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Erschienen in EasyLinux 02/2006

OpenOffice 2.0

Tipps und Tricks zu OpenOffice 2.0

von Thomas Hümmler


Besonders das Präsentationsprogramm Impress zeigt sich in OpenOffice 2.0 in neuem Gewand. Einige Funktionen sind hinzugekommen oder haben sich verändert. Die folgenden Tipps und Tricks helfen Ihnen, schnell mit der aktuellen OpenOffice-Version zurechtzukommen.

Tipp: Präsentationsassistent startet nicht

Den Präsentationsassistenten starten Sie mit Datei / Neu / Präsentation. Auf der ersten Seite gibt es die Option Diesen Assistenten nicht mehr zeigen. Schalten Sie diese ein, öffnet der Befehl künftig Impress mit einer leeren Vorlage an Stelle des Assistenten. Möchten Sie später dennoch auf den Assistenten zurückgreifen, wählen Sie statt Datei / Neu das Kommando Datei / Assistent / Präsentation.

Tipp: Assistenten-Start zurücksetzen

Um die Option Diesen Assistenten nicht mehr zeigen im Präsentationsassistent wieder zu aktivieren, wählen Sie in Impress Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Allgemein. Schalten Sie im Bereich Neues Dokument die Option Mit Assistent starten wieder ein (Abbildung 1). Danach erscheint beim Menübefehl Datei / Neu wieder der Präsentationsassistent.

Abb. 1: Mit der Option "Mit Assistent starten" unter "Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Allgemein" legen Sie fest, ob OpenOffice den Präsentationsassistenten anzeigt.

Tipp: Lineale in Impress anzeigen

In der Voreinstellung sind in OpenOffice Impress 2.0 die Lineale im Programmfenster unsichtbar. Haben Sie sich in der Vorversion an die standardmäßig angezeigten Linealen gewöhnt, schalten Sie diese unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Ansicht im Bereich Anzeigen wieder ein. Alternativ verwenden Sie dazu den Menübefehl Ansicht / Lineal.

Tipp: Optionen für andere Module einstellen

OpenOffice 2.0 richtet den Inhalt des Optionen-Dialogs im Gegensatz zur Vorgängerversion an den verschiedene Module aus. Darin kommen Sie nicht mehr an jede Option heran; stattdessen lassen sich nun zum Beispiel die Voreinstellungen für die Tabellenkalkulation nur in einem geöffneten Calc-Fenster ändern. Aus allen Modulen heraus erreichen Sie aber die Optionen für OpenOffice.org, Laden/Speichern, Spracheinstellungen, OpenOffice.org Base, Diagramme und Internet.

Tipp: Fangraster in Impress nutzen

In Impress und im Zeichenprogramm Draw können Sie mit Fangraster und Fanglinien arbeiten. Ein Raster ermöglicht es, grafische Elemente wie Rechtecke genau zu positionieren und zu zeichnen. Das Raster schalten Sie mit dem Befehl Ansicht / Raster / Am Raster fangen ein und aus.

Die Größe des Rasters legen Sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Raster fest. Im Bereich Auflösung geben Sie den Abstand zwischen den Rasterpunkten vor. Das Drehfeld neben Horizontal bestimmt dabei den Abstand auf der X-Achse, das neben Vertikal die Distanz zwischen den Rasterpunkten der Y-Achse.

Im Bereich Unterteilung bestimmen Sie darüber hinaus, wie viele Schritte zwischen zwei Rasterpunkten Horizontal oder Vertikal liegen sollen. Wenn Sie die Option Achsen synchronisieren einschalten, passt sich bei Änderungen der Auflösung oder der Unterteilung der jeweils andere Wert automatisch an (Abbildung 2).

Abb. 2: Der Abstand zwischen Rasterpunkten synchronisiert sich auf Wunsch automatisch, wenn Sie einen Wert unter "Auflösung" oder "Unterteilung" ändern.

Tipp: Fanglinien in Impress

So genannte Fanglinine helfen auch dabei, grafische Objekte auszurichten. Dazu müssen auf einer Folie aber zunächst Fanglinien existieren; im Gegensatz zum Raster, das hinter der gesamten Folie liegt, positionieren Sie Fanglinien selbst. Klicken Sie dazu auf ein senkrechtes oder waagrechtes Lineal und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie dann eine Linie an die gewünschte Position in der Folie. Alternativ verwenden Sie im Zeichenprogramm Draw das Einfügen-Menü. Wie Sie diesen Eintrag auch in das Menü von Impress einbinden, verrät der Tipp "Fanglinien-Befehl ins Menü integrieren".

Sind die gesetzten Fanglinien nicht sichtbar, blenden Sie diese mit Ansicht / Führungslinien / Führungslinien sichtbar ein. Dass die Fanglinien in diesem Menübefehl anders heißen, liegt an einem Übersetzungsfehler in der deutschen OpenOffice-Version. Wie Sie ihn korrigieren, erfahren Sie im Tipp "So werden Führungslinien zu Fanglinien".

Damit Objekte sich an den Linien ausrichten, aktivieren Sie den Mechanismus mit Ansicht / Führungslinien / An Führungslinien fangen. Wenn sie anschließend ein Objekt verschieben, rastet es automatisch an einer Fanglinie ein, sobald es in ihren Einzugsbereich gerät (Abbildung 3). Den Fangbereich stellen Sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Raster ein. Der Standard liegt bei fünf Bildpunkten und lässt sich auf Werte zwischen 1 und 50 ändern.

Benötigen Sie eine Fanglinie nicht mehr, löschen Sie diese, indem Sie die Linie mit gedrückter linker Maustaste zurück auf das Lineal ziehen. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie und wählen Fangpunkt löschen im Kontextmenü.

Abb. 3: Mit frei positionierbaren Fanglinien richten Sie grafische Objekte wie Rechtecke und Ellipsen genau aus.

Tipp: Fangraster und -linien aussetzen

Möchten Sie trotz aktiviertem Raster oder Fanglinien ein einzelnes Objekt nicht automatisch ausrichten, deaktivieren Sie diese Funktionen kurzzeitig. Halten Sie dazu beim Verschieben des Objekts [Strg] gedrückt.

Tipp: Fanglinien-Befehl ins Menü integrieren

In OpenOffice Draw lassen sich Fanglinien nicht nur aus dem Lineal ziehen, sondern auch über Einfügen / Fangpunkt/-linie einfügen in einer Zeichnung positionieren. Impress bietet diesen Befehl zunächst nicht, Sie können ihn aber ins Einfügen-Menü integrieren.

Wählen Sie Extras / Anpassen und auf der Registerkarte Menüs den Eintrag Einfügen aus der Liste OpenOffice.org Impress Menüs. Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen und wählen Sie im folgenden Dialog in der Liste Bereich den Eintrag Dokumente und dann aus der Liste Befehle das Kommando Fangpunkt/-linie einfügen (Abbildung 4). Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schließen, um zum Anpassen-Dialog zurückzukehren.

Mit Hilfe der Pfeiltasten platzieren Sie das neue Kommando über dem Eintrag Feldbefehle; so ist es an derselben Position wie im Draw-Menü.

Abb. 4: In diesem Dialog erweitern Sie das Impress-Menü um den Eintrag "Fangpunkt/-linie einfügen".

Tipp: So werden Führungs- zu Fanglinien

Die irreführende Übersetzung in den Ansicht-Menüs in Impress und Draw macht die Fanglinien zu Führungslinien, obwohl sie in der Hilfe und im Optionen-Dialog Fang- und Hilfslinien heißen.

Wollen Sie die Bezeichnungen vereinheitlichen, ändern Sie die Menüeinträge: Öffnen Sie über Extras / Anpassen den Einrichtungsdialog und wählen Sie auf dem Register Menüs den Eintrag Ansicht. Im Bereich Menüinhalt markieren Sie in der Liste Führungslinien und wählen Ändern / Umbenennen. Tragen Sie im folgenden Dialog Fanglinien als neuen Namen ein und bestätigen Sie die Änderung mit OK.

Nun wählen Sie unter OpenOffice.org Impress Menüs den Untermenüeintrag Ansicht | Führungslinien, klicken bei jedem Eintrag auf Ändern / Umbenennen und ersetzen Führungslinien durch Fanglinien (Abbildung 5). Auf die gleiche Weise ändern Sie die Menüeinträge in Draw.

Abb. 5: Wenn Sie alle "Führungslinien" in "Fanglinie" umbenannt haben, sichern Sie die Einträge mit "OK".

Tipp: Fangpunkte in eine Zeichnung einfügen

Fanglinien ziehen Sie in Draw und Impress von den Linealen herunter. So genannte Fangpunkte fügen Sie jedoch mit dem Befehl Einfügen / Fangpunkt/-linie einfügen in Draw ein -- und ebenso in Impress, wenn Sie dort den Menüpunkt wie im Tipp "Fanglinien-Befehl ins Menü integrieren" beschrieben hinzugefügt haben.

Nachdem Sie den Befehl gewählt haben, öffnet sich der Dialog Neues Fangobjekt. Darin wählen Sie zunächst unter Art Punkt oder Linie (vertikal oder horizontal). Anschließend legen Sie im Bereich Position fest, wo das Fangobjekt landen soll (Abbildung 6). Ausgangspunkt ist zunächst immer die linke obere Ecke der Zeichnung oder Folie, sofern Sie keinen anderen Nullpunkt festgelegt haben.

Abb. 6: Im Dialog "Neues Fangobjekt" fügen Sie einer Zeichnung oder Präsentationsfolie sowohl Linien als auch Fangpunkte hinzu.

Tipp: Nullpunkt in Draw und Impress festlegen

Der Nullpunkt in einer Zeichnung oder auf einer Präsentationsfolie liegt zunächst immer in der linken oberen Ecke des Dokuments. Sie können ihn jedoch beliebig auf der Seite platzieren. Klicken Sie dazu auf den Linealursprung oben links am Kreuzungspunkt zwischen horizontalem und senkrechtem Lineal und verschieben Sie den Nullpunkt mit gedrückter linker Maustaste. Dass es funktioniert hat, erkennen Sie daran, dass sich die 0 auf den Linealen entsprechend verschoben hat. Wenn Sie jetzt Objekte platzieren, sehen Sie in der Statusleiste die Werte in Bezug zum neuen Nullpunkt.

Sie können den Nullpunkt auch exakt festlegen. Dazu erzeugen Sie zunächst mit Einfügen / Fangpunkt/-line einfügen einen Fangpunkt. Anschließend ziehen Sie den Nullpunkt auf diesen Fangpunkt. Das funktioniert allerdings nur, wenn Sie mit Ansicht / Fanglinien / An Fanglinien fangen die Fang-Funktion eingeschaltet haben.

Tipp: Das Raster einfärben

Das graue Standardraster in Impress und Draw heben Sie hervor, indem Sie ihm eine andere Farbe geben. Dazu wählen Sie unabhängig vom Programmmodul Extras / Optionen / OpenOffice.org / Darstellung. Suchen Sie in der Liste die Zwischenüberschrift Zeichnung / Präsentation. Darunter steht nur der Eintrag Raster. Klicken Sie in der Spalte Farbeinstellung auf den voreingestellten Wert Automatisch, um die Liste mit allen Farben zu öffnen. Wählen Sie Rot oder eine andere Farbe und bestätigen Sie mit OK, um die Einstellung zu sichern (Abbildung 7).

Abb. 7: Wenn Sie dem Raster eine andere Farbe statt des Einheitsgraus zuweisen, sehen Sie es auf der Seite deutlicher.

Tipp: Dauer einer Präsentation messen

Vor einem Vortrag empfiehlt sich eine Generalprobe, bei der Sie eine Präsentation vollständig durchspielen. Dabei erkennen Sie gegebenenfalls falsche Animationen und Effekte und bekommen ein Gefühl für die Dauer.

Sie müssen die Zeit dabei nicht mit der Stoppuhr zu messen: Wählen Sie den Befehl Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentation mit Zeitnahme, läuft während der Präsentation unten links eine Stoppuhr mit.

Tipp: Aktion nach Mausklick

Für jedes Objekt -- auch für gruppierte Objekte -- einer Präsentation legen Sie bei Bedarf Aktionen fest, die Impress nach einem Mausklick darauf ausführt. Impress bietet unter Bildschirmpräsentation / Interaktion die folgenden Aktionen an:

Tipp: Präsentationen individualisieren

Nicht jede Präsentation eignet sich für jedes Publikum. Während zum Beispiel die Geschäftsleitung umfassende Informationen wünscht, interessiert sich das Marketing weniger für die Kosten, als vielmehr für die verkaufsfördernden Teile eines Vortrags.

Das erfordert im Grunde für jeden Fall eine eigene Präsentation. Impress 2.0 erspart jedoch die Mühe, jede Folie in ein eigenes Dokument für die jeweilige Zielgruppe zu kopieren, denn es bietet eine einfachere Möglichkeit zur individuellen Präsentation. Dazu wählen Sie Bildschirmpräsentation / Individuelle Bildschirmpräsentation und klicken im Folgedialog auf Neu. Im folgenden Dialog tragen Sie den Namen der Präsentation ein.

Die Liste am linken Fensterrand zeigt alle Folien. Mit einem Klick auf die Schaltfläche >> übernehmen Sie ausgewählte Folien in die Liste Individuelle Präsentation. Mit Hilfe der Tasten [Umschalt] und [Strg] markieren Sie mehrere Folien gleichzeitig. In der Liste Individuelle Präsentation sortieren Sie die Folien per Drag & Drop. Ein Klick auf OK beendet die Zusammenstellung und bringt Sie zurück in den vorherigen Dialog.

Hier kreieren Sie nun bei Bedarf weitere Präsentationen. Wollen Sie eine individuelle Diashow starten, markieren Sie diese in der Liste, schalten die Option Individuelle Bildschirmpräsentation benutzen ein und klicken auf Starten (Abbildung 8).

Nachdem Sie den Dialog geschlossen haben, starten Sie eine Präsentation mit Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentation oder [F5]. Dann beginnt der Vortrag, der im Dialog Individuelle Bildschirmpräsentation markiert ist.

Abb. 8: Über die Option "Individuelle Bildschirmpräsentation benutzen", startet der markierte Vortrag.

Tipp: Immer mit der ersten Folie beginnen

In der Voreinstellung beginnt eine Präsentation immer mit der aktuell auf dem Bildschirm sichtbaren Folie. Möchten Sie stattdessen über den Befehl Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentation stets mit der ersten Folie starten, schalten Sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Allgemein im Bereich Starten der Präsentation die Option Immer mit aktueller Seite aus.

Tipp: Folien aus Präsentation ausschließen

Möchten Sie eine oder mehrere Folien von der Diashow ausschließen, reicht es aus, diese auszublenden. Dazu klicken Sie links in der Folien-Ansicht (Ansicht / Folienbereich) auf den betreffenden Eintrag und wählen Bildschirmpräsentation / Folie anzeigen. Diese Formulierung ist etwas verwirrend, da die markierte Folie gerade nicht erscheinen soll. Im Kontextmenü des Folienbereichs steht der Befehl hingegen korrekt: Folie ausblenden.

Eine ausgeblendete Folie erkennen Sie daran, dass Impress die Nummer im Folienbereich durchstreicht. Um sie wieder in die Präsentation aufzunehmen, führen Sie dieselben Schritte erneut aus.

Tipp: Eine Folie in der Präsentation zurückgehen

Eine Präsentation steuern Sie in den meisten Fällen mit der Maus. Allerdings geht es damit nur vorwärts. Es gibt aber in der Praxis immer wieder Situationen, in denen Sie bereits gezeigte Folien erneut einblenden möchten. Dazu drücken Sie auf der Tastatur [Pfeil nach links].

Weitere Tastenkombinationen helfen Ihnen, eine Bildschirmpräsentation zu steuern. Sie stehen in der Tabelle "Präsentation mit der Tastatur steuern". (csc/amu)

Präsentation mit der Tastatur steuern
FunktionTastenkombination
Nächste Folie oder nächste Animation[Eingabe], Leertaste
Nächste Folie[Pfeil nach rechts], [Pfeil nach unten], [Bild nach unten] oder [N]
Vorhergehende Folie[Pfeil nach links], [Pfeil nach oben], [Bild nach oben] oder [P]
Zur ersten Folie[Pos 1]
Zur letzten Folie[Ende]
Zu einer bestimmten Folie springenZahl und [Eingabe]
Präsentation beenden[Esc], [Rücktaste] oder [-] im Ziffernblock
Präsentation aus- und wieder einblenden[B] oder [W]

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