OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

Thomas Hümmler

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OpenOffice Writer schiebt Tabellen hinter Grafiken, schlägt automatisch Wörter vor und im- und exportiert Calc-Daten. Außerdem erfahren sie, wie Sie ihr eigenes Startlogo in OpenOffice einbinden.

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Tipp: Tabelle verschwindet unter Grafik

Wenn Sie eine Grafik in einen Text einfügen, überlagert das Bild an derselben Position vorhandene Tabellen, weil diese in der Voreinstellung über die gesamte Breite eines Blattes laufen und nicht dynamisch schrumpfen. Um das zu verhindern, definieren Sie eine feste Tabellenbreite. Dazu klicken Sie in die Tabelle und wählen Tabelle / Tabelleneigenschaften. Um eine Breite einzugeben, wählen Sie unter Ausrichtung statt Automatisch den Punkt Links, wenn die Grafik auf der rechten Seite steht, und Rechts, um die Grafik links zu positionieren.

Jetzt geben Sie die Breite der Tabelle im gleichnamigen Feld ein. Kennen Sie die Maße der Grafik, tragen Sie stattdessen ihre Breite unter Abstände im Feld Nach rechts beziehungsweise Nach links ein (Abbildung 1). Abschließend kehren Sie mit OK zurück zum Text.

Abb. 1: Eine Tabelle umläuft eine Grafik nicht richtig, sondern verschwindet dahinter. Um das zu verhindern, definieren Sie die Breite der Tabelle manuell.

Tipp: Wortergänzung nutzen

Die Wortergänzungsfunktion erspart Ihnen Tipparbeit. OpenOffice schlägt nach der Eingabe der ersten drei Buchstaben eines Wortes eine Ergänzung vor. Dazu berücksichtigt es alle bereits im Text verwendeten Ausdrücke -- allerdings nur, wenn sie auch der Rechtschreibprüfung bekannt sind. Deshalb ist es wichtig, neue Wörter ins Wörterbuch aufzunehmen. Auch die Wahl der Option Alle ignorieren bei der Rechtschreibprüfung reicht aus.

Wortvorschläge von OpenOffice übernehmen Sie mit einer der Tasten [Eingabe], [Leerzeichen], [Ende], [Pfeil nach rechts] oder [Tab]. Anschließend schreiben Sie einfach weiter.

Tipp: Leerzeichen hinter Wortergänzung einfügen

Noch etwas mehr Tipparbeit sparen Sie, indem Sie OpenOffice an automatisch vervollständigte Wörter auch Leerzeichen anhängen lassen. Wählen Sie dazu Extras / AutoKorrektur und wechseln Sie zum Register Wortergänzung. Hier schalten Sie die Option Leerzeichen anhängen ein und bestätigen mit OK (Abbildung 2). Nun fügt OpenOffice am Ende ergänzter Wörter Leerzeichen ein, es sei denn, Sie geben ein Satzzeichen ein.

Einen Haken hat die Leerzeichenfunktion: Wenn Sie eine Wortergänzung bestätigt haben und dann beispielsweise eine Plural-Endung anhängen wollen, interpretiert OpenOffice das folgende n oder s als neues Wort. Deshalb fügt es ein Leerzeichen ein, das Sie manuell wieder löschen müssen. Ob diese Variante der automatischen Vervollständigung die Arbeit erleichtert oder erschwert, hängt vom Text ab.

Abb. 2: Noch mehr Tipparbeit sparen Sie, wenn Sie die Eingabe der Leerzeichen hinter den Wörtern OpenOffice überlassen.

Tipp: Automatische Wortvorschläge abschalten

Um auf die automatische Vervollständigung zu verzichten, wählen Sie den Menüpunkt Extras / AutoKorrektur und wechseln zum Register Wortergänzung. Entfernen Sie das Häkchen vor der Option Wortergänzung aktivieren und bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Texttabellen in Calc importieren

Zahlen und Werte einer Datenbank aus einer externen Quelle erhalten Sie oft in einer so genannten csv-Textdatei (comma separated values). Diese Dateien enthalten die Werte der Tabellenzellen durch Kommata, Strichpunkte oder andere Zeichen getrennt. Zellen, deren Inhalte selbst Trennzeichen enthalten, stehen in Anführungszeichen.

Um eine CSV-Datei in Calc zu importieren, suchen Sie diese über den Dialog Datei / Öffnen. Allerdings erkennt OpenOffice diese Dateien nicht automatisch als Tabellen, da ihre Namen auf eine andere Erweiterung als das Calc-übliche .ods enden. Schalten Sie deshalb im Feld Dateityp des Öffnen-Dialogs die Option Text CSV (*.csv;*.txt) ein, bevor Sie mit dem Button Öffnen bestätigten. Andernfalls lädt OpenOffice die Datei als Text in Writer.

Nun öffnet sich der Dialog Textimport. Hier legen Sie fest, wie Sie die Daten übernehmen möchten. Im Feld Zeichensatz bestimmen Sie die Zeichenkodierung der Datei, beispielsweise Unicode (UTF-8). Wollen Sie nicht alle vorhandenen Zeilen importieren, schränken Sie die Auswahl im Feld Ab Zeile ein. In der Vorschau zeigt eine dickere Linie, ab welcher Zeile Calc Dateien einlesen wird (Abbildung 3).

Im Bereich Trennoptionen legen Sie unter Getrennt die Zeichen fest, die die Zellen voneinander separieren. Markieren Sie stattdessen Feste Breite, wenn neue Zellen stets nach einer bestimmten Anzahl von Zeichen beginnen. Die Spaltenbreiten definieren Sie, indem Sie in der Vorschau an den Stellen auf das Lineal klicken, an denen neue Spalten beginnen.

Unter den Feldtrennern sind Tabulator, Semikolon und Komma in der Voreinstellung bereits aktiviert. Außerdem gibt es die Optionen Leerzeichen und Andere; bei letzterer tragen Sie ein beliebiges Zeichen als Trenner ein. Feldtrenner zusammenfassen kombiniert aufeinanderfolgende Feldtrenner zu einem einzelnen und entfernt leere Datenfelder.

Als Texttrenner fungieren in der Voreinstellung doppelte und einfache Anführungszeichen. Enthält die Datei einen anderen Texttrenner, schreiben Sie diesen ebenfalls ins Feld.

Unter Felder sehen Sie, wie Calc die Daten beim Import auf die Spalten aufteilt. Um den Spaltentyp zu ändern, markieren Sie zuerst eine Spalte. Danach wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Mit Standard legt OpenOffice den Typ fest.

• Text gibt vor, dass die Daten Text enthalten.

• Datum (TMJ) wendet ein Datumsformat in der Reihenfolge Tag, Monat und Jahr an.

• Datum (MTJ) verwendet das Format Monat, Tag und Jahr an.

• Datum (JMT) wendet ein Datum mit Jahr, Monat und Tag an.

• US-Englisch sucht nach amerikanischem Standard formatierte Zahlen und übernimmt dieses Format -- unabhängig von der eingestellten Sprache. Für anders formatierte Zahlen in dieser Spalte legt OpenOffice den Typ automatisch fest.

• Wählen Sie ausblenden, ignoriert der Importfilter die Spalte.

Haben Sie für eine Spalte ein Datumsformat gewählt, versucht Calc, Zahlen auch ohne Trenner -- beispielsweise 05092006 -- als Datum zu interpretieren:

• Bei sechs Zeichen Länge kommen jeweils zwei Zeichen auf den Tag, den Monat und das Jahr.

• Bei acht Zeichen verwendet der Filter vier Zeichen für das Jahr und jeweils zwei für Tag und Monat.

• Bei fünf oder sieben Zeichen erhält der erste Teil des Datums ein Zeichen weniger; das verhindert führende Nullen beim Tag und beim Monat.

Abb. 3: Beim Import einer Texttabelle wählen Sie die Daten und ihr Format aus.

Tipp: Telefonnummern aus Texttabellen importieren

Enthält eine CSV-Datei Telefonnummern, definieren Sie die entsprechende Spalte beim Import als Text. In der Vorschau erscheinen diese zwar auch mit dem Spaltentyp Standard korrekt, aber beim Import interpretiert OpenOffice sie als Zahlen und trennt führende Nullen ab.

Tipp: CSV-Tabelle in Calc-Tabelle importieren

Wenn Sie eine CSV-Textdatei in Calc importieren, öffnet sich ein neues Fenster, dass die Tabelle mit den CSV-Daten enthält. Wollen Sie diese stattdessen in ein bestehendes Dokument übernehmen, wählen Sie den Befehl Einfügen / Tabelle aus Datei. Gehen Sie dann weiter vor wie im Tipp "Texttabellen in Calc importieren" beschrieben. Auf die Definition des Dateityps beim Import können Sie in diesem Fall verzichten.

Nachdem Sie im Textimport-Dialog auf OK geklickt haben, öffnet sich der Dialog Tabelle einfügen (Abbildung 4). Hier wählen Sie, an welcher Stelle des Dokuments Sie die neuen Daten einfügen möchten: Vor aktueller Tabelle oder Nach aktueller Tabelle.

Abb. 4: Wenn Sie CSV-Daten in ein bestehendes Tabellenblatt importieren wollen, legen Sie hier die Position fest.

Tipp: Calc-Tabellen als CSV-Datei exportieren

Aus einem Tabellendokument mit mehreren Tabellen können Sie stets nur eine exportieren. Möchten Sie mehrere oder alle als CSV-Datei speichern, erledigen Sie das für jede einzeln.

Zunächst legen Sie fest, ob Sie im Export statt den in den Zellen enthaltenen Werten die Formeln der Zellen erhalten möchten. Diese sehen Sie, wenn Sie im Dialogfenster unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Calc / Ansicht unter Anzeigen die Option Formeln einschalten (Abbildung 5).

Zurück im Hauptfenster wählen Sie Datei / Speichern unter und im Feld Dateityp das Format Text CSV (.csv). Tragen Sie einen Dateinamen ein und klicken auf Speichern, öffnet sich der Textexport-Dialog. Hier wählen Sie den Zeichensatz, einen Feldtrenner (Komma, Semikolon, Doppelpunkt, Tabulator oder Leerzeichen) und den Texttrenner (einfache oder doppelte Anführungszeichen oder ein beliebiges anderes Zeichen). Geben Sie einen anderen Feldtrenner als das Komma an, falls Sie in den Zahlen der Tabelle das Komma als Dezimal- oder Tausendertrenner einsetzen. Ähnliches gilt auch für Zellen, die Texte enthalten: Stehen dort doppelte Anführungszeichen, wählen Sie einfache Anführungszeichen oder ein anderes Zeichen als Texttrenner.

Das unbeschriftete Optionskästchen darunter befindet sich dort nur auf Grund eines Programmfehlers. Um nicht nachvollziehbare Effekte zu vermeiden, lassen Sie es deaktiviert (Abbildung 6).

Wenn Sie Feste Spaltenbreite anklicken, zeigt und exportiert Calc alle Datenfelder in einer festen Breite. Reicht der Platz für den Zahlenwert einer Zelle nicht aus, steht darin allerdings lediglich "###". Zu lange Texteinträge schneidet das Programm am Ende ab.

Klicken Sie auf OK, um die Tabelle zu exportieren. OpenOffice weist Sie noch darauf hin, dass es nur die aktuelle Tabelle speichert.

Abb. 5: Möchten Sie statt der Werte die Formeln exportieren, aktivieren Sie im Bereich "Anzeigen" die Option "Formeln".

Abb. 6: In den Export-Dialog hat sich ein unbeschriftetes Optionskästchen eingeschlichen; schalten Sie es beim Export nicht ein.

Tipp: Eigene Vorlagen in den Katalog aufnehmen

Sie haben ein Dokument in einem OpenOffice-Modul erstellt und mit Datei / Speichern unter... als Dokumentvorlage gespeichert. Jetzt möchten Sie ein neues Dokument auf Grundlage dieser Vorlage erzeugen. Dazu klicken Sie beispielsweise in Konqueror auf die entsprechende Datei (unter Mandriva 2006 müssen Sie doppelklicken), dann startet OpenOffice und erzeugt aus der Vorlage ein neues Dokument.

Wenn Sie allerdings in OpenOffice Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente wählen, finden Sie Ihr Dokument nicht unter den Vorlagen. Das liegt daran, dass Sie sie erst in den Vorlagenkatalog importieren oder direkt dort speichern müssen.

Zum Importieren wählen Sie Datei / Dokumentvorlage / Verwalten; der Dialog Dokumentvorlage verwalten öffnet sich. Links stehen die Dokumentvorlagen. Markieren Sie den Ordner, in den Sie Ihre Vorlage integrieren wollen. Über Befehle / Vorlage importieren öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Ihre Vorlage suchen und öffnen. Jetzt steht sie unter Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente zur Verfügung.

Einfacher geht es, indem Sie ein Dokument direkt als Vorlage speichern. Wählen Sie dazu Datei / Dokumentvorlage / Speichern. Im folgenden Dialog geben Sie im Bereich Neue Dokumentvorlage einen Namen ein. Unter Vorlagen wählen Sie einen der Bereiche und speichern die Vorlage anschließend mit OK (Abbildung 7).

Abb. 7: Wenn Sie ein Dokument im Vorlagenkatalog speichern wollen, geht das am schnellsten mit dem Befehl "Datei / Dokumentvorlage / Speichern".

Tipp: Splash-Screen ändern

Die Datei sofficerc im OpenOffice-Verzeichnis enthält Einstellungen für den so genannten Splash-Screen, der unter anderem das Logo und den Fortschrittsbalken beim Programmstart anzeigt. Wo sie sich befindet, hängt von Ihrer Linux-Distribution ab, beispielsweise unter /opt/OpenOffice2. Sie finden die Datei mit Hilfe von Datei Suchen im K-Menü. Haben Sie sie lokalisiert, wählen Sie Befehl ausführen ([Alt-F2]) im Startmenü und geben

kdesu kedit /Pfad/zu/sofficerc

ein. Der folgende Dialog erfragt Ihr Root-Passwort. Anschließend öffnet der Editor die Datei sofficerc.

Im Bereich [Bootstrap] steht als Erstes die Zeile Logo=1. Stellen Sie sie auf Logo=0 um, erscheint der Splash-Screen beim OpenOffice-Start nicht mehr. Dann bewirken auch Änderungen in den folgenden Zeilen nichts.

Mit dem Kommando ProgressBarColor= legen Sie die Farbe des Fortschrittsbalkens beim Programmstart fest. Die Farbe tragen Sie als RGB-Wert ein, eine Kombination aus Werten zwischen 0 und 255 für die Farben rot, grün und blau. Eine blaue Fortschrittsanzeige erhalten Sie beispielsweise mit 0,0,255.

Der Parameter ProgressSize= definiert Länge und Breite des Fortschrittsbalkens. Die Werte -1,-1 entsprechen der Standardgröße, größere und kleinere Werte vergrößern oder verkleinern ihn entsprechend.

ProgressPosition= legt die Position des Fortschrittsbalkens fest. Auch hier lautet der Standardeintrag -1,-1.

Tipp: Startlogo-Bild ändern

Wenn Sie es nicht über die Konfigurationsdatei deaktiviert haben, erscheint das OpenOffice-Logo bei jedem Programmstart. In Suse Linux 10 sehen Sie darin beispielsweise den Kopf eines Chamäleons -- des Suse-Maskottchens. Um ein eigenes Bild als Startlogo zu nutzen, kopieren Sie eine Bilddatei im BMP-Format mit dem Namen intro.bmp ins Verzeichnis program der OpenOffice-Installation. Die Größe bleibt Ihnen überlassen, das Original misst 440 auf 286 Bildpunkte, die Suse-Variante 440 auf 299 Pixel. An diesen Werten sollten Sie sich orientieren.

Um herauszufinden, wo die Datei intro.bmp auf Ihrem System liegt, verwenden Sie den Befehl Dateien suchen im K-Menü. Anschließend öffnen Sie den Dateimanager Konqueror mit Root-Rechten. Das erledigen Sie über Befehl ausführen im K-Menü und Eingabe von kdesu konqueror. Im folgenden Dialog geben Sie das Administratorpasswort ein.

Kopieren Sie Ihre eigene intro.bmp-Datei im Dateimanager Konqueror mit Bearbeiten / Kopieren. Wechseln Sie anschließend ins program-Verzeichnis der OpenOffice-Installation. Dort wählen Sie Bearbeiten / Einfügen oder drücken [Strg-V]. Die Frage, ob Sie die vorhandene Datei ersetzen wollen, bejahen Sie. Wenn Sie nun OpenOffice starten, erscheint Ihr Bild als Startlogo.

Tipp: Zellformate per Mausklick übertragen

Die aktuelle OpenOffice-Version hat sich den Pendants aus der Microsoft-Office-Suite in einigen Punkten angenähert. Darunter fällt der Befehl Format übertragen, mit dem der Benutzer in Microsoft Excel das Format einer Zelle auf eine andere überträgt.

In OpenOffice Calc 2.0 findet sich der Befehl Format übertragen ebenfalls in der Symbolleiste. Markieren Sie eine Zelle und klicken Sie auf das Pinsel-Symbol. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Gießkannensymbol, und mit einem Klick auf eine andere Zelle erhält diese das Zeichenformat der ersten Zelle.

Wenn Sie ein Zellenformat auf mehrere Zellen übertragen wollen, eignet sich der OpenOffice-Stylist ([F11]) allerdings besser. Klicken Sie in die zu kopierende Zelle und dann im Stylist auf das zweite Symbol von rechts, Neue Vorlage aus Selektion (Abbildung 8). Tragen Sie einen Namen ein und wählen Sie anschließend in der Symbolleiste den Gießkannenmodus. Jetzt erhalten alle Zellen, die Sie anklicken, das neu angelegte Zellenformat. (csc)

Abb. 8: Wenn Sie eine Zellenformatierung mehrfach kopieren wollen, erzeugen Sie im Stylist eine neue Formatvorlage, die Sie anschließend über die anderen Zellen ausgießen.

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