OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

Thomas Hümmler

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Das OpenOffice-Modul Chart erzeugt Diagramme. Seit OpenOffice 2 ist es kein eigenständiges Programm mehr, sondern wird aus Writer, Calc, Impress oder Draw gestartet; Diagramme bleiben Teile der jeweiligen Dokumente.

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Tipp: Diagrammdaten wie in der Tabelle anordnen

Sie erstellen in Impress oder Calc mit Hilfe des Autoformat-Assistenten (Einfügen / Diagramm) ein Diagramm. Im Verlauf entscheiden Sie, ob der Assistent die Datenreihen in Zeilen oder in Spalten anordnet. Soll das Diagramm genauso aufgebaut sein wie die zugrunde liegende Tabelle, wählen Sie entweder ein Säulendiagramm mit den Datenreihen in Zeilen oder ein Balkendiagramm, in dem die Datenreihen in Spalten angeordnet sind (Abbildung 1).

Abb. 1: Ordnen Sie die Datenreihen von Säulendiagrammen in Spalten und die von Balkendiagrammen in Zeilen, um ein genaues Tabellenabbild zu erhalten.

Tipp: Diagrammachsen nachträglich tauschen

Nachdem Sie ein Diagramm erzeugt haben, möchten Sie vielleicht die Anordnung der Datenreihen ändern. Dazu wählen Sie im per Doppelklick aktivierten Diagramm die Funktion Format / AutoFormat. Klicken Sie im ersten Fenster des folgenden Dialogs auf die Option Datenreihen in Spalten oder Datenreihen in Zeilen und anschließend auf Fertig stellen, um das Diagramm zu kippen.

Schneller erreichen Sie das gewünschte Ergebnis über die Schaltflächen Daten in Reihen und Daten in Spalten in der Standardsymbolleiste.

Tipp: 2D- in 3D-Diagramm ändern

Ein zweidimensionales Diagramm wandeln Sie auf Wunsch auch nachträglich in ein dreidimensionales um. Dazu aktivieren Sie es mit einem Doppelklick und wählen den Menüpunkt Format / Diagrammtyp. Im folgenden Dialog aktivieren Sie unter Diagrammkategorie die Option 3D. Darunter markieren Sie nun einen der 3D-Typen und abschließend ganz unten die Variante (Abbildung 2).

Abb. 2: Über den Dialog "Diagrammtyp" wechseln Sie die Darstellung von 2D- zum 3D-Diagramm.

Tipp: Diagramm wieder in den Vordergrund holen

Mit dem Menübefehl Format / Anordnung platzieren Sie Objekte innerhalb eines Dokuments vor oder hinter andere Objekte oder verschieben sie ganz in den Vorder- oder Hintergrund. Das gilt natürlich auch für Diagramme, da es sich dabei ebenfalls um Objekte handelt.

Wenn Sie ein markiertes Diagramm mit Format / Anordnung / In den Hintergrund verschoben haben, landet es hinter den Gitterlinien des Tabellendokuments. Von dort können Sie es nicht so einfach wieder in den Vordergrund holen, da es für diese Aktion markiert sein muss (Abbildung 3).

Um ein im Hintergrund liegendes Diagramm oder ein anderes Objekt zu markieren, öffnen Sie über Ansicht / Symbolleisten die Zeichnen-Symbolleiste. Klicken Sie dort ganz links auf die Schaltfläche Auswahl (das Symbol mit Mauszeiger). Anschließend wählen Sie das Diagramm per Mausklick aus. Mit dem Befehl Format / Anordnung / In den Vordergrund holen Sie es dann schnell wieder nach vorn.

Abb. 3: Ein im Hintergrund platziertes Diagramm markieren Sie über die "Zeichnen"-Symbolleiste.

Tipp: Datenreihen der Größe nach sortieren

Im Chart-Modul brauchen Sie beim Zusammenstellen der Tabelle die Anordnung der Diagrammdaten noch nicht festzulegen, da Sie diese auch im Nachhinein flexibel bearbeiten können. So ordnen Sie Datenreihen in 3D-Diagrammen zum Beispiel weiter vorn oder hinten und in 2D-Diagrammen weiter links oder rechts an.

Um die Reihenfolge von Datenreihen zu ändern, öffnen Sie ein Diagramm per Doppelklick zum Bearbeiten. Dann klicken Sie zweimal nacheinander auf eine Datenreihe -- der erste Klick markiert die Diagrammwand und der zweite die Datenreihe. Wählen Sie dann Format / Anordnung und in Untermenü Weiter nach vorn oder Weiter nach hinten.

Anstatt auf die Datenreihe klicken Sie alternativ zweimal in die Legende, bis die Farbe einer Datenreihe markiert ist (Abbildung 4). Anschließend verschieben Sie diese Reihe mit denselben Befehlen. Die Ausgangsdaten des Diagramms im Tabellendokument werden bei dieser Aktion übrigens nicht neu sortiert.

Abb. 4: Eine Datenreihe können Sie auch in der Legende markieren, um sie an anderer Stelle zu platzieren.

Tipp: Welche Datenreihe ist markiert?

Das Markieren einzelner Datenreihen erfordert vor allem in 3D-Diagrammen häufig nervenaufreibende Maßarbeit. Ob Sie die richtige Reihe getroffen haben, sehen Sie unten links in der Statusleiste des Programmfensters. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, markieren Sie die Farbe der Datenreihe in der Legende -- dort treffen Sie immer die richtige Reihe.

Tipp: Diagramm in Writer mit Beispieldaten

In der Textverarbeitung Writer fügen Sie ein Diagramm mit dem Befehl Einfügen / Objekt / Diagramm ein. Steht die Markierung dabei in einer Texttabelle, wird diese als Diagrammbereich gleich ausgewählt. Befindet sie sich außerhalb einer Texttabelle, markieren Sie die Daten, aus denen Sie ein Diagramm erzeugen wollen, mit der Maus.

Alternativ verzichten Sie auf die Texttabelle und fügen -- ähnlich wie im Präsentationsprogramm Impress oder in der Zeichensoftware Draw -- ein Diagramm mit Beispieldaten ein. Dazu klicken Sie im Dialog unter Einfügen / Objekt / Diagramm direkt auf Fertig stellen. Die Werte für dieses Diagramm geben Sie anschließend im aktivierten Diagramm mit Bearbeiten / Diagrammdaten ein.

Tipp: Diagramm mit Beispieldaten ändern

Die Werte eines Diagramms in Impress, Draw oder Writer, das auf Beispieldaten basiert, ändern Sie so: Aktivieren Sie das Chart-Modul mit einem Doppelklick auf ein Diagramm. Dann wählen Sie Bearbeiten / Diagrammdaten.

Im folgenden Fenster Diagrammdaten stehen vier Spalten und fünf Zeilen mit Überschriften und Beispielwerten. Mit Hilfe der elf Schaltflächen löschen, tauschen oder sortieren Sie Spalten und Zeilen oder fügen neue hinzu. Neue Zeilen tragen Sie unter, neue Spalten neben der aktuellen ein (Abbildung 5).

Klicken Sie auf Spalten tauschen, verschiebt sich die Spalte, in der die Markierung steht, nach rechts; ein Klick auf Zeilen tauschen manövriert die aktuelle Zeile nach unten. Wenn Sie eine Zeile oder Spalte zu weit verschoben haben, können Sie diese jedoch nicht einfach auf die alte Position zurücksetzen. Stattdessen verschieben Sie die darüberliegende Zeile beziehungsweise die davorliegende Spalte.

Spalten und Zeilen sortieren Sie bei Bedarf auch aufsteigend. Dazu klicken Sie zunächst in die Spalte oder Zeile und anschließend auf Spalte sortieren oder Zeile sortieren. Falls das keine Auswirkung hat, steht die Markierung gerade im Spalten- oder Zeilentitel. Platzieren Sie sie dann an anderer Stelle in der Tabelle.

Über die Schaltflächen Tabelle spaltenweise sortieren und Tabelle zeilenweise sortieren ordnen Sie die gesamte Tabelle. Sind die Werte in mehreren Zellen der aktuellen Spalte oder Zeile identisch, wechseln Sie die Positionen manuell.

Haben Sie alle Werte zu Ihrer Zufriedenheit sortiert, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf In Diagramm übernehmen, um auch das zugehörige Diagramm zu aktualisieren. Um danach zurück zum Dokument zu gelangen, klicken Sie entweder im Diagrammdaten-Fenster oben rechts auf die Schließen-Schaltfläche oder einfach irgendwo ins Dokument.

Abb. 5: OpenOffice stellt für Diagramme in Writer, Impress oder Draw Beispieldaten über den Befehl "Bearbeiten / Diagrammdaten" bereit.

Tipp: Diagramm in Writer wird nicht aktualisiert

Es gibt Felder, die OpenOffice in Dokumenten automatisch aktualisiert (siehe Kasten "Felder und Feldbefehle"). Diagramme gehören aber in der Voreinstellung nicht in diese Kategorie. Erneuert sich der Inhalt eines Diagramms nicht, nachdem Sie Daten in einer Writer-Texttabelle geändert haben, ist diese Automatikfunktion abgeschaltet. Sie aktivieren sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Writer / Allgemein. Wählen Sie dort im Bereich Aktualisierung unter Automatisch die Option Diagramme. Ist diese nicht anwählbar, schalten Sie zuerst darüber die Feldbefehle ein.

Felder und Feldbefehle

Wenn unter Extras / Optionen / OpenOffice.org Writer / Allgemein im Bereich Aktualisierung unter Automatisch die Option Feldbefehle eingeschaltet ist, aktualisiert OpenOffice die Inhalte aller Felder automatisch, sobald sich der Bildschirminhalt ändert. Es gibt allerdings Ausnahmen, die sich ungeachtet dieser Einstellung immer erneuern: Beim Drucken und beim PDF-Export: Autor, Absender, Datum, Kapitel, Referenzen, Uhrzeit und Zuletzt gedruckt am. Beim Laden von Texten: Absender, Autor, Datum, Kapitel und Uhrzeit. Beim Speichern: Bearbeitungszeit, Dateiname, Dokumentnummer, Geändert am und Statistik. Beim Bearbeiten einer Textzeile: Absender, Autor, Datum, Kapitel und Uhrzeit. Wenn Sie Variablen ändern: Bedingter Text, DDE-Feld, Variablen, Versteckter Absatz und Versteckter Text. Wenn Sie die Seitenzahl ändern: Seite. Für die Felder Absender, Autor und alle Dokumentinfo haben Sie die Möglichkeit, die automatische Aktualisierung über die Option Inhalt fixieren unter Einfügen / Feldbefehl / Andere beziehungsweise Bearbeiten / Feldbefehl auszuschalten.

Tipp: Kreissegmente per Tastatur verschieben

Die einzelnen Segmente eines Kreisdiagramms verschieben Sie mit der Maus oder mit Hilfe der Tastatur. Zum Verschieben per Tastatur dienen die Tasten [+], [-] oder die Pfeiltasten. Allerdings klappt das erst, nachdem Sie ein Kreissegment mit Hilfe der Maus ein wenig verschoben haben. Wie Sie die Tastatur im Chart-Moduls außerdem nutzen, steht in der Tabelle "Tastenkombinationen für Diagramme".

Tastenkombinationen für Diagramme
Im Diagramm-Modul Chart navigieren Sie mit Hilfe der Tastatur sehr schnell. Folgende Tastenkombinationen stehen Ihnen zur Verfügung:
Tastenkombination	Funktion
[Tab]	Zum nächsten Objekt
[Umschalt-Tab]	Zum vorigen Objekt
[Pos1]	Zum ersten Objekt (zur Legende)
[Ende]	Zum letzten Objekt (Diagrammfläche)
[Esc]	Auswahl aufheben
Pfeiltasten	Objekt in Pfeilrichtung verschieben
Pfeiltasten bei Kreisdiagrammen	Schiebt ein ausgewähltes Kreissegment ins Tortendiagramm oder heraus
[F2] bei Titeln	Texteingabemodus aktivieren, wenn ein Titel markiert ist
[F3]	Gruppe zum Bearbeiten öffnen (gilt in Legenden und Datenreihen)
[Strg-F3] (in der KDE-Voreinstellung belegt!)	Gruppe verlassen (bei Legende und Datenreihe)
[+]	Vergrößert das Diagramm, wenn die Diagrammfläche aktiviert ist
[-]	Verkleinert das Diagramm, wenn die Diagrammfläche aktiviert ist
[+] und [-] in Kreisdiagrammen	Schiebt ein ausgewähltes Kreissegment ins Tortendiagramm hinein oder heraus

Tipp: Symbole in Diagrammen nutzen

Es gibt bei Linien-, XY- und Netzdiagrammen verschiedene Diagrammvarianten, in denen Symbole vorkommen. Diese stehen als Anfangs- und Endpunkte auf Linien. Um ein Symbol auszuwählen, markieren Sie zuerst die Datenreihe und wählen dann Format / Objekteigenschaften. Im ersten Register Linie steht rechts der Bereich Symbol. Klicken Sie hier auf Auswahl für folgende Optionen:

• Kein Symbol wählt kein Symbol.

• Automatisch setzt die Standardsymbole für den gewählten Diagrammtyp ein.

• Aus Datei erlaubt es, ein Bild in einem der in OpenOffice bekannten Dateiformate zu laden.

• Gallery öffnet ein Untermenü mit den Symbolen aus der OpenOffice-Gallery Bullets.

• Symbole öffnet ein weiteres Untermenü mit acht Standardsymbolen, aus denen Sie eines aussuchen.

Wählen Sie eine der Optionen Aus Datei, Gallery oder Symbole, können Sie außerdem noch die Breite und Höhe des Symbols festlegen. Die Option Abgleich sorgt bei Änderungen der Höhe und Breite dafür, dass die Proportionen des Symbols unverändert bleiben. Möchten Sie das nicht, schalten Sie den Abgleich aus, bevor Sie die Größe des Symbols ändern. Unten in der Vorschau sehen Sie jeweils die Symbolgröße im Vergleich zur Liniendicke (Abbildung 6).

Abb. 6: Wenn Sie ein Symbol gewählt haben, sehen Sie im Vorschaufeld das Verhältnis zur Linienstärke.

Tipp: Diagramme aus früheren OpenOffice-Versionen

Das Diagramm-Modul Chart lässt sich in OpenOffice 2 nicht mehr separat starten, stattdessen erreichen Sie es über die Standardprogramme Writer, Calc, Impress und Draw. Diagramme, die Sie mit früheren OpenOffice-Versionen erzeugt und als .sds-Dateien gespeichert haben, können Sie trotzdem weiterhin laden.

Wählen Sie dazu zum Beispiel in der Tabellenkalkulation den Befehl Einfügen / Objekt / OLE-Objekt. Im folgenden Dialog OLE-Objekt einfügen klicken Sie erst auf die Option Aus Datei erstellen und dann auf die Schaltfläche Suchen. Markieren Sie die gewünschte .sds-Datei und fügen sie mit Öffnen und anschließendem OK ins Tabellendokument ein. Das Diagramm ist nun markiert und Sie können die Daten mit Bearbeiten / Diagrammdaten bearbeiten.

Tipp: Diagrammfarben festlegen

Zwölf Grundfarben gibt es für die Datenreihen von Diagrammen. Die Farben und ihre Zuordnungen zu den verschiedenen Datenreihen definieren Sie unter Extras / Optionen / Diagramme / Grundfarben. In der Voreinstellung verwenden die Datenreihen folgende Farben: Orange, Magenta, Grau 60%, Magenta 5, Blau 1, Grün 3, Gelb 4, Orange 3, Blau, Blaugrau, Helltürkis und Lila.

Die Farbtöne der ersten und zehnten Datenreihe sind in der Farbtabelle nicht vorhanden, lassen sich aber ebenso wie alle anderen neu festlegen. Beispielsweise ist es sinnvoll, die voreingestellten Farben der zweiten bis fünften Datenreihe auszutauschen, da sie sich nur schlecht unterscheiden lassen.

Um die Farben zu ändern, klicken Sie in der Liste Diagrammfarben auf einen Eintrag und dann rechts in der Farbtabelle auf eine Farbe (Abbildung 7). Mit OK bestätigen Sie die neue Zusammenstellung, mit Standard wechseln Sie wieder zurück zu den alten Farben. Die Farben eines bereits erstellten Diagramms bleiben jedoch erhalten.

Abb. 7: Die Diagrammfarben sollten Sie ändern, da in der Standardvariante die Datenreihen 2 bis 5 kaum voneinander zu unterscheiden sind.

Tipp: Datenreihen und -punkte mit Textur

Statt einer einzigen Farbe können Sie auf Datenreihen auch Bilder projizieren. Dazu markieren Sie bei aktiviertem Diagramm eine Datenreihe, wählen Format / Objekteigenschaften und wechseln ins Register Fläche wechseln. Hier markieren Sie als Füllung die Option Bitmap und anschließend in der Liste ein Bild und übernehmen es mit OK (Abbildung 8).

Abb. 8: Je nachdem, was Sie mit einen Diagramm darstellen wollen, kann es manchmal sinnvoll sein, auf die Datenreihen Bitmaps zu projizieren.

Tipp: Einzelne Symbole vergrößern

Wenn Sie ein Diagramm mit Symbolen erzeugt haben, können Sie die Symbole einzeln vergrößern oder verkleinern. Dazu markieren Sie im Diagramm das betreffende Symbol (Abbildung 9). Wählen Sie dann Format / Objekteigenschaften. Im Register Linie passen Sie unter Symbol Größe und Breite an und bestätigen mit OK die neue Größe.

Abb. 9: Die Symbole in einem Diagramm dürfen unterschiedlich groß sein; zum Ändern markieren Sie das gewünschte Symbol.

Tipp: Legendentext ändern

Den Legendentext eines Diagramms erzeugt OpenOffice aus den Zeilenüberschriften oder den Spaltentiteln, abhängig von der Anordnung der Datenreihen. Wählen Sie im aktivierten Diagramm Format / AutoFormat und entscheiden Sie sich hier für Datenreihen in: Zeilen oder Datenreihen in: Spalten.

Um den Inhalt des Legendentexts zu ändern, benennen Sie die Zeilenüberschriften oder die Spaltentitel um; das Diagramm aktualisiert sich automatisch. In einem Diagramm, das auf einer Writer-Texttabelle basiert, verlassen Sie das Diagramm-Modul, ändern Überschrift oder Spaltentitel und aktualisieren das Diagramm mit [F9]. In einem Diagramm mit Beispieldaten wählen Sie im Diagramm-Modul Bearbeiten / Diagrammdaten und ändern dort die entsprechenden Zellen.

Tipp: Datenpunkte oder Datenreihen beschriften

Zum Beschriften von Datenreihen und Datenpunkten haben Sie drei Möglichkeiten. Mit dem Befehl Einfügen / Datenbeschriftung legen Sie im Diagramm-Modul für alle Datenreihen die gleiche Beschriftung fest: Sie können den Wert anzeigen lassen; dann erscheint über jedem Datenpunkt der Wert entweder absolut als Zahl oder in Prozent.

Wählen Sie darüber hinaus Beschriftungstext anzeigen, erscheinen die Achsenbeschriftungen nochmals bei jedem Datenpunkt. Die Option Legendensymbol neben Beschriftung anzeigen platziert auch noch das rechteckige Symbol aus der Legende bei den Datenpunkten.

Die letzten beiden Optionen empfehlen sich allerdings eher zum Hervorheben einzelner Datenreihen oder -punkte. Das bewerkstelligen Sie, indem Sie zum Beispiel eine Datenreihe markieren und Format / Objekteigenschaften wählen. Wechseln Sie zum Register Datenbeschriftung und passen Sie die Optionen für die markierte Datenreihe an (Abbildung 10).

Soll nur ein einzelner Punkt eine Beschriftung erhalten, markieren Sie diesen und legen in den Objekteigenschaften die Beschriftung fest. (csc)

Abb. 10: Sie können die Datenbeschriftung dreistufig anpassen: generell, für Datenreihen (hier im Bild) und für Datenpunkte.

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