Präsentieren mit Impress

Sehr beeindruckend!

von Thomas Hümmler

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Was vor wenigen Jahren nur in Unternehmen erforderlich war, hat inzwischen Schule gemacht. Ob Pennäler, Real- oder Hauptschüler -- selbst für Referate nutzt manch einer ein Präsentationsprogramm. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Impress beeindruckende Ergebnisse erzielen.

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Wer heutzutage Themen, Ideen oder Projekte professionell für Publikum aufbereiten muss, greift zu einem Präsentationsprogramm. Ein leistungsfähiger Vertreter dieser Gattung ist Impress, das zu OpenOffice gehört. Sie starten die Anwendung entweder über die Rubrik Büroprogramme des K-Menüs oder Sie wählen in Open Office Datei / Neu / Präsentation oder Datei / Assistent / Präsentation. Sobald Sie das Programm aufrufen, erscheint der Präsentations-Assistent. Dieser hilft Ihnen in drei bis fünf Schritten, das Grundgerüst einer Präsentation zu erstellen.

Im ersten Schritt gilt es, eine Vorlage auszuwählen oder sich für eine neue Präsentation zu entscheiden. OpenOffice-Nutzer sind gegenüber StarOffice-Anwendern im Nachteil, da das freie Büropaket von Haus aus nur zwei Vorlagen und Hintergründe mitbringt. Doch selbst wenn Sie mit der Leeren Präsentation (Abbildung 1) anfangen, ist es kein Hexenwerk diese später in Impress optisch aufzupolieren.

Abb. 1: Die "Leere Präsentation" verspricht zunächst nicht viel, aber das machen Sie mit Impress schnell wett.

Wählen Sie also die Leere Präsentation und wechseln Sie mit einem Klick auf Weiter zum nächsten Dialog. Präsentations-Profis, die auf die Hilfe des Assistenten zukünftig verzichten wollen, deaktivieren den automatischen Start mit einem Häkchen vor Diesen Assistenten nicht mehr zeigen.

Der zweite Schritt dient dazu, eine Seitenvorlage für die in Schritt 1 gewählte Präsentationsvorlage auszusuchen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen eigenen Vorlagen, vorhandenen Präsentationen und vorhandenen Hintergründen. In OpenOffice Impress gibt es zu Anfang nur die beiden Präsentationen Empfehlung einer Strategie und Vorstellung einer Neuheit sowie die Hintergründe Dunkelblau und Eismeer.

Nach dieser Auswahl markieren Sie noch das gewünschte Ausgabemedium (Abbildung 2). Impress wartet dabei mit den folgenden fünf Optionen auf:

• Original: nur aktiviert, wenn eine Vorlage gewählt ist; dann können Sie das Original-Seitenformat beibehalten,

• Folie: druckt keinen Rand,

• Papier: mit schmalem, unbedrucktem Rand,

• Bildschirm: Seitenverhältnis der Präsentation ist 4 zu 3, und

• Folie (was früher Dia hieß): das Seitenverhältnis beträgt 36 zu 24.

Abb. 2: Die doppelte Ausgabeoption "Folie" ist etwas verwirrend; die zweite steht eigentlich für ein Dia mit dem Seitenverhältnis 36 zu 24.

Nach einem Klick auf Weiter wählen Sie im dritten Schritt einen Effekt für den Folienwechsel. Hier gibt sich Impress nicht so geizig wie bei den Vorlagen, sondern wartet mit insgesamt 55 Effekten, vom einfachen Überblenden bis zu Spiralen und Schlangenlinien auf (Abbildung 3).

Abb. 3: 55 Effekte helfen dabei, Folienübergänge interessant zu gestalten.

Für die Bildschirmpräsentation im Schaufenster eines Ladens eignet sich die Option Automatisch. In dem Fall wiederholt sich die Präsentation so lange, bis sie diese manuell unterbrechen. Die Anzeigedauer der Folien bestimmen Sie unter Standdauer, die Pause zwischen zwei Durchläufen über Pausendauer.

Haben Sie in Schritt 1 keine Vorlage gewählt, sind Sie fürs erste fertig. Klicken Sie also auf Fertig stellen, damit Impress das Grundgerüst der Präsentation erstellt. Haben Sie sich dagegen im ersten Schritt für eine Vorlage oder einen Hintergrund entschieden, warten noch zwei weitere Dialoge auf Sie. In Schritt 4 formulieren Sie einige Grundgedanken der Präsentation.

Tragen Sie Ihren Namen oder den der Firma ein und geben Sie der Präsentation unter Was ist der Themenbereich Ihrer Präsentation? eine Überschrift. Darunter ist Platz für einige Stichworte zu Ihrem Vortrag (Abbildung 4). Diese blendet Impress bei der Vorführung auf der Titelfolie ein.

Abb. 4: Wenn Sie im ersten Schritt des Assistenten eine Vorlage oder einen Hintergrund gewählt haben, formulieren Sie in Schritt 4 die Grundgedanken für die Titelfolie.

Schritt 5 listet alle Seiten der gewählten Vorlage auf (Abbildung 5). Per Mausklick übernehmen Sie diese in Ihre Präsentation und klicken auf Fertig stellen, um Impress mit den ausgewählten Folien zu starten.

Bei diesem Schritt hat OpenOffice scheinbar einen Fehler: Ab und zu erscheinen einige Seiten nicht in der Liste, obwohl Sie eine Präsentationsvorlage gewählt haben. Ist das der Fall, schließen Sie den Assistenten und starten ihn erneut.

Abb. 5: Im letzten Schritt des Präsentations-Assistenten wählen Sie die gewünschten Seiten aus.

Impress im neuen Outfit

Haben Sie eine Vorlage gewählt, können Sie nach Schritt 5 gleich loslegen und Seiten einfügen, kopieren oder das Layout ändern. Ohne gewählte Vorlage erscheint nur eine leere Seite (Abbildung 6). Das Fenster-Layout von Impress ist jedoch immer dasselbe, egal welche Variante Sie im Assistenten gewählt haben. Das bedeutet, dass Sie im Programmfenster zunächst die in der Version 2.0 neuen Multi-Pane-Views oder Mehrfenster-Ansichten sehen. Im Gegensatz zu früher stellt Impress damit wesentlich mehr Funktionen und alle wichtigen Werkzeuge auf einen Blick dar.

Abb. 6: Wenn Sie eine Präsentation nicht auf Grundlage einer Vorlage aufbauen, starten Sie mit einer leeren Seite.

Über der aktuellen Folie wechseln Sie mit einem Klick zwischen fünf Ansichten:

• Normal zeigt die Folie,

• Gliederung dient zum schnellen Sortieren der Texte,

• Notizen erlaubt dem Vortragenden, sich Notizen unter die verschiedenen Folien zu schreiben,

• Handout bezeichnet den Teil der Präsentation, den Sie vor oder nach Ihrem Vortrag an das Publikum verteilen; Im wesentlichen handelt es sich dabei um die Präsentation im Kleinformat, die die wichtigsten Punkte für Ihre Zuhörer noch einmal schriftlich zusammenfasst.

• Foliensortierung hilft dabei, die einzelnen Seiten der Präsentation schnell per Maus in eine andere Reihenfolge zu bringen.

Je nachdem, was Sie hier wählen, blendet Impress links und rechts der Folie weitere Leisten ein. In den Ansichten Normal, Gliederung und Notizen zeigt das Programm links eine Liste aller Folien zwischen denen Sie einfach per Mausklick wechseln. Auf der rechten Seite befindet sich neben der Gliederungsansicht der Aufgabenbereich. Dort greifen Sie schnell auf die wichtigsten Werkzeuge und Funktionen zu. Der Aufgabenbereich teilt sich in die Ansichten Masterseiten, Layouts, Benutzerdefinierte Animation und Folienübergang.

Für Umsteiger von Microsoft Office dürfte dieser Anblick bekannt sein. Auch in Powerpoint gibt es diese Mehrfensteransichten und den Aufgabenbereich, so dass sich Powerpoint-erfahrene Benutzer kaum umgewöhnen müssen.

Titelfolie erstellen

Der erste Schritt in einer neuen Präsentation ist das Erstellen einer Titelseite. Dazu klicken Sie im Aufgabenbereich unter Layouts auf die Folie oben rechts. Die aktuelle Folie erhält sofort das Titelseiten-Layout. Anschließend klicken Sie in der Folie auf die obere Zeile und geben den Präsentationstitel ein. Wechseln Sie mit einem Mausklick in den darunter liegenden Rahmen und schreiben Sie dort Ihren Namen und eventuell ein paar Stichworte zur Präsentation (Abbildung 7) hinein.

Abb. 7: Die Titelfolie ist schnell erstellt: Das Layout weisen Sie per Mausklick zu und schreiben danach eine Zusammenfassung in den Textrahmen.

Weitere Folien hinzufügen

Da der Titel allein noch keine gute Präsentation ausmacht, steht nun die Aufgabe an, die einzelnen Folien zu gestalten und mit Inhalt zu füllen.

1. Um eine weitere Folie hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger in der Folienansicht unter das Titelblatt. Öffnen Sie dort mit einem Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Neue Folie.

2. Impress fügt eine neue Seite zur Präsentation hinzu, wobei es sich um eine Kopie des Titels handelt. Um dieser Folie ein anderes Layout zuzuweisen, klicken Sie rechts im Aufgabenbereich unter Layouts einmal auf eine der Vorlagen -- Impress bietet Ihnen dort 20 Varianten von der Aufzählung bis zum Diagramm an.

3. Schreiben Sie danach den gewünschten Text zur neuen Folie und fügen Sie -- je nach Folientyp -- Diagramme und Bilder ein.

Auf die gleiche Art erstellen Sie weitere Folien. Dabei ist das Seiten-Layout jeder neuen Folie zunächst eine Kopie der vorherigen. Sollten Sie einmal eine an der falschen Stelle platziert haben, bewegen Sie diese in der Folienansicht per Drag & Drop schnell an die gewünschte Stelle.

Effekte zuweisen

Im neuen Impress gibt es fast 200 Animationseffekte. Diese können Sie auf einer Folie jeder gewählten Form -- also einem Text genauso wie einer Grafik -- zuweisen. Markieren Sie dazu den Rahmen des gewünschten Elements und wechseln Sie im Aufgabenbereich zur Ansicht Benutzerdefinierte Animation. Ein Klick auf Hinzufügen öffnet den Dialog mit den Animationseffekten. Dort entscheiden Sie sich auf vier Registerreitern für die Animationen, die Sie dem Objekt zuweisen möchten.

Unter Eingang definieren Sie, wie Impress ein Element einblendet; die Effekte unter Hervorgehoben bestimmen die Darstellung des jeweils aktiven Objekts. Auf dem Reiter Beenden finden Sie mehrere Ausblendeffekte. Noch individueller animieren Sie Objekte über Animationspfade: Dabei handelt es sich um eine Form oder Linie, an der sich das Objekt entlang bewegt.

Außerdem wählen Sie in diesem Dialog noch eine von fünf Geschwindigkeit, bevor Sie das Dialogfenster über OK schließen.

Zurück im Aufgabenbereich legen Sie im Bereich Effekt fest, wann der Effekt starten soll:

• Beim Klicken spielt den Effekt erst nach einem Klick ab,

• Mit Vorheriger startet die Animation sofort,

• Nach Vorheriger startet den Effekt erst nach Abschluss einer vorhergehenden Animation. Je nach gewähltem Effekt ändern sich hier außerdem die Optionen und Einstellmöglichkeiten.

Für jedes Objekt können Sie mehrere Effekte festlegen. Diese listet Impress übersichtlich auf und Sie können mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge ändern (Abbildung 8). Klicken Sie auf Wiedergabe, spielt Impress den Effekt im Programmfenster ab. Um zu sehen, wie der zugewiesene Effekt wirkt, wählen Sie stattdessen die Option Bildschirmpräsentation, bei der Impress die Folie im Vollbildmodus anzeigt.

Abb. 8: Sie können für jedes Objekt mehrere Effekte festlegen.

Folienübergänge

Während die Effekte objektbezogen sind, regeln die Folienübergänge den Wechsel von einer zur nächsten Folie. Sie weisen die Animationen im Abschnitt Folienübergänge des Aufgabenbereichs zu. Dort finden Sie 55 Übergängen für die markierte Folie. Sie können auch gleich einen für mehrere Folien wählen, indem Sie diese zuvor mit gedrückt gehaltener [Strg]-Taste markieren und ihnen danach einen Übergang zuweisen.

Da Weniger oft Mehr ist, empfiehlt es sich, nicht allzu verschwenderisch mit Effekten umzugehen, da das die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Thema der Präsentation ablenkt. Möchten Sie daher einen gemeinsamen Übergangseffekt für alle Folien zuweisen, erledigen Sie das am schnellsten über die Schaltfläche Für alle Folien übernehmen.

Wie bei den Effekten stehen auch hier mehrere Geschwindigkeiten -- insgesamt drei -- zur Auswahl. Außerdem besteht die Option beim Wechsel zur nächsten Folie, einen Klang abzuspielen.

Masterseiten nutzen

Gerade beim Erstellen umfangreicher Präsentationen nehmen Ihnen die Master-Seiten, die Sie ganz oben im Aufgabenbereich finden, viel Arbeit ab: Dabei handelt es sich um eine Folie, auf der Sie Gestaltungselemente wie Textformatierungen und die Hintergründe definieren. Diese Masterseite können Sie dann jeder Folie zuweisen, so dass Sie sich nicht die Mühe machen müssen, diese grundlegenden Dinge mehrmals festzulegen.

Der Aufgabenbereich namens Masterseiten unterteilt sich in drei Abschnitte: Oben stehen die Masterseiten, die Sie in der aktuellen Präsentation verwenden. darunter die zuletzt verwendeten und schließlich alle, die Impress kennt -- also auch Masterseiten aus zuvor erstellten Präsentationen. Ein Klick auf eine weist allen Folien sowohl den Hintergrund als auch die Textformatierungen zu. Soll eine Masterseite nur einem Teil der Folien zugewiesen werden, markieren Sie die gewünschten und klicken im Kontextmenü der Masterseite auf Für ausgewählte Folien übernehmen (Abbildung 9).

Abb. 9: Über das Kontextmenü können Sie eine Masterseite nur den ausgewählten Folien zuweisen.

Präsentieren und fertig

Eine Präsentation oder deren Generalprobe starten Sie, indem Sie die erste Folie markieren und Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentation aus dem Menü wählen. Alternativ erreichen Sie dasselbe über [F5].

Ein Tipp zum Schluss: Bevor Sie die Präsentation vor Publikum vorführen, prüfen Sie zuvor die Effekte und Folienübergänge und stimmen Sie diese aufeinander ab. Außerdem ist es oft hilfreich, den Vortrag einmal mit der Funktion Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentation mit Zeitnahme zu proben. Impress zeigt dann in der linken unteren Bildschirmecke die Dauer der Präsentation an. So haben Sie eine Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie benötigen und ob Sie sich nicht bei der Planung verzettelt haben. (amü)

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