Tipps und Tricks zu OpenOffice

OpenOffice

von Thomas Hümmler

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Die richtige Farbgebung schont Ihre Augen und mit den seit Version 2 eingebauten Automatismen speichert OpenOffice Ihre Dokumente in verschiedenen Versionen. Außerdem erfahren Sie, wie das Programm Informationen über seine Funktionen verrät.

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Ergonomische Darstellung in OpenOffice

Bei jedem Blick, der zwischen Monitor, Tastatur oder auf den Schreibtisch liegenden Papieren schweift, müssen sich die Augen an unterschiedliche Helligkeiten anpassen. Dabei ermüden sie besonders schnell bei starken Kontrasten. Passen Sie die OpenOffice-Farbgebung an, um Ihre Augen zu schonen.

Zunächst öffnen Sie den Dialog Extras / Optionen / OpenOffice.org / Darstellung. Im Bereich Benutzerdefinierte Farben passen Sie die Farben für verschiedene Programmelemente an. So ändern Sie zum Beispiel den Hintergrund eines Dokuments und den des Programmfensters unabhängig voneinander und legen die Farbe der Schrift sowie die von Hyperlinks und Notizen fest. Bei einigen Elementen legen Sie über ein Markierfeld fest, ob diese angezeigt werden oder nicht (Abbildung 1).

Die Farbvoreinstellung heißt bei jedem Element Automatisch. So erhalten die Elemente der Benutzeroberfläche die vom Design-Schema vorgegebene Farbe. Zum Ändern wählen Sie einen anderen Eintrag aus der Liste Farbeinstellung. Wenn Sie das Farbschema nach Ihren Vorstellungen angepasst haben, speichern Sie es unter Speichern. Geben Sie einen Namen ein, der danach im Feld Schema erscheint. Mit OK kehren Sie anschließend zum Dokument zurück.

Abb. 1: Die Programmfarben passen Sie für viele Bereiche in OpenOffice an, um eine ergonomische Darstellung zu erhalten.

Sanftere Farben fürs eigene Schema

OpenOffice kennt 91 vordefinierte Farben von Schwarz bis Sun 4. Diese Liste ändern und erweitern Sie beliebig. Das bietet sich an, wenn Sie ein eigenes ergonomisches Schema definieren, denn die ursprünglichen Farben sind meist sehr kräftig: Selbst als "blass" bezeichnete Farben haben Sättigungswerte von 20 Prozent (Abbildung 2).

Daher bietet es sich an, besonders für die Hintergründe blassere neue Farben zu definieren, deren Sättigung höchstens 10 bis 15 Prozent beträgt. Im Gegenzug sollten die Kontrastfarben, etwa für die Schriftdarstellung, heller einzustellen. Wenn Sie die Helligkeit von Schwarz auf 15 Prozent erhöhen, wirkt die Schrift immer noch schwarz, aber der Kontrast zum Hintergrund fällt nicht mehr so stark aus und das Gesamtbild ist damit für die Augen angenehmer zu betrachten.

Um eigene Farben zu definieren, wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Farben. Tragen Sie ins Feld Name den neuen Farbnamen ein, zum Beispiel Schema: Blassblau 1, und klicken Sie auf Hinzufügen. Die neue Farbe steht nun am Ende der Liste. Klicken Sie dann auf Bearbeiten, um den Farbe-Dialog zu öffnen. Hier passen Sie die Farbwerte für Rot, Grün und Blau sowie die Sättigung und die Helligkeit an. Mit OK schließen Sie die Definition der neuen Farbe ab. Um sie anschließend zu übernehmen, klicken Sie auf Ändern.

Jetzt schließen Sie den Optionen-Dialog mit OK, um zum Dokument zurückzukehren. Dort wählen Sie erneut Extras / Optionen / OpenOffice.org und wechseln ins Menü Darstellung. Hier erscheint nun die neu erzeugte Farbe in der Liste Farbeinstellung.

Abb. 2: Vordefinierte blasse Farben wirken auf größeren Flächen wie dem Dokumenthintergrund immer noch sehr brillant. Wenn Sie die Sättigung reduzieren, erreichen Sie oft ein besseres Ergebnis.

Geänderte Farbe ins Schema übernehmen

Wenn Sie eine Farbe über Extras / Optionen / OpenOffice.org / Farben ändern, wirkt sich das nicht automatisch auf bereits im Farbschema verwendete Farben aus. Deshalb schließen Sie wie im Tipp "Sanftere Farben fürs eigene Schema" beschrieben den Optionen-Dialog und öffnen ihn abermals. Anschließend wechseln Sie ins Menü Darstellung. Hier wählen Sie für eines oder mehrere Elemente die geänderte Farbe aus.

Sichern von Dokumenten

OpenOffice bietet seit Version 2 einige neue Funktionen für das Sichern von Dokumenten außer dem üblichen Speichern über Datei / Speichern. Wer ein Dokument unter anderem Namen sichern möchten, benutzt den Befehl Datei / Speichern unter.

Einige Automatikfunktionen erleichtern das Sichern. So legt OpenOffice zum Beispiel auf Wunsch immer Sicherheitskopien an, indem es die ältere Version eines Dokuments beim Sichern nicht überschreibt, sondern als Kopie mit der Dateiendung .bak speichert. Um diese Funktion zu aktivieren, wählen Sie Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein und schalten im Bereich Speichern die Option Sicherungskopie immer erstellen ein.

Statt mit einer Sicherungskopie arbeiten Sie auf Wunsch mit Versionen, die OpenOffice in nur einer Datei speichert und verwaltet. Nach dem ersten Abspeichern eines Dokuments wählen Sie Datei / Versionen, um einen Zwischenstand festzuhalten. Im Folgedialog klicken Sie auf Neue Version speichern. Danach habe Sie Gelegenheit, einen Kommentar zur Version einzugeben, den OpenOffice mit Datum und die Uhrzeit speichert. Möchten Sie beim Schließen jedes Mal eine eigene Version erhalten, schalten Sie die Option Beim Schließen immer Version speichern ein.

Vor Datenverlust im Falle von Abstürzen oder Stromausfällen schützen Sie sich durch das automatische Sichern in bestimmten Zeitintervallen. In der Voreinstellung erledigt OpenOffice das alle 15 Minuten (Abbildung 4). Den Zeitabstand verändern Sie im Bereich zwischen einer und 60 Minuten, indem Sie Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein wählen. Im Bereich Speichern schalten Sie die Option Speichern von AutoWiederherstellungsinfo alle X Minuten ein.

Abb. 4: Vielschreiber und Tabellenarbeiter sollten das automatische Speicherintervall reduzieren, um bei einem Absturz keine Zeit zur Neueingabe der Daten zu verschwenden.

Dateiversionen und Änderungen vergleichen

Falls Sie in einem Dokument mehrere Versionen gespeichert haben und eine ältere Version wiederherstellen wollen, wählen Sie Datei / Versionen, markieren die Version, die Sie wieder herstellen wollen und klicken dann auf Vergleichen. Daraufhin öffnet sich der Dialog Änderungen akzeptieren oder verwerfen, der alle Änderungen aufführt. Klicken Sie auf einen Eintrag, wird dieser im Text markiert. Anschließend akzeptieren oder negieren Sie mit Hilfe der gleichnamigen Schaltflächen einzelne oder alle Änderungen (Abbildung 5).

Abb. 5: Mit Hilfe der Versionskontrolle vergleichen Sie verschiedene Stadien eines Dokuments und gelangen schnell zu einer bestimmten Fassung zurück.

Tipp: Erste Hilfe in OpenOffice

Hilfe erhalten Sie von OpenOffice auf verschiedene Weise. Über Hilfe / OpenOffice.org Hilfe oder mit der Taste [F1] öffnen Sie das Hilfefenster, in dem Sie nach Themen und Begriffen suchen. Doch so weit müssen Sie nicht für jeden Hinweis gehen. Wenn Sie über Extras / Optionen / OpenOffice.org / Allgemein im Bereich Hilfe die Tipps einschalten, erscheinen beispielsweise die Funktionen aller Schaltflächen unter dem Mauszeiger. Wenn Sie mit der Maus durch den Text blättern, sehen Sie durch diese Funktion in längeren Dokumenten die Kapitelüberschriften und Seitenzahlen.

Schalten Sie zusätzlich die Option Erweiterte Tipps ein, erscheint statt der Funktionsangabe eine ausführlichere Beschreibung. So sehen Sie zum Beispiel statt Rückgängig den Text Macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Sie können gezielt angeben, welcher Befehl aufzuheben ist. Hierzu klicken Sie in der Standardleiste auf das Symbol Rückgängig (Abbildung 6). Anders als die einfachen zeigen die erweiterten Tipps auch in Menüs einen Hilfetext.

Möchten Sie die erweiterten Tipps nur hin und wieder nutzen, brauchen Sie sie nicht dauerhaft in den Optionen einzuschalten. Stattdessen rufen Sie sie einmal mit Hilfe / Direkthilfe auf. Nach einem Mausklick schaltet OpenOffice die erweiterten Tipps wieder ab.

Abb. 6: Viele Informationen liefert die Option "erweiterte Hilfetipps einschalten".

Tipp: Große oder kleine Symbole

Unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Ansicht legen Sie Symbolgröße und Symbolstil für die Schaltflächen fest. Als Größenangaben kommen Groß, Klein und Automatisch in Frage. Als Stil wählen Sie zwischen Automatisch, Standard, HiContrast (für Laptops geeignet), Industrial (wie in früheren OpenOffice-Versionen) und Crystal, der den KDE-Schaltflächen ähnelt (Abbildung 7).

Abb. 7: Wenn Sie als Symbolstil "Crystal" einschalten, wirken die Schaltflächen so wie in anderen KDE-Programmen. Oben rechts legen Sie fest, dass OpenOffice beim Start alle zuvor geöffneten Dokumente wieder lädt.

Tipp: Alle Dokumente beim Starten wieder öffnen

Wenn Sie an mehreren Projekten und mit mehreren Dokumenten gleichzeitig arbeiten, möchten Sie diese vielleicht auch am nächsten Arbeitstag automatisch alle wieder öffnen. Dann wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Ansicht und schalten im Bereich Wiederherstellen die Option Geöffnete Fenster ein (Abbildung 7 rechts oben).

Die in diesem Bereich bereits standardmäßig eingeschaltete Option Bearbeitungsansicht sorgt dafür, dass OpenOffice die zuletzt verwendete Dokumentenansicht wiederherstellt -- der Cursor steht dann an der Stelle, an der er sich beim Schließen des Dokuments befand. Schalten Sie die Option ab, öffnet Writer Dokumente immer auf der ersten Seite.

Tipp: Einstellungen für den Ausdruck

Es spielt eigentlich keine Rolle, ob ein Ausdruck bei einem realen Drucker landet oder ob Sie ihn in eine Datei umleiten. Allerdings bietet OpenOffice die Möglichkeit, die Druckdaten in Bezug auf Transparenz, Bitmaps, Farbverläufe und Farben für den sofortigen Ausdruck auf Papier oder für eine Druckdatei zu optimieren.

Dazu wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Drucken und dann zuerst Drucker -- wenn Sie die Druckdaten für den sofortigen Ausdruck reduzieren wollen -- oder Drucken in Datei für die Minimierung der Datenmenge in einer Druckdatei. Danach stellen Sie die Optionen gemäß Ihren Bedürfnissen ein (Abbildung 8):

• Transparenz reduzieren: OpenOffice gibt die Transparenzeinstellungen des Dokuments nicht an den Drucker weiter, sondern rechnet transparente Bereiche in Bitmap-Grafiken um und schickt diese an den Drucker. Das führt zu großen Druckdatenmengen. Mit der Option Keine Transparenz schalten Sie jede Transparenz aus. Wählen Sie Automatisch, druckt OpenOffice transparente Bereiche nur dann als Bitmaps, wenn sie weniger als ein Viertel der Seite ausmachen.

• Bitmaps reduzieren druckt Grafiken und Bilder in geringerer Qualität. Hohe Druckqualität druckt mit einer Auflösung von 300 DPI (Dots Per Inch; Punkte pro Zoll), die Voreinstellung Normale Druckqualität entspricht 200 DPI. Unter Auflösung haben Sie die Wahl zwischen Bildschirm- (72 DPI oder 96 DPI) und Faxqualität (150 DPI (Fax)), der Standardeinstellung 200 DPI (Voreinstellung) und darüber hinaus je nach Druckertyp höheren Auflösungen. Unabhängig davon, was Sie hier einstellen, gilt immer: Sie können die Auflösung von Bildern und Grafiken nur verringern, nicht erhöhen. Mit der standardmäßig aktivierten Option Transparente Objekte einschließen gelten die Vorgaben auch für transparente Bereiche.

• Farbverläufe reduzieren druckt Farbverläufe in geringerer Qualität. Mit dem Farbverlaufsstreifen bestimmen Sie die Höchstmenge der Farben zwischen 2 und 256. Schalten Sie die Zwischenfarbe ein, druckt das Programm Farbverläufe nur mit einer einzigen Zwischenfarbe.

• Farben in Graustufen umwandeln druckt alle Farben als Graustufen.

Abb. 8: Auch wenn Sie die Druckdatenmenge reduzieren, macht sich das beim Ausdruck oft kaum bemerkbar.

Tipp: Dokumente schneller drucken

Um Dokumente schneller auszudrucken, schalten Sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Drucken die Druckdatenreduzierung für den Drucker ein. Dadurch steigt die Druckgeschwindigkeit, während der Qualitätsverlust meist so gering ausfällt, dass er auf vielen Druckern nicht auffällt. Wie Sie die Druckdatenreduzierung auf Ihre Bedürfnisse einstellen, lesen Sie im Tipp "Einstellungen für den Ausdruck".

Tipp: In Dokumenten gespeicherte Daten

Nicht zum eigentlichen Dokument gehörende Daten wie Notizen, aufgezeichnete Änderungen oder Versionsinformationen sind oft unsichtbar und geraten deshalb leicht in Vergessenheit. Damit Sie bei der Weitergabe eines Dokuments solche Informationen nicht versehentlich mitschicken, weist OpenOffice Sie optional auf die Existenz unsichtbarer Daten hin. Stellen Sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Sicherheit im Bereich Sicherheitsoptionen ein, in welchen Situationen OpenOffice Sie warnt:

• Beim Speichern oder Senden gibt OpenOffice einen Hinweis, wenn das Dokument aufgezeichnete Änderungen, Versionsinformationen oder Notizen enthält.

• Schalten Sie die Option Drucken ein, warnt Sie OpenOffice, wenn ein Dokument aufgezeichnete Änderungen oder Notizen enthält.

• Signieren ist als einzige Sicherheitsoption standardmäßig eingeschaltet. Sie sorgt für eine Warnung, wenn Sie ein Dokument signieren wollen, in dem aufgezeichnete Änderungen, Versionsinformationen, Notizen, Felder oder Referenzen auf externe Quellen stehen.

• Die Option PDF-Dateien erzeugen warnt Sie beim Export in ein Format wie PDF, das aufgezeichnete Änderungen und Notizen anzeigt.

Tipp: Benutzerdaten aus den Dateieigenschaften löschen

In einer Datei stecken außer dem Inhalt weitere Informationen, die über Status, Bearbeitungszeit und Benutzer eines Dokuments Auskunft geben. Diese so genannten Benutzerdaten sehen Sie unter Datei / Eigenschaften. Über die Schaltfläche Löschen entfernen oder ändern Sie folgende Informationen im Dokument:

• Erstellt am wird durch das aktuelle Datum ersetzt.

• Geändert am wird gelöscht.

• Letzter Druck wird gelöscht.

• Gesamtbearbeitungszeit wird auf 0 gestellt.

• Version wird auf 1 gestellt.

Schalten Sie vor dem Klick auf Löschen außerdem die Option Benutzerdaten verwenden aus, entfernt die Funktion auch Ihren Name aus den Dateieigenschaften (Abbildung 9).

Möchten Sie die Benutzerdaten nicht manuell löschen, haben Sie die Möglichkeit, sie gar nicht erst zu speichern. Wählen Sie dazu Extras / Optionen / OpenOffice.org / Sicherheit und aktivieren Sie im Bereich Sicherheitsoptionen die Option Persönliche Informationen beim Speichern aus Dateien entfernen.

Abb. 9: Möchten Sie nicht, dass jeder Benutzer nachvollziehen kann, wer wie lange an einem Dokument gearbeitet hat, löschen Sie die Benutzerdaten.

Tipp: Passwort automatisch anfordern

Um ein Dokument den Blicken anderer Benutzer zu entziehen, schützen Sie es mit einem Passwort. Damit Sie nicht vergessen, ein Passwort einzugeben, erinnert OpenOffice Sie beim Speichern eines Dokuments auf Wunsch automatisch daran. Die Erinnnerungsfunktion Kennwortschutz beim Speichern empfehlen schalten Sie unter Extras / Optionen / OpenOffice.org / Sicherheit im Bereich Sicherheitsoptionen ein. Gleichzeitig aktivieren Sie damit auch die Option Mit Kennwort speichern im Speichern-Dialog. Möchten Sie gelegentlich doch eine Datei ohne Passwortschutz sichern, schalten Sie die letztere Option im betreffenden Dokument aus.

Tipp: Dokumente schreibgeschützt öffnen

Möchten Sie Texte, Tabellen und andere OpenOffice-Dokumente vor versehentlichen Änderungen schützen, öffnen Sie diese am besten schreibgeschützt. Dazu wählen Sie Datei / Öffnen, suchen die Datei heraus, schalten im Öffnen-Dialog die Option Nur lesen ein und laden das Dokument mit Öffnen.

Tipp: Makros aus vertrauenswürdigen Quellen ausführen

So genannte Makroviren sind bislang vor allem für Microsoft Office bekannt. Dabei handelt es sich beispielsweise um Word-Makros, die Code enthalten, der gegen den Willen des Benutzers Dateien verschickt, löscht oder anderweitig manipuliert. Für OpenOffice sind solche Makroviren noch nicht bekannt, denn das Programm fragt standardmäßig nach, ob es Makros aus nicht vertrauenswürdigen Quellen ausführen soll.

Lehnen Sie diese Anfrage ohnehin jedes Mal ab, passen Sie die Sicherheitsstufe so an, dass OpenOffice Makros aus nicht vertrauenswürdigen Quellen den Start automatisch verweigert. Dazu wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Sicherheit und wechseln über die Schaltfläche Makrosicherheit in den entsprechenden Einstellungsdialog. Hier haben Sie im Register Sicherheitsstufe vier Möglichkeiten (Abbildung 10):

• Sehr hoch führt ausschließlich Makros aus, die auf der Registerkarte Vertrauenswürdige Quellen stehen.

• Hoch führt nur signierte Makros aus vertrauenswürdigen Quellen aus. Unsignierte Makros werden ignoriert.

• Mittel (voreingestellt) fordert für Makros, die nicht aus vertrauenswürdigen Quellen stammen, eine Bestätigung an.

• Niedrig (nicht empfehlenswert) führt jedes Makro ohne Rückfrage aus.

Abb. 10: Zwar sind in OpenOffice noch keine Makroviren bekannt, aber hier stellen Sie vorsorglich die Sicherheitsstufe ein.

Tipp: Vertrauenswürdige Quellen definieren

Wenn Sie zum Beispiel in einem Unterordner Ihres Home-Verzeichnisses mit Makros versehene OpenOffice-Dokumente speichern, sollten Sie dieses Verzeichnis als so genannte vertrauenswürdige Quelle definieren. Das hat den Vorteil, dass OpenOffice Sie beim Öffnen eines Makros aus diesem Verzeichnis nicht mehr um Bestätigung bittet

Um eine vertrauenswürdige Quelle festzulegen, wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org / Sicherheit und wechseln über die Schaltfläche Makrosicherheit ins gleichnamigen Dialogfenster. Hier markieren Sie das Register Vertrauenswürdige Quellen und klicken im Bereich Vertrauenswürdige Dateiquellen auf Hinzufügen. Wählen Sie im Folgedialog das Verzeichnis und nehmen es mit Auswählen in die Liste auf (Abbildung 11). Über OK gelangen Sie zurück zum aktuellen Dokument. (csc)

Abb. 11: Wenn Sie ein Verzeichnis als vertrauenswürdige Quelle definieren, führt OpenOffice Makros aus darin gespeicherten Dokumenten ohne Nachfrage aus.

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