein Problem: Mit den Standardmöglichkeiten lassen sich zum Beispiel Abbildungen und Textkästen oder Tabellen nicht in einem Verzeichnis zusammenfassen.

Abhilfe verspricht hier ein Benutzerdefiniertes Verzeichnis, das Sie aus folgenden Elementen erzeugen:

• Vorlagen nimmt Absatzvorlagen als Verzeichniseinträge auf. Die Vorlagen wählen Sie in einem Dialogfenster und weisen sie den verschiedenen Überschriftenebenen zu.

• Tabellen

• Textrahmen

• Verzeichnismarkierungen nimmt Verzeichniseinträge auf, die Sie über den Befehl Einfügen / Verzeichnisse / Eintrag eingefügt haben.

• Grafiken

Um ein benutzerdefiniertes Verzeichnis anzulegen, wählen Sie -- wie bei anderen Verzeichnissen auch -- den Befehl Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse. Markieren Sie als Typ Benutzerdefiniert und geben Sie dem Verzeichnis einen Titel. Die Option Geschützt vor manuellen Änderungen lassen Sie gewöhnlich eingeschaltet, da im Verzeichnis vorgenommene Änderungen nach einer Aktualisierung verloren gehen. Im Bereich Verzeichnis erstellen wählen Sie, ob es für das gesamte Dokument erstellt werden soll, oder nur für das aktuelle Kapitel. Unter Erzeugen aus markieren Sie die Elemente, aus denen Sie das Verzeichnis erstellen möchten (Abbildung 3). Wenn Sie die Option Ebene aus Ursprungskapitel einschalten, werden Verzeichniseinträge für Tabellen, Textrahmen, Grafiken und OLE-Objekte wie in der Überschriftenhierarchie eingerückt.

Abb. 3: Mit dem benutzerdefinierten Verzeichnis erstellen Sie zum Beispiel ein gemeinsames Verzeichnis für Tabellen und Abbildungen.

Literaturverzeichnisse erzeugen

Wissenschaftliche Arbeiten enthalten fast immer eine Liste von Veröffentlichungen, aus denen der Autor seine Schlussfolgerungen herleitet, oder auf die er zum weiteren Studium verweist. Haus- und Examensarbeiten an Universität und Fachhochschule kommen ohne solche Quellenverweise nicht aus. Auch OpenOffice Writer unterstützt diese Arbeit in Form von Literaturverzeichnissen. Die Einträge für das Literaturverzeichnis speichert OpenOffice entweder in der mitgelieferten Literaturdatenbank oder im Dokument selbst.

Ein Literaturverzeichnis erzeugen Sie mit dem Befehl Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse. Wählen Sie auf der Registerkarte Verzeichnis als Typ Literaturverzeichnis. Im Bereich Formatierung der Einträge legen Sie die Darstellung der Literaturhinweise im Dokument fest. Wenn Sie die Option Einträge nummerieren einschalten, erscheint für jeden Literaturhinweis im Text sowie im Verzeichnis eine Zahl zwischen den im Feld Klammern gewählten Klammern. Ist die Option ausgeschaltet, zeigt OpenOffice stattdessen die Kurzbezeichnung des Datenbankeintrags, also beispielsweise {BOR02} oder [HUE05a].

Auf der Registerkarte Einträge legen Sie die Struktur für die Verzeichniseinträge fest. In der Voreinstellung haben die Einträge die Form

Kurzbezeichnung: Autor(en),\
Titel, Jahr

Das ist für viele Anforderungen etwas dürftig, und zumindest der Verlag und der Erscheinungsort sollten noch erwähnt werden, so dass letztlich vielleicht ein Eintrag wie

Kurzbezeichnung: Autor(en),\
Titel, Verlag, Ort, Jahr

im Literaturverzeichnis steht. Den Eintrag erzeugen Sie, indem Sie zunächst in der Liste Art wählen, für welche Literaturhinweise Sie die Struktur ändern wollen. Dann platzieren Sie den Mauszeiger ins Textfeld vor der Schaltfläche Ja (für Jahr), wählen aus der Liste darunter den Eintrag Verlag und klicken auf Einfügen. Damit fügen Sie die Schaltfläche Ve (für Verlag) und ein weiteres Textfeld ein. Klicken Sie ins Textfeld und tragen nun aus der Liste den Eintrag Adresse ein. In die beiden noch leeren Textfelder schreiben Sie anschließend ein Komma und ein Leerzeichen als Trenner zwischen den Kategorien. Soll die geänderte Struktur für alle Arten von Literaturhinweisen gelten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle.

Im Bereich Sortierung nach legen Sie fest, wie OpenOffice die Literaturverzeichniseinträge ordnet, voreingestellt ist Dokumentposition. Diese Option sortiert die Einträge nach der Reihenfolge des Erscheinens im Text. Die Option sollten Sie auch dann wählen, wenn Sie auf der Registerkarte Verzeichnis die Option Einträge nummerieren eingeschaltet haben. Möchten Sie nach dem Inhalt sortieren, wählen Sie bis zu drei auf- oder absteigende Sortierschlüssel, zum Beispiel zunächst nach der Art des Berichts, dann nach Autor(en) und schließlich noch mit Jahr nach dem Veröffentlichungsdatum (Abbildung 4).

Abb. 4: Ein Literaturverzeichnis, sortiert nach Artikelart, Autor und Erscheinungsjahr. Für Quellenangaben aus dem Internet ist die Struktur angepasst: Dokumente erhalten dann zusätzlich vor dem Erscheinungsjahr die Internet-Adresse (URL).

Einträge in der Literaturdatenbank speichern

OpenOffice enthält eine Datenbank namens biblio.dbf, in der es Literaturhinweise speichert. Die Eingabemaske für die Datenbank öffnen Sie mit dem Befehl Extras / Literaturdatenbank. Sie enthält bereits einige Bücher zu StarOffice und OpenOffice (Abbildung 5). Um weitere Einträge hinzuzufügen, wählen Sie Einfügen / Datensatz. Klicken Sie ins Feld Kurzbezeichnung und geben Sie dort ein Kürzel für den Literatureintrag ein. Mit [Tab] gelangen Sie zum nächsten Feld, mit [Umschalt-Tab] zum vorherigen. Achten Sie darauf, alle Felder auszufüllen, die im Literaturverzeichnis stehen. Wenn Sie für einzelne Felder den richtigen Wert nicht nennen, etwa, weil kein Ort angegeben ist, tragen Sie dennoch beispielsweise k.A. für "keine Angabe" oder etwas Ähnliches ein.

Nachdem Sie alle Einträge gemacht haben, schließen Sie die Literaturdatenbank mit Datei / Schließen; die Einträge speichert OpenOffice automatisch in der Datei.

Abb. 5: Die mit OpenOffice gelieferte Literaturdatenbank dient als Quelle für Literaturverzeichnisse in Texten.

Literatureinträge im Text erzeugen

Literaturangaben in einer Hausarbeit oder einem anderen Text sind mit OpenOffice Writer schnell gemacht: Einfügen / Verzeichnisse / Literaturverzeichniseintrag öffnet das Dialogfenster Literaturverzeichniseintrag einfügen. Dort wählen Sie die Option Aus Literaturdatenbank, um einen Eintrag aus der OpenOffice-Literaturdatenbank einzufügen oder Aus Dokumentinhalt, wenn Sie die Literaturangabe nur innerhalb dieses Textes erzeugen wollen. Die zugehörigen Datensätze speichert OpenOffice automatisch als versteckte Felder im Dokument. Sie können Einträge aus der Datenbank und dem Dokument beliebig mischen.

Falls Sie öfter mit Literaturverweisen arbeiten, ist es sinnvoll, die Literaturdatenbank einzusetzen. So verwenden Sie die Einträge auch in verschiedenen Dokumenten.

Wenn Sie Aus Literaturdatenbank gewählt haben, markieren Sie nur noch aus der Liste Kurzbezeichnung den entsprechenden Eintrag und platzieren sie mit Einfügen an der Cursor-Position (Abbildung 6). Wenn Sie einen eingefügten Datensatz über den Dialog Literaturverzeichniseintrag einfügen bearbeiten, ändern sich diese Änderungen nur im Dokument, nicht aber in der Literaturdatenbank.

Entscheiden Sie sich für Aus Dokumentinhalt, wählen Sie entweder einen bereits im Text vorhandenen Eintrag oder einen aus der Liste Kurzbeschreibung. Alternativ öffnen Sie mit Neu den Dialog Literatureintrag definieren und erzeugen einen neuen Eintrag. Nur die Felder Kurzbezeichnung und Typ müssen Sie ausfüllen. OK schließt die Definition ab; zurück im Dialog Literaturverzeichniseintrag einfügen platzieren Sie den neuen Eintrag nun mit Einfügen an der momentanen Cursor-Position. Ein Klick auf die Schaltfläche Schließen bringt Sie danach zurück zum Text.

Abb. 6: Wenn Sie einen Literaturhinweis aus der Datenbank einfügen wollen, wählen Sie die Kurzbeschreibung und klicken anschließend auf "Einfügen".

Konkordanzdatei bearbeiten

Eine Konkordanzdatei ist eine vorgefertigte Liste mit Einträgen für ein Stichwortverzeichnis. Diese Liste lässt sich mit einem Text abgleichen, um daraus ein Stichwortverzeichnis zu erstellen. Konkordanzdateien anzulegen, bietet sich insbesondere an, wenn Sie mehrere Texte gleichen Charakters schreiben, beispielsweise Bücher über ein bestimmtes Thema.

Öffnen Sie zunächst eine vorhandene Konkordanzdatei oder erzeugen Sie eine neue. Dazu wählen Sie Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse und geben als Typ Stichwortverzeichnis an. Markieren Sie im Bereich Zusätze die Option Konkordanzdatei und klicken Sie auf die Schaltfläche Datei. Wählen Sie Öffnen, um eine Datei mit der Endung .sdi zu laden. Möchten Sie eine Konkordanzdatei anlegen, klicken Sie auf Neu und geben ihr im folgenden Dialog einen Namen. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in das Sie die Einträge schreiben (Abbildung 7). Folgende Felder enthält jeder Eintrag:

• Suchbegriff: Der Verzeichniseintrag, den OpenOffice im Text markiert.

• Alternativeintrag: Der Verzeichniseintrag, der im Stichwortverzeichnis erscheint.

• 1. Schlüssel und 2. Schlüssel: Übergeordnete Verzeichniseinträge. Der Suchbegriff oder der Alternativeintrag erscheinen darunter als Verzeichniseinträge.

• Exakt: unterscheidet Groß- und Kleinschreibung.

• Ganze Wörter: Akzeptiert nur Ergebnisse, in denen der Suchbegriff als ganzes Wort vorkommt.

Um die Option Exakt oder Ganze Wörter einzuschalten, drücken Sie im Feld einmal die Leertaste oder klicken mit der linken Maustaste auf das Markierfeld.

Abb. 7: Mit Hilfe einer Konkordanzdatei erzeugen Sie sehr leicht ähnliche Stichwortverzeichnisse für verschiedene Bücher.

Konkordanzdatei erweitern

Wenn Sie weitere Einträge in die Konkordanzdatei schreiben oder Stichwörter ändern möchten, öffnen Sie die Konkordanzdatei zum Bearbeiten. Ist sie bereits für das Stichwortverzeichnis geladen, wählen Sie Einfügen / Verzeichnisse / Verzeichnisse, klicken neben der Option Konkordanzdatei auf die Schaltfläche Datei und danach auf Bearbeiten. Damit öffnet sich der Dialog Konkordanzdatei bearbeiten, und Sie können die Einträge verändern.

Konkordanzdatei direkt bearbeiten

Statt im Dialogfenster Konkordanzdatei bearbeiten können Sie Konkordanzdateien auch per Hand anpassen. Dazu laden Sie die entsprechende Datei mit der Endung .sdi in Writer oder erzeugen eine neue Datei mit dieser Endung.

Beachten Sie beim Bearbeiten, dass jeder Eintrag in einer eigenen Zeile steht (Abbildung 8). Kommentarzeilen sind auch erlaubt; sie stehen in der Zeile über dem Eintrag und fangen mit einem Doppelkreuz (#) an. Die Einträge selbst haben diese Form:

Suchbegriff;Alternativeintrag;\
1.Schlüssel;2.Schlüssel;Exakt;\
Ganze Wörter

Die beiden Einträge aus Abbildung 7 beispielsweise schreiben Sie in einer Konkordanzdatei so:

OpenOffice;OpenOffice.org;\
Büro-Suite;;0;0 Writer;\
OpenOffice Writer;Büro-Suite;\
Textverarbeitung;0;1

Soll OpenOffice für diese Einträge die Optionen Exakt und Ganze Wörter aktivieren, schreiben Sie 1, wenn nicht 0. Lassen Sie die Einträge frei, behandelt der Vergleich sie wie bei einer Null, also als Nein.

OpenOffice;OpenOffice.org;\
Büro-Suite;;;

Die Semikola als Feldtrenner müssen Sie nur schreiben, wenn ein weiterer Eintrag folgt. Die letzte Zeile würde also auch so

OpenOffice;OpenOffice.org;\
Büro-Suite

richtig interpretiert. (csc)

Abb. 8: Eine Konkordanzdatei bearbeiten Sie auch direkt in Writer; achten Sie dabei auf die korrekte Form der Einträge und die richtige Endung.

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