OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler

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OpenOffice ist für Umsteiger zunächst ungewohnt, vor allem, wenn sie früher mit dem Programmpaket von Microsoft gearbeitet haben. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen bei Fuß- und Endnoten, Seitenvorlagen, Kopf- und Fußzeilen, Lauftext,Thesaurus und Querverweisen.

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Tipp: Größerer Abstand zwischen Fuß- und Endnoten

Fuß- und Endnoten behandelt OpenOffice jeweils als einen Absatz. Das macht es einfach, zwischen zwei Fuß- oder Endnoten den Abstand zu vergrößern. Holen Sie mit Format / Stylist oder [F11] den Stylist auf den Bildschirm. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Absatzvorlagen auf die Vorlage Fußnote bzw. Endnote und wählen Sie den Eintrag Ändern. Wechseln Sie im folgenden Dialogfenster zum Register Einzüge und Abstände. Im Bereich Abstand vergrößern Sie den Wert des Feldes Unter Absatz und bestätigen mit OK (Abbildung 1).

Einen Nachteil hat diese Methode: Wenn Sie innerhalb einer Fuß- oder Endnote mehrere Absätze setzen, erhalten auch diese untereinander einen Abstand. Das vermeiden Sie, indem Sie entweder mit [Umschalt-Eingabe] weiche Zeilenschaltungen einfügen oder eine weiße Umrandung für die Absatzvorlage definieren.

Wenn Sie den Abstand zwischen Fuß- oder Endnotentexten vergrößern möchten, fügen Sie der entsprechenden Absatzvorlage zunächst oben und unten eine Umrandung in der Hintergrundfarbe hinzu. Klicken Sie dazu im Stylist mit der rechten Maustaste auf die Vorlage Fußnote beziehungsweise Endnote und wählen Sie den Eintrag Ändern. Wechseln Sie im folgenden Dialogfenster zum Register Umrandung. Klicken Sie dort im Bereich Linienanordnung unter Standard auf das Symbol Nur oberen und unteren Rand zeichnen.

Nun wählen Sie im Feld Farbe die des Hintergrunds, zum Beispiel Weiß. Schalten Sie anschließend im Bereich Abstand zum Inhalt die Option Synchronisieren aus. Jetzt tragen Sie in den Feldern Oben und Unten den Abstand der Linie zum Text ein. Beachten Sie, dass bei mehreren Fuß- oder Endnoten auf einer Seite die Abstände addiert werden -- der Zwischenraum vergrößert sich also. Um die geänderte Vorlage zu speichern, klicken Sie abschließend auf OK.

Abb. 1: Tragen Sie im Feld "Unter Absatz" einen höheren Wert ein, um den Abstand zwischen Fuß- oder Endnoten zu vergrößern.

Tipp: Neuer Absatz innerhalb von Fuß- oder Endnoten

Fuß- oder Endnotenabsätze rückt OpenOffice um einen halben Zentimeter ein, mit einem negativen Erstzeileneinzug von ebenfalls 0,5 cm. Daher steht das Fuß- oder Endnotenzeichen ausgerückt links vor dem Absatz. Wenn Sie nun innerhalb einer Fuß- oder Endnote [Eingabe] drücken, entsteht ein neuer Absatz, und die Markierung landet dank des negativen Erstzeileneinzugs ebenfalls ganz links.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dennoch ein bündig beginnendes Seiten-Layout zu erhalten. Entweder fügen Sie mit [Umschalt-Eingabe] eine weiche Zeilenschaltung ein oder Sie verwenden eine harte Zeilenschaltung, indem Sie die [Eingabe]-Taste drücken und anschließend einen Tabulator einfügen; denn der erste Tabulator bei Absätzen mit negativem Erstzeileneinzug ist immer am normalen Absatzbeginn ausgerichtet.

Tipp: Welche Seitenvorlage wird benutzt?

OpenOffice kennt zunächst die neun Seitenvorlagen Endnote, Erste Seite, Fußnote, HTML, Linke Seite, Rechte Seite, Standard, Umschlag und Verzeichnis. Wollen Sie wissen, welche Seitenvorlage die aktuelle Seite benutzt? Werfen Sie dazu einen Blick in die Statuszeile. Dort steht links die aktuelle Seite und im Feld daneben die verwendete Seitenvorlage.

Tipp: Seitenvorlage schnell ändern

Die aktuell benutzte Seitenvorlage steht in der OpenOffice-Statuszeile. Über sie wechseln Sie diese zudem auf bequeme Weise. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, sehen Sie alle Seitenvorlagen. Wählen Sie mit der linken Maustaste eine Vorlage in der Liste, damit das Programm diese lädt und auf das aktuelle Dokument anwendet.

Tipp: Kopf- und Fußzeilen in HTML-Dokumenten

Wenn Sie in einem Dokument Kopf- und Fußzeilen definiert haben, bleiben diese unter bestimmten Umständen auch beim Export ins HTML-Format erhalten. Da HTML jedoch weder Kopf- noch Fußzeilen kennt, konvertiert der HTML-Exportfilter diese, so dass sie ein Web Browser ebenfalls anzeigt.

Dabei fallen manche Zeichenformatierungen -- etwa Kapitälchen oder doppelte Unterstreichungen -- allerdings ebenso weg wie bestimmte Absatzformate, etwa eine Hintergrundfarbe. Auch sollten Sie mit dem Einsatz von Feldbefehlen vorsichtig sein: Lassen Sie beispielsweise die Seitennummer in der Kopfzeile ausgeben, erscheint im HTML-Dokument als Kopfzeile stets die letzte Seitennummer (Abbildung 2).

Wegen der zahlreichen Probleme sollten Sie HTML-Dokumente immer kontrollieren, bevor Sie sie auf einer Homepage veröffentlichen. Eventuell bietet es sich an, auf Kopf- oder Fußzeilen ganz zu verzichten und diese vor dem Export ins HTML-Format zu deaktivieren.

Abb. 2: Nicht immer zufriedenstellend ist der Einsatz von Kopf- oder Fußzeilen beim HTML-Export -- in diesem Beispiel erscheint die falsche Seitennummer.

Tipp: Kopf- und Fußzeilen und recht

Für gerade (gewöhnlich linke) und ungerade (rechte) Seiten können Sie in OpenOffice verschiedene Kopf- und Fußzeilen definieren. Dazu öffnen Sie ein neues Dokument und rufen mit Format / Stylist oder [F11] den Stylist auf. Wechseln Sie darin zu den Seitenvorlagen, indem Sie auf das vierte Symbol von links klicken.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage Linke Seite und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Ändern. Wechseln Sie im folgenden Dialog zum Register Kopfzeile und aktivieren Sie die Option Kopfzeile einschalten. Wenn Sie eine Fußzeile nutzen möchten, verwenden Sie den Befehl Fußzeile einschalten auf der Registerkarte Fußzeile.

Wechseln Sie danach ganz links zum Register Verwalten. Im Feld Folgevorlage wählen Sie die Vorlage Rechte Seite (Abbildung 3). Mit OK speichern Sie die Vorlage und kehren zurück in den Stylist.

Wiederholen Sie die Änderungen für die Vorlage Rechte Seite. Allerdings wählen Sie auf der Registerkarte Verwalten als Folgevorlage die Vorlage Linke Seite.

Zurück im Stylist klicken Sie doppelt auf die Seitenvorlage Rechte Seite, um der ersten Seite des Dokuments Ihre geänderte Vorlage zuzuweisen. Markieren Sie danach die Kopf- oder Fußzeile der ersten Seite mit einem Mausklick und fügen dort den gewünschten Text oder Grafiken ein. Sobald Sie eine zweite Seite hinzugefügt haben, bearbeiten Sie die Kopf- bzw. Fußzeile für die andere Seitenvorlage.

Abb. 3: Nachdem Sie die Kopfzeile für die linke Seite eingeschaltet haben, legen Sie als Folgevorlage die Vorlage "Rechte Seite" fest.

Tipp: Linie unter Kopf- bzw. über Fußzeilen

Wenn Sie Kopf- und Fußzeilen deutlicher vom Rest der Seite trennen wollen, fügen Sie eine Linie unter der Kopfzeile beziehungsweise über der Fußzeile ein. Öffnen Sie dazu mit Format / Stylist oder [F11] den Stylist und wechseln Sie zu den Absatzvorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopf- oder Fußzeilenvorlage und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Ändern.

Im folgenden Dialog wechseln Sie zum Register Umrandung. Ändern Sie die Kopfzeile und klicken Sie im Bereich Linienanordnung auf die Unterkante des Quadrats unter Benutzerdefiniert (für die Fußzeile wählen Sie die Oberkante). Markieren Sie dann im Bereich Linie einen Stil sowie eine Farbe und bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Kopf- bzw. Fußzeile mit farbigem Hintergrund

Noch auffälliger als eine Linie zwischen Kopf- oder Fußzeile und Text separiert ein farbiger Hintergrund in der jeweiligen Marginalie. Den erzeugen Sie, indem Sie mit Format / Stylist oder [F11] den Stylist öffnen und darin zu den Absatzvorlagen wechseln. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopf- oder Fußzeilenvorlage und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Ändern.

Im folgenden Dialog wechseln Sie zum Register Hintergrund. Wählen Sie dort in der Liste Als die Farbe und in der Liste Für den Absatz. Im Bereich Hintergrundfarbe markieren Sie einen Wert aus der Palette und bestätigen mit OK (Abbildung 4).

Abb. 4: Soll sich eine Kopf- oder Fußzeile deutlich vom Text abheben, wählen Sie statt einer Trennlinie eine andere Hintergrundfarbe für die gesamte Zeile.

Tipp: Lauftext formatieren

Mit animiertem Text weist mancher Homepage-Bastler auf besonders wichtigen Inhalt hin. Um diesen Effekt mit OpenOffice zu erzielen, fügen Sie zunächst ein Grafikobjekt ein. Diese finden Sie in der Werkzeugleiste am linken Rand. Klicken Sie dort etwas länger auf Zeichenfunktionen anzeigen, das vierte Symbol von oben, dann erscheint die Abreißleiste Zeichenfunktionen.

Wählen Sie eine Zeichenfunktion aus -- beispielsweise die Ellipse -- und platzieren Sie das Objekt im Dokument. Klicken Sie dann doppelt auf das Zeichenobjekt, um Text einzugeben. Schreiben Sie den Text, den Sie in Lauftext verwandeln möchten, und wählen Sie dann Format / Text. Wechseln Sie zur Registerkarte Lauftext und schalten Sie im Bereich Lauftext Effekte einen der folgenden Effekte ein:

• Blinken

• Durchlaufen lässt den Text durch das Zeichenobjekt laufen.

• Hin- und Zurücklaufen bewegt den Text hin und her.

• Reinlaufen lässt den Text in das Zeichenobjekt laufen und dann stehenbleiben.

Für die letzten drei Effekte können Sie außerdem die Laufrichtung festlegen. Klicken Sie auf den nach links zeigenden Pfeil, läuft der Text von rechts nach links, mit Nach rechts in die andere Richtung. Des Weiteren kann der Text von unten nach oben oder von oben nach unten laufen.

Der Bereich Eigenschaften enthält je nach Effekt weitere Optionen (Abbildung 5):

• Text sichtbar beim Starten zeigt den Text zu Beginn des Effekts im Zeichnungsobjekt.

• Text sichtbar beim Beenden lässt den Text nach dem Effekt im Zeichnungsobjekt stehen.

• Animationsdurchläufe stellen Sie entweder auf Endlos oder geben im Feld daneben an, wie oft sich der Effekt wiederholen soll.

• Die Schrittweite für den Lauftext misst sich normalerweise in Pixeln. Die Voreinstellung 1 erhöhen Sie bei Bedarf auf bis zu 100. Ist Ihnen das zu wenig, schalten Sie die Option Pixel aus; dann erscheint der Wert in Zentimeter und lässt Sie eine maximale Schrittweite von einem Meter definieren.

• Die Schrittverzögerung beschreibt die Pausenlänge vor der Wiederholung des Effekts. Zunächst steht sie auf Automatisch. Schalten Sie Automatik ab, können Sie in das Drehfeld nebenan eine Pause zwischen von 0,5 und 100000 ms -- also 100 Sekunden -- vorgeben.

Abb. 5: Im Dialogfenster "Text" legen Sie die Eigenschaften eines Lauftextes fest -- das Dialogfenster erscheint nur, wenn der Text in einem Zeichnungsobjekt steht.

Tipp: Wörter aus Benutzerwörterbuch löschen

Möchten Sie Wörter löschen, die Sie versehentlich in ein Benutzerwörterbuch aufgenommen haben, wählen Sie zunächst Extras / Optionen / Spracheinstellungen / Linguistik. Markieren Sie ein Wörterbuch aus der Liste Benutzerwörterbücher und klicken Sie auf Bearbeiten -- das mitgelieferte Wörterbuch soffice können Sie jedoch nicht bearbeiten. Im folgenden Dialogfenster erscheinen alle Wörter des gewählten Benutzerwörterbuchs. Klicken Sie auf ein Wort und dann auf Löschen, um es zu entfernen.

Tipp: Synonym für ein Wort nachschlagen

Thesaurus nennt man das Synonymwörterbuch einer Textverarbeitung. Es schlägt dem Benutzer für ein Wort eines oder mehrere andere Wörter mit gleicher oder ähnlicher Bedeutung vor.

Um ein Wort nachzuschlagen, setzen Sie den Cursor irgendwo ins Wort. Dann wählen Sie Extras / Thesaurus oder drücken [Strg-F7], und das Dialogfenster Thesaurus öffnet sich. Hier steht links oben das Wort, für das Sie ein Synonym suchen. Darunter in der Liste Bedeutung stehen gegebenenfalls mehrere verwandte Ausdrücke.

Anschließend wählen Sie in der Liste Synonym das Wort, das Sie in den Text übernehmen wollen. Der markierte Eintrag erscheint als Kandidat im Feld Ersetzen. Wenn Sie jetzt auf OK klicken, schließt sich das Dialogfenster und ersetzt das Wort.

Tipp: Thesaurus kann nicht gestartet werden

Sie möchten für ein Wort ein Synonym nachschlagen, aber der Thesaurus im Extras-Menü lässt sich nicht anwählen? Dann ist das Wort, in dem gerade die Markierung steht, auf eine Sprache eingestellt, für die kein Thesaurus installiert ist. Markieren Sie das Wort und wählen Sie Format / Zeichen. Im Register Schrift wählen Sie eine Sprache, für die ein Thesaurus existiert (Abbildung 6). Das sind derzeit neben Deutsch noch Bulgarisch, Tschechisch, US-Englisch, Französisch, Ungarisch, Polnisch, Slowakisch und Spanisch -- lässt sich der entsprechende Thesaurus dennoch nicht starten, ist er nicht installiert.

Abb. 6: Im Register Schrift wählen Sie eine der installierten Sprachen aus.

Tipp: Wort im Thesaurus nachschlagen

Sie können den Thesaurus auch aufrufen, wenn ein Leerzeichen oder ein leerer Absatz markiert ist. Dann startet das Dialogfenster Thesaurus, ohne Alternativen anzubieten. Tragen Sie ein beliebiges Wort ins Feld Ersetzen ein und klicken Sie auf Nachschlagen, damit Ihnen OpenOffice ähnliche Begriffe anzeigt.

Markieren Sie nun einen Begriff in der Liste Synonym und klicken Sie abermals auf Nachschlagen, erscheinen für diesen Begriff ähnliche Wörter (Abbildung 7). So hangeln Sie sich durch den Thesaurus, bis Sie das passende Wort entdecken. Dann klicken Sie auf OK, um es in den Text zu übernehmen.

Abb. 7: Mit dem Thesaurus finden Sie schnell ein Wort mit ähnlicher Bedeutung.

Tipp: Fehlender Eintrag im Thesaurus

Falls der Thesaurus ein Wort nicht findet und stattdessen die Meldung ausgibt, das Wort sei nicht im Thesaurus enthalten, kontrollieren Sie die Schreibweise. Diese Meldung erscheint beispielsweise dann, wenn im Feld Ersetzen des Thesaurus vor oder nach dem Wort versehentlich ein Leerzeichen steht. Sinnvoll ist es in diesem Fall, den Eintrag im Feld Ersetzen mit der Tastenkombination [Strg-A] komplett zu markieren und das Wort neu zu schreiben.

Tipp: Hin- und Herspringen im Text

Innerhalb eines Textes an zuvor definierte Textstellen zu springen, erleichtert die Arbeit gerade bei langen Texten. In OpenOffice gibt es dazu die so genannten Querverweise, die jeweils aus einem Sprungziel und einem Verweis bestehen. Dabei können Textmarken oder beschriftete Objekte wie Grafiken oder Zeichenobjekte Sprungziele sein.

Um einen Querverweis zu definieren, fügen Sie zunächst ein Sprungziel ein. Markieren Sie dazu einen Text, den Sie als Sprungziel definieren möchten. Wählen Sie dann Einfügen / Querverweis. Es öffnet sich das Dialogfenster Feldbefehle. Sofern noch nicht markiert, klicken Sie in der Liste Feldtyp auf den Eintrag Referenz setzen. Danach geben Sie dem Sprungziel einen Namen -- zum Beispiel Referenz1 -- und klicken auf die Schaltfläche Einfügen. Der Name des Sprungziels erscheint in der mittleren Liste Auswahl.

Nachdem das Sprungziel feststeht, erzeugen Sie den Querverweis darauf. Lassen Sie das Dialogfenster geöffnet und klicken Sie mit der Maus an die Textstelle, an der Sie den Querverweis einfügen möchten, beispielsweise in einem Inhaltsverzeichnis.

Anschließend klicken Sie im Feldbefehle-Dialog in der Liste Feldtyp auf den Befehl Referenz einfügen. Markieren Sie dann in der mittleren Liste Auswahl das erzeugte Sprungziel. Bevor Sie auf Einfügen klicken, wählen Sie rechts in der Liste Format den für den Querverweis gewünschten Eintrag (Abbildung 8). Zur Verfügung stehen:

• Seite: Die Seitennummer, auf der das Sprungziel steht

• Kapitel: Die Kapitelnummer, in dem das Sprungziel steht

• Referenztext: Der zuvor markierte Text des Sprungziels

• Oberhalb/Unterhalb: Fügt oben oder unten ins Dokument ein, abhängig von der Position des Referenzgegenstandes im Vergleich zur Position des Querverweises

• Wie Seitenvorlage: Fügt die Seitennummer des Sprungziels im von der Seitenvorlage festgelegten Format ein.

Für beschriftete Objekte gibt es außerdem folgende Formate:

• Kategorie und Nummer: Die Kategorie (Beschriftungsart) und Nummer des Sprungziels

• Beschriftungstext: Der Beschriftungstext des Sprungziels

• Nummerierung: die Beschriftungsnummer des Sprungziels.

Wenn Sie nun im Text auf den Querverweis klicken, springt die Markierung direkt zum damit verknüpften Sprungziel -- vorausgesetzt, Sie arbeiten im Hyperlink-Modus. Das erkennen Sie daran, dass in der Statuszeile HYP steht.

Abb. 8: Wenn Sie einen Querverweis in ein Textdokument einfügen, gelangen Sie per Mausklick zum Sprungziel.

Tipp: Querverweise manuell aktualisieren

Querverweise aktualisieren sich normalerweise automatisch. Falls Sie das automatische Aktualisieren unter Extras / Optionen / Textdokument / Allgemein ausgeschaltet haben, aktualisieren Sie die Querverweise manuell mit der Funktionstaste [F9]. (csc/amü)

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