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Erschienen in EasyLinux 01/2006

Kassenbuch mit Calc

Zur Kasse, bitte!

von Thomas Hümmler


Um Einnahmen und Ausgaben akribisch zu protokollieren, braucht sowohl der Kleinunternehmer als auch die Sekretärin, die über die Portokasse wacht, ein Kassenbuch. Anstelle der althergebrachten Kladde tut man sich heutzutage mit einer Calc-Tabelle leichter.

Wer gegenüber dem Finanzamt seine Einnahmen und Ausgaben rechtfertigen muss, kommt um das Führen eines Kassenbuchs nicht herum (Abbildung 1). Mit der Tabellenkalkulation Calc aus dem OpenOffice-Büropaket ist es kein Problem, im Handumdrehen eine entsprechende Vorlage zu erstellen. Das Schöne daran: Die Rechnerei überlassen Sie dem Programm. Ihre Arbeit beschränkt sich auf die Eingabe von Belegdaten, Beträgen und Bezeichnungen.

Abb. 1: Mit der Tabellenkalkulation Calc geht das Führen eines Kassenbuchs leicht von der Hand.

Aufbau eines Kassenbuchs

Aus den Kontoauszügen der Bank ersieht das Finanzamt Einnahmen und Ausgaben, die im so genannten bargeldlosen Zahlungsverkehr stattfinden. Ein Kassenbuch hingegen legt Rechenschaft über Barzahlungen ab. Dort erfassen Sie jede einzelne Einnahme und Ausgabe -- seien es Briefmarken, Büromaterial oder Blumengeschenke für lang gediente Mitarbeiter. Sie tragen dort alle Ausgaben ein, für die es eine Quittung gibt. Das Kassenbuch aus Abbildung 1 hat den folgenden Aufbau:

Titelzeile ausfüllen

Die Überschrift mit dem Titel und dem Namen tragen Sie am besten in die Kopfzeile der Tabelle ein, da diese Angaben sich meistens nicht ändern.

  1. Wählen Sie Bearbeiten / Kopf- und Fußzeilen, um das entsprechende Dialogfenster zu öffnen.
  1. Löschen Sie im Register Kopfzeile im Feld Mittlerer Bereich den Eintrag Tabelle1.
  1. Wechseln Sie in das Feld Linker Bereich und klicken Sie auf die Schaltfläche Textattribute. Wählen Sie im nächsten Dialog eine Schriftart (zum Beispiel Arial), einen Schriftschnitt (wie Fett) und einen Schriftgrad (beispielsweise 12). Bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf OK.

  1. Tragen Sie nun unter Linker Bereich den Text Kassenbuch ein und drücken Sie [Eingabe]. Die zweite Zeile nimmt den Namen des Mandanten, also beispielsweise den Ihrer Firma auf.

  1. Wechseln Sie zum Register Fußzeile und löschen Sie dort im Feld Mittlerer Bereich den Eintrag Seite 1. Mit einem Klick auf OK übernehmen Sie die neue Kopfzeile in das Tabellendokument.

Monat und Blattnummer

Unterhalb der Kopfzeile, aber oberhalb der Tabelle mit den Einnahmen und Ausgaben stehen der Monat, über den das Kassenbuch Auskunft gibt, und die Blattnummer. Schreiben Sie Monat: in Zelle A1 und wechseln Sie zur Zelle C1. Tragen Sie dort den ersten Tags des Monats ein, über den das Kassenbuch geführt wird, also zum Beispiel 1.10., wenn es sich um den Monat Oktober handelt. Nach einem Druck auf [Eingabe] erscheint ein Eintrag der Form 01.10.05, da Calc die Eingabe 1.10. als Datum interpretiert. Klicken Sie abermals auf die Zelle C1 und wählen Sie Format / Zellen. Im folgenden Dialog klicken Sie unter Kategorie auf den Eintrag Benutzerdefiniert. Wechseln Sie in das Feld Format-Code und schreiben Sie dort MMMM JJJJ hinein. Dadurch schreibt Calc den Monat aus und blendet eine vierstellige Jahreszahl ein (Abbildung 2).

Abb. 2: Durch den Format-Code "MMMM JJJJ" zeigt Calc das Datum einer Zelle in der Form "Monatsname Jahr" an.

In die Zelle F1 schreiben Sie Blatt Nr. und in G1 eine 1. Normalerweise sollten Sie mit einer Seite pro Monat auskommen; das entspricht etwa 50 Einträgen. Benötigen Sie mehr, müssen Sie zusätzlich mit einer Übertragsformel rechnen. In dem Fall bietet es sich an, ein weiteres Tabellenblatt einzufügen statt komplizierte Makros und Formeln zu verwenden.

Damit die erste Zeile der Tabelle wie eine Überschrift wirkt, formatieren Sie diese fett mit einer passenden Schriftgröße. Markieren Sie die Zeile mit einem Klick auf 1 links neben der Zelle A1. Wählen Sie Format / Zellen und wechseln Sie zum Register Schrift. Entscheiden Sie sich dort für eine Schriftart, einen Schriftschnitt und den Schriftgrad -- zum Beispiel Arial, Fett, 12 -- und bestätigen Sie mit OK.

Abb. 3: Im Dialog "Zellen formatieren" legen Sie unter anderem die gewünschte Schriftart fest.

Tabellenüberschrift erzeugen

Anschließend legen Sie die Tabelle für die Einnahmen und Ausgaben an. Schreiben Sie zunächst die folgenden Überschriften in die Zellen:

Anschließend markieren Sie die Zellen A2 bis G2, wählen Format / Zellen und wechseln ins Register Umrandung. Klicken Sie dort im Bereich Linienanordnung in der Vorschau auf die Seiten der Zelle, bis diese mit Begrenzungslinien umrandet sind. Die Auswahl kennzeichnet Calc in der Vorschau durch schwarze Dreiecke neben den Randmarkierungen (Abbildung 4).

Abb. 4: Unter "Umrandungen" versehen Sie die Tabelle mit einem Rahmen.

Belegnummern

In der Tabelle sollen in der ersten Spalte die Belegnummern erscheinen -- also 1, 2 usw. Eine besonders elegante Lösung besteht darin, dass Calc nur dann eine Nummer einblendet, wenn Sie auch wirklich eine Einnahme oder Ausgabe in die Spalte eintragen. Diese Aufgabe, die Ihnen Arbeit erspart, bewältigen Sie mit einer Funktion:

  1. Schreiben Sie in die Zelle A3 die Formel =WENN(ISTLEER(D3);"";1). Diese prüft mit Hilfe der wenn-Funktion, ob die Zelle D3 -- das Belegdatum -- leer ist. Ist das der Fall, erscheint in Zelle A3 nichts, anderenfalls trägt Calc dort eine 1 ein.

  1. In die Zelle A4 schreiben Sie die Formel in etwas abgewandelter Form: =WENN(ISTLEER(D4);"";A3+1). Diese prüft ebenfalls, ob Sie ein Belegdatum eingetragen haben. Ist ein solches vorhanden, addiert Calc zum Wert aus der Zelle darüber eine 1 und zeigt das Ergebnis an -- in Zelle A4 wäre das eine 2.
  1. Um eine Tabelle mit 40 Zeilen zu erzeugen, müssen Sie die Formel in der ersten Spalte nicht jedes Mal von Hand eingeben: Markieren Sie einfach die Zellen von A4 nach unten bis A42. Wählen Sie dann Bearbeiten / Ausfüllen / Unten, damit Calc die Formel mit den angepassten Zellwerten in alle markierten Zellen kopiert.

Fuß der Tabelle einrichten

Am Ende der Tabelle soll Calc die Beträge zusammenrechnen, den Bestand der Kasse zu Beginn und am Ende des Zeitraums erfassen sowie die Gesamtsumme aller Einnahmen und Ausgaben berechnen. Dieses Ergebnis trennen Sie mit Hilfe einer Linie optisch vom Rest der Tabelle. Markieren Sie dafür die Zellen A43 bis G43, wählen Sie Format / Zellen und wechseln Sie zum Register Umrandung. Klicken Sie im Bereich Linienanordnung in der Vorschau auf die obere Seite der Zellen und wählen Sie einen Linienstil aus.

Nach all diesen Vorarbeiten fehlen noch die Formeln, die Ihnen die Rechenarbeit abnehmen. Schreiben Sie in Zelle B43 die Formel =SUMME(B3:B42), um alle Einnahmen zu addieren. Die Eingabe von =SUMME(C3:C42) in Zelle C43 erledigt dasselbe für die Ausgaben. Damit Sie auf den ersten Blick sehen, welche Angaben in Zeile 43 stehen, tragen Sie in Zelle E43 den Text Summe ein. Um in Zelle C44 den Endbestand der Kasse anzuzeigen, schreiben Sie dort die Formel =C45-C43 hinein. Dahinter gehört der Text Bestand Anfang/Ende in Zelle E44. Den Gesamtbetrag der Einnahmen errechnen Sie in Zelle B45 mit der Formel =B43+B44. Der Gesamtbetrag der Einnahmen und Ausgaben setzt sich aus der Summe der Einnahmen bzw. Ausgaben plus dem Bestand zusammen und ist immer gleich. Daraus ergibt sich für die Zelle C45 -- den Gesamtbetrag der Ausgaben -- die Formel =B45. Schreiben Sie nun noch Gesamt in Zelle E45.

Jetzt fehlen nur noch die Linien zwischen den Tabellenspalten: Markieren Sie dazu den Tabellenbereich A2 bis E45 und wählen Sie Format / Zellen. Auf dem Register Umrandung klicken Sie in der Vorschau unter Linienanordnung auf die Trennlinien in der Mitte, damit Calc den Rahmen hinzufügt.

Zellformate festlegen

Als Nächstes gilt es, die richtigen Zellformate zu bestimmen, um die Eingaben zu vereinheitlichen und sich Arbeit zu ersparen: Markieren Sie dazu den Bereich B3 bis C45. Dort erscheinen künftig die Beträge. Das Format dieser Zellen passen Sie unter Format / Zellen / Zahlen an. Wählen Sie dort als Kategorie die Zahl und als Format den zweitletzten Eintrag -1.234,12 mit dem Format-Code #.##0,00. So stellen Sie sicher, dass jede Zahl, die Sie eingeben, immer zwei Nachkommastellen und bei Cent-Beträgen immer eine führende Null hat (Abbildung 5).

Abb. 5: Im "Format"-Dialog bestimmen Sie, wie Calc die eingegebenen Werte darstellt.

Markieren Sie nun die Zellen D3 bis D45, die später die Datumsangaben aufnehmen. Wechseln Sie erneut zum Dialog unter Format / Zellen und entscheiden Sie sich unter Kategorie für den Eintrag Benutzerdefiniert. Tragen Sie T.M. als Format-Code ein, damit das Programm jede Eingabe in eine solche Zelle als Datum interpretiert und Tage und Monate ohne führende Null anzeigt.

Feinschliff

Die Tabelle ist nun vollständig. Was Sie allerdings unbedingt noch erledigen müssen, ist das Anpassen der Spaltenbreite. Das betrifft zumindest die Spalte C mit der Monatsangabe: Längere Namen zeigt Calc hier nicht an. Die einfachste Lösung besteht darin, mit der Maus den Spaltenrand anzuklicken und diesen bis zur gewünschten Breite aufzuziehen. Auch die anderen Spalten vertragen noch ein wenig Kosmetik: So ist etwa die A-Spalte mit den Belegnummern zu breit; auch Spalte G mit der Blattnummer darf ruhig etwas schmaler sein. Die Spalten B, C und D für Einnahmen, Ausgaben und Belegdatum sollten Sie gleich breit machen und die Tabellenüberschriften identisch ausrichten, indem Sie zum Beispiel in der Objektleiste auf Linksbündig klicken. Auch der Abstand zwischen der ersten Zeile und der Tabellenüberschrift ist sehr gering. Diesen vergrößern Sie, indem Sie einfach eine weitere Zeile einfügen: Markieren Sie dazu eine Zelle aus der zweiten Zeile und wählen Sie Einfügen / Zeile, damit Calc eine Zeile mit gleicher Höhe wie die erste in das Tabellenblatt eingefügt (Abbildung 6).

Abb. 6: Mit Hilfe einer zusätzlichen Zeile vergrößern Sie den Abstand zwischen der Überschrift und der Tabelle.

Nachdem Sie sich so viel Mühe gegeben haben, ein Kassenbuch in Calc nachzubilden, sollten Sie nur die Zellen zur Eingabe freigeben, die veränderlich sein müssen. Damit verhindern Sie, dass Sie aus Versehen eine Formel überschreiben. Veränderliche Zellen sind die mit den Einnahmen, den Ausgaben, dem Belegdatum, dem beschreibenden Text sowie die Zelle, in die Sie den Anfangsbestand der Kasse eintragen. Markieren Sie diese Zellen und wählen Sie Format / Zellen. Auf dem Register Zellschutz entfernen Sie das Häkchen vor der Option Gesperrt und bestätigen Ihre Wahl mit OK.

Damit Sie wirklich nur in die markierten Zellen Text eingeben dürfen, gilt es, das Tabellendokument zu schützen: Das erledigen Sie über den Menüpunkt Extras / Dokument schützen / Tabelle und Bestätigen des folgenden Dialogs mit OK. Wenn Sie anschließend versuchen, etwas in eine geschützte Zelle zu schreiben, weist Calc Sie darauf hin und nimmt die Eingabe nicht an. (amü)

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