OpenOffice Impress

Tipps und Tricks zu Impress

Thomas Hümmler

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Mit OpenOffice Impress gestalten Sie Präsentationen für jeden Zweck. Lassen Sie automatische Dia-Shows ablaufen oder versehen Sie Präsentationen mit beliebigen Hintergrundbildern. Außerdem erfahren Sie, wie Sie aus einer Writer-Gliederung eine Impress-Präsentation erzeugen.

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Besitzen Sie ein Geschäft oder sollen Sie für einen Ladenbesitzer eine Präsentation erstellen, beachten Sie, dass Schaufensterpräsentationen meist ohne Ton laufen. Lassen Sie daher den Zuschauern genügend Zeit, alle Elemente einer Folie zu erfassen und benutzen Sie Text sparsam. Außerdem sollte die Präsentation automatisch ablaufen. Dazu automatisieren Sie Effekte, Folienwechsel und die gesamte Präsentation.

Tipp: Automatischer Folienwechsel

In einer automatischen Präsentation wechseln die Folien ohne menschliches Zutun. Diese Option schalten Sie in Impress so ein: Wählen Sie Bildschirmpräsentation / Folienübergang, um im Aufgabenbereich die Ansicht Folienübergang zu öffnen. Schalten Sie dort im Bereich Nächste Folie die Option Automatisch nach ein; anschließend tragen Sie ins Feld darunter einen Wert von bis zu 999 Sekunden ein (Abbildung 1).

Sie können Ihre Vorgabe zwar Für alle Folien übernehmen, sollten dann aber bei jeder Folie kontrollieren, ob die eingestellte Zeit auch zu deren Inhalten passt.

Abb. 1: Eine Schaufensterpräsentation muss selbständig ablaufen. Den automatischen Folienwechsel schalten Sie im Aufgabenbereich unter "Folienübergang" ein.

Tipp: Effekte für automatische Präsentationen

Effekte wenden Sie auf beliebige Objekte einer Folie an. Mit Bildschirmpräsentation / Benutzerdefinierte Animation öffnen Sie den Aufgabenbereich mit der entsprechenden Ansicht. Markieren Sie ein Objekt auf der Folie und wählen Sie Hinzufügen. Im folgenden Dialog wählen Sie einen Animationseffekt aus einer der Registerkarten Eingang (Eingangseffekt), Hervorgehoben (Effekt bei aktiviertem Objekt), Beenden (Abschlusseffekt) oder Animationspfade (Form oder Linie, an der das Objekt entlang läuft). Wählen Sie die Geschwindigkeit und kehren Sie mit OK zur Ansicht im Aufgabenbereich zurück.

Anschließend legen Sie fest, wann der Effekt starten soll. Lassen Sie bei einer automatisch ablaufenden Präsentation die Option Beim Klicken deaktiviert, denn sonst wartet sie auf eine Benutzereingabe (Abbildung 2). Markieren Sie Mit Vorheriger, startet die Animation sofort, mit Nach Vorheriger gibt es den Effekt erst nach Abschluss einer vorhergehenden Animation.

Abb. 2: Als Starteffekt sollten Sie bei einer automatischen Präsentation auf keinen Fall "Beim Klicken" wählen -- sonst wartet sie auf Benutzereingaben.

Tipp: Präsentation automatisch ablaufen lassen

Damit eine automatische Präsentation nicht nur einmal, sondern ständig durchläuft, muss sie sich auch automatisch wiederholen. Diese Funktion schalten Sie über Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentationseinstellungen ein. Klicken Sie im Bereich Art auf die Option Auto (Abbildung 3). Im Zeitfeld darunter stellen Sie die Pause zwischen dem Ende und dem erneutem Beginn der Präsentation ein, in der Voreinstellung sind das zehn Sekunden. Soll die Präsentation nach dem Ende direkt wieder beginnen, stellen Sie hier 00:00:00 ein.

Die Option Logo einblenden soll das OpenOffice-Logo während der Pause einblenden, allerdings funktioniert das auf Grund eines Programmfehlers nicht; diese Funktion können Sie also nicht benutzen.

Abb. 3: Soll eine Präsentation automatisch von vorn beginnen, stellen Sie unter "Art" die Option "Auto" ein.

Tipp: Kein Mauszeiger während einer Präsentation

Damit während einer Präsentation auf dem Bildschirm kein Mauszeiger zu sehen ist, schalten Sie diesen ab. Wählen Sie Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentationseinstellungen, entfernen Sie im Bereich Optionen per Klick das Häkchen vor Mauszeiger sichtbar und bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Tastatur und Maus wegsperren

Wenn Sie eine automatische Präsentation einschalten, läuft diese unbeaufsichtigt ab. Trotzdem kann jemand die Präsentation mit Hilfe der Tastatur oder der Maus unterbrechen oder steuern. Das verhindern Sie nur, indem Sie beispielsweise funkgesteuerte Eingabegeräte benutzen und vom Rechner entfernen, wenn die Präsentation läuft.

Tipp: Automatische Präsentation läuft nicht

Sie haben Ihre Präsentation so eingestellt, dass sie automatisch abläuft, aber es funktioniert trotzdem nicht? Vielleicht haben Sie aus Versehen den manuellen Folienwechsel eingeschaltet. Um das zu prüfen, wählen Sie Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentationseinstellungen. Im Bereich Optionen muss für eine automatische Präsentation die erste Option Folienwechsel manuell deaktiviert sein (Abbildung 4).

Abb. 4: Falls Ihre Präsentation nicht automatisch läuft, stellen Sie sicher, dass die Option "Folienwechsel manuell" ausgeschaltet ist.

Tipp: Präsentieren ab der aktuellen Folie

Standardmäßig startet Impress eine Präsentation immer bei der aktuell sichtbaren Folie. Soll die Präsentation jedoch von vorn beginnen, wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Allgemein und schalten im Bereich Starten der Präsentation die Option Immer mit aktueller Seite aus.

Tipp: So lesen Sie die Liste Animation

In der Ansicht Benutzerdefinierte Animation stehen alle Animationen der aktuellen Folie. Jeder Eintrag dieser Liste kann von links nach rechts folgende Einträge haben (Abbildung 5):

• Sind Textabsätze animiert, erscheint links ein Pluszeichen (+), und Sie klappen die Liste mit einem Klick auf.

• Rechts daneben stellt ein Symbol den Start der Animation dar. Ein Maussymbol zeigt an, dass der Effekt Beim Klicken beginnt, bei einer Uhr fängt er nach der vorherigen Animation an. Läuft eine Animation gleichzeitig mit der vorhergehenden ab, erscheint in dieser Spalte kein Symbol.

• Die nächste Spalte zeigt mit einem Raute-Symbol den Animationseffekt an. Ein Eingangseffekt hat links Kondensstreifen, bei einem hervorgehobenen Effekt strahlt das Raute-Symbol, ein Abschlusseffekt hat den Kondensstreifen rechts, und ein Animationspfad zeigt unterhalb der Raute eine rote Linie an.

• Zusätzlich sehen Sie den Objektnamen eines Effekts und die ersten Zeichen des animierten Texts.

Abb. 5: Die wichtigsten Einstellungen eines Effekts lesen Sie in der Liste "Animation" ab.

Tipp: Gliederung aus Writer als Präsentation

Aus der Gliederung eines Textdokuments erzeugen Sie schnell eine neue Präsentation. Dazu wählen Sie in Writer Datei / Senden / Gliederung an Präsentation. Sofort öffnet sich in Impress die neue Präsentation und wechselt in die Gliederungsansicht.

Die Präsentation enthält die Überschriften aus dem Textdokument als Gliederung, falls diese mit der Absatzvorlage Überschrift ausgezeichnet sind. Die erste Folie trägt als Titel die erste Überschrift des Textes, unabhängig von der verwendeten Überschriften-Absatzvorlage. Ansonsten findet bei jeder Überschrift der ersten Ebene ein Folienwechsel statt, Überschriften der dritten und tieferer Ebenen werden als Unterpunkte eingerückt.

Tipp: Mehr Text in Präsentation übernehmen

Wollen Sie aus einem Textdokument in einer Präsentation außer den Überschriften weiteren Text übernehmen, wählen Sie Datei / Senden / AutoAbstract an Präsentation (Abbildung 6). Mit diesem Befehl kopieren Sie die Überschriften und nachfolgenden Absätze in eine Präsentation. Im Feld Einbezogene Kapitelebenen geben Sie an, wie viele Überschriftenebenen Sie berücksichtigen möchten. Die Vorgabe 3 kopiert die Absätze, die mit den Vorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 3 formatiert sind. Wie viele Absätze OpenOffice in den Abstract kopiert, hängt von der Zahl im Feld Absätze je Kapitel ab. Hier legen Sie die maximale Zahl aufeinanderfolgender Absätze fest, die es nach jeder Überschrift übernimmt.

Abb. 6: Mit Hilfe der "AutoAbstract"-Funktion übergeben Sie nicht nur Überschriften, sondern auch nachfolgende Absätze an eine neue Präsentation.

Tipp: Drag & Drop von Writer nach Impress

Um einen Textteil direkt aus Writer in eine Präsentation zu übernehmen, markieren und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste ins Impress-Fenster, wo Sie an der gewünschten Stelle die Maustaste loslassen. Falls Writer das Impress-Programmfenster verdeckt, ziehen Sie die Auswahl mit der Maus zunächst auf das Impress-Symbol in der Kontrollleiste, bis sich das Präsentationsmodul öffnet.

Wie Impress den Text einfügt, hängt davon ab, wo Sie ihn fallen lassen. In den Ansichten Normal, Notizen und Handout wird er zum OLE-Objekt; in der Gliederung erscheint er als gewöhnlicher Text an der Cursor-Position. Lediglich in der Ansicht Foliensortierung geschieht nichts, denn hier können Sie keinen Text einfügen.

Tipp: Masterfolie in Impress ändern

In Impress sehen Sie über Ansicht / Master / Folienmaster die Seitenvorlage der Präsentation. Sie unterscheidet sich von einer Seitenvorlage eines Textdokuments dadurch, dass sie stets für die gesamte Präsentation gilt. Auf der Impress-Masterfolie definieren Sie Schriftart, -größe und -farbe, Gliederungsebenen sowie den Hintergrund einer Präsentation.

Zusätzlich platzieren Sie bei Bedarf auf der Masterfolie die so genannten Master-Elemente Datum/Uhrzeit, Fußzeile und Foliennummer. Was Sie hier ändern, überträgt Impress direkt auf alle Folien der Präsentation.

Tipp: Titelschrift für gesamte Präsentation ändern

Um die Titelschrift einer Präsentation zu ändern, holen Sie zunächst mit Ansicht / Master / Folienmaster die Masterfolie auf den Bildschirm. Anschließend klicken Sie in den Textkasten Klicken Sie, um das Format des Titeltextes zu bearbeiten (Abbildung 7). Danach wählen Sie Format / Zeichen und passen auf den Registern Schrift, Schrifteffekt und Position die Titelschrift an. Mit OK bestätigen Sie die Änderungen.

Abb. 7: Über die Masterfolie passen Sie die Titelschrift an.

Tipp: Hintergrund für Präsentation wählen

Als Hintergrund einer Präsentation verwenden Sie eine Farbe, einen Farbverlauf, eine Schraffur oder ein Bild (Abbildung 8). Dazu öffnen Sie mit Format / Seite den Dialog Seite einrichten und wechseln zum Register Hintergrund. Aus der Liste Füllung wählen Sie eine dieser Optionen:

• Farbe: 91 Farben, die OpenOffice vorgibt.

• Farbverlauf: 15 Verläufe stehen zur Wahl. Mit der Schrittweite legen Sie fest, in wievielen Schritten Impress die Verlaufsfarben überblendet. Das geschieht Automatisch oder in 3 bis 256 Schritten; voreingestellt sind 64.

• Schraffur: Wählen Sie zwischen zehn Vorschlägen aus; mit der Option Hintergrundfarbe legen Sie hinter die Schraffur eine der 91 OpenOffice-Farben.

• Bitmap: Mit einem von 21 Hintergrundbildern kacheln Sie den Hintergrund oder lassen Impress die Bildgröße so anpassen, dass es die ganze Seite ausfüllt. Wenn Sie die Wahl des Hintergrunds mit OK bestätigen, taucht die Frage auf, ob diese Einstellungen für alle Seiten gelten sollen. Antworten Sie mit Ja, erscheint der Hintergrund auf der Masterfolie sowie auf allen anderen Folien, bei Nein nur auf der aktuellen.

Abb. 8: Wollen Sie als Hintergrund eines der mitgelieferten Bitmaps nutzen, sollten Sie es wegen der Größe unbedingt "kacheln".

Tipp: Eigene Bilder als Präsentationshintergrund

Damit Ihre Präsentation ein individuelles Erscheinungsbild erhält, benutzen Sie als Hintergrund ein eigenes Bild. Statt dem Dialog Seite einrichten wählen Sie dazu Format / Fläche, wechseln zum Register Bitmapmuster und klicken auf Import (Abbildung 9). Suchen Sie das gewünschte Bild heraus, schließen Sie den Fläche-Dialog und öffnen Sie mit Format / Seite den Dialog Seite einrichten. Wechseln Sie zum Register Hintergrund und wählen Sie aus der Liste Füllung den Eintrag Bitmap. Dort finden Sie jetzt das importierte Bild. Möchten Sie es als Ganzes in den Hintergrund einsetzen, schalten Sie im Bereich Position die Option Kacheln aus und Anpassen ein.

Wenn Sie Spezialeffekte wie Kacheln nicht benötigen, können Sie ein Bild auch mit dem Befehl Einfügen / Bild / Aus Datei laden. Anschließend öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Bilds und wählen Anordnung / Ganz nach hinten. Mit Hilfe der Ziehpunkte passen Sie nun die Bildgröße an.

Abb. 9: Wenn Sie ein eigenes Bild als Hintergrund in Impress nutzen wollen, importieren Sie es zunächst im "Fläche"-Dialog.

Tipp: Textelemente gestalten bei unruhigem Hintergrund

Vom Hintergrund einer Präsentation hängt auch die Gestaltung der Textelemente ab. Vor allem bei unruhigen Bildmotiven sollten Sie die Flächen der Textelemente einfärben oder eine kontrastreiche Schriftfarbe wählen, damit der Text erkennbar bleibt.

Eine Möglichkeit, ein Bild als Hintergrund einzusetzen, ist das halbtransparente Einfärben von Überschrift- und Gliederungsflächen. Dazu markieren Sie den Rahmen des Textelements, wählen Format / Fläche und im ersten Register als Füllung die Farbe. Wechseln Sie dann zum Register Transparenz und schalten dort die Transparenz ein. Soll das Hintergrundbild deutlicher durchscheinen, erhöhen Sie den Vorgabewert von 50 %; für ein unruhigeres Hintergrundbild empfiehlt es sich, diesen Wert zu verringern (Abbildung 10).

Abb. 10: Sollen Textfelder vor einem Hintergrundbild besser zu sehen sein, versehen Sie diese Elemente mit Transparenz.

Tipp: Masterfolie für alle

Mit dem Befehl Datei / Dokumentvorlage / Speichern sichern Sie eine Masterfolie als Vorlage. Sie wird in Ihrem privaten OpenOffice-Verzeichnis unter user/template gespeichert; es befindet sich im Home-Verzeichnis und heißt je nach Distribution .openoffice oder .openoffice.org2. Möchten Sie die Vorlage anderen Benutzern zur Verfügung stellen, kopieren Sie sie in den Ordner share/template/de der systemweiten OpenOffice-Installation und versehen sie mit allgemeiner Leseberechtigung.

Dazu starten Sie als Root in einem KDE-Schnellstartfenster [Alt-F2] Konqueror mit dem Befehl kdesu konqueror und geben das Root-Passwort ein. In Konqueror wechseln Sie ins Verzeichnis, in dem die Bilddatei liegt, klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü den Befehl Kopieren oder Ausschneiden.

Wechseln Sie dann ins Zielverzeichnis und wählen Sie Bearbeiten / Einfügen. Anschließend kontrollieren Sie die Zugriffsrechte der Datei. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie die Eigenschaften im Kontextmenü und wechseln Sie zum Register Berechtigungen. Bei Gruppe und Sonstige sollte jeweils die Eigenschaft Lesen möglich stehen. Achten Sie darauf, dass der Eigentümer der Datei root aus der Gruppe root ist. Mit OK übernehmen Sie die Eigenschaften, und andere können ab jetzt auf die Vorlage zugreifen.

Tipp: Notizenmaster für den Vortragenden

Notizen erlauben dem Vortragenden, Gedanken und Stichworte zu den jeweiligen Folien aufzuschreiben. Die Notizblätter enthalten die Stichpunkte, ein Bild der Folie und die so genannten Master-Elemente Datum/Uhrzeit, Fußzeile, Foliennummer und Kopfzeile.

Wie auf der Masterfolie ist es auch im Notizenmaster möglich, ein Bild in den Hintergrund zu laden. Auch auf dem Notizenmaster vergrößern oder verkleinern Sie die Platzhalterrahmen für die Foliendarstellung. Wenn Sie dazu beim Ändern mit der Maus [Umschalt] gedrückt halten, behält Impress die Proportionen des Textrahmens bei.

Tipp: Notizen einer Präsentation drucken

Wenn Sie von einer Impress-Präsentation nur die Notizen drucken wollen, öffnen Sie den Druckdialog mit Datei / Drucken. Klicken Sie auf Zusätze und schalten Sie im folgenden Dialog Notizen ein. Mit OK kommen Sie zurück zum Druckdialog, wo Sie mit OK den Ausdruck starten. Die aktuellen Einstellungen setzen für diesen Druckjob die Standardoptionen unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Impress / Drucken außer Kraft.

Tipp: Handouts für die Präsentation drucken

Möchten Sie Handzettel einer Präsentation drucken, wählen Sie Ansicht / Handout und klicken in der Standard-Symbolleiste auf Datei direkt drucken, das siebte Symbol von links.

Tipp: Mehr Folien auf dem Handout-Ausdruck

In der Voreinstellung platziert Impress auf einem Handzettel vier Folien. Um das zu ändern, wählen Sie in der Handout-Ansicht den Befehl Format / Folienlayout. Es öffnet sich der Aufgabenbereich in der Layouts-Ansicht. Klicken Sie dort auf eines der Layouts, das den Handzetteln sofort zugewiesen wird.

Tipp: Was bedeutet Warnung Druckoptionen?

Falls Sie Notizen, Handzettel oder Folien ausdrucken wollen und der Dialog Warnung Druckoptionen erscheint, ist die Seiteneinrichtung nicht mit dem definierten Druckbereich vereinbar. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie ein Hintergrundbild integrieren, das über das aktuelle Seitenformat hinausgeht. Jetzt haben Sie drei Möglichkeiten:

• Seite an Druckbereich anpassen passt Objekte außerhalb der Grenzen des aktuellen Druckers an die Papiergröße im Drucker an.

• Auf mehrere Seiten drucken verteilt den Ausdruck auf mehrere Seiten.

• Abschneiden schneidet alle über den Druckbereich herausragenden Objekte ab und druckt diese nicht aus. (csc)

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