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Erschienen in EasyLinux 01/2006

OpenOffice 2.0

Tipps und Tricks zu OpenOffice 2.0

von Thomas Hümmler


OpenOffice gibt es inzwischen in der Version 2.0. Wir zeigen Ihnen Tipps und Tricks, damit Sie schnell mit dem neuen OpenOffice zurecht kommen.

Tipp: Mit welchem OpenOffice arbeiten Sie?

Wenn Sie nicht wissen, welche OpenOffice-Version Sie benutzen, hilft entweder ein Blick in die Titelleiste oder der Menübefehl Hilfe / Info über OpenOffice.org. Im folgenden Dialogfenster steht die Version, mit der Sie arbeiten.

Tipp: Standard-Dokumentformat umstellen

Arbeiten Sie schon mit OpenOffice 2.0, aber Freunde, Bekannte oder Geschäftspartner noch mit einer älteren Version? Möchten Sie mit ihnen weiterhin Dokumente austauschen, konfigurieren Sie Ihr OpenOffice so, dass es Dateien standardmäßig im OpenOffice-1.0-Format speichert.

Wechseln Sie dazu in einem beliebigen Programmmodul über Extras / Optionen / Laden/Speichern zum Menü Allgemein. Unter Standard Dateiformat wählen Sie für jeden Dokumenttyp einzeln, in welchem Format OpenOffice diesen speichert. Passen Sie der Reihe nach die Dokumenttypen Textdokument, Globaldokument, Tabellendokument, Präsentation, Zeichnung und Formel an und stellen Sie jeweils das entsprechende OpenOffice.org 1.0-Dokument in der Auswahlliste Immer speichern als ein (Abbildung 1).

Abb. 1: Wollen Sie mit Benutzern einer älteren OpenOffice-Version Dokumente austauschen, verwenden Sie weiterhin das Format von OpenOffice 1.0.

Tipp: OpenOffice-Dokument im anderen Format speichern

Möchten Sie ein OpenOffice-Dokument in einem anderen Format als dem voreingestellten speichern, nutzen Sie den Befehl Datei / Speichern unter. Im folgenden Dialog markieren Sie in der Liste Filter den gewünschten Export. Je nach Dokumenttyp passt OpenOffice diese Auswahl automatisch an -- für ein Textdokument erscheinen beispielsweise andere Filter als für eine Präsentation.

Tipp: Ansichten in der Mehrfenster-Ansicht einblenden

Im Präsentationsmodul OpenOffice Impress steht in der Version 2.0 rechts im Programmfenster der so genannte Aufgabenbereich. Darüber greifen Sie auf die wichtigen Werkzeuge und Funktionen zu. Er enthält die Ansichten Masterseiten, Layouts, Benutzerdefinierte Animation und Folienübergang. Wenn eine dieser Ansichten fehlt, ist sie momentan ausgeblendet. Um sie wieder auf den Bildschirm zu bringen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht und aktivieren in der Auswahlliste alle Einträge, die Sie sehen möchten.

Tipp: Aufgabenbereich als eigenständiges Fenster

Den Aufgabenbereich, der in Impress zunächst rechts im Programmfenster steht, lösen Sie, um ihn beliebig auf dem Desktop zu platzieren (Abbildung 2). Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht und wählen den Eintrag Aufgabenbereich entdocken. Um ihn wieder festzusetzen, wählen Sie aus der Ansicht-Liste den Eintrag Aufgabenbereich andocken.

Abb. 2: Der Aufgabenbereich lässt sich als eigenständiges Dialogfenster auf dem Desktop platzieren.

Tipp: Andere Masterseiten zuweisen

Wollen Sie Ihrer Impress-Präsentation schnell eine andere Seiten- oder Präsentationsvorlage zuweisen? Wechseln Sie dazu rechts im Aufgabenbereich zur Ansicht Masterseiten und klicken Sie unter Zur Verwendung vorhanden auf die gewünschte Vorlage. Sofort ändert sich für alle Seiten der Präsentation die Seiten- beziehungsweise Präsentationsvorlage.

Tipp: Figuren und Formen in Zeichnungen benutzen

Wenn Sie eine neue Zeichnung mit Datei / Neu / Zeichnung erzeugen, öffnet sich das Modul Draw. Darin finden Sie in der Symbolleiste Zeichnen die unterschiedlichsten Figuren und Formen, unter anderem acht Linienformen, zehn Pfeile, zwölf Sterne und Banner, 18 Symbolformen, 28 Flussdiagrammformen und viele mehr.

Möchten Sie zum Beispiel die neuen Blockpfeile in eine Zeichnung integrieren, öffnen Sie auf der Symbolleiste das Untermenü Blockpfeile. Wählen Sie dort eine der 26 verfügbaren Formen und ziehen Sie sie mit der Maus in Ihrem Zeichnungsdokument auf die gewünschte Größe.

Tipp: Schaltflächen reduzieren

Auf der Zeichnen-Leiste von Draw stehen Ihnen zahlreiche Symbole zur Verfügung -- unter Symbolformen alleine 18 Stück, von Smiley bis Rautenförmiger Bilderrahmen. Brauchen Sie einige dieser Symbole nicht, verbergen Sie die unerwünschten Schaltflächen.

Dazu wechseln Sie im Dialogfenster Extras / Anpassen zur Registerkarte Symbolleisten. Wählen Sie im Drop-down-Menü Symbolformen. Daraufhin erscheinen im Listenfenster alle Schaltflächen. Die mit einem Häkchen versehenen tauchen in der Symbolleiste auf, die deaktivierten nicht (Abbildung 3). Mit OK speichern Sie die neu zusammengestellte Symbolleiste.

Abb. 3: Symbole, vor denen kein Häkchen steht, erscheinen nicht in der Draw-Symbolleiste.

Tipp: Draw-Symbolleisten zurücksetzen

Haben Sie eine der Draw-Symbolleisten geändert und möchten sie nun auf die Standardschaltflächen zurücksetzen? Wählen Sie Extras / Anpassen und wechseln Sie zur Registerkarte Symbolleisten. Im Bereich OpenOffice.org Draw Symbolleisten markieren Sie die Leiste, die Sie zurücksetzen wollen. Klicken Sie anschließend auf die Symbolleiste und wählen aus dem Menü Standard Einstellungen herstellen. Die folgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit Ja.

Die ursprüngliche Darstellungsart stellt diese Aktion allerdings nicht wieder her. Wenn Sie also Nur Text oder Symbole & Text eingestellt haben und das wieder auf die Standardeinstellung Nur Symbole ändern wollen, geben Sie dies im Schaltflächenmenü explizit an.

Tipp: Serienbrief-Assistent ins Menü aufnehmen

Laut Hilfefunktion ist der Serienbrief-Assistent über das Extras-Menü zu erreichen. Das trifft aber nicht in jeder von den Distributionen -- beispielsweise von Suse Linux 10.0 OSS -- ausgelieferten Vorabversion von OpenOffice 2.0 zu. Passen Sie also das Menü selbst entsprechend an.

Wählen Sie in der Textverarbeitung Writer zunächst Extras / Anpassen und wechseln Sie im folgenden Dialog zur Registerkarte Menüs. Im Bereich OpenOffice.org Writer Menüs wählen Sie aus der Menü-Liste den Eintrag Extras. Klicken Sie dann unter Menüinhalt auf die Schaltfläche Hinzufügen. Darauf öffnet sich der Dialog Befehle hinzufügen. Markieren Sie Serien-Assistent und klicken auf Sie Hinzufügen. Der Befehl landet nun an zweiter Stelle im Menü. Mit Hilfe der Pfeiltasten verschieben Sie ihn auf Wunsch an eine andere Position (Abbildung 4).

Abb. 4: Im Dialog "Anpassen" fügen Sie den Serienbrief-Assistent bei Bedarf dem "Extras"-Menü hinzu.

Tipp: Optionen für den PDF-Export

Schon seit Version 1.1 exportiert OpenOffice Dokumente als PDF-Dateien. Diese Funktion haben die Entwickler für Version 2.0 deutlich weiterentwickelt. Wählen Sie Datei / Exportieren als PDF, um den Export-Dialog zu öffnen. Nach der Eingabe eines Dateinamens gelangen Sie zu den PDF-Optionen.

Hier stellen Sie im Bereich Grafiken den Kompressionsgrad für Bilder im Dokument ein. Voreingestellt ist Optimiert für JPEG-Komprimierung mit einer Qualität von 90 Prozent. Diesen Wert passen Sie prozentweise an. 100 Prozent entspricht dabei der Option Verlustfreie Komprimierung.

Außerdem verringern Sie im selben Dialog bei Bedarf die Grafikauflösung. Hier sind zunächst 300 dpi eingestellt. Den Wert können Sie, wenn es nicht auf hohe Qualität ankommt, auf einen Wert von 150 oder 75 dpi ändern (Abbildung 5).

Abb. 5: Mit OpenOffice 2.0 optimieren Sie PDF-Dateien für Ihre Zwecke. Sie bestimmen beispielsweise Kompressionsgrad und Qualität von Grafiken.

Zusätzlich exportieren Sie über den Bereich Allgemein zunächst Writer- und Calc-Notizen in die PDF-Datei. Diese speichert OpenOffice als PDF-Anmerkungen. Schalten Sie die Option Tagged PDF ein, erstellt OpenOffice außerdem ein Inhaltsverzeichnis (Table of Content), Hyperlinks und Steuerelemente. Dadurch vergrößert sich jedoch auch die PDF-Datei.

Die Option Übergangseffekte benutzen lässt sich nur dann deaktivieren, wenn Sie eine Impress-Präsentation ins PDF-Format konvertieren. Bleibt sie eingeschaltet, führen Effekte zu Folienwechseln.

Tipp: Animationseffekte zuweisen

OpenOffice 2.0 bietet fast 200 Animationseffekte zum Verschönern von Präsentationen. Diese weisen Sie auf einer Folie jeder beliebigen Form zu. Markieren Sie dazu beispielsweise den Kasten mit der Überschrift oder mit den einzelnen Gliederungspunkten. Dann wechseln Sie im Aufgabenbereich in die Ansicht Benutzerdefinierte Animation. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Dialog mit den Animationseffekten zu öffnen. Im Dialogfenster Benutzerdefinierte Animation wählen Sie einen Effekt von einer dieser Registerkarten:

Außerdem wählen Sie in diesem Dialog eine Geschwindigkeit für den Effekt und ob Sie eine automatische Vorschau wünschen. Mit einem Klick auf OK kehren Sie zur Ansicht im Aufgabenbereich zurück. Dort legen Sie fest, wann der Effekt starten soll:

Abb. 6: Wenn Sie einen Animationspfad als Effekt wählen, wandert das Objekt an der gewählten Form oder Linie entlang.

Tipp: Datenbankdatei in OpenOffice erzeugen

Neu in OpenOffice 2.0 ist das Datenbankmodul Base. Eine neue Datenbank legen Sie darin über den Befehl Datei / Neu / Datenbank an. Daraufhin startet der Datenbank-Assistent, der Ihnen in maximal fünf Schritten beim Erstellen einer Datenbankdatei hilft.

Im ersten Schritt wählen Sie eine Datenbank aus; entweder bearbeiten Sie eine bestehende oder legen eine neue an. Klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen und anschließend auf Weiter, erzeugt OpenOffice eine Datenbankdatei mit Standardeinstellungen. Nun melden Sie die Datenbank gleich an oder starten den Tabellen-Assistenten, um eine Datentabelle zu erstellen (Abbildung 7).

Mit der Option Bestehende Datenbank öffnen wählen Sie entweder einen Eintrag aus der Liste Zuletzt benutzt oder öffnen eine andere. Nachdem Sie eine Datenbank markiert haben, klicken Sie zum Beenden des Assistenten auf Fertig stellen.

Die Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen wählen Sie, wenn Sie mit einer der unterstützten externen Datenbanken arbeiten oder eine andere Datenquelle als Grundlage für die neue Datenbank verwenden wollen:

Base liest Textdateien mit einer hohen Fehlertoleranz ein. Doch damit Base zwischen Feldern, Feldtexten und Zahlen unterscheiden kann, setzt es die folgende Struktur voraus:

Abb. 7: Mit Hilfe des Datenbank-Assistenten erstellen auch Laien Datenbankdateien. Der Tabellen-Assistent hilft beim Zusammenstellen von Tabellen in der Datenbank.

Tipp: Seiten einer Tabelle definitiv festlegen

In Calc legen Sie ab Version 2.0 genau fest, auf wievielen Seiten in der Breite und in der Höhe einer Tabelle der Ausdruck erfolgt. Wählen Sie dazu Format / Seite und wechseln Sie zum Register Tabelle. Im Bereich Skalieren klicken Sie in der Liste Skalierungsmodus auf den mittleren Eintrag Druckbereich(e) auf Breite/Höhe anpassen. Daraufhin erscheinen rechts die Drehfelder Breite in Seiten und Höhe in Seiten. Geben Sie entsprechende Werte ein und bestätigen Sie mit OK (Abbildung 8).

Wenn Sie nun die Tabelle ausdrucken, erscheint Sie in passender Größe auf der gewünschten Seitenanzahl. Um vor dem Druck zu kontrollieren, wie die Tabelle aussehen wird, wählen Sie Datei / Seitenansicht.

Abb. 8: Calc 2.0 skaliert den Ausdruck auf eine festgelegte Seitenzahl.

Tipp: Tabellen mit dem Assistenten erzeugen

Mit dem Tabellen-Assistenten erstellen Sie in einer Base-Datenbank Tabellen. Links im Programmfenster befinden sich die Datenbankobjekte Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Je nach gewähltem Objekt passen sich rechts die verfügbaren Aufgaben automatisch an. Klicken Sie auf Tabellen und wählen Sie aus den Aufgaben die zweite: Tabelle unter Verwendung eines Assistenten erstellen.

Daraufhin öffnet sich der Tabellen-Assistent, in dem Sie in vier Schritten eine neue Datenbank-Tabelle erzeugen. Zuerst wählen Sie eine der Kategorien Geschäftlich oder Privat. Beide enthalten unterschiedliche, vorgefertigte Datenbank-Tabellen, die Sie komplett oder auch nur feldweise auswählen. Dabei stellen Sie die Felder beliebig zusammen (Abbildung 9).

Im zweiten Schritt Felddatentyp festlegen ändern Sie auf Wunsch die Namen und Typen der Felder. Anschließend erzeugen Sie einen so genannten Primärschlüssel. In der Standardeinstellung fügt OpenOffice dazu automatisch ein eigenes Feld ein, so dass hier ein Klick auf Weiter genügt. Möchten Sie das nicht, können Sie auch ein bereits vorhandenes Feld benutzen, zum Beispiel das Feld KontaktID.

Im vierten Schritt geben Sie der Tabelle einen Namen. Übernehmen Sie den Vorschlag oder tragen Sie einen anderen ein. Ein Klick auf Fertig stellen legt die Tabelle an und öffnet sie direkt zum Bearbeiten. (csc/amü)

Abb. 9: Der Tabellen-Assistent hilft beim Erstellen neuer Tabellen in einer OpenOffice-Base-Datenbank.

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