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Erschienen in EasyLinux 01/2006

OpenOffice 2.0 vorgestellt

Frischer Wind

von Thomas Hümmler


Seit Mitte Oktober gibt es die Version 2.0 von OpenOffice. Dieser Artikel stellt die wichtigsten geänderten und neuen Merkmale und Funktionen vor, von denen viele für eine bessere Kompatibilität mit Microsofts Office-Paket sorgen.

Die freie Büro-Suite OpenOffice ist eines der größten Open-Source-Projekte. Die Software besteht aus den bekannten Modulen Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellenkalkulation), Impress (Präsentationsprogramm) und Draw (Zeichen- und Bildbearbeitungssoftware). Neu hinzugekommen ist in der Version 2.0 das Datenbankmodul Base, mit dem Sie schnell und einfach anhand vieler Vorlagen eine Datenbank einrichten. Einen schnellen Überblick über die neuen und geänderten Funktionen finden Sie in der Liste unter [1]; was sich in puncto Kompatibilität mit Microsoft Office getan hat, erfahren Sie im Kasten Bessere Kompatibilität mit Microsoft Office.

Neues Dokumentformat

Eine der augenfälligsten Änderungen ist das Dateiformat: Ab Version 2.0 nutzt OpenOffice das OpenDocument-Format, das den Dokumentaustausch zwischen Office-Programmen verschiedener Hersteller vereinfachen soll. Erste Schritte in diese Richtung gehen bereits KOffice und StarOffice, die auch auf das OpenDocument-Format setzen.

Das neue Format bringt zusätzlich geänderte Dateiendungen mit: Sie erkennen Dokumente im OpenDocument-Format an der Endung ".odX", Vorlagen an der Endung ".otX" . An Stelle des X steht ein Buchstabe für den Dokumenttyp, so dass Sie auf die folgenden Dateiendungen treffen:

Die neuen Dateiendungen sind ungeachtet der verschiedenen Hersteller gleich. So speichert auch KOffice Textdokumente mit der Endung .odt.

Wenn Sie weitere Informationen über die Vorteile des OpenDocument-Standards von OASIS suchen, werden Sie unter [2] fündig (Abbildung 1).

Abb. 1: Auf der OASIS-Homepage erfahren Sie alles über das neue Dokumentformat von OpenOffice.

Mehrfenster-Ansichten

Eine übersichtliche Neuerung sind die so genannten Multi-Pane-Views oder Mehrfenster-Ansichten. Hier stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen und Werkzeuge in einer einheitlichen Benutzerschnittstelle zur Verfügung. Besonders auffällig ist das in OpenOffice Impress, dem Präsentationsmodul (Abbildung 2). Dort steht immer die aktuelle Folie im Vordergrund. Mit einem Klick wechseln Sie zwischen der normalen Ansicht, der Gliederung, den Notizen, dem Handout und der Foliensortierung. Je nachdem, welche Ansicht Sie aktivieren, blendet Impress die Bereiche am linken und rechten Fensterrand ein oder aus. Auf der linken Seite finden Sie mehrere Ansichten, in denen das Programm alle Folien auflistet. Rechts liegt der Aufgabenbereich, über den Sie alle wichtigen Werkzeuge und Funktionen erreichen. Dieser Abschnitt gliedert sich in die Ansichten Masterseiten, Layouts, Benutzerdefinierte Animation und Folienübergang.

Gerade Umsteiger von Microsoft Office werden diese Mehrfenster-Ansicht zu schätzen wissen. Wer schon einmal mit Powerpoint gearbeitet hat, für den dürfte das Erstellen von Impress-Präsentationen eine leichte Übung sein.

Abb. 2: Die Mehrfenster-Ansicht in OpenOffice Impress dürfte gerade Microsoft-Office-Umsteigern sehr vertraut sein.

Formenvielfalt

Was in Microsoft Office die so genannten AutoShapes sind, nennt OpenOffice CustomShape. Die beiden Features sind zwar nicht absolut identisch, jedoch einander sehr ähnlich. Mit den CustomShapes erzeugen Sie Formen wie Pfeile, Linien, Flussdiagrammsymbole und Sterne, die Sie nachträglich in dreidimensionale Zeichenobjekte, Polygone oder Konturen umwandeln können. Einige dieser Symbole gabe es zwar schon in früheren OpenOffice-Versionen, die aktuelle Version 2.0 hat jedoch zahlreiche weitere im Gepäck (Abbildung 3). In dem Zusammenhang haben die Entwickler auch andere Fähigkeiten erweitert: Inzwischen importiert Impress Microsoft-Office-Autoshapes korrekt und zeigt sie richtig an.

Abb. 3: Die neue Office-Version bringt wesentlich mehr vordefinierte CustomShapes mit als ihre Vorgänger.

Präsentations- und Animationseffekte

Version 2.0 erlaubt es Ihnen gerade im Bereich Präsentationen, Ihre Dokumente noch professioneller zu gestalten. Das Programmmodul Impress bringt nach wie vor 56 Folienübergänge mit, doch bei den Animationen haben die Entwickler kräftig nachgerüstet: Waren es in der Vorversion 63 Animationseffekte, so wartet das neue Impress mit fast 200 auf. Dabei unterscheidet die Anwendung zwischen Animationspfaden, Effekten für auftauchenden und hervorgehobenen Text und abschließenden Effekten (Abbildung 4). Hand in Hand mit dieser Erweiterung geht eine verbesserte Kompatibilität zu Microsoft Powerpoint, da Impress nun mehr Effekte korrekt importiert.

Abb. 4: Fast 200 Texteffekte für Impress lassen selbst Powerpoint-verwöhnte Nutzer staunen.

PDF-Export

Seit OpenOffice 1.1 gibt es die Möglichkeit, Dateien ins Portable Document Format (PDF) zu exportieren. Version 2.0 bringt eine überarbeitete Exportfunktion mit, die es Ihnen ermöglicht, nahezu alle Einstellungen beim Schreiben einer PDF-Datei zu beeinflussen. So entscheiden Sie beim Speichern ins PDF-Format über die Qualität der eingebundenen Grafiken: Entweder nehmen Sie als Preis für eine hohe Qualität eine größere Datei in Kauf und wählen die verlustfreie Kompression (Abbildung 5) oder Sie stellen eine höhere Kompressionsrate ein, bei der Sie PDF-Dateien mit schlechterer Bildqualität erhalten, die sich aber wegen der geringeren Dateigröße perfekt für den Versand per Mail eignen.

Zusätzlich können Sie die Notizen der Programme Writer und Calc mitexportieren; diese speichert OpenOffice als PDF-Anmerkungen. Umfangreicher wird eine PDF-Datei auch, wenn Sie die Option Tagged PDF nutzen. In dem Fall exportiert OpenOffice zusätzlich die Table of Content (das Inhaltsverzeichnis), Hyperlinks und Steuerelemente.

Abb. 5: Der PDF-Export von OpenOffice besticht durch seine Optionsvielfalt.

Neues Datenbank-Frontend

In OpenOffice 2.0 feiert das Datenbankmodul Base Premiere. Zwar gab es auch in den Vorgängerversionen Datenbank-Frontends, aber diese waren zumeist gut in den verschachtelten Menüs versteckt und nur für Profis benutzbar. Mit der neuen Version der Büro-Suite dagegen erzeugen Sie über Datei / Neu eine Datenbank: In einem Assistenten legen Sie diese in zwei bis fünf Schritten an. Das ermöglicht es auch Benutzern ohne Vorkenntnisse, in wenigen Schritten eine SQL-Datenbank zu erstellen. Wie Sie dabei vorgehen, verraten wir in den OpenOffice-Tipps ab Seite 74 dieser Ausgabe.

Als Datenbank-Engine dient ein Java-Programm namens HSQLDB. Damit ist es möglich, einfache Datenbank-Dokumente zu erzeugen, die keinen Server benötigen, wie es zum Beispiel MySQL, PostgreSQL oder Adabas D erfordern. Die Datenbank-Informationen und -strukturen wie Tabellendefinitionen, Daten, Anfragen, Formulare und Berichte speichert Base bei einer HSQLDB in einer einzigen OpenDocument-Datei.

Abb. 6: Mit Hilfe des neuen Datenbank-Assistenten ist es sogar für Einsteiger ein Klacks, eine Datenbank anzulegen.

Briefe in Serie

Bislang war es immer etwas mühsam, Serienbrief mit OpenOffice zu schreiben. Die neue Version bringt einen Serienbrief-Assistenten mit, der Benutzern unter die Arme greift, die nicht ständig Serienbriefe produzieren. In acht Schritten leitet dieses Tool Sie an und führt Sie durch die notwendigen Schritte -- von der Wahl des Ausgangsdokuments bis hin zum Speichern und Drucken des Serienbriefs.

Laut Hilfefunktion finden Sie den Serienbrief-Assistent im Menü Extras. Wenn Sie OpenOffice 2.0 von der Heft-CD installieren, stimmt das; arbeiten Sie jedoch weiterhin mit der Vorabversion, die Suse Linux 10.0 beiliegt, suchen Sie dort vergebens nach dem Assistenten. In den OpenOffice-Tipps ab Seite 74 zeigen wir, wie Sie auch dort den Assistenten in das Extras-Menü integrieren.

Abb. 7: Mit dem neuen Assistenten ist das Gestalten und Produzieren eines Serienbriefs kein Problem mehr.

Markierte Wörter und Zeichen zählen

Ein Makro zum Wörterzählen, wie es in EasyLinux 07/2003 [3] vorgestellt haben, ist in der neuen OpenOffice-Version überflüssig: Im Menü Extras steckt nun der Befehl Wortanzahl, der die Wörter und Zeichen in einem Dokument zählt. Diese Information war zwar schon in den Vorversionen über Datei / Eigenschaften im Register Statistik abrufbar, doch inzwischen zählt Writer auch innerhalb einer markierten Textstelle.

Abb. 8: Die Funktion "Wortanzahl" zählt Wörter und Zeichen sowohl im gesamten als auch im ausgewählten Text.

Verschachtelte Tabellen

Die Tabellenkalkulation Calc gibt sich im Umgang mit Tabellen flexibler: Es ist inzwischen möglich, Tabellen ineinander zu verschachteln -- ein zusätzlicher Schritt zu mehr Kompatibilität mit Microsoft Excel, da es diese Funktion dort schon gibt und derlei Tabellen immer wieder für Probleme beim Dokumentaustausch sorgten.

Wollen Sie eine weitere Tabelle in eine vorhandene einzufügen, gibt es mehrere Wege: Klicken Sie in die Zelle, die die Tabelle aufnehmen soll Anschließend wählen Sie Einfügen / Tabelle oder Tabelle / Einfügen / Tabelle, um den Dialog Tabelle einfügen zu öffnen. Geben sie dort Name und Größe an und fügen Sie die neue Tabelle mit einem Klick auf OK ein (Abbildung 9). Schneller -- allerdings nur mit den Vorgabeoptionen -- gelingt es über die Schaltfläche Tabelle in der Symbolleiste Standard.

Abb. 9: Mit der neuen Calc-Version können Sie Tabellen ineinander verschachteln.

Die Kompatibilität zu Microsoft Office und damit die problemlose Austauschbarkeit von Dokumenten haben die Entwickler noch in einem weiteren Bereich angepasst: Arbeitsblätter können jetzt bis zu 65536 Zeilen enthalten -- im Gegensatz zu 32000 Zeilen in den Vorgängerversionen. Die Anzahl der Spalten hat sich allerdings nicht geändert; das sind nach wie vor 256 in einem Tabellenblatt (Abbildung 10).

Abb. 10: 65536 Zeilen und 256 Spalten sind in OpenOffice 2.0 der Standard in Tabellendokumenten.

Unterstützung von XForms

Mit OpenOffice 2.0 können Sie nun auch so genannte XML-Formulare bzw. XForms erstellen. XForms heißt ein neuer Typ von Web-Formularen, die in der Sprache XML definiert sind. Anders als HTML erfasst XML nicht nur Formatoptionen, sondern Sie können dort auch mit beschreibenden Tags arbeiten, die Informationen wie beispielsweise Anschriften und Telefonnummern aufnehmen.

Wenn Sie Datei / Neu / XML Formulardokument aus dem Menü wählen, öffnet sich die Textverarbeitung Writer im Entwurfsmodus für XML-Formulare. In getrennten Abschnitten beschreiben Sie dabei die Funktion und das Aussehen eines Formulars. Dieser Modus unterscheidet sich von der normalen Textverarbeitung dadurch, dass zusätzliche Symbolleisten für Formulare sowie der Daten-Navigator, in dem Sie die Datenstruktur für das XForms-Dokument festlegen, sichtbar sind.

Perfekter Import

Der kommerzielle Bruder von OpenOffice -- StarOffice -- glänzt mit sehr vielen Import-Filtern, die allerdings zu einem Großteil keine Open-Source-Software sind und daher in OpenOffice nicht eingesetzt werden dürfen. Ein großes Anliegen des OpenOffice-Projekts war es immer, Importfilter für WordPerfect zu programmieren. Mit der Version 2.0 ist es in OpenOffice nun möglich, zumindest die Dokumente der Textverarbeitung zu importieren.

WordPerfect war früher unter dem DOS-Betriebssystem der Standard im Bereich Textverarbeitung, die Windows-Version kam allerdings sehr spät und konnte sich trotz guter Konzepte nie richtig durchsetzen. Nach der Übernahme der WordPerfect Corporation durch Novell verschwand das Produkt binnen kürzester Zeit in der Versenkung; der spätere Verkauf an Corel konnte die Talfahrt nicht stoppen. Inzwischen spielt WordPerfect nur noch eine untergeordnete Rolle bei Textverarbeitungen und Office-Paketen.

Benutzerfreundlich

Für den Anwender trägt nicht nur die Funktionalität, sondern auch eine leichte Installation zur Akzeptanz bei: Daher sind mit Version 2.0 die Zeiten des OpenOffice-Setup-Programms vorbei. Die neue Version bringt eine jeweils zur Zielplattform passende Installationsroutine mit. Für Linux gibt es OpenOffice nun als RPM-Paket, während unter Windows der Microsoft Installer zum Zuge kommt. Das ist sinnvoll, da so die Einbindung in das jeweilige Betriebssystem besser gewährleistet ist.

Diese erreicht OpenOffice auch dadurch, dass sich das Programm besser an die verwendete Desktop-Umgebung anpasst. Die Möglichkeit, das Erscheinungsbild und teilweise auch das Verhalten unabhängig von der darunter liegenden Plattform zu wählen, gehört der Vergangenheit an: Der Anwender kann nicht mehr zwischen Standard-, Macintosh-, X-Window- und OS/2-Erscheinungsbild wählen. OpenOffice nutzt nun unter Linux die gleichen Widgets wie Gimp oder Evolution.

Werkzeugleisten mit Griff

Werkzeugleisten (auch Toolbars genannt) sind in OpenOffice 2.0 wesentlich flexibler zu bedienen. Sie haben nun alle einen Anfasser, mit dessen Hilfe Sie die Symbolleisten auf dem Desktop verschieben können. Wenn Sie mit der Maus auf so einen Griff zeigen und die linke Maustaste drücken, können Sie die Symbolleiste mit gedrückter Maustaste an einer anderen Stelle im Fenster oder sogar frei schwebend auf der Arbeitsfläche platzieren.

Dieses Verhalten trifft übrigens nicht nur auf die Symbolleisten zu, sondern auch auf andere Spezialdialoge wie zum Beispiel die Calc-Funktionsliste oder den Aufgabenbereich in Impress. Diese docken Sie in der neuen Version ebenso an und ab wie schon den Navigator in den Vorgängerversionen (Abbildung 11).

Dasselbe konnten Sie zwar schon in früheren Versionen erreichen, allerdings nicht so flexibel und einfach mit der Maus. In älteren OpenOffice-Versionen mussten Sie dazu [Strg] drücken und dann einen Doppelklick mit der Maus ausführen, um ein Spezialfenster oder eine Symbolleiste an- bzw. abzudocken. (amü)

Abb. 11: Symbolleisten platzieren Sie frei schwebend auf dem Desktop; auch Spezialfenster wie der Navigator oder die Gallery können im Programmfenster angedockt sein oder frei schweben.
Bessere Kompatibilität mit Microsoft Office

Ein wichtiges Thema für ein Office-Produkt -- gleich, unter welchem Betriebssystem es läuft -- ist die Kompatibilität mit dem Office-Paket von Microsoft, da dieses nach wie vor den Dokumenten-Standard vorgibt. Das mag sich in einigen Jahren dank des OpenDocument-Standards und anderer Bestrebungen ändern, kurzfristig diktiert aber die DOC- und XLS-Kompatibilität, inwieweit gerade Unternehmen andere Produkte Erfolg versprechend einsetzen können.

OpenOffice ist da von Anfang an auf einem sehr guten Weg, und die Version 2.0 räumt weitere der verbliebenen Hürden aus dem Weg: Neben Merkmalen wie den Mehrfenster-Ansichten, die Microsoft-Aus- und Umsteigern die Arbeit erleichtern, und Funktionen wie CustomShapes, verschachtelten Tabellen und viel mehr Animationseffekten in Impress sind noch weitere Kleinigkeiten hinzugekommen, um kompatibler zu werden, z. B. diese:

  • Writer trennt Tabellen automatisch am Seiten- oder Spaltenende.
  • In Calc-Tabellen lässt sich der Ausdruck auf eine festgelegte Anzahl Seiten in der Breite sowie in der Höhe anpassen.
  • Der Excel-Exportfilter enthält einen komplett überarbeiteten Formel-Compiler.
  • Der Zeilenabstand in Impress ist nun Font-unabhängig. Daraus folgt, dass auch der PowerPoint-Import-Filter jetzt Textobjekte mit Font-unabhängigem Zeilenabstand erzeugt.
  • OpenOffice öffnet passwortgeschützte Word- und Excel-Dateien, sofern Sie das Passwort kennen.
  • Die Import- und Exportfilter der Microsoft-XML-Formate Spreadsheetml und Wordml sind inzwischen Teil der Standardinstallation, statt wie früher zu der optionalen Komponente XSLT-Filterbeispiele zu gehören.

Infos
[1] Neue Features in OpenOffice 2.0: http://marketing.openoffice.org/2.0/featureguide.html;
[2] Informationen zum OpenDocument-Format: http://www.oasis-open.org/
[3] Makro zum Wörter zählen in OpenOffice: Thomas Hümmler, "Tipps und Tricks zu OpenOffice", Tipp 39, EasyLinux 07/2003, S. 69 ff., http://www.easylinux.de/2003/07/069-ooo-tipps/index.html

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