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Erschienen in EasyLinux 08/2006   »   Ausgabe bestellen

Tipps & Tricks für OpenOffice

Tipps und Tricks zu OpenOffice

von Thomas Hümmler


OpenOffice nervt hin und wieder mit Warnmeldungen. Die können Sie leicht abschalten -- sie zu reaktivieren ist aber komplizierter. Außerdem erfahren Sie, wie Sie OpenOffice-Makrocode in HTML-Dateien sichern, welche Startparameter es gibt und wie Sie Tabellen automatisch beschriften.

Tipp: Warnmeldungen abschalten

"Wollen Sie die Datei wirklich überschreiben?", "Sind Sie absolut sicher?" oder ähnlich lauten häufige Nachfragen vieler Programme -- auch von OpenOffice. Voreilige freut's, andere ärgern sich darüber. Für sie gibt es eine Hilfe: Verhindern Sie die Warnmeldungen, indem Sie sie abschalten. Sobald der entsprechende Dialog erscheint, markieren Sie die Option Diese Warnung nicht mehr anzeigen (Abbildung 1). Erst danach klicken Sie auf eine der verfügbaren Schaltflächen.

Abb. 1: Wenn Sie Warnhinweise als lästig empfinden, schalten Sie sie ab, indem Sie vor dem Klicken die Option markieren.

Tipp: Warnhinweis beim Speichern wieder einschalten

Beim Speichern eines Dokuments in einem Fremdformat fragt OpenOffice nach, ob Sie sicher sind, und wartet auf die Bestätigung per Klick auf Ja. Haben Sie einmal die Option Diese Warnung nicht mehr anzeigen angeklickt, erscheint der Hinweis allerdings nicht mehr. Möchten Sie diese Einstellung zurücknehmen, wählen Sie Extras / Optionen / Laden/Speichern / Allgemein. Schalten Sie hier die Option Immer warnen, wenn nicht im OpenDocument oder im Standardformat gespeichert werden soll ein, um den Hinweis künftig wieder zu erhalten.

Tipp: Warnhinweis für Zellen wieder einschalten

Wenn Sie in einer Calc-Tabelle Zellen aus der Zwischenablage einfügen, wodurch Sie bestehende Inhalte überschreiben würden, erscheint ein Hinweis. Auch diese Warnung schalten Sie dauerhaft ab, indem Sie vor dem Klicken die Option Diese Warnung nicht mehr anzeigen wählen.

Möchten Sie später die Warnung wieder einschalten, wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org Calc / Allgemein. Aktivieren Sie dort im Bereich Eingabeeinstellungen die Option Überschreibwarnung beim Einfügen von Daten anzeigen und bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Makro-Warnung bei HTML-Export abschalten

Speichern Sie Dokumente im HTML-Format, bleiben nicht unterstützte Eigenschaften und Formatierungen von Dokumenten auf der Strecke. Das gilt insbesondere für im Dokument enthaltene Makros. Zwar wissen das viele, die mit HTML arbeiten, trotzdem warnt OpenOffice davor, dass vorhandene Basic-Makros verloren gehen, und meldet ein Schreibproblem (Abbildung 2), obwohl es bis auf den Makro-Code alles exportiert. Möchten Sie künftig auf den Warnhinweis verzichten, wählen Sie Extras / Optionen / Laden/Speichern / HTML Kompatibilität und schalten dort im Bereich Export die Option Warnung anzeigen aus.

Abb. 2: Beim HTML-Export gehen Basic-Makros normalerweise verloren.

Tipp: Basic-Makros in HTML-Dokumenten sichern

Im Allgemeinen entfernt OpenOffice Makros aus einem Dokument, wenn Sie es ins HTML-Format exportieren. Allerdings bietet das Programm eine Möglichkeit, Ihre Makros auch in einer HTML-Datei beizubehalten.

Öffnen Sie die Einstellungsdialoge von OpenOffice über Extras / Optionen. Wechseln Sie ins Menü Laden/Speichern / HTML Kompatibilität und schalten Sie dort im Bereich Export die Option OpenOffice.org Basic ein. Damit berücksichtigt OpenOffice Basic-Anweisungen beim HTML-Export künftig und schreibt sie in den Header-Bereich des HTML-Dokuments zwischen die Tags <SCRIPT LANGUAGE="StarBasic"> und </SCRIPT> (Abbildung 3). Schalten Sie die Option vor dem Erstellen eines Basic-Skripts ein, da sie nachträglich nicht mehr funktioniert.

Abb. 3: Basic-Code landet beim HTML-Export zwischen den "<SCRIPT>"-Tags, wenn Sie OpenOffice entsprechend konfigurieren.

Tipp: Basic-Makro beim Öffnen ausführen

Üblich sind Makros in HTML-Dateien nicht, OpenOffice kann sie dennoch darin ablegen. Das ist aber eigentlich nur interessant, um ein Makro anschließend auch wieder zu importieren. Die Möglichkeit ist zwar nicht vorgesehen, allerdings erreicht man das Ziel über einem Umweg für alle Dokumente.

Um ein Makro beim Öffnen eines Dokuments automatisch zu starten, wählen Sie Extras / Anpassen und wechseln zum Register Ereignisse. Aktivieren Sie dort in der Spalte Ereignis den Eintrag Dokument öffnen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen, um den Dialog Makro-Selektor zu öffnen. Hier wählen Sie links in der Liste das Modul mit dem gewünschten Makro, das daraufhin rechts unter Name des Makros erscheint. Markieren Sie es und wählen Sie OK, um zum Anpassen-Dialog zurückzukehren. Hier steht das Makro nun in der Spalte Zugewiesenes Makro (Abbildung 4).

Damit OpenOffice das Makro in allen Dokumenten automatisch ausführt, wählen Sie aus der Liste neben Speichern in... den Eintrag OpenOffice.org; andernfalls startet es nur beim Öffnen des aktuellen Dokuments.

Abb. 4: Soll beim Öffnen eines Dokuments ein bestimmtes Makro starten, weisen Sie es hier dem Ereignis "Dokument öffnen" zu.

Tipp: OpenOffice von Konsole starten

Die meisten Benutzer starten OpenOffice über das K-Menü. Diese Aktion ruft das Kommando ooffice auf. Mit angehängten Parametern lässt sich über diesen Aufruf das Startverfahren von OpenOffice bestimmen. Dazu öffnen Sie zunächst ein Konsolen- oder mit [Alt-F2] ein Schnellstartfenster und geben dort ein Startkommando ein. ooffice -web gefolgt von der Eingabetaste öffnet beispielsweise direkt das Webmodul, ooffice -global startet OpenOffice mit einem leeren Globaldokument. Welche anderen Parameter außerdem bereitstehen, verrät der Kasten Startparameter für OpenOffice.

Startparameter für OpenOffice

Es gibt eine ganze Reihe Parameter für den Start von OpenOffice per Kommandozeile. Manche davon sind nur für Entwickler gedacht, die OpenOffice in eigenen Programmen nutzen, und fehlen in dieser Auflistung.

  • --version zeigt die installierte OpenOffice-Version. Dieser Parameter ist der einzige, der zwei Bindestriche enthält.
  • -help oder -h listet die Befehlszeilenparameter in ausführlicher respektive kurzer Fassung auf.
  • -writer startet die Textverarbeitung Writer mit einem leeren Dokument. Ohne die Angabe von Parametern startet der Aufruf ooffice jedoch ohnehin auf dieselbe Weise.
  • -global startet Writer mit einem leeren Globaldokument.
  • -web startet Writer im HTML-Bearbeitungsmodus mit einem leeren Dokument. Statt ooffice gefolgt von diesem Parameter führt das Kommando ooweb zum selben Ergebnis.
  • -calc startet die Tabellenkalkulation Calc mit einem leeren Dokument. Der Befehl oocalc hat denselben Effekt.
  • -impress startet das Präsentationsmodul Impress mit einem leeren Dokument. Alternativ verwenden Sie den Aufruf ooimpress.
  • -draw startet das Zeichenprogramm Draw mit einem leeren Dokument ebenso wie das Kommando oodraw.
  • -math startet den Formeleditor Math mit einem leeren Dokument. Hier heißt die Alternative oomath.
  • -o Datei öffnet ein Dokument oder eine Vorlage zum Bearbeiten.
  • -n Vorlage erzeugt ein neues Dokument auf Basis der angegebenen Dokumentvorlage.
  • -show Datei.odp startet Impress direkt mit einer Präsentationsdatei. Nach der Präsentation wechselt das Programm in den Bearbeitungsmodus.
  • -view Datei öffnet eine Datei schreibgeschützt.
  • -p Datei1 Datei2 ... druckt die aufgeführten Dateien aus und beendet anschließend das Programm. Enthält ein Dateiname Leerzeichen, muss dieser zwischen Anführungszeichen stehen.
  • -pt Druckername Datei1 Datei2 ... druckt die Dateien auf einem bestimmten Drucker aus und beendet danach das Programm.
  • -minimized startet OpenOffice im minimierten Modus ohne Startbildschirm.
  • -nologo schaltet den Startbildschirm beim Programmstart ab.
  • -norestore startet OpenOffice nach einem Absturz ohne die automatisch Dateirekonstruktion.

Tipp: Programm für Fehlerberichte abschalten

Mit dem Startparameter -nocrashreport (siehe Kasten Startparameter für OpenOffice) schalten Sie das Fehlerberichtprogramm für eine einzelne Sitzung ab. Möchten Sie es dauerhaft deaktivieren, ändern Sie mit Root-Rechten ausgestattet die Datei bootstraprc im Verzeichnis program des OpenOffice-Installationsordners. Öffnen Sie dazu mit [Alt-F2] ein Schnellstartfenster und geben Sie dort den Befehl kdesu kwrite Installationsverzeichnis/program/bootstraprc ein. Unter Suse Linux heißt das Installationsverzeichnis /usr/lib/ooo-2.0/. Nachdem Sie das Root-Passwort eingegeben haben, öffnet KWrite die Datei. An ihrem Ende stehen folgende Zeilen:

[ErrorReport]
ErrorReportPort=80
ErrorReportServer=report.\
services.openoffice.org

Löschen Sie die Werte hinter ErrorReportPort= und ErrorReportServer= und speichern Sie die Datei.

Tipp: Vorlagendialog im KDE-Startmenü

Über den Menüpunkt Datei / Neu / Vorlagen und Dokumente öffnen Sie den gleichnamigen Dialog. Darin haben Sie die Möglichkeit, ein neues, leeres Dokument zu öffnen, aus einer Vorlage zu erzeugen oder eine bestehende Datei zu laden (Abbildung 5). Diesen Dialog finden Sie in Suse Linux 10.1 direkt im K-Menü.

In Linux-Distributionen ohne diesen Eintrag im K-Menü tragen Sie den Dialog manuell ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das K-Menü-Symbol in der Kontrollleiste und wählen Sie Menü-Editor. Markieren Sie dann im Programm die Stelle im K-Menü, hinter der Sie den neuen Eintrag einfügen wollen, und wählen Sie den Menüpunkt Datei / Neues Element. Im folgenden Dialog tragen Sie als Name beispielsweise OpenOffice-Vorlagen ein. Ins Feld Befehl schreiben Sie oofromtemplate. Soll vor dem Start das OpenOffice-Startlogo nicht erscheinen, fügen Sie dahinter den Parameter -nologo an (siehe Kasten Startparameter für OpenOffice).

Ein Icon weisen Sie dem Eintrag über die Symbol-Schaltfläche oben rechts zu. Wählen Sie im folgenden Dialog die Datei ooo-template und speichern Sie das geänderte Menü mit Datei / Speichern.

Abb. 5: Aus dem Vorlagendialog öffnen Sie bestehende Dateien oder erstellen neue, auf der Standard- oder einer anderen Vorlage basierende Dokumente.

Tipp: Umgang mit unbekannten HTML-Tags

Struktur- und Formatierungsanweisungen nennt man Tags, im HTML-Format stehen sie zwischen spitzen Klammern. Sie umschließen beispielsweise Textabschnitte, um ihre Schriftart zu bestimmen, oder definieren Links auf einer Webseite. Manche Tags kommen einzeln vor, andere schalten eine Formatierungsanweisung ein und dann wieder aus, zum Beispiel markieren <h1> und </h1> Anfang und Ende einer Titelzeile.

Es gibt zahlreiche HTML-Tags, die OpenOffice nicht kennt. Beim Import legt es für unbekannte Tags Felder an, wenn Sie dieses Verhalten unter Extras / Optionen / Laden/Speichern / HTML Kompatibilität aktivieren. Schalten Sie hier im Bereich Import die Option Unbekannte HTML-Tags als Felder importieren ein. In daraufhin erzeugten Textfeldern steht dann der betreffende HTML-Tag hinter der Kennzeichnung HTML_ON für einleitende und hinter HTML_OFF für schließende HTML-Tags. Bei einem späteren Export zurück ins HTML-Format verwandelt OpenOffice sie wieder in die ursprünglichen Tags.

Tipp: Tabellen automatisch beschriften

Tabellen, Rahmen, Bilder und OLE-Objekte anderer OpenOffice-Module fügen Sie in Writer über das Einfügen-Menü ein. In der Grundeinstellung werden diese Objekte nicht beschriftet, obwohl OpenOffice das für Sie übernehmen kann (Abbildung 6). Soll es bestimmte Objekte automatisch beschriften, wählen Sie Extras / Optionen / OpenOffice.org Writer. Im Menü Autobeschriftung legen Sie die Einstellungen für die Beschriftungen fest. In der Liste Automatische Beschriftung beim Einfügen von wählen Sie zunächst, welches Objekt automatisch beschriftet werden soll. Für Texttabellen markieren Sie hier OpenOffice.org Writer Tabelle, der Eintrag OpenOffice.org Tabelle verweist dagegen auf eine eingebundene Calc-Tabelle.

Haben Sie einen Objekttyp markiert, nehmen Sie rechts weitere Einstellungen vor. Im Bereich Beschriftung wählen Sie eine Kategorie und die Art der Nummerierung. Der Separator ist das Zeichen, das nach der Nummer der Überschriften- oder Kapitelebene angezeigt wird. Im Vorschaufeld sehen Sie, an welcher Stelle das Trennzeichen platziert ist. Position legt schließlich fest, wo die Beschriftung in Bezug auf das Objekt steht.

Im Bereich Kapitelweise Nummerierung der Beschriftung bestimmen Sie unter Ebene, mit welcher Überschriften- oder Kapitelebene die Nummerierung neu beginnen soll. Im Feld Trenner setzen Sie das Zeichen nach der Nummer der Überschriften- oder Kapitelebene.

Unter Kategorie- und Rahmenformat wählen Sie eine Zeichenvorlage für das Objekt, beispielsweise Beschriftungszeichen. Die Funktion Rahmen und Schatten anwenden funktioniert nicht bei Texttabellen und Textrahmen.

Abb. 6: Automatisches Beschriften wie hier unter einer Tabelle spart Arbeit. Sie müssen nur noch den Titel der Tabelle eintragen.

Tipp: Tabellen manuell beschriften

Wollen Sie Tabellen nicht automatisch beschriften, fügen Sie die Beschriftung nachträglich ein. Dazu klicken Sie in eine Tabelle und wählen Einfügen / Beschriftung. Der folgende Dialog enthält dieselben Optionen und Felder, wie sie der Tipp Tabellen automatisch beschriften zum ersten Bereich Beschriftung beschreibt. Allerdings steht hier zusätzlich das Feld Beschriftungstext. Darin tragen Sie den Titel der Tabelle ein, der in der Vorschau unten sofort erscheint (Abbildung 7).

Übrigens gelangen Sie auch über die Schaltfläche AutoBeschriftung im Beschriftungsdialog zu den Konfigurationseinstellungen, wie der Tipp Tabellen automatisch beschriften beschreibt. (csc)

Abb. 7: Der Beschriftungstext einer Tabelle erscheint beim Einfügen per Beschriftungsdialog sofort in der Vorschau.

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