Calc-Funktionen, die die Arbeit erleichtern

Lieber einfach, auch wenn es schwierig geht

von Thomas Hümmler

---

Viele Benutzer ziehen Tabellenkalkulationen schon für einfache Rechenaufgaben einem Taschenrechner vor. Doch Calc, die Rechen-Anwendung in OpenOffice, hat viele weitere Funktionen, mit denen man sich die Arbeit erleichtern kann.

---

Calc beinhaltet mehrere hundert Rechenfunktionen. Aufgrund der Fülle an Möglichkeiten übersieht man dabei aber leicht Features, die die Arbeit mit dem Programm erleichtern. Ein einfaches Beispiel ist die Funktionsliste, die einen Überblick über alle eingebauten Funktionen ermöglicht. Nicht ganz so leicht zu durchschauen, jedoch trotzdem sehr hilfreich sind Werkzeuge wie der Datenpilot, der Detektiv oder die Zielwertsuche.

Wir werden Ihnen diese kleinen Helfer vorstellen und Ihnen damit hoffentlich das Leben mit der Tabellenkalkulation von OpenOffice erleichtern.

Calc-Funktionen dauerhaft anzeigen

Die Funktionsliste lässt sich mit dem Befehl Einfügen / Funktionsliste rechts im Programmfenster dauerhaft anzeigen. Dort sind die Funktionen nach Sachgebieten sortiert. Außerdem zeigt der erste Eintrag in der Kategorieliste die zuletzt benutzten Funktionen an. Markieren Sie einen Listeneintrag, zeigt Calc im unteren Teil des rechten Unterfensters eine kurze Beschreibung inklusive der Parameter an, die die Funktion benötigt. Ein Klick auf die Schaltfläche Funktion in Rechenblatt einfügen oder ein Doppelklick auf eine Funktion schreibt diese in die aktuelle Zelle. Dort können Sie sofort entsprechende Werte für die Funktionsparameter eintragen (Abbildung 1). Damit keine Tabelleninhalte hinter der Funktionsliste verschwinden, sollten Sie diese mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Pin oben links am Fenster fixieren.

Abb. 1: Rechts im Programmfenster steht die Funktionsliste mit den zuletzt genutzten Funktionen. Links finden Sie die Werkzeugleiste, über die Sie Hilfsmitteln wie die Theme-Wahl aufrufen.

Sichtflug mit dem Datenpilot

Der so genannte Datenpilot dient der Auswertung Ihrer Daten: Mit seiner Hilfe fassen Sie Daten nach unterschiedlichen Kriterien zusammen und führen Berechnungen damit durch. Auch nach verschiedenen Kriterien sortierte Tabellen erstellen Sie mit diesem Werkzeug interaktiv.

Um eine Datenpilot-Tabelle zu erzeugen, markieren Sie zunächst den Tabellenereich, den Sie analysieren wollen. Dann wählen Sie Daten / Datenpilot / Aufrufen. In der folgenden Abfrage bestätigen Sie mit OK, dass der markierte Bereich als Datenquelle dienen soll. Danach öffnet sich der Dialog Datenpilot.

Der Datenpilot interpretiert die ersten Zeilen im gewählten Bereich als Feldnamen. Anhand dieser können Sie Ihre Daten zeilenweise oder spaltenweise gruppieren. Am leichtesten lässt sich dies an einem konkreten Beispiel erklären: In Abbildung 2 sehen Sie eine Zusammenstellung der Umsatzdaten eines Unternehmens. Diese enthält die Umsätze für die einzelnen Filialen pro Quartal. Sie möchten nun wissen, wie viel Umsatz jede Artikelgruppe pro Quartal in den Filialen erzielt hat. Um die Übersicht zu gewährleisten, soll der Datenpilot die Artikelgruppen zeilenweise anordnen, die Filialen jedoch spaltenweise über die Ergebnistabellen verteilen. Sehen Sie sich hierzu den unteren Bereich der Tabelle an.

Der geöffnete Datenpilot-Dialog zeigt, wie Sie zu diesem Ergebnis kommen: Ziehen Sie die im rechten Drittel des Dialogs als Schaltflächen erscheinenden Feldnamen mit gedrückter Maustaste in die entsprechenden Bereiche des links dargestellten Tabellenlayouts (Abbildung 2). Legen Sie den Namen, nach dem Sie spaltenweise gruppieren möchten, im mit Spalte bezeichneten Bereich ab, das Feld für die zeilenweise Gruppierung im Bereich Zeile. Wenn Sie die Schaltflächen QI bis QIV in den Bereich Daten ziehen, bildet Calc die Summen aus den Quartalswerten. Falls Sie einen Fehler gemacht haben, verschieben Sie die Werte oder ziehen Sie sie wieder aus dem Tabellenlayout heraus.

Wenn Sie auf die im Datenbereich platzierten Buttons doppelklicken, können Sie statt Summe auch eine andere Funktion zum Auswerten der Daten wählen: Calc kann den Minimal-, Maximal oder Mittelwert, die Anzahl der existierenden Werte sowie einige statistische Funktionen berechnen. Mit OK schließen Sie den Datenpilot. Im Arbeitsblatt steht nun zwei Zeilen unter den markierten Daten die Schaltfläche Filter, weitere zwei Zeilen darunter erscheint die Datenpilot-Tabelle (Abb. 2).

Wenn die Zusammenstellung der Daten in der Datenpilot-Tabelle nicht Ihren Vorstellungen entspricht, passen Sie das Layout der fertigen Datenpilot-Tabelle direkt auf dem Arbeitsblatt: Ziehen Sie dazu eines der als Schaltflächen dargestellten Tabellenfelder an eine andere Stelle. Wenn Sie eine Schaltfläche aus dem Kopfzeilenbereich links am Rand ablegen, verwandelt sich eine Spalte in eine Zeile. Durch Ziehen eines Feld aus dem umrandeten Bereich entfernen Sie es. Mit einem Rechtsklick auf eines der Felder in der Ergebnistabelle rufen Sie den Datenpilot erneut auf, etwa um ein versehentlich gelöschtes Feld wieder einzufügen.

Abb. 2: Der Datenpilot erstellt aus einer einfachen Liste eine gezielte Auswertung Ihrer Daten.

Formelfehler aufspüren mit dem Detektiv

Die Fähigkeiten einer Tabellenkalkulation sind noch nicht ausgeschöpft, wenn man aus Wertelisten einfache Summen bildet. Die Stärken eines Programms wie Calc kommen erst bei Berechnungen mit mehreren Rechenschritten zum Zug. Wenn Sie jedoch wiederholt die Ergebnisszelle einer Berechnung in neue Schritte einbeziehen, verlieren Sie leicht die Übersicht.

Sollten Sie einen Fehler in Ihrer Kalkulation vermuten, ersparen Sie sich viel Arbeit, indem Sie einen "erfahrenen Schnüffler" engagieren: Klicken Sie auf Extras / Detektiv. Über das nun angezeigte Untermenü lässt sich anzeigen, woher eine Zelle ihre Ergebnisse bezieht (Spur zum Vorgänger), oder welche anderen Zellen ihre Daten aus ihr beziehen (Spur zum Nachfolger). Mit den entsprechenden Menüeinträgen blenden Sie die grafische Darstellung (Abbildung 3) wieder aus. Ungültige Daten einkreisen hebt die Zellen hervor, deren Daten die Gültigkeitskriterien nicht erfüllen.

Sie sollten die Option Automatisch aktualisieren am besten eingeschaltet lassen, damit der Detektiv die grafische Darstellung nach eventuellen Änderungen in der Tabelle automatisch anpasst. Ansonsten müssen Sie bei jeder Änderung den Untermenüeintrag Spuren aktualisieren aufrufen.

Der Füll-Modus vereinfacht das Sichtbarmachen von Vorgängerzellen: Solange er aktiv ist, genügt ein Klick auf eine Zelle, um die Datenherkunft zurückzuverfolgen. [Esc] beendet den Füll-Modus. Leider hat der Spürsinn des Calc-Detektivs Grenzen: Wenn Sie Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen, kann er den Weg der Daten nicht mehr grafisch darstellen.

Abb. 3: Mit Hilfe des Detektivs spüren Sie fehlerhafte Formeln schnell auf.

Treffer mit der Zielwertsuche

Die Formel 3 * 2 ergibt 6. Wie müsste der erste Wert geändert werden, damit 8 herauskommt? Sicher finden Sie hierfür noch ohne Computer eine Lösung. Aber es gibt auch kompliziertere Formeln, bei denen es sehr hilfreich ist, wenn die Tabellenkalkulation die Rechenarbeit übernimmt.

Genau darum geht es bei der so genannten Zielwertsuche: Wie müssten Sie einen Wert in Ihrer Formel anpassen, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen? Schreiben Sie zum Beispiel in die Zelle A10 den Wert 9, in Zelle B10 den Wert 2. Tragen Sie in eine andere Zelle =POTENZ(A10;B10) ein. Nach Drücken von [Eingabe] errechnet Calc sofort das Ergebnis 81. Welcher Wert müsste in A10 stehen, damit Calc als Ergebnis 225 zurückgibt? Platzieren Sie für eine Lösung ganz ohne Denkarbeit den Cursor in der Zelle mit der Formel und wählen Sie Extras / Zielwertsuche. Damit öffnen Sie den gleichnamigen Dialog, in dem die Angabe Formelzelle bereits mit der Zelladresse der Formel gefüllt ist.

Schreiben Sie nun in das Feld Variable Zelle den Wert $B$10, damit es auf die Tabellenzelle verweist, in der der Ausgangswert der Wurzelberechnung steht. Wenn Sie nach Eingabe von 225 in das Feld Zielwert auf OK klicken, teilt Calc Ihnen mit, dass es einen Wert gefunden hat, der zum gewünschten Ergebnis führt, und trägt diesen nach Klick auf Ja in B10 ein. Über die Umkehrung der Potenzfunktion haben Sie auf diese Weise die Wurzel aus 225 berechnet, ohne die Wurzelfunktion (die Umkehrfunktion zur Potenzierung) zu verwenden. Die Zielwertsuche hilft Ihnen vor allem dann weiter, wenn Sie die benötigte Umkehrfunktion nicht kennen.

Abb. 4: Mit Hilfe der Zielwertsuche finden Sie Ausgangswerte in Formeln, die ein von Ihnen bestimmtes Ergebnis liefern sollen.

Fertige Designs mit der Theme-Auswahl

Tabellen optisch ansprechend zu gestalten, ist wichtig für die Übersicht und macht Eindruck. Für viele Zellen einzeln unterschiedliche Schriftformate und Hintergrundfarben auszuwählen, ist jedoch oft viel Arbeit. Das geht in Calc auch einfacher.

Die so genannte Theme-Auswahl, die Sie über die Schaltfläche Themenauswahl links auf der Werkzeugleiste erreichen, unterstützt Sie beim Gestalten. Eventuell müssen Sie die Werkzeugleiste unter Ansicht / Symbolleiste / Werkzeugleiste noch aktivieren. Nach Aufruf des Theme-Wählers haben Sie die Wahl zwischen Blue Jeans, Herbstlaub, PC-Nostalgie, Pool-Party und anderen phantasiereichen Themes.

Jedes Theme umfasst 14 neue Benutzervorlagen für Zellen. Mit diesen aufeinander abgestimmten Zellvorlagen legen Sie Schrift, Umrandung und Farben für den Hintergrund in einem Arbeitsschritt fest (Abbbildung 5). Benutzen Sie den Menüpunkt Format / Vorlagenkatalog, um diese Vorlagen zuzuweisen.

Die neun Vorlagen, deren Namen mit Karte beginnen, unterscheiden sich nur in der Art der Randlinien. Der Zusatz hinter dem Namen jeder Zellvorlage deutet an, wo sich die Umrandung befindet: L steht für links, O für oben, R für rechts und U für unten. Die Zellvorlage Karte OL weist also oben und links eine Randlinie auf.

Die Vorlagen Ergebnis, Ergebnis2, Standard, Überschrift und Überschrift1 passen ebenfalls zum Gesamt-Theme. Ihre Namen sagen bereits aus, für welche Bereiche der Tabelle sie konzipiert wurden.

Abb. 5: Mit Hilfe von Themes gestalten Sie ein Calc-Dokument schnell ansprechend.

Tabellen formatieren mit der AutoFormat-Funktion

Die AutoFormat-Funktion ist ein weiteres Werkzeug zur schnellen Gestaltung von Tabellen. Es eignet sich besonders dazu, Teilbereiche von Tabellen zu formatieren.

Nachdem Sie die Zellen einer Tabelle samt Spalten- und Zeilenköpfen sowie Summenzeilen und -spalten markiert haben, wählen Sie Format / AutoFormat. Im folgenden Dialog steht links eine Liste mit vorgefertigten Layouts für Tabellen. Im Vorschaubereich daneben sehen Sie, wie die markierte Formatierung aussieht (Abbildung 6). Wenn Sie sich für ein Layout entschieden haben, klicken Sie auf Ok, um es zu übernehmen.

Über die Schaltfläche Zusätze wählen Sie aus, welche Aspekte des Layouts verändert werden sollen: AutoFormat kann das Zahlenformat, die Schriftart und die Ausrichtung der Zellinhalte, vorhandene Umrandungen und das Hintergrundmuster der Zellen sowie Breite und Höhe einheitlich anpassen. Wenn Sie eines dieser Kontrollkästchen löschen, wird die entsprechende Formateinstellung nicht verändert. (pkr)

Abb. 6: AutoFormat liefert kein Theme für das gesamte Dokument, sondern ermöglicht es, einen markierten Zellbereich zu gestalten.

Dieser Online-Artikel kann Links enthalten, die auf nicht mehr vorhandene Seiten verweisen. Wir ändern solche "broken links" nur in wenigen Ausnahmefällen. Der Online-Artikel soll möglichst unverändert der gedruckten Fassung entsprechen.