OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen bei Feldbefehlen, beim Rechnen im Text und in Tabellen sowie beim Umgang mit Dokumentvorlagen und Fuß- beziehungsweise Endnoten.

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Tipp: Inhalt von Feldbefehlen zeigen lassen

Wenn Sie den Inhalt eines Feldbefehls erfahren möchten, schalten Sie mit Ansicht / Feldbefehle zur gewünschten Ansicht. Das Layout eines Textdokuments entspricht dann allerdings nicht mehr der Bildschirmansicht, weil die Feldbefehle meist länger sind als ihre Resultate.

Tipp: Feldbefehle unsichtbar

Sehen Sie die Feldbefehle im Textdokument nicht, kann das drei Ursachen haben: Entweder existieren keine Feldbefehle, im Ansicht-Menü ist die Option Markierungen ausgeschaltet oder Sie haben als Hintergrundfarbe für Feldbefehle weiß definiert.

Tipp: Andere Farbe für Feldbefehle

In der Voreinstellung ist der Hintergrund von Feldbefehlen grau. Möchten Sie diese Einstellung ändern, wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Darstellung und suchen in der Liste Benutzerdefinierte Farben den Eintrag Feldhinterlegung. Wählen Sie im Feld Farbeinstellung eine andere Farbe aus und bestätigen Sie mit OK (Abbildung 1).

Abb. 1: Wollen Sie die Hintergrundfarbe der Feldbefehle ändern, wählen Sie in den Optionen eine neue Farbe.

Tipp: Text erstellen, der nicht gedruckt wird

Eventuell möchten Sie bestimmte Teile eines Dokuments nicht ausdrucken. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie den Text in einen Rahmen schreiben und diesen anschließend als nicht zu druckenden Text formatieren.

Erzeugen Sie dazu mit Einfügen / Rahmen einen Textrahmen. Im Rahmen-Dialog legen Sie auf den Registerkarten Typ, Umlauf und Umrandung Größe, Textabstände und Linienart fest. Wechseln Sie abschließend zum Register Zusätze. Schalten Sie dort die Option Drucken aus und kehren Sie mit OK zum Dokument zurück (Abbildung 2).

Text, den Sie nun in den neuen Rahmen schreiben, erscheint nicht auf Ausdrucken. Allerdings rückt auch der auf den Rahmen folgende Text nicht auf -- im Ausdruck bleibt eine Lücke. Wenn Sie die nicht zu druckenden Rahmen auf den Rand setzen, stört das den Textfluss nicht weiter, und Sie können zum Beispiel Anweisungen oder Informationen für die Benutzer eines Dokuments in die Rahmen schreiben.

Abb. 2: Wenn Sie die Option "Drucken" für einen Rahmen ausschalten, erscheint er nicht auf einem Ausdruck.

Tipp: Rechnen über mehrere Tabellen

Mit Writer können Sie rechnen -- und zwar sowohl direkt im Text als auch in Tabellen. Das funktioniert sogar über Tabellengrenzen hinweg. Fügen Sie zunächst mit Einfügen / Tabelle mehrere Tabellen in ein Dokument ein und geben Sie in einige Zellen Zahlen ein.

Danach platzieren Sie den Cursor in eine leere Zelle und öffnen mit [F2] die Rechenleiste. Um beispielsweise zu addieren, wählen Sie in der Rechenleiste aus dem Schaltflächenmenü Formel den ersten Eintrag Summe. Daraufhin erscheint im Formelbereich die Funktion = sum. Klicken Sie auf die erste Zelle mit einer Zahl, dann auf das Plus-Zeichen [+], dann auf die nächste Zelle mit einer Zahl, dann wieder auf [+] und so weiter, bis alle gewünschten Werte hinzugefügt sind (Abbildung 3). Anschließend drücken Sie die Eingabetaste. Daraufhin schließt sich die Formelleiste, und das Ergebnis erscheint in der Zelle.

Wenn Sie die Formel später ändern wollen, klicken Sie in die Zelle mit dem Ergebnis und drücken [F2], um die Formelleiste erneut zu öffnen.

Abb. 3: Beim Rechnen über mehrere Tabellen erscheint die Funktion im Formelbereich und in der Ergebniszelle.

Tipp: Zahlen in einer Tabelle schnell addieren

Zahlen, die in einer Tabelle übereinander oder nebeneinander stehen, addieren Sie alternativ auch, indem Sie den Cursor in die Zelle unter beziehungsweise neben den Zahlen setzen und auf die Schaltfläche Summe in der Tabellenobjektleiste klicken. Dann erscheint die Formelleiste. Im Formelbereich steht nun bereits die Summenformel für die in der Tabelle eingegebenen Zahlen. Überprüfen Sie die Formel und bestätigen Sie anschließend mit der Eingabetaste -- das Ergebnis landet in der Zelle. Wenn Sie einen Summanden ändern, aktualisiert OpenOffice die Summe automatisch.

Tipp: Rechenfunktionen für Writer

In der Rechenleiste ([F2]) entwickeln Sie Formeln und führen Berechnungen durch. Im Formel-Schaltflächenmenü stehen mehrere Funktionen und Operatoren, die Ihnen dabei helfen.

Positionieren Sie die Eingabemarke in einer Tabellenzelle oder an einer beliebigen Stelle im Dokument; dort erscheint später das Ergebnis. Dann klicken Sie auf Formel und wählen eine Funktion oder einen Operator aus dem Menü. Zahlen und Rechensymbole schreiben Sie in den Formelbereich, Zellen oder Zellbereiche markieren Sie mit der Maus. Klicken Sie danach auf Übernehmen oder drücken die Eingabetaste, um das Ergebnis zu erhalten.

• sum addiert die eingegebenen Zahlen und markierten Zellen: =sum <Tabelle1.A2>+<B2> etwa zählt die Inhalte der Zellen A2 aus der ersten und B2 der aktuellen Tabelle zusammen.

• round rundet eine Zahl auf die angegebene Anzahl Dezimalstellen: =<B3>round 2 rundet die Zahl in Zelle B3 auf zwei Stellen ab.

• phd (engl. per hundred, "von Hundert") berechnet Prozente einer Zahl: =80*16 phd rechnet 16 Prozent von 80 aus. Die Formel =80 + 80*16 phd addiert die errechneten 16 Prozent zur Ausgangszahl 80.

• sqrt errechnet die Quadratwurzel einer Zahl: =sqrt 81 ergibt 9.

• pow berechnet die Potenz: =2 pow 3 ergibt 8, bei =3 pow 2 heißt das Ergebnis 9.

Neben den Rechenfunktionen gibt es die drei statistischen Funktionen Mittelwert, Minimum und Maximum:

• mean errechnet das arithmetische Mittel einer Werte- oder Zellbereichsliste: =mean 1|3|5 ergibt 3, =mean <A1:A3> berechnet den Mittelwert der Zahlen in den Zellen A1 bis A3.

• min und max geben den kleinsten bzw. größten Wert einer Liste oder eines Zellbereichs aus.

Als Listentrenner kommt in allen Fällen das Pipe-Symbol (|) zum Einsatz. Sie erhalten es, indem Sie die Tastenkombination [AltGr-<] drücken oder in der Rechenleiste Formel / Operatoren / Listentrenner wählen.

Writer beherrscht zudem einige Standardfunktionen zur Winkelberechnung. So berechnen Sie den Sinus-Wert mit sin, den Cosinus mit cos, den Tangens mit tan. Den Arcussinus erhalten Sie mit asin, den Arcuscosinus mit acos und den Arcustangens mit atan. Außerdem sind die Zahl Pi über pi und die Eulersche Zahl über e fest definiert, so dass Sie diese bei Bedarf in Ihre Rechnungen einbauen.

Tipp: Dokument als Vorlage speichern

Möchten Sie ein Dokument nach dem Formatieren mit allen Einstellungen als Vorlage für künftige Texte speichern, wählen Sie Datei / Dokumentvorlage / Speichern. Im folgenden Dialog geben Sie der Vorlage einen Namen und klicken auf OK (Abbildung 4). Damit wird die Datei als Vorlage im Verzeichnis user/template unterhalb des OpenOffice-Ordners Ihres Home-Verzeichnisses gespeichert. Über Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente erzeugen Sie künftig auf dieser Vorlage basierende neue Dokumente.

Abb. 4: Ein Dokument speichern Sie im Dialog "Dokumentvorlagen" mit all seinen Einstellungen, um diese für spätere Text ebenfalls zu verwenden.

Tipp: Dokumentvorlage ändern

Wollen Sie eine Dokumentvorlage ändern, rät die OpenOffice-Hilfe dazu, die Datei mit dem Menübefehl Datei / Dokumentvorlage / Bearbeiten zu öffnen und zu bearbeiten. Allerdings hat dieses Vorgehen einen Nachteil: Sie öffnen zunächst den Ordner, der in der Pfadangabe unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Pfade / Dokumentvorlagen an erster Stelle steht -- und das ist in der Voreinstellung der Pfad zu den von OpenOffice mitgelieferten Dokumentvorlagen. Wenn Sie jedoch die eigenen Vorlagen im versteckten OpenOffice-Installationsordner Ihres Home-Verzeichnisses bearbeiten wollen, haben Sie ein Problem: Versteckte Verzeichnisse werden im Öffnen-Dialog von OpenOffice nicht angezeigt. Wie Sie diese dennoch öffnen, steht im Tipp "Datei aus verstecktem Verzeichnis öffnen".

Es gibt aber einen einfacheren Weg, die eigenen Dokumentvorlagen zum Bearbeiten zu öffnen. Wählen Sie Datei / Dokumentvorlagen / Verwalten und lassen Sie sich im folgenden Dialog in der linken Liste mit einem Doppelklick auf Standard die eigenen Vorlagen anzeigen (Abbildung 5). Markieren Sie die gewünschte Vorlage und wählen Befehle / Bearbeiten, um sie zu öffnen und zu ändern.

Abb. 5: Um eine eigene Dokumentvorlage zu bearbeiten, markieren Sie diese im Dialog "Dokumentvorlagen verwalten" und wählen "Befehle / Bearbeiten".

Tipp: Datei aus verstecktem Verzeichnis öffnen

Versteckte Verzeichnisse zeigt der Öffnen-Dialog von OpenOffice nicht an. Dateien aus solchen Ordnern lassen sich daher nicht ohne Weiteres öffnen. Möchten Sie dennoch auf ein verstecktes Verzeichnis zugreifen, wechseln Sie in eine Ebene oberhalb des versteckten Ordners und geben ins Feld Dateiname den vollständigen Namen ein. Die automatische Namensvervollständigung zeigt das Verzeichnis bereits an, bevor Sie den Namen komplett eingetippt haben. Mit [Eingabe] wechseln Sie in den versteckten Ordner, und in der Liste erscheinen die enthaltenen Dateien und Unterordner.

Wenn Sie zum Beispiel das versteckte Verzeichnis .openoffice öffnen wollen, wechseln Sie im Öffnen-Dialog zuerst über die obere rechte Schaltfläche in Ihr Home-Verzeichnis. Dort tragen Sie .openoffice/ ins Feld Dateiname ein und bestätigen mit der Eingabetaste, um ins versteckte Verzeichnis zu springen.

Tipp: Groß- und Kleinbuchstaben

Einen Text wandeln Sie vollständig Groß- oder in Kleinbuchstaben um, indem Sie ihn markieren, dann Format / Groß-/Kleinschreibung wählen und im Untermenü auf Großbuchstaben beziehungsweise auf Kleinbuchstaben klicken.

Alternativ markieren Sie den Text, wählen Format / Zeichen und wechseln zum Register Schrifteffekt. Im Listenfeld Auszeichnung wählen Sie einen der folgenden Einträge (Abbildung 6):

• Versalien wandelt den Text vollständig in Großbuchstaben.

• Gemeine wandelt den Text vollständig in Kleinbuchstaben.

• Titelschrift wandelt jeden ersten Buchstaben eines Wortes in einen Großbuchstaben.

• Kapitälchen wandelt jeden Buchstaben in Großbuchstaben. Kleine Buchstaben erhalten dabei eine kleinere Schrift.

Abb. 6: Im Register "Schrifteffekt" verwandeln Sie Textabschnitte Groß- oder Kleinbuchstaben sowie in Kapitälchen und Versalien.

Tipp: Rahmen um Text ziehen

Rahmen erzeugen Sie mit dem Befehl Einfügen / Rahmen. Anschließend schreiben Sie beliebigen Text hinein. Es geht aber auch umgekehrt: Schreiben Sie zuerst den Text und markieren dann den Teil, der im Rahmen stehen soll. Anschließend wählen Sie wie zuvor den Befehl Einfügen / Rahmen. Legen Sie im folgenden Dialog die Eigenschaften für den Rahmen fest und bestätigen Sie mit OK -- schon steht der markierte Text im Rahmen.

Tipp: "Seite X von Y" in der Fußzeile

In vielen Texten steht in der Fußzeile rechts, wie viele Seiten das Dokument insgesamt hat und welche Seite der Leser gerade betrachtet. Die Angabe "Seite X von Y" erzeugen Sie in Writer, indem Sie Einfügen / Fußzeile und dann die Seitenvorlage wählen, auf der die Fußzeile hinzugefügt werden soll. Anschließend steht die Markierung in der Fußzeile.

Mit Format / Absatz legen Sie im Register Ausrichtung die Position des Seitenhinweises fest. Wählen Sie als Option Rechts und bestätigen Sie mit OK.

Jetzt schreiben Sie Seite, gefolgt von einem Leerzeichen. Danach wählen Sie Einfügen / Feldbefehl / Seitennummer, um die aktuelle Seitenzahl einzufügen. Anschließend tippen Sie ein Leerzeichen, den Text von und abermals ein Leerzeichen. Tragen Sie schließlich über Einfügen / Feldbefehl / Seitenanzahl die Gesamtseitenzahl in die Fußzeile ein (Abbildung 7).

Abb. 7: Mit wenigen Befehlen erzeugen Sie eine Seitenangabe wie im Bild in der Fußzeile.

Tipp: Seitenzahl der Folgeseite in der Fußzeile

Eine häufige Variante der Seitenangabe in der Fußzeile ist der Hinweis auf die Folgeseite. So weiß der Leser, dass noch mindestens eine Seite folgt. Dazu wählen Sie Einfügen / Fußzeile und dann die Seitenvorlage, auf der die Fußzeile hinzugefügt werden soll. Anschließend steht die Markierung in der Fußzeile.

Mit Format / Absatz legen Sie im Register Ausrichtung die Position des Seitenhinweises fest. Wählen Sie die Option Rechts und bestätigen Sie mit OK.

Jetzt öffnen Sie mit Einfügen / Feldbefehl / Andere den Dialog Feldbefehle. Wechseln Sie zum Register Dokument und markieren Sie in der Liste Feldtyp die Seite und in der Liste Auswahl den Eintrag Nächste Seite. Klicken Sie dann in der Liste Format auf eine Nummerierungsvorlage, zum Beispiel Arabisch (1 2 3) für arabische Seitenzahlen. Danach klicken Sie auf Einfügen und Schließen, um zum Text zurückzugelangen.

Eine ebenfalls oft genutzte Form des Hinweises auf die nächste Seite hat die Form /...3. Dazu wählen Sie im Dialog Feldbefehle unter Format den Eintrag Text. Dann schreiben Sie /... ins Feld Wert und klicken auf Einfügen. Anschließend wählen Sie das Nummerierungsformat Arabisch (1 2 3) und klicken erneut auf Einfügen, bevor Sie mit Schließen zum Text zurückkehren. Der Seitenhinweis erscheint nur, wenn auch eine Folgeseite existiert.

Abb. 8: Der Seitenhinweis auf die Folgeseite mit führendem Schrägstrich und drei Punkten ist schnell in die Fußzeile eingefügt.

Tipp: Fuß- und Endnoten in einen Text einfügen

In wissenschaftlichen Arbeiten sind Fuß- oder Endnoten unerlässlich. Sie enthalten beispielsweise Literaturangaben oder nähere Erklärungen, die im eigentlichen Text zu weit vom Thema wegführen würden. Mit Einfügen / Fußnote fügen Sie eine Fuß- oder Endnote an der Stelle der Markierung ins Dokument ein. Wählen Sie im folgenden Dialog Fußnote für einen Verweis am Ende der Seite oder Spalte beziehungsweise Endnote für einen Verweis am Dokumentenende.

Die Nummerierung belassen Sie bei Automatisch oder wählen ein bestimmtes Zeichen. Klicken Sie auf OK, fügt OpenOffice die Fuß- oder Endnote im Dokument ein, und die Markierung springt direkt dorthin. Sie können nun Text eingeben.

Etwas Zeit sparen Sie, indem Sie den Dialog Fußnote einfügen umgehen und die Verweise direkt einfügen. Dazu dienen auf der Abreißleiste Einfügen (die oberste links in der Werkzeugleiste) die Befehle Fußnote direkt einfügen und Endnote direkt einfügen (Abbildung 9).

Abb. 9: Mit den Befehlen "Fußnote direkt einfügen" und "Endnote direkt einfügen" auf der Abreißleiste "Einfügen" erzeugen Sie ohne Umschweife die erwünschten Hinweise.

Tipp: Springen zwischen Fuß-/Endnoten und Text

Wenn die Funktion Hilfe / Tipp eingeschaltet ist, erscheint der Inhalt von Fuß- oder Endnoten, sobald Sie im Text mit dem Mauszeiger darauf stehen bleiben. Wollen Sie den Hinweis ändern, klicken Sie auf das Fuß- beziehungsweise Endnotenzeichen im Text, und die Markierung springt direkt zum Verweis.

Um den Cursor anschließend zurück an die ursprüngliche Textstelle zu navigieren, klicken Sie auf das entsprechende Fuß- oder Endnotenzeichen oder drücken die [Bild nach oben]-Taste.

Tipp: Schriftart für Fuß- und Endnoten ändern

Um die Schriftart der Fußnoten zu ändern, öffnen Sie mit [F11] oder Format / Stylist den Stylist. Wechseln Sie in der Symbolleiste zu den Absatzvorlagen. Dort klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage Fußnote und wählen im Kontextmenü Ändern. Im Register Schrift passen Sie Schriftart und -größe Ihren Vorstellungen an. Mit OK bestätigen Sie die Änderungen.

Damit ändert sich nur die Schriftart der Fußnote, nicht jedoch die der Aufzählungszeichen vor der Fußnote oder die des Fußnotenankers im Text. Möchten Sie diese Vorlagen ebenfalls anpassen, wechseln Sie im Stylist zu den Zeichenvorlagen und passen dort die Einträge Fußnotenzeichen beziehungsweise Fußnotenanker an (Abbildung 10).

Abb. 10: Möchten Sie das Fußnotenzeichen formatieren, passen Sie die gleichnamige Zeichenvorlage im Stylist an.

Tipp: Fuß- oder Endnoten löschen

Eine einzelne Fuß- oder Endnote löschen Sie, indem Sie den Cursor vor den Fuß- beziehungsweise Endnotenanker im Text setzen und [Entf] drücken. Damit verschwindet die Note, die übrigen Nummerierungen passt Weiter automatisch an.

Tipp: Trennlinie der Fußnoten anpassen

Fußnoten trennt eine Linie vom Textbereich. Sie erstreckt sich in der Voreinstellung über ein Viertel der beschreibbaren Fläche. Möchten Sie das ändern, wählen Sie Format / Seite und wechseln ins Register Fußnote.

Im Bereich Trennlinie legen Sie die Position der Linie fest, aber auch die Stärke, die Länge in Prozent der beschreibbaren Fläche und den Abstand zum Fußnoteninhalt, in der Voreinstellung 0,1 cm.

Tipp: Nummerierung der Endnoten ändern

In der Standardeinstellung nummeriert OpenOffice Endnoten mit römischen Zahlen. Bevorzugen Sie arabische Nummern, ändern Sie die Einstellung über Extras / Fußnoten auf der Registerkarte Endnoten. Wählen Sie als Nummerierung den Eintrag 1, 2, 3, ... und bestätigen Sie mit OK (Abbildung 11). Achten Sie dabei darauf, im selben Dokument keine Fußnoten zu verwenden, da sich diese nun nicht mehr unterscheiden.

Abb. 11: Wenn Sie arabische Ziffern für die Nummerierung der Endnoten wählen, besteht Verwechslungsgefahr mit Fußnoten im Text.

Tipp: Fußnoten am Ende eines Dokuments

Die Voreinstellung für Fußnoten ist so gewählt, dass Fußnoten unten auf der Seite stehen, auf der sie vorkommen. Alternativ platzieren Sie sie wie Endnoten am Ende des Dokuments. Dazu wählen Sie Extras / Fußnoten und als Position das Dokumentenende. (csc)

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